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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y beneficios para los empleados

Plataformas de comunicación con los empleados

An employee communication platform is a comprehensive solution designed to facilitate seamless and efficient communication within a business, bridging gaps between departments, teams, and individual employees.

These platforms offer various tools and features to enhance internal communication, improve engagement, and streamline information sharing.

What is an employee communication platform?

An employee communication platform is a digital tool or software solution that enables organizations to manage and facilitate internal communication among employees.

These platforms integrate various communication channels, such as messaging, email, video conferencing, and social networking, into a unified system. They are designed to promote collaboration, streamline information sharing, and enhance overall employee communication efficiency within the workplace.

¿Cuál es la importancia de una plataforma de comunicación interna para los empleados en el lugar de trabajo?

Una plataforma de comunicación interna con los empleados es vital por varias razones:
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Mayor colaboración: Estas plataformas permiten una comunicación fluida entre equipos y departamentos, fomentando un entorno de trabajo colaborativo. Al ofrecer mensajería en tiempo real, videoconferencias y herramientas de colaboración, los empleados pueden trabajar juntos con mayor eficacia, independientemente de su ubicación física.

Accesibilidad a la información: Una plataforma de comunicación centralizada garantiza que todos los empleados tengan acceso a la misma información. Así se reducen los malentendidos y se garantiza que todo el mundo esté al tanto de las novedades, políticas y actualizaciones de la empresa.

Compromiso de los empleados: Las plataformas de comunicación interna pueden impulsar significativamente el compromiso de los empleados al proporcionar canales para la retroalimentación, el reconocimiento y la interacción social. Los empleados comprometidos son más productivos, están más motivados y es más probable que permanezcan más tiempo en la empresa.

Eficacia y productividad: La racionalización de los procesos de comunicación reduce el tiempo dedicado a correos electrónicos y reuniones, lo que permite a los empleados centrarse más en sus tareas principales. El acceso rápido a la información y los recursos mejora la productividad y la toma de decisiones.

Apoyo al trabajo remoto e híbrido: Con el auge de los modelos de trabajo remoto e híbrido, las plataformas de comunicación interna son cruciales para mantener la conectividad y la cohesión entre equipos dispersos. Garantizan que los empleados remotos se sientan incluidos y puedan comunicarse eficazmente con sus compañeros.

Gestión de crisis: Durante emergencias o situaciones críticas, una plataforma de comunicación interna permite una rápida difusión de la información, garantizando que todos los empleados estén informados y puedan responder en consecuencia.

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¿Cuáles son las ventajas del software de comunicación con los empleados?

El software de comunicación con los empleados ofrece multitud de ventajas:
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Comunicación centralizada: Consolida varios canales de comunicación en una única plataforma, facilitando a los empleados el acceso y la gestión de sus comunicaciones.

Interacción en tiempo real: Funciones como la mensajería instantánea, las videollamadas y los chats en directo permiten la interacción en tiempo real, reduciendo el retraso en los procesos de comunicación y toma de decisiones.

Mayor compromiso: Las herramientas de reconocimiento, feedback y redes sociales ayudan a aumentar el compromiso y la moral de los empleados. Los empleados implicados son más productivos y están más comprometidos con su trabajo.

Mejor colaboración: Las herramientas de colaboración integradas, como los documentos compartidos, las funciones de gestión de proyectos y los espacios de colaboración, mejoran el trabajo en equipo y la eficacia de los proyectos.

Mejora del flujo de información: Garantiza la difusión puntual y precisa de la información, reduciendo el riesgo de falta de comunicación y de silos de información.

Accesibilidad y flexibilidad: Las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube permiten a los empleados estar conectados y acceder a la información desde cualquier lugar, lo que mejora la flexibilidad y la productividad.

Análisis e información: Las plataformas de comunicación avanzadas ofrecen funciones de análisis y elaboración de informes, lo que permite a las organizaciones realizar un seguimiento de los patrones de comunicación, los niveles de compromiso y las áreas de mejora.

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Informe de tendencias sobre reconocimiento y recompensas a los empleados

¿Cuáles son los ejemplos de las mejores plataformas de comunicación con los empleados?

He aquí algunos de los mejores ejemplos de comunicación con los empleados:
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Solución de intranet: Empuls.io es una plataforma de compromiso y comunicación con los empleados que permite a las empresas conectar con sus empleados, alinearlos con sus valores y garantizar comportamientos positivos para crear un lugar de trabajo comprometido. El enfoque holístico se ocupa de la conexión, la escucha, la motivación y el bienestar de los empleados.

Plataforma de comunicación interna: Microsoft Teams - Parte de la suite Microsoft 365, Teams combina chat, videoconferencia y colaboración de archivos en una sola plataforma. Su perfecta integración con otras aplicaciones de Microsoft hace que sea una excelente opción para las organizaciones que ya utilizan productos de Microsoft. Teams también admite conversaciones por hilos, lo que ayuda a mantener organizados los debates.

Herramienta de colaboración y socialización: Workplace de Facebook: Esta plataforma aprovecha las características familiares de las redes sociales para mejorar la comunicación dentro de las organizaciones. Incluye fuentes de noticias, grupos y herramientas de planificación de eventos, lo que fomenta el compromiso y la colaboración entre los empleados. Su diseño es fácil de usar, sobre todo para quienes están acostumbrados a Facebook.

Sistema de mensajería basado en canales: Slack: Slack es una plataforma de colaboración versátil diseñada para mejorar la comunicación y la productividad de los equipos. Organiza las conversaciones en canales, lo que facilita el seguimiento de los debates sobre proyectos o temas específicos. Con mensajería en tiempo real, llamadas de audio y vídeo e intercambio de archivos, Slack garantiza una colaboración fluida. También se integra con numerosas aplicaciones de terceros, como Google Drive y Trello, lo que permite agilizar el flujo de trabajo.

Plataforma de experiencia del empleado impulsada por IA: Simpplr: Simpplr, una solución de intranet moderna, ofrece un centro de noticias, recursos y colaboración de la empresa. Su interfaz fácil de usar y sus funciones de personalización facilitan a los empleados la búsqueda de información relevante. Simpplr también incluye herramientas de análisis para seguir la participación y la eficacia de los contenidos.

Herramienta de comunicación y productividad: Blink: Específicamente diseñada para trabajadores de primera línea y sin escritorio, Blink combina comunicación, programación y gestión de tareas en una sola aplicación. Su enfoque móvil garantiza que todos los empleados, independientemente de su ubicación, puedan estar conectados e informados.

¿Qué características tienen las plataformas de comunicación con los empleados?

Las características clave de las plataformas de comunicación con los empleados son:
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Mensajería instantánea y chat: La mensajería en tiempo real permite intercambios rápidos de información, reduciendo la necesidad de largos hilos de correo electrónico. Los empleados pueden comunicarse individualmente o en grupo, lo que facilita las respuestas inmediatas y la colaboración.

Canales de noticias y anuncios: Estas funciones permiten a las organizaciones difundir actualizaciones, anuncios y noticias importantes a todos los empleados. Esta comunicación centralizada ayuda a garantizar que todo el mundo esté informado de los acontecimientos de la empresa.

Directorios de empleados: Un directorio de empleados con función de búsqueda ayuda al personal a encontrar y conectar fácilmente con sus colegas. Esta función suele incluir perfiles con información de contacto, funciones y áreas de especialización, lo que mejora la colaboración entre departamentos.

Compartir archivos y colaborar en documentos: Muchas plataformas permiten a los usuarios compartir archivos y colaborar en documentos en tiempo real. Esto reduce la necesidad de adjuntar archivos por correo electrónico y garantiza que todos trabajen con la última versión de un documento.

Videoconferencias y reuniones: Las herramientas integradas de videoconferencia facilitan las reuniones virtuales, permitiendo a los equipos conectarse cara a cara independientemente de su ubicación física. Esta función es especialmente valiosa para equipos remotos u organizaciones con varias sedes.

Accesibilidad móvil: Muchas plataformas ofrecen aplicaciones móviles, lo que garantiza que los empleados puedan mantenerse conectados e informados mientras se desplazan. Esto es especialmente importante para las organizaciones con trabajadores remotos o de primera línea que pueden no tener acceso regular a un ordenador de sobremesa.

Integración con otras herramientas: La capacidad de integrarse con otro software (como herramientas de gestión de proyectos, sistemas CRM o plataformas de RRHH) mejora la funcionalidad de las plataformas de comunicación con los empleados, creando un flujo de trabajo fluido para los usuarios.

Análisis e informes: Las herramientas avanzadas de análisis ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento de los niveles de compromiso, la eficacia de la comunicación y las opiniones de los empleados. Estos datos pueden servir de base para futuras estrategias y mejoras de la comunicación.

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¿Cómo elegir una herramienta de comunicación con los empleados ideal para su empresa?

Entre los factores a la hora de seleccionar la herramienta de comunicación con los empleados adecuada se incluyen:
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Evalúe el tamaño de la empresa y sus necesidades de comunicación: Considere el tamaño de su organización y los retos específicos de comunicación a los que se enfrenta. Las organizaciones más grandes pueden necesitar funciones más robustas, como análisis avanzados y capacidades de integración, mientras que los equipos más pequeños pueden priorizar la simplicidad y la facilidad de uso.

Evalúe las capacidades de integración: Busque una plataforma que pueda integrarse fácilmente con sus herramientas y sistemas existentes (por ejemplo, software de gestión de proyectos, sistemas de RRHH, etc.). Esta integración puede agilizar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de que los empleados cambien entre varias aplicaciones.

Priorice la seguridad y el cumplimiento: Asegúrese de que la plataforma satisface los requisitos de seguridad de su organización y cumple con las regulaciones pertinentes (como GDPR o HIPAA). Busque funciones como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y las certificaciones de cumplimiento.

Tenga en cuenta la experiencia del usuario y la adopción: Una interfaz fácil de usar es crucial para fomentar la adopción entre los empleados. Realiza pruebas o demostraciones para calibrar lo intuitiva que es la plataforma y si es probable que los empleados la adopten.

Accesibilidad móvil: Si su plantilla incluye trabajadores remotos o de primera línea, asegúrese de que la plataforma tenga una sólida experiencia móvil. Una herramienta móvil permite a todos los empleados estar conectados, independientemente de su ubicación.

Analice los precios y el valor: Compare las funciones que ofrecen las distintas plataformas con sus modelos de precios. Considere si la plataforma ofrece un buen valor para las necesidades y el presupuesto de su organización.

¿Cómo se comparan las plataformas de comunicación con el correo electrónico?

Aunque el correo electrónico ha sido un elemento básico de la comunicación en el lugar de trabajo durante décadas, las plataformas de comunicación con los empleados ofrecen distintas ventajas:
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Comunicación centralizada: Las plataformas de comunicación para empleados proporcionan una ubicación centralizada para las conversaciones, reduciendo el desorden que a menudo se encuentra en las bandejas de entrada de correo electrónico. Esta organización ayuda a los equipos a mantenerse centrados y reduce el riesgo de que se pierdan mensajes importantes.

Mensajería en tiempo real: A diferencia del correo electrónico, que puede provocar retrasos en la comunicación, plataformas como Slack o Microsoft Teams permiten la mensajería instantánea. Esta inmediatez fomenta una toma de decisiones más rápida y mejora la colaboración.

Conversaciones hilvanadas: Muchas plataformas de comunicación admiten conversaciones en hilos, lo que permite a los usuarios responder a mensajes específicos sin saturar el chat principal. Esta función ayuda a mantener la claridad en las conversaciones, sobre todo en canales muy concurridos.

Herramientas de colaboración mejoradas: Las plataformas de comunicación para empleados suelen venir con herramientas de colaboración integradas (como el uso compartido de archivos y la edición de documentos) que agilizan los flujos de trabajo. Esta integración reduce la necesidad de cambiar entre aplicaciones, algo habitual con el correo electrónico.

Reducción de la sobrecarga de correo electrónico: Dado que muchos empleados reciben docenas (si no cientos) de correos electrónicos al día, las plataformas de comunicación pueden aliviar esta sobrecarga proporcionando canales alternativos para el debate y las actualizaciones.

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Cuáles son las mejores prácticas para implantar una plataforma de comunicación y compromiso de los empleados?

Las mejores prácticas para implantar una plataforma de comunicación y compromiso de los empleados son:
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Comunicar claramente el propósito: Antes de lanzar la plataforma, explique claramente sus ventajas y su propósito a los empleados. Explica cómo mejorará la comunicación, la colaboración y la eficiencia general del lugar de trabajo.

Ofrezca una formación completa: Ofrezca sesiones de formación y recursos para ayudar a los empleados a entender cómo utilizar la plataforma de forma eficaz. Esto puede incluir tutoriales, guías de usuario y sesiones de preguntas y respuestas para resolver cualquier duda.

Fomentar la participación de los directivos: La implicación de los directivos es crucial para promover la adopción de la plataforma. Anima a directivos y ejecutivos a utilizar activamente la plataforma y a interactuar con los empleados, dando un ejemplo positivo.

Establezca directrices y políticas: Cree directrices claras sobre el uso adecuado de la plataforma, incluida la etiqueta de comunicación y las expectativas. Esto ayuda a mantener la profesionalidad y garantiza un uso eficaz de la plataforma.

Integración con las herramientas existentes: Para crear una experiencia fluida para los empleados, integre la plataforma de comunicación con otras herramientas y sistemas ya en uso. Esto reduce la fricción y mejora la productividad.

Solicite la opinión de los empleados: Recopile periódicamente opiniones de los empleados sobre sus experiencias con la plataforma. Utilízalos para introducir mejoras y abordar cualquier problema que puedan tener.

Supervise la participación y la eficacia: Utiliza herramientas de análisis para hacer un seguimiento de los niveles de participación y medir el impacto de la plataforma en la comunicación y la colaboración. Estos datos pueden servir de base para futuras estrategias y mejoras.

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