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Glosario

Glosario de términos de gestión de recursos humanos y prestaciones para empleados

Índice

¿Qué es un sistema de información sobre recursos humanos?

Es una aplicación de software utilizada por las empresas para gestionar y almacenar los datos de los empleados, agilizar los procesos de RRHH y simplificar las tareas del departamento de RRHH. Esencialmente, es un centro digital para todo lo relacionado con la información de los empleados y las funciones de RRHH.

Sistema de información de recursos humanos

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¿Qué características tiene un sistema de información sobre recursos humanos?

El SIRH, o Sistema de Información de Recursos Humanos, ofrece una amplia gama de funciones para agilizar los procesos de RRHH, gestionar los datos de los empleados y mejorar la eficiencia general. Estas son algunas de las principales funcionalidades:

1. Gestión de los datos de los empleados:

Almacenamiento centralizado de la información de los empleados: Esto incluye datos personales, información de contacto, historial laboral, habilidades y cualificaciones, contactos de emergencia, etc.
Fácil acceso y recuperación de los datos de los empleados: Los profesionales de RRHH y el personal autorizado pueden acceder y actualizar la información de los empleados de forma rápida y eficaz.
Mayor precisión y coherencia de los datos: El SIRH reduce el riesgo de errores e incoherencias que suelen asociarse al mantenimiento manual de registros.

2. Funciones básicas de RRHH:

Procesamiento de nóminas: Automatiza los cálculos de nóminas, las deducciones y las retenciones fiscales, garantizando pagos precisos y puntuales a los empleados.
Administración de beneficios: Simplifica la administración de los programas de beneficios, permitiendo a los empleados inscribirse, hacer cambios y acceder a la información del plan electrónicamente.
Control de presencia: Realiza un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados, incluidas las horas regulares, las horas extraordinarias, las vacaciones y las bajas por enfermedad. Puede integrarse con sistemas de fichaje para automatizar la recopilación de datos.

3. Gestión del talento:

Sistema de seguimiento de candidatos (ATS): Gestiona el proceso de contratación, incluida la publicación de ofertas de empleo, la selección de candidatos, la programación de entrevistas y la comunicación con los candidatos.
Incorporación: Agiliza el proceso de incorporación de los nuevos empleados, proporcionándoles la información esencial, cumplimentando la documentación necesaria y facilitando una integración fluida en la empresa.
Gestión del rendimiento: Proporciona herramientas para establecer objetivos de rendimiento, realizar revisiones del rendimiento y hacer un seguimiento del desarrollo de los empleados.

4. Autoservicio del empleado:

Portal de autoservicio: Permite a los empleados gestionar su propia información de RR.HH., actualizar sus datos personales, consultar las nóminas, solicitar vacaciones y realizar otras tareas relacionadas con los RR.HH.. Esto reduce la carga de los profesionales de RRHH y permite a los empleados un mayor control sobre su experiencia en RRHH.

5. Informes y análisis:

Generación de informes: El SIRH permite crear informes sobre diversos aspectos de los datos de RRHH, como la demografía de la plantilla, los índices de rotación, el uso del tiempo libre y las tendencias de compensación.
Análisis de datos: Proporciona herramientas y funcionalidades para analizar los datos de RRHH, obteniendo información sobre las tendencias de la plantilla, identificando áreas de mejora y tomando decisiones de RRHH basadas en datos.

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¿Cómo puede el SIRH mejorar la eficiencia y la productividad de los trabajadores?

Los sistemas de información de recursos humanos (SIRH) pueden mejorar significativamente la eficiencia y la productividad de la plantilla de varias maneras: agilizando los procesos, empoderando a los empleados y proporcionando información valiosa. He aquí cómo:

1. Procesos racionalizados:

Automatización: El SIRH automatiza muchas tareas manuales que consumen mucho tiempo, como el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y las solicitudes de tiempo libre. Esto libera a los profesionales de RRHH y a los empleados para que puedan centrarse en iniciativas más estratégicas y en sus principales tareas.
Mejora del flujo de trabajo: El SIRH crea una plataforma centralizada para gestionar diversas funciones de RRHH, eliminando la necesidad de hojas de cálculo y papeleo dispersos. Esto fomenta un flujo de trabajo más fluido y reduce los errores.
Opciones de autoservicio: Los empleados pueden acceder a su propia información de RRHH, solicitar vacaciones, actualizar datos personales y completar tareas rutinarias a través de un portal de autoservicio para empleados. Esto reduce la carga de trabajo de RRHH y permite a los empleados asumir una mayor responsabilidad en su experiencia de RRHH.

2. Capacitar a los empleados:

Accesibilidad de la información: Los empleados tienen fácil acceso a sus nóminas, información sobre beneficios y políticas de la empresa a través del portal del SIRH. Esta transparencia fomenta la confianza y reduce la necesidad de que contacten constantemente con RRHH para obtener información básica.
Mejora de la comunicación: El SIRH puede utilizarse para difundir electrónicamente noticias, anuncios y materiales de formación de la empresa. Esto garantiza que todo el mundo tenga acceso a la información más reciente y promueve una plantilla más informada.
Seguimiento del desarrollo de competencias: Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus habilidades y cualificaciones dentro del HRIS, lo que les permite identificar áreas de desarrollo y aprovechar las oportunidades de formación.

3. Toma de decisiones basada en datos:

Informes y análisis: El SIRH proporciona datos y perspectivas valiosos sobre diversos aspectos de la plantilla, como los índices de absentismo, las carencias de competencias y la rotación de empleados. Estos datos pueden utilizarse para identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos en relación con la dotación de personal, la formación y la estrategia general de RRHH.
Gestión del rendimiento: El SIRH puede facilitar los procesos de gestión del rendimiento mediante el establecimiento de objetivos, el seguimiento de los progresos y la aportación de comentarios. Esto ayuda a los empleados a comprender las expectativas, mejorar su rendimiento y contribuir de forma más eficaz.
Planificación de la plantilla: Mediante el análisis de los datos de la plantilla, las empresas pueden obtener información sobre las necesidades futuras de talento y desarrollar de forma proactiva estrategias de contratación, formación y planificación de la sucesión. Este enfoque proactivo mejora la eficiencia de la plantilla al garantizar que las personas adecuadas ocupan los puestos adecuados en el momento oportuno.

4. Beneficios adicionales:

Reducción de la carga administrativa: La automatización de tareas y la centralización de datos reducen la carga administrativa de RRHH, lo que les permite centrarse en iniciativas más estratégicas y en las relaciones con los empleados.
Mejora del cumplimiento: El SIRH ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales proporcionando herramientas para gestionar el tiempo libre, realizar un seguimiento de la formación necesaria y mantener registros precisos de los empleados.
Mejora de la experiencia de los empleados: Un SIRH fácil de usar puede mejorar la experiencia de los empleados al proporcionarles una plataforma centralizada para acceder a la información, gestionar sus necesidades de RRHH y sentirse más comprometidos con la empresa.

¿Cuáles son los retos de la implantación del SIRH?

La implantación de un nuevo SIRH puede ser un proceso complejo y las empresas se encuentran con varios retos en el camino. Estos son algunos de los obstáculos más comunes que hay que tener en cuenta:

Migración e integración de datos: Trasladar los datos existentes de los empleados de los sistemas antiguos al nuevo SIRH puede ser una tarea compleja y laboriosa. Los formatos de datos incoherentes, las entradas duplicadas y la información incompleta pueden ralentizar el proceso y requerir esfuerzos de limpieza de datos. La integración del SIRH con otros sistemas existentes, como el de nóminas o el de control horario, también puede plantear dificultades.

Consideraciones económicas: El coste de las soluciones HRIS puede variar significativamente en función de las funciones, la escalabilidad y el número de usuarios. La compra inicial del software, los costes de implantación, las cuotas de mantenimiento y los posibles gastos de formación deben tenerse en cuenta en el presupuesto.

Gestión del cambio: La transición de los empleados a un nuevo SIRH requiere estrategias eficaces de gestión del cambio. Los empleados pueden resistirse al cambio y necesitan formación y apoyo adecuados para adaptarse al nuevo sistema. Una comunicación clara y la atención a las preocupaciones de los usuarios son cruciales para el éxito de la adopción.

Configuración y personalización del sistema: Los sistemas de información sobre recursos humanos no son universales. Las empresas pueden tener que configurar el sistema para adaptarlo a sus flujos de trabajo, políticas y necesidades de información específicos. Una personalización exhaustiva puede resultar cara y requerir mucho tiempo.

Seguridad y privacidad de los datos: El SIRH almacena datos confidenciales de los empleados, por lo que es fundamental garantizar la aplicación de medidas de seguridad sólidas. Las empresas deben cumplir la normativa pertinente sobre privacidad de datos e implantar controles de acceso adecuados para proteger la información de los empleados.

Mantenimiento y actualizaciones continuas: El software HRIS requiere un mantenimiento y actualizaciones continuos para solucionar errores, incorporar nuevas funciones y garantizar la compatibilidad con la tecnología en evolución. Las empresas necesitan dedicar recursos para mantenerse al día con las últimas versiones del sistema.

¿Cuándo es el momento adecuado para realizar la transición a un nuevo sistema SIRH?

Varios factores pueden indicar que puede ser una buena decisión para su empresa. He aquí algunas consideraciones clave:

1. Señales de que su actual SIRH necesita una actualización:

Funcionalidad obsoleta: Si su actual SIRH está anticuado y carece de funciones para soportar las prácticas modernas de RRHH, como módulos de gestión del rendimiento o herramientas sólidas de generación de informes, podría estar obstaculizando su capacidad para gestionar su plantilla de forma eficaz.

Ineficacia e imprecisión: Un sistema engorroso con incoherencias en los datos o dificultades para generar informes puede provocar pérdidas de tiempo y errores. Puede ser necesaria una actualización para agilizar los procesos y mejorar la precisión de los datos.

Problemas de escalabilidad: Si su actual SIRH tiene dificultades para gestionar el crecimiento de su plantilla o el aumento de las necesidades de datos, puede que no sea capaz de soportar sus planes de crecimiento futuros. Un SIRH escalable puede adaptarse a una base de empleados mayor.

Problemas de integración: Si su HRIS no se integra bien con otros sistemas empresariales esenciales, como el software de nóminas o contabilidad, puede crear silos de datos y obstaculizar la eficiencia general. Un nuevo sistema con mejores capacidades de integración podría agilizar los flujos de trabajo.

Problemas de seguridad: Si tu actual SIRH tiene medidas de seguridad obsoletas o carece de funciones para cumplir con la normativa sobre privacidad de datos en constante evolución, supone un riesgo para la seguridad. Un SIRH moderno debe dar prioridad a la seguridad de los datos y ofrecer funciones que garanticen su cumplimiento.

Insatisfacción de los empleados: Si los empleados encuentran el SIRH difícil de usar o engorroso, puede provocar frustración y obstaculizar su capacidad para gestionar sus necesidades de RRHH. Un sistema más fácil de usar puede mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados.

2. Razones estratégicas para considerar una actualización:

Crecimiento y expansión: Si su empresa está experimentando un rápido crecimiento o se está expandiendo a nuevos mercados, un SIRH más robusto puede ayudar a gestionar una plantilla mayor y a cumplir con las normativas de las diferentes ubicaciones.

Mejora de la gestión del talento: Un SIRH moderno puede ofrecer funcionalidades para mejorar la adquisición de talentos, la incorporación, la gestión del rendimiento y el desarrollo de los empleados, lo que conduce a una plantilla más comprometida y productiva.

Toma de decisiones basada en datos: Las capacidades avanzadas de análisis e informes pueden proporcionar información valiosa para respaldar las decisiones estratégicas de RR. HH. y optimizar la gestión de la plantilla.

Mejora de la gestión del cumplimiento: Un nuevo SIRH puede ayudar a garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y la normativa sobre privacidad de datos automatizando tareas y proporcionando herramientas de cumplimiento.

3. Más allá de estos factores, he aquí algunas consideraciones adicionales:

Recursos presupuestarios: La implantación de un nuevo SIRH requiere una inversión en software, costes de implantación y, potencialmente, cuotas de mantenimiento. Evalúe cuidadosamente su presupuesto para asegurarse de que puede permitirse la transición.

Preparación para la gestión del cambio: La transición a un nuevo sistema requiere una gestión eficaz del cambio. Evalúe la capacidad de su empresa para adaptarse a un nuevo SIRH y proporcione formación y apoyo a los empleados.

Selección del proveedor: Investigue a fondo y seleccione un proveedor de SIRH de confianza que se adapte a las necesidades específicas de su empresa y ofrezca asistencia continua y tecnología preparada para el futuro.

¿Qué papel desempeña la formación en el éxito de la adopción del SIRH?

La formación desempeña un papel crucial en el éxito de la adopción de un SIRH por varias razones. Un SIRH puede ser una herramienta poderosa, pero sin la formación adecuada, los empleados pueden no ser capaces de utilizar todo su potencial. He aquí cómo una formación eficaz contribuye a una transición sin problemas y maximiza los beneficios de un nuevo SIRH:

1. Mayor confianza y competencia de los usuarios:

Comprensión de las funcionalidades: La formación dota a los empleados de los conocimientos y habilidades necesarios para navegar con eficacia por el SIRH. Comprenderán las funciones básicas, aprenderán a realizar tareas y se sentirán seguros al utilizar el sistema para sus necesidades específicas de RRHH.
Reducción de errores y frustración: Una formación clara ayuda a minimizar la confusión y los errores durante la fase inicial de adopción. Esto reduce la frustración y aumenta la confianza del usuario a la hora de utilizar el sistema con eficacia.

2. Mejora de la eficiencia y la productividad:

Flujos de trabajo racionalizados: La formación familiariza a los empleados con los nuevos procesos y flujos de trabajo del SIRH. Esto les permite completar las tareas de forma más eficiente y les libera tiempo para otras actividades valiosas.
Reducción de la dependencia del apoyo de RR.HH: Al capacitar a los empleados para gestionar sus necesidades de RR.HH. de forma independiente a través del SIRH, la carga del departamento de RR.HH. disminuye. Los profesionales de RRHH pueden centrarse en iniciativas más estratégicas.

3. Mayor adopción y aceptación por parte de los usuarios:

Reducción de la resistencia al cambio: Una formación eficaz ayuda a abordar las preocupaciones de los usuarios y a mitigar la resistencia al cambio. Los empleados que comprenden las ventajas del SIRH tienen más probabilidades de aceptar el nuevo sistema y adoptarlo de buen grado.
Mayor satisfacción del usuario: Cuando los empleados se sienten cómodos utilizando el SIRH, es más probable que lo consideren valioso y aprecien sus funcionalidades. Esto conduce a una experiencia de usuario más positiva y a una mayor satisfacción general.

4. Beneficios adicionales de formación:

Mejora de la calidad de los datos: Al comprender cómo introducir y gestionar los datos en el SIRH, los empleados pueden ayudar a garantizar la precisión y coherencia de los datos. De este modo se obtienen datos más fiables para la elaboración de informes y la toma de decisiones.
Mayor compromiso de los empleados: Un SIRH fácil de usar con la formación adecuada puede hacer que los empleados se hagan cargo de su información de RR.HH. y de su desarrollo profesional. Esto puede contribuir a una plantilla más comprometida y motivada.

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

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