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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y beneficios para los empleados
An employee management system is a software solution or platform used by organizations to streamline various aspects of employee administration, including recruitment, onboarding, scheduling, performance evaluation, payroll, benefits management, and more. These systems typically provide a centralized database where all employee information is stored securely and can be accessed by authorized personnel.
Un sistema de gestión de empleados (SGA) es una solución de software integral que ayuda a las organizaciones a gestionar y racionalizar sus operaciones de recursos humanos. Suele incluir funciones de seguimiento del rendimiento de los empleados, gestión de horarios y permisos, gestión de nóminas y prestaciones, y facilitación de la comunicación y la colaboración.
Las mejores herramientas de gestión remota de empleados incluyen las siguientes
Un sistema de gestión de empleados suele ser utilizado por varias partes interesadas dentro de una empresa. Los profesionales de Recursos Humanos (RRHH) son los principales usuarios, ya que gestionan la contratación, la incorporación, las revisiones del rendimiento y otras tareas relacionadas con los empleados.
Los directivos y supervisores también utilizan EMS para hacer un seguimiento del rendimiento de su equipo, gestionar los horarios y aprobar las solicitudes de vacaciones. Además, los empleados suelen tener acceso a determinadas funciones, como los portales de autoservicio, donde pueden actualizar sus datos personales, solicitar permisos y consultar su información sobre nóminas y prestaciones.
La responsabilidad de mantener y actualizar el Sistema de Gestión de Empleados suele recaer en el departamento de RRHH, a menudo en colaboración con el departamento de TI. RRHH es responsable de garantizar que el sistema se utiliza de forma eficaz y que los datos de los empleados son precisos y están actualizados.
El departamento de TI, por su parte, suele ocuparse de aspectos técnicos como las actualizaciones de software, la seguridad del sistema y la resolución de problemas técnicos. En algunos casos, las empresas también pueden trabajar con proveedores o consultores externos para el mantenimiento y las actualizaciones del sistema.
Entre las características de un sistema de gestión de empleados se incluyen las siguientes:
Mantener actualizado un sistema de gestión de empleados es crucial por varias razones. En primer lugar, garantiza que el sistema disponga de los datos más actualizados y precisos sobre los empleados, lo que resulta esencial para procesos de RRHH como las nóminas, la administración de prestaciones y la gestión del rendimiento.
En segundo lugar, las actualizaciones de software suelen incluir nuevas funciones y mejoras que pueden aumentar la eficacia y la experiencia del usuario. Por último, las actualizaciones suelen abordar vulnerabilidades de seguridad, por lo que mantener actualizado el SGA es crucial para proteger los datos confidenciales de los empleados.
Un sistema de gestión de empleados (SGA) puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia de varias maneras:
Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.
Un sistema de gestión del rendimiento de los empleados está estructurado por organizaciones para medir y mejorar el rendimiento de los empleados. Implica establecer expectativas claras, proporcionar retroalimentación periódica y alinear las metas individuales con los objetivos de la organización. El sistema está diseñado para mejorar el rendimiento individual y del equipo, contribuyendo en última instancia al éxito general de la organización.
Los componentes de un sistema de gestión del rendimiento de los empleados son los siguientes
Un sistema de gestión de la asistencia de los empleados (AAMS) es una aplicación informática, o una combinación de herramientas y procesos, diseñada para realizar un seguimiento y una gestión eficaces de los registros de asistencia de los empleados. Automatiza los procesos manuales de registro de las horas de trabajo, permisos, ausencias y horas extraordinarias de los empleados.
Las razones por las que el sistema de gestión de la asistencia de los empleados es importante son
Los retos en la gestión de un sistema de gestión de asistencia de empleados son:
Un sistema de gestión de bajas laborales es una herramienta integral utilizada por las organizaciones para agilizar y mejorar la gestión de las bajas laborales. Realiza una serie de funciones para facilitar la gestión de las bajas de los empleados dentro de una organización.
Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar un sistema de gestión de bajas laborales:
Un sistema de gestión de tareas para empleados es una herramienta integral diseñada para facilitar la organización y el seguimiento de las tareas dentro de una organización. Es un componente importante de la gestión de proyectos y sirve de base para un flujo de trabajo eficaz dentro de una empresa. El sistema implica la gestión de cada tarea importante como una prioridad, el cumplimiento de los criterios de calendario y presupuesto, y la garantía de una colaboración eficaz en equipo.
Las características de un sistema de gestión de tareas para empleados son:
Un sistema de gestión de documentos de los empleados es una herramienta integral diseñada para almacenar, organizar y gestionar de forma segura diversos tipos de documentos relacionados con los empleados dentro de una organización. Desempeña un papel crucial a la hora de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, mejorar la eficiencia y reforzar la seguridad.
Los profesionales de RR.HH. utilizan el sistema de gestión de documentos de los empleados (SGDE) de una organización para agilizar la gestión de los documentos relacionados con los empleados y mejorar la eficiencia general. A continuación se explica cómo suelen utilizar estos sistemas:
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