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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y beneficios para los empleados

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Intranet para empleados

Employee intranet, a digital hub that serves as the beating heart of internal communication, information sharing, and collaboration within a company. The employee intranet is a private network accessible only to employees, providing a centralized platform where they can access essential information, connect with colleagues, and engage in collaborative work.

¿Quién es el responsable de gestionar y actualizar los contenidos de la intranet de los empleados?

La responsabilidad de gestionar y actualizar los contenidos de la intranet social suele recaer en varias funciones dentro de una organización. Esto puede incluir:

  • ‍Equipo de comunicación interna: Este equipo suele tomar la iniciativa en la creación y actualización de contenidos, asegurándose de que la información sea pertinente, oportuna y se ajuste a la estrategia de comunicación interna de la empresa.
  • Departamento informático: El departamento informático suele encargarse de los aspectos técnicos de la intranet, como garantizar el tiempo de funcionamiento, gestionar el acceso de los usuarios e integrarla con otros sistemas.
  • Jefes de departamento o jefes de equipo: Los jefes de los distintos departamentos pueden encargarse de actualizar los contenidos relacionados con sus equipos o proyectos específicos.
  • Los empleados: En algunas organizaciones se anima a los empleados a aportar contenidos a la intranet, lo que fomenta el sentido de pertenencia y el compromiso.

¿Qué es una intranet para empleados?

Una intranet para empleados es una red digital privada y segura a la que sólo pueden acceder los empleados de una empresa. Sirve como espacio centralizado en el que los empleados pueden acceder a información de la empresa, compartir documentos, colaborar en proyectos, comunicarse con compañeros y mantenerse informados sobre noticias y actualizaciones internas.

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¿Qué funciones ofrece una intranet para empleados?

Las características de la intranet para empleados son:

  • Herramientas de comunicación: Una intranet para empleados suele incluir varias herramientas de comunicación, como mensajería instantánea, foros de debate y tablones de anuncios. Estas herramientas facilitan la comunicación en tiempo real y el intercambio de información en toda la organización.
  • Gestión de documentos: La intranet sirve de repositorio central para todos los documentos de la empresa. Permite almacenar, recuperar y compartir documentos fácilmente. Las funciones de control de versiones garantizan que todo el mundo tenga acceso a la versión más reciente de un documento.
  • Espacios de colaboración: Son espacios de trabajo virtuales donde los equipos pueden colaborar en proyectos. Pueden incluir herramientas de gestión de proyectos, calendarios compartidos, listas de tareas y mucho más. Estos espacios pueden personalizarse en función de las necesidades de cada equipo.
  • Directorio de empleados: Un directorio de empleados es una característica común de las intranets. Proporciona una base de datos de todos los empleados, con información de contacto y otros datos relevantes. Esto facilita la búsqueda y el contacto con los compañeros.
  • Base de conocimientos: Esta función permite crear, almacenar y compartir conocimientos dentro de la organización. Puede incluir preguntas frecuentes, guías prácticas, material de formación y mucho más. Una potente función de búsqueda facilita la búsqueda de información relevante.
  • Contenido personalizado: Muchas intranets ofrecen contenidos personalizados en función de la función, el departamento o los intereses del usuario. Esto puede incluir noticias personalizadas, listas de tareas, etc.‍.
  • Integración con otros sistemas: Las intranets modernas pueden integrarse con otros sistemas empresariales como sistemas de RRHH, sistemas CRM, etc. Esto permite un flujo de datos sin fisuras entre los sistemas, mejorando la eficiencia y la precisión.‍
  • Análisis e informes: Las intranets suelen incluir herramientas de análisis e informes. Estas herramientas proporcionan información sobre cómo se utiliza la intranet y ayudan a identificar áreas de mejora.

¿Qué medidas se toman para mejorar la intranet de los empleados en el lugar de trabajo?

Mejorar la intranet de los empleados implica varios pasos:

  • ‍Recogeropiniones: Solicite periódicamente opiniones a los empleados sobre su experiencia con la intranet. Esto puede hacerse mediante encuestas, grupos de discusión o entrevistas individuales.
  • Analice los datos de uso: Utilice los análisis para saber cómo utilizan los empleados la intranet. Analice métricas como páginas vistas, tiempo de permanencia en el sitio y consultas de búsqueda para identificar áreas de mejora.
  • Actualice los contenidos con regularidad: Mantenga la intranet fresca y relevante actualizando periódicamente los contenidos. Esto puede implicar añadir nuevos recursos, actualizar la información existente o eliminar contenidos obsoletos.
  • Mejore la experiencia del usuario: Facilite el uso de la intranet mejorando la navegación, la funcionalidad de búsqueda y los tiempos de carga de las páginas. Considera el uso de la personalización para que la intranet sea más relevante para cada usuario.
  • Promocionar la intranet: Promocione periódicamente las ventajas de la intranet entre los empleados. Puede tratarse de sesiones de formación, campañas de correo electrónico o incentivos para la participación activa.
  • Iterar y mejorar: Modifique continuamente la intranet en función de los comentarios y los datos de uso. Esto puede implicar añadir nuevas funciones, mejorar las existentes o eliminar las que no se utilicen.

¿Qué consideraciones de seguridad hay que tener en cuenta al utilizar la intranet para empleados?

Implantar una intranet de empleados segura es crucial para salvaguardar la información sensible, mantener la integridad de los datos y proteger la integridad general de la organización.

A continuación se exponen algunas consideraciones clave en materia de seguridad a la hora de utilizar una intranet para empleados:

  • Controles de accesoy autenticación: Implemente controles de acceso sólidos para garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a la intranet. Utilice mecanismos de autenticación robustos, como la autenticación multifactor (MFA), para mejorar la seguridad del inicio de sesión.
  • Cifrado: Aplique el cifrado a los datos en tránsito y en reposo para proteger la información cuando se transmite por la red y se almacena en los servidores. Los protocolos SSL (Secure Sockets Layer) o TLS (Transport Layer Security) deben utilizarse para una comunicación segura.
  • Permisos de usuario y acceso basado en funciones: Asigne permisos de acceso basados en funciones y responsabilidades laborales. Utilice el control de acceso basado en funciones (RBAC) para restringir el acceso de los usuarios únicamente a la información y las funcionalidades necesarias para sus funciones específicas.
  • Auditorías de seguridad periódicas: Realice auditorías y evaluaciones de seguridad periódicas para identificar vulnerabilidades y debilidades potenciales en el sistema de intranet. Actualice y parchee periódicamente el software para solucionar cualquier vulnerabilidad de seguridad.
  • Cargar y descargar archivos de forma segura: Aplique medidas de seguridad para garantizar que las cargas y descargas de archivos sean seguras. Esto incluye analizar los archivos cargados en busca de malware y aplicar restricciones a los tipos y tamaños de archivo.
  • Copias de seguridad de los datos: Haz copias de seguridad periódicas de los datos de la intranet para evitar su pérdida en caso de incidente de seguridad o fallo del sistema. Prueba periódicamente los procesos de restauración de datos para garantizar la integridad de las copias de seguridad.
  • Sistemas de detección y prevención de intrusiones: Despliegue sistemas de detección y prevención de intrusiones para supervisar las actividades de la red y del sistema en busca de comportamientos sospechosos. Estos sistemas pueden ayudar a identificar y mitigar posibles amenazas a la seguridad.
  • Protección mediante cortafuegos: Implemente cortafuegos para controlar y supervisar el tráfico de red, impidiendo el acceso no autorizado y protegiendo contra actividades maliciosas. Configure cortafuegos para restringir el acceso a la intranet en función de las direcciones IP y los protocolos.
  • Acceso móvil seguro: Si la intranet admite el acceso móvil, asegúrese de que los dispositivos móviles cumplen las políticas de seguridad. Implante soluciones de gestión de dispositivos, imponga conexiones seguras y considere la posibilidad de separar los datos relacionados con el trabajo de la información personal.
  • Formación y concienciación de los usuarios: Eduque a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad y los riesgos potenciales asociados al uso de la intranet. Fomente el uso de contraseñas seguras y únicas y promueva la concienciación sobre los ataques de ingeniería social.
  • Plan de respuesta a incidentes: Elabore y actualice periódicamente un plan de respuesta a incidentes para hacer frente con prontitud a posibles incidentes de seguridad. Defina claramente las funciones y responsabilidades, y establezca un protocolo de comunicación para notificar a las partes pertinentes en caso de violación de la seguridad.
  • Cumplimiento de la normativa: Asegúrese de que la intranet cumple la normativa pertinente sobre protección de datos y privacidad. Manténgase informado sobre los requisitos legales y aplique las medidas necesarias para proteger la información sensible.

¿Por qué elegir Empuls como plataforma de intranet para empleados?

Empuls es una potente plataforma de intranet para empleados que ayuda a las organizaciones a crear una plantilla conectada, comprometida y productiva. A continuación se explica cómo Empuls puede ser una herramienta útil para las intranets de empleados:

  • ‍Colaboración social: Empuls fomenta el sentido de comunidad y colaboración entre los empleados a través de sus funciones sociales. Los empleados pueden conectar con sus colegas, compartir actualizaciones, participar en debates y colaborar en proyectos a través de la intuitiva interfaz de la plataforma. Esto ayuda a romper silos y fomenta el intercambio de conocimientos en toda la organización.
  • Comunicación y transparencia: Empuls permite una comunicación y transparencia eficaces dentro de la organización. Los empleados pueden mantenerse informados sobre las noticias, actualizaciones y anuncios de la empresa a través de los canales de comunicación de la plataforma. Los directivos pueden utilizar Empuls para compartir información importante, recabar opiniones y comunicarse con sus equipos de forma transparente.
  • Reconocimiento y recompensa de los empleados: Empuls ofrece un módulo dedicado al reconocimiento y la recompensa de los empleados. Los directivos y los compañeros pueden reconocer y apreciar las contribuciones destacadas a través de la plataforma, fomentando una cultura de agradecimiento. Los empleados pueden canjear sus puntos de reconocimiento por una amplia gama de recompensas, como tarjetas regalo, experiencias y productos, que les mantienen motivados y comprometidos.
  • Encuestas y opiniones de los empleados: Empuls ofrece completas funciones de encuestas y opiniones de los empleados. Las organizaciones pueden realizar encuestas periódicas sobre el pulso, el bienestar y la puntuación neta de los promotores de los empleados (eNPS) para medir el sentimiento de los empleados e identificar áreas de mejora. Las funciones de análisis y elaboración de informes de la plataforma proporcionan información sobre los resultados de las encuestas, lo que permite tomar decisiones basadas en datos.
  • Personalización y branding: Empuls permite a las organizaciones personalizar la plataforma de la intranet con los colores de su marca, logotipos y feeds personalizados. Esto ayuda a crear una experiencia única y atractiva para los empleados, reforzando la identidad de marca de la empresa. Los empleados pueden personalizar sus perfiles, establecer preferencias y adaptar la plataforma a sus necesidades, convirtiéndola en una experiencia más personalizada.

¿Por qué es importante la intranet para empleados?

La intranet para empleados se ha convertido en una herramienta crucial en el panorama empresarial moderno. Sirve de centro digital que fomenta la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos dentro de una organización.

He aquí algunas razones por las que una intranet para empleados es importante:

  • Mejora de la comunicación: Una intranet para empleados proporciona una plataforma para que los empleados se comuniquen eficazmente. Permite la mensajería instantánea, los debates en grupo y los anuncios para toda la empresa, garantizando que todos estén en la misma página.
  • Colaboracióny trabajo en equipo: La intranet facilita la colaboración proporcionando herramientas para la gestión de proyectos, el intercambio de documentos y la lluvia de ideas. Esto fomenta una cultura de trabajo en equipo y resolución colectiva de problemas.
  • Gestión del conocimiento: La intranet actúa como repositorio del conocimiento de la empresa. Los empleados pueden acceder a documentos, procedimientos y directrices importantes, lo que garantiza que la información valiosa se conserve y sea fácilmente accesible.
  • Compromiso de los empleados: Al proporcionar una plataforma para la interacción social y el reconocimiento, la intranet puede impulsar la moral y el compromiso de los empleados. Funciones como los perfiles de los empleados, los foros y los tablones de reconocimiento pueden ayudar a crear una comunidad sólida dentro de la organización.
  • Eficaciay productividad: La intranet puede agilizar los procesos empresariales automatizando las tareas rutinarias y facilitando un acceso rápido a los recursos. Esto puede suponer un importante ahorro de tiempo y un aumento de la productividad.

¿Cómo acceden las organizaciones a la intranet de empleados?

Las organizaciones pueden acceder a la intranet de empleados de las siguientes maneras:

  • Credenciales de acceso: Los empleados suelen disponer de credenciales de inicio de sesión únicas, como un nombre de usuario y una contraseña. Estas credenciales se utilizan para autenticar al usuario y garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a la intranet.
  • Acceso basado en la web: La mayoría de las intranets modernas están basadas en la web, lo que significa que se puede acceder a ellas a través de un navegador web. Esto permite a los empleados acceder a la intranet desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea un ordenador de sobremesa en la oficina, un portátil en casa o un dispositivo móvil en movimiento.
  • Acceso VPN: Para mayor seguridad, algunas organizaciones exigen a sus empleados que se conecten a la intranet a través de una Red Privada Virtual (VPN). Una VPN crea una conexión segura y encriptada a la intranet, protegiendo los datos de ser interceptados.
  • Inicio de sesión único (SSO): Algunas organizaciones utilizan sistemas de inicio de sesión único, que permiten a los empleados acceder a varias aplicaciones, incluida la intranet, con un único conjunto de credenciales. Esto simplifica el proceso de inicio de sesión y mejora la seguridad.
  • Autenticación de dos factores (2FA): Para reforzar aún más la seguridad, algunas intranets exigen la autenticación de dos factores. Esto suele implicar la introducción de una contraseña (algo que el usuario conoce) y un segundo factor, como un código enviado al teléfono del usuario (algo que el usuario tiene).

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

  • Promotores
    Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
  • Detractores
    Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
  • Pasivos
    Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Qué es una intranet CMS?  

Una intranet CMS, o intranet de sistema de gestión de contenidos, se refiere a una plataforma utilizada dentro de una empresa para crear un sitio web privado accesible sólo a sus empleados. Esta red interna cms empoyee sirve de eje centralizado para compartir información, gestionar datos empresariales y facilitar la colaboración y la comunicación entre los miembros del personal.  

Una intranet CMS está diseñada para agilizar la creación de contenidos, su publicación y el acceso a los mismos, mejorando en última instancia la productividad y la eficiencia dentro de la organización.

¿Cuál es el proceso de inicio de sesión en la intranet CMS?  

El proceso de inicio de sesión en una intranet CMS suele ser similar al de cualquier otra aplicación basada en web.

Los pasos a seguir son:

  1. Acceda a la URL de la Intranet: Para acceder a la intranet necesitará la URL específica que le haya proporcionado su organización. Suele tratarse de un dominio específico de la empresa.
  2. Se le pedirá que introduzca su nombre de usuario y contraseña. Estas credenciales suelen proporcionárselas su departamento informático o RRHH.
  3. Autenticación: El sistema verifica tus credenciales en su base de datos.
  4. Acceso concedido: Si las credenciales son correctas, se le concederá acceso al panel de control de la intranet o a la página de inicio.
  5. Medidas de seguridad adicionales: Algunas intranets pueden implementar medidas de seguridad adicionales como la autenticación de dos factores (2FA) o el inicio de sesión único (SSO) para mejorar la protección.

¿Cuáles son las ventajas de una intranet CMS?  

Una intranet CMS o intranet para empleados CMS ofrece numerosas ventajas a organizaciones de todos los tamaños. He aquí algunos beneficios clave:    

1. Mejora de la comunicación y la colaboración

  • Centro de información centralizado: Proporciona una única ubicación para toda la información relacionada con la empresa, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
  • Mayor colaboración: Facilita el trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos gracias a funciones como el uso compartido de documentos, los comentarios y las herramientas de gestión de proyectos.
  • Actualizaciones en tiempo real: Permite la rápida difusión de anuncios y actualizaciones importantes.

2. Aumento de la productividad

  • Acceso autoservicio: Permite a los empleados encontrar información de forma autónoma, reduciendo la dependencia del soporte informático.
  • Flujos de trabajo automatizados: Agiliza las tareas rutinarias y las aprobaciones, ahorrando tiempo y recursos.
  • Mejora de la gestión del conocimiento: Capta y comparte conocimientos valiosos dentro de la organización.
     

3. Una cultura empresarial más fuerte

  • Compromiso de los empleados: Fomenta el sentido de comunidad a través de funciones sociales, programas de reconocimiento de empleados y noticias de la empresa.
  • Marca de la empresa: Refuerza los valores y la misión de la empresa mediante mensajes y una marca coherentes.
  • Incorporación de empleados: Proporciona una plataforma centralizada para que los nuevos empleados accedan a información y recursos esenciales.

4. Ahorro de costes

  • Reducción del uso de papel: Promueve la gestión digital de documentos, ahorrando en costes de impresión y almacenamiento.
  • Mayor eficacia: La racionalización de los procesos y la reducción del tiempo de búsqueda permiten aumentar la productividad y ahorrar costes.
  • Mejora de la toma de decisiones: Un acceso más rápido a la información facilita la toma de decisiones basadas en datos.

5. 5. Gestión de riesgos

  • Seguridad de los datos: Protege la información sensible de la empresa mediante controles de acceso y cifrado.
  • Conformidad: Ayuda a cumplir los requisitos normativos proporcionando un repositorio centralizado para los documentos importantes.
  • Recuperación en caso de catástrofe: Garantiza la continuidad del negocio haciendo copias de seguridad de los datos críticos.

¿Cómo implantar una intranet cms?  

Las formas de implantar una intranet cms son:

  • ‍Identificarlas necesidades y objetivos de la organización: Antes de la implantación, evalúe las necesidades específicas de su organización. Determine a qué problemas se enfrenta su equipo en relación con la gestión de contenidos, la comunicación y la colaboración. Alinee estas necesidades con las funcionalidades que ofrece una intranet CMS.
  • Definir objetivos claros: Establezca objetivos claros para la intranet CMS. Los objetivos pueden ser mejorar la comunicación interna, potenciar la colaboración, agilizar la gestión de documentos o reducir los costes de mantenimiento del software. Esta claridad guiará la selección y configuración del sistema.
  • Elija el software de intranet CMS adecuado: Seleccione un CMS que se ajuste a los requisitos de su organización. Tenga en cuenta factores como la facilidad de uso, las opciones de personalización, la escalabilidad y la capacidad de integración con las herramientas existentes. Entre las opciones más populares están Microsoft SharePoint y Powell Intranet, que mejoran las funcionalidades de SharePoint.
  • Configurar el software: Una vez elegido el CMS, hay que configurar el sistema, cargar los contenidos iniciales y crear cuentas de usuario. Esta fase de configuración es crucial para garantizar que la plataforma se adapte a su estructura organizativa y a sus necesidades.
  • Realice una auditoría de contenidos: Realice una auditoría exhaustiva de los contenidos existentes para determinar su pertinencia y calidad. Identifique los materiales obsoletos o redundantes y planifique su actualización o eliminación. Este paso ayuda a mantener un repositorio de contenidos limpio y eficiente.
  • Crear un plan de contenidos: Elabore un plan de contenidos estructurado en el que se detallen los tipos de contenidos que se van a crear, el calendario de publicación y los canales de distribución. Este plan es esencial para mantener la intranet activa y atractiva para los usuarios.
  • Formar a los empleados: Ofrezca formación a los empleados sobre cómo utilizar eficazmente la intranet CMS. Considere varios métodos de formación, como seminarios web, vídeos de incorporación o sesiones prácticas. Asegurarse de que los usuarios se sienten cómodos con el sistema es vital para la adopción y el compromiso.
  • Establezca la gobernanza y las funciones: Defina funciones y responsabilidades para la creación, aprobación y mantenimiento de contenidos. Un modelo de gobernanza ayuda a mantener la calidad y seguridad de los contenidos, garantizando que la intranet siga siendo un recurso fiable para todos los empleados.
  • Supervise el rendimiento y recabe opiniones: Tras la implantación, supervise continuamente el rendimiento del sistema y recabe las opiniones de los usuarios. Esta evaluación continua permite realizar ajustes y mejoras, garantizando que la intranet CMS siga siendo eficaz y se ajuste a las necesidades de los usuarios.
  • Fomente el compromiso: Anime a los empleados a participar activamente en la intranet compartiendo conocimientos, aportando contenidos y participando en debates. Una comunidad próspera en la intranet fomenta la colaboración y mantiene la relevancia de la plataforma.

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