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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y prestaciones para empleados

Índice

Control de los empleados

Los métodos y prácticas que utilizan las organizaciones para supervisar el rendimiento y el comportamiento de sus empleados en el lugar de trabajo se conoce como supervisión de empleados. Esto puede incluir el seguimiento del uso de Internet, la revisión de correos electrónicos, la grabación de llamadas e incluso el uso de videovigilancia.

¿Qué es la supervisión de empleados?

La supervisión de empleados se refiere a la práctica de utilizar diversas herramientas, tecnologías o métodos para rastrear y recopilar información sobre las actividades de los empleados en el lugar de trabajo. El objetivo principal de la supervisión de los empleados suele ser garantizar la productividad, la seguridad y el cumplimiento de las políticas de la organización.

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¿Quién es responsable del control de los empleados?

Entre los principales responsables de la supervisión de los empleados figuran:

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‍Departamento de Recursos Humanos (RRHH): El departamento de RRHH suele participar en el establecimiento y la aplicación de las políticas de supervisión de los empleados. Pueden supervisar el desarrollo de directrices, comunicar las políticas a los empleados y gestionar las preocupaciones o disputas de los empleados relacionadas con la supervisión.
Departamento de TI (tecnologías de la información): El departamento de TI es responsable de implantar y mantener tecnologías de control, como programas y sistemas que rastrean el uso del ordenador, las actividades en Internet y la seguridad de la red. Garantizan que las herramientas de control cumplan las normas legales y de privacidad.
Directivos y supervisores: Los directivos y supervisores desempeñan un papel en el control del rendimiento y el comportamiento de los empleados dentro de sus respectivos equipos. Esto puede implicar hacer un seguimiento del progreso del trabajo, garantizar el cumplimiento de las políticas y proporcionar comentarios basados en métricas de rendimiento.
Equipos jurídicos y de cumplimiento: Los equipos jurídicos y de cumplimiento son responsables de garantizar que las prácticas de supervisión de los empleados cumplan las leyes y reglamentos pertinentes. Pueden orientar sobre las implicaciones legales de la supervisión y ayudar a establecer políticas que se ajusten a los requisitos legales.
Dirección y ejecutivos de la empresa: La dirección de la empresa, incluidos los ejecutivos y los altos directivos, pueden participar en el establecimiento del tono general y el enfoque de la supervisión de los empleados. Pueden tomar decisiones sobre el alcance de la supervisión y asegurarse de que se ajusta a los valores y objetivos de la organización.
Los empleados: Los propios empleados tienen un papel que desempeñar en la comprensión y el cumplimiento de las políticas de control. Son responsables de cumplir las directrices de la empresa y de ser conscientes de hasta qué punto se pueden supervisar sus actividades.
Auditoría interna o equipos de seguridad: Los equipos de auditoría interna o de seguridad pueden participar en la supervisión con fines de cumplimiento y seguridad. Pueden centrarse en detectar y prevenir el acceso no autorizado a información sensible y garantizar la integridad de los sistemas de la organización.
Responsables de ética y cumplimiento: Algunas organizaciones tienen responsables de ética y cumplimiento que supervisan las prácticas éticas dentro de la empresa. Pueden desempeñar un papel a la hora de garantizar que las prácticas de supervisión se ajustan a las normas éticas y al código de conducta de la organización.

¿Qué datos se recogen en el seguimiento de los empleados?

Los datos recogidos en el seguimiento de los empleados son

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1. Uso del ordenador y de Internet

Visitas a sitios web: Los programas de control pueden rastrear los sitios web que visitan los empleados durante las horas de trabajo.
Uso de aplicaciones: Información sobre qué aplicaciones y software utilizan los empleados.
‍Correos electrónicosy comunicación: Supervisión del contenido de los correos electrónicos, los archivos adjuntos y la comunicación a través de herramientas de mensajería.

2. Métricas de productividad

Tiempo dedicado a las tareas: Seguimiento de la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas o proyectos específicos.
‍Registro de pulsaciones de teclas: Monitorización del número de pulsaciones del teclado o del ratón para medir los niveles de actividad.
Captura de pantalla: Capturas de pantalla periódicas o grabación de pantalla para observar las actividades laborales.

3. Control de las comunicaciones

Registros de llamadas: Seguimiento de los registros y la duración de las llamadas telefónicas de los empleados que utilizan teléfonos de empresa.
Mensajería instant ánea: Monitorización de mensajes enviados a través de plataformas de comunicación interna.

4. 4. Ubicación física

Seguimiento por GPS: En el caso de los empleados que trabajan sobre el terreno o utilizan vehículos propiedad de la empresa, puede implantarse el seguimiento por GPS para controlar su ubicación física.
Escáneres de huellas dactilareso relojes de fichar biométricos: En algunos casos, pueden recogerse datos biométricos para el control de presencia.

5. Métricas de rendimiento

Indicadores clave de rendimiento (KPI): Métricas relacionadas con el rendimiento laboral, como cifras de ventas, objetivos alcanzados u otros indicadores de rendimiento relevantes.

6. Asistencia y control del tiempo

Horarios de entrada y salida: Control de las horas de inicio y fin de los turnos de trabajo.
Pausas: Seguimiento de la duración y frecuencia de las pausas tomadas por los empleados.

7. Cámaras de vigilancia

Grabaciones de vídeo: Las cámaras de vigilancia pueden utilizarse para controlar a los empleados en zonas comunes, puntos de entrada/salida o espacios de trabajo específicos.

8. Seguridad de redes y sistemas

Registros de acceso: Supervisión del acceso de los empleados a las redes, servidores y archivos confidenciales de la empresa.
Alertas de seguridad: Detección de actividades sospechosas que puedan suponer un riesgo para la seguridad.

9. Encuestas y comentarios de los empleados

Formularios de feedback: Recogida de opiniones de los empleados a través de encuestas o evaluaciones de rendimiento.

10. Seguimiento de las redes sociales

Actividad en redes sociales: Supervisión de los perfiles públicos de los empleados en las redes sociales para detectar posibles infracciones de la política o riesgos para la reputación de la empresa.

¿Por qué es importante mantener la privacidad en la supervisión de los empleados?

He aquí las principales razones por las que la privacidad en la supervisión de los empleados es importante:

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‍Cumplimientolegal:El cumplimiento de las leyes y normativas sobre privacidad es primordial. Muchas jurisdicciones tienen leyes específicas que rigen la recopilación, el almacenamiento y el uso de los datos de los empleados. El incumplimiento de estas normas puede tener consecuencias legales, incluidas multas y acciones judiciales.
Confianza y moral de los empleados: El respeto a la privacidad fomenta un entorno de trabajo positivo y genera confianza entre empresarios y empleados. Una vigilancia excesiva o invasiva puede provocar una falta de confianza, una disminución de la moral y un impacto negativo en el compromiso de los empleados.
Derechos de los empleados: Los empleados tienen derecho a la privacidad, y este derecho se extiende al lugar de trabajo. Respetar los derechos de privacidad de los empleados es esencial para mantener unas prácticas éticas y demostrar el compromiso con su bienestar.
Retención y contratación: Un lugar de trabajo que valora la privacidad tiene más probabilidades de atraer y retener a empleados con talento. Los solicitantes de empleo y los empleados actuales están cada vez más preocupados por su privacidad, y las organizaciones que dan prioridad a este aspecto pueden tener una ventaja competitiva.
Evitar la discriminación y los prejuicios: Pueden surgir sesgos involuntarios cuando los datos de seguimiento se utilizan indebidamente. Proteger la privacidad de los empleados ayuda a mitigar el riesgo de prácticas discriminatorias y garantiza que las decisiones de empleo se basen en criterios justos y objetivos.
Reducción de la responsabilidad legal: Las prácticas de supervisión invasivas pueden aumentar el riesgo de disputas legales y quejas de los empleados. Mantener la privacidad reduce la probabilidad de responsabilidad legal y ayuda a las organizaciones a evitar desafíos legales relacionados con prácticas de supervisión inadecuadas.
Centrarse en los resultados y en las relaciones basadas en la confianza: Un enfoque orientado a los resultados, en el que se confía en que los empleados cumplirán en función de su rendimiento, fomenta una cultura de trabajo más positiva. Centrarse en los resultados y no en la vigilancia constante fomenta el sentido de la responsabilidad y la autonomía.
Mayor productividad de los empleados: Es más probable que los empleados sean productivos y se concentren en su trabajo cuando sienten que se respeta su privacidad. La vigilancia constante puede provocar ansiedad y estrés, lo que repercute negativamente en la productividad general.
Mitigación de la resistencia y el rechazo: Una supervisión excesiva puede provocar resistencia y rechazo por parte de los empleados. Manteniendo un equilibrio y respetando la privacidad, las organizaciones pueden reducir la probabilidad de reacciones negativas y de oposición a las iniciativas de supervisión.
Bienestar de los empleados: Proteger la privacidad de los empleados es un aspecto fundamental para apoyar su bienestar general. Contribuye a un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal y ayuda a crear un entorno de trabajo positivo y de apoyo.
Gestión de la reputación: Las violaciones de la privacidad pueden dañar la reputación de una organización. Las noticias sobre prácticas de vigilancia invasivas pueden dar lugar a publicidad negativa y repercutir en la imagen de la empresa entre clientes, consumidores y el público en general.
Consideraciones culturales y éticas: El compromiso de una organización con la privacidad refleja sus valores y normas éticas. Demostrar el compromiso de respetar la privacidad de los empleados contribuye a una cultura corporativa positiva.

¿Por qué las organizaciones implantan la supervisión de los empleados?

Las razones por las que las organizaciones implantan la supervisión de los empleados son:

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Medición de la productividad: La supervisión puede ayudar a las organizaciones a comprender cómo emplean su tiempo los empleados durante las horas de trabajo. Esto puede poner de manifiesto ineficiencias e identificar oportunidades de mejora. También puede ayudar a los directivos a asignar los recursos de forma más eficaz.
Evaluación del rendimiento: El seguimiento de los empleados puede proporcionar datos objetivos para las evaluaciones de rendimiento. Puede ayudar a identificar a los empleados de alto rendimiento y a los que podrían necesitar apoyo o formación adicional.
Seguridad y cumplimiento: La supervisión puede ayudar a evitar fallos de seguridad y garantizar el cumplimiento de la normativa del sector. Por ejemplo, en los sectores que manejan datos confidenciales, la supervisión puede ayudar a garantizar que los empleados siguen los protocolos adecuados.
Gestión del trabajo a distancia: Con el aumento del trabajo a distancia, las herramientas de supervisión pueden ayudar a los directivos a hacer un seguimiento de los hábitos de trabajo y la productividad de los empleados remotos. También puede garantizar que los empleados mantienen un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada.
Prevención de conductas indebidas: La supervisión de los empleados puede disuadir de comportamientos inadecuados y aportar pruebas en caso de litigio. Puede ayudar a mantener un entorno de trabajo seguro y respetuoso.
Eficiencia operativa: Al comprender cómo se realizan las tareas, las organizaciones pueden agilizar los procesos, reducir los errores y mejorar el servicio al cliente.

¿Cómo se realiza el seguimiento de los empleados?

Las formas en que se realiza el seguimiento de los empleados son:

Supervisión de ordenadores: Las organizaciones suelen utilizar programas informáticos para controlar el uso que hacen los empleados de sus ordenadores. Esto puede incluir el seguimiento de los sitios web visitados, las aplicaciones utilizadas y el tiempo dedicado a distintas tareas. Algunos programas pueden incluso hacer capturas de pantalla o grabar las pulsaciones del teclado.
Control del correo electrónico e internet: Los empresarios pueden supervisar el correo electrónico y el uso de Internet de los empleados para asegurarse de que no tienen comportamientos inadecuados ni malgastan el tiempo de la empresa. Esto también puede ayudar a evitar violaciones de la seguridad.

Control de las llamadas telefónicas: En las funciones de atención al cliente, las llamadas telefónicas pueden grabarse y controlarse para garantizar la calidad. Esto puede ayudar a mejorar el servicio al cliente y a identificar áreas para la formación de los empleados.
Videovigilancia: En los lugares de trabajo físicos, pueden utilizarse cámaras de vídeo para controlar el comportamiento de los empleados y garantizar la seguridad.
Seguimiento por GPS: En el caso de funciones que impliquen desplazamientos o trabajo de campo, los empresarios pueden utilizar dispositivos GPS para rastrear la ubicación de los empleados.
Control del tiempo: Las empresas suelen utilizar programas de control del tiempo para supervisar cuándo los empleados fichan a la entrada y a la salida, cuánto tardan en hacer pausas y el tiempo total que dedican al trabajo.
Control de la productividad: Consiste en hacer un seguimiento de la producción de los empleados. Por ejemplo, cuántas tareas completa un empleado al día o cuántas ventas realiza.
Control de las redes sociales: Algunas empresas supervisan las publicaciones de sus empleados en las redes sociales. Esto puede ayudar a proteger la reputación de la empresa.

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

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