Glosario de términos de gestión de recursos humanos y beneficios para los empleados
El autoservicio del empleado se refiere a los sistemas y herramientas que permiten a los empleados gestionar las tareas relacionadas con RRHH y acceder a la información de forma independiente, reduciendo la carga administrativa.
El autoservicio del empleado (ESS) es un sistema tecnológico que permite a los empleados acceder y gestionar su propia información personal y laboral sin la ayuda directa del personal administrativo o de RRHH.
Los portales o plataformas de ESS suelen formar parte de un sistema más amplio de información de recursos humanos (HRIS) o de planificación de recursos empresariales (ERP) y ofrecen una amplia gama de funciones de autoservicio.
El autoservicio del empleado (ESS) es una plataforma que permite a los empleados gestionar varios aspectos de sus RR.HH., TI y otras necesidades organizativas de forma independiente.
ESS está diseñado principalmente para simplificar las tareas cotidianas, como la actualización de la información personal, la revisión de las políticas de la empresa, la documentación de los permisos, la gestión de la cobertura de los seguros y el registro de la información sobre nóminas, becas y beneficios.
Una vez satisfecha una solicitud, una plataforma integrada de servicios de empleo (ESS) le permite evaluar la calidad del servicio mediante formularios de respuesta y encuestas automáticas, garantizando que todo el proceso siga siendo transparente y eficiente.
Las características del sistema de autoservicio para empleados:
Los sistemas de autoservicio para empleados son utilizados principalmente por los propios empleados. Estos sistemas están diseñados para que cada empleado pueda acceder y gestionar su información personal de RRHH y la relacionada con el trabajo.
Esto incluye tareas como actualizar la información personal, ver los talones de pago, solicitar tiempo libre y acceder a la información sobre prestaciones. Los administradores y gestores de RRHH también pueden utilizar estos sistemas para procesar y aprobar las solicitudes de los empleados.
Los sistemas de autoservicio para empleados suelen implantarse en el departamento de Recursos Humanos (RRHH) de una organización. Sin embargo, los empleados pueden acceder a ellos desde distintos departamentos y ubicaciones.
Estos sistemas suelen estar basados en la web, por lo que son accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet. Se puede acceder a ellos desde ordenadores de sobremesa, portátiles, dispositivos móviles y quioscos situados en el lugar de trabajo.
El portal de autoservicio del empleado puede ser beneficioso de las siguientes maneras,
Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.
El autoservicio del empleado es crucial en el lugar de trabajo moderno por varias razones. Agiliza los procesos de RR.HH., reduciendo la carga administrativa y el papeleo. Capacita a los empleados dándoles acceso directo a su propia información, lo que les permite tomar el control de sus tareas relacionadas con RRHH. Esto, a su vez, conduce a una mayor eficiencia y precisión en las operaciones de RRHH.
Para las organizaciones, supone un ahorro de costes, un aumento de la productividad y una plantilla más comprometida y satisfecha. Además, contribuye al cumplimiento de la legislación y la normativa laboral, ya que los datos son más precisos y accesibles.
En general, el autoservicio de los empleados mejora la experiencia de éstos y la eficacia global de las funciones de RRHH.
Las solicitudes de empleo pueden enviarse fácilmente a los superiores con un solo clic y aprobarse rápidamente. Gracias al autoservicio del empleado, la antigua práctica de pasar por RR.HH. e imprimir solicitudes de empleo ya no es necesaria.
Hacer un seguimiento de las horas de trabajo y calcular el tiempo extra es ahora más fácil. ESS calcula automáticamente el ovеrtimе basándose en las horas de trabajo efectivas de un empleado, lo que elimina la necesidad de que RR.HH. gestione las consultas sobre ovеrtimе.
La principal ventaja del autoservicio del empleado es la posibilidad de que los empleados gestionen y actualicen su propia información personal. De este modo, los empleados pueden realizar cambios al instante, lo que reduce la carga de trabajo de RR.HH. y mejora la precisión de los datos en la empresa.
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