Diseño de intranets

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¿Cuáles son los componentes clave de un diseño eficaz de intranet?

El diseño de una intranet consiste en crear una red interna privada que facilite la comunicación, la colaboración y el intercambio de información entre los empleados de una organización.Los componentes clave de un diseño de intranet eficaz son:

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• Diseño centrado en el usuario: Dar prioridad a las necesidades, deseos y limitaciones de los usuarios a lo largo del proceso de diseño para crear una interfaz intuitiva que optimice la forma de trabajar de las personas.

• Navegación clara: Utilizar menús, pestañas, listas desplegables y etiquetas descriptivas para que la información sea fácilmente accesible y localizable.

• Personalización: Permitir a los usuarios personalizar su experiencia modificando las páginas de perfil y eligiendo qué elementos mostrar, lo que hace que la intranet sea más atractiva.

• Búsqueda eficaz: Proporcionar una función de búsqueda sólida que permita a los usuarios encontrar rápidamente los documentos y páginas web pertinentes mediante etiquetas y metadatos claros.

• Atractivo visual: Crear un diseño moderno y visualmente atractivo que refleje la marca y la cultura de la empresa para fomentar la adopción por parte de los usuarios.

• Optimización móvil: Garantizar que el diseño sea apto para móviles y que responda a las necesidades de los usuarios que acceden a la intranet desde distintos dispositivos.

• Diseño y taxonomía coherentes: Establecer directrices que proporcionen una experiencia de usuario coherente y eficiente en toda la intranet.

• Usabilidad: Hacer que la intranet sea sencilla, intuitiva y fácil de usar para aumentar la productividad y el compromiso.

• Estrategia de contenidos: Organizar y priorizar los contenidos para garantizar que la información esté actualizada, sea pertinente y de fácil digestión para los usuarios.

¿Cuáles son los retos habituales a la hora de diseñar una intranet?

El diseño de una intranet puede presentar varios retos comunes que las organizaciones deben superar para garantizar su eficacia y la adopción por parte de los usuarios.

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• Compromiso de los usuarios: Crear una intranet atractiva que los empleados quieran utilizar puede ser difícil. Si la intranet no es visualmente atractiva o carece de contenido relevante, es posible que los empleados no la utilicen. Para evitarlo, las organizaciones deben centrarse en el diseño centrado en el usuario, incorporando los comentarios de los empleados durante el proceso de desarrollo para asegurarse de que satisface sus necesidades.

• Gestión de contenidos: Mantener los contenidos actualizados y pertinentes es un reto importante. La información obsoleta puede generar confusión y frustración entre los usuarios. Establecer un marco de gobernanza de contenidos y procesos de revisión periódicos puede ayudar a mantener la exactitud y pertinencia de la información facilitada.

• Navegación y organización: Una intranet mal organizada puede dificultar que los usuarios encuentren la información que necesitan, con la consiguiente disminución de su uso. Implantar estructuras de navegación claras, como menús y funcionalidades de búsqueda, es esencial para mejorar la usabilidad.

• Adaptación a usuarios diversos: Las intranets deben adaptarse a una plantilla diversa, incluidos los empleados remotos y los que trabajan en distintos departamentos o ubicaciones. Esto puede requerir funciones como la asistencia multilingüe y contenidos personalizados para garantizar que todos los empleados puedan acceder a la información pertinente.

• Preocupación por la seguridad: Proteger la información sensible es fundamental, ya que las intranets suelen contener datos confidenciales de la empresa. Las organizaciones deben implantar medidas de seguridad sólidas, como controles de acceso y cifrado de datos, para protegerse de accesos no autorizados.

• Problemas técnicos: Durante y después de la implantación de una intranet pueden surgir problemas técnicos que afecten al rendimiento y a la satisfacción de los usuarios. Contar con un equipo informático dedicado a resolver estos problemas con prontitud es vital para mantener una experiencia de usuario fluida.

¿Cuáles son las tendencias modernas en el diseño de intranets?  

Algunas tendencias modernas de diseño de intranets son las siguientes:

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• Widgets modulares: Utilizar un enfoque de widgets modulares permite integrar varias noticias y recursos importantes directamente en la página de inicio. Este método garantiza que los usuarios reciban de inmediato la información pertinente sin abrumarlos con contenidos cargados de texto. Por ejemplo, las intranets de servicios financieros pueden utilizar widgets para mostrar actualizaciones de cumplimiento, enlaces rápidos a herramientas esenciales y datos en tiempo real como las cotizaciones bursátiles, todo ello manteniendo un diseño limpio y organizado.

• Contenido personalizado: La personalización es crucial para las intranets modernas. Al adaptar el contenido a grupos de usuarios o funciones específicas, las organizaciones pueden mejorar el compromiso. Esto incluye enlaces rápidos dirigidos, información específica para cada función y saludos personalizados. Esta personalización ayuda a los usuarios a sentirse más conectados y garantiza que la información que ven es relevante para sus necesidades.

• Carruseles de noticias similares a los de una página web: en lugar de los tradicionales paneles de control, que pueden resultar recargados y distraer la atención, muchas intranets están adoptando un carrusel de noticias similar al de una página web. Este diseño permite una presentación más limpia de las noticias y los recursos, lo que permite a los empleados centrarse en las actualizaciones esenciales sin sentirse abrumados.

• Fragmentación de contenidos: Para mejorar la legibilidad y la participación, el contenido debe dividirse en partes digeribles. Esto puede lograrse mediante secciones plegables, viñetas e indicadores de progreso. Por ejemplo, los procesos de incorporación pueden racionalizarse con listas de comprobación y ayudas visuales que guíen a los nuevos empleados a través de las tareas esenciales.