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Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

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Paiements

La paie est le processus de calcul et de versement des paiements aux employés pour leur travail, y compris les salaires réguliers, la rémunération des heures supplémentaires, les primes et les avantages sociaux. Il s'agit de déterminer le montant dû à un employé en fonction de son salaire ou de son salaire horaire, du nombre d'heures travaillées et de toutes les déductions ou taxes qui s'appliquent. 

La paie peut être un processus complexe qui nécessite une attention particulière aux détails et à la précision afin de s'assurer que les employés sont payés correctement et à temps. Il s'agit d'une fonction essentielle de toute organisation, car elle influe sur le moral et la satisfaction des employés et peut avoir un impact sur la santé financière de l'organisation et sur le respect des lois et réglementations du travail.

Qu'est-ce que la paie ?

La paie est le processus de calcul et de versement des paiements aux employés pour leur travail, y compris les salaires réguliers, la rémunération des heures supplémentaires, les primes et les avantages sociaux.

Quelles sont les composantes de la paie ?

Les composantes de la paie peuvent varier en fonction de l'organisation et du pays, mais elles comprennent généralement les éléments suivants :

  1. Salaire brut : Le montant total de l'argent gagné par un employé avant toute déduction ou impôt.
  2. Impôts : Les charges sociales sont des impôts payés par l'employeur et l'employé pour financer des programmes tels que la sécurité sociale et l'assurance-maladie. D'autres taxes, telles que les taxes d'État et les taxes locales, peuvent également s'appliquer.
  3. Retenues : Les retenues salariales sont des montants prélevés sur le salaire brut d'un employé, tels que les impôts, les cotisations aux régimes de retraite, les primes d'assurance maladie et les saisies sur salaire.
  4. Salaire net : Le montant qu'un employé reçoit après que toutes les déductions et tous les impôts ont été déduits de son salaire brut.
  5. Les primes et les commissions : Il s'agit de paiements effectués aux employés en plus de leur salaire normal.
  6. Les avantages sociaux : Il s'agit de divers types d'avantages sociaux tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et les congés payés.
  7. Les remboursements : Ils'agit des paiements effectués aux employés pour les rembourser des dépenses qu'ils ont encourues dans l'exercice de leurs fonctions, telles que les frais de déplacement ou les fournitures.
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Qu'est-ce que les charges sociales ?

Les charges sociales sont des impôts payés à la fois par l'employeur et par le salarié pour financer divers programmes gouvernementaux. Les impôts sont généralement calculés en pourcentage du salaire brut d'un employé et sont déduits du salaire de l'employé. L'employeur est responsable de la retenue et du versement de ces impôts à l'organisme gouvernemental compétent.

Les types de charges sociales les plus courants aux États-Unis sont les suivants :

  1. Impôt sur la sécurité sociale : Cet impôt est utilisé pour financer le programme de sécurité sociale, qui fournit des prestations de retraite et d'invalidité aux personnes éligibles. L'employeur et l'employé contribuent tous deux à hauteur de 6,2 % du salaire brut de l'employé, dans la limite d'un certain plafond fixé par le gouvernement.
  2. Taxe sur l'assurance-maladie : Cette taxe sert à financer le programme Medicare, qui fournit une assurance maladie aux personnes éligibles. L'employeur et l'employé contribuent tous deux à hauteur de 1,45 % du salaire brut de l'employé, sans limite.
  3. L'impôt fédéral sur le revenu : Cet impôt sert à financer divers programmes gouvernementaux et est basé sur le revenu imposable du salarié. Le montant de l'impôt fédéral sur le revenu retenu sur le salaire d'un employé dépend de son statut fiscal, du nombre d'allocations demandées et d'autres facteurs.
  4. Impôts locaux et d'État : Outre les impôts fédéraux, certains États et localités exigent également des employeurs qu'ils retiennent et versent des impôts d'État et locaux.

Paiements

Qu'est-ce que le traitement des salaires ?

Le traitement de la paie est le processus de calcul et de distribution des paiements aux employés, y compris les salaires, les primes et les avantages sociaux. Le processus de paie comprend généralement plusieurs étapes, notamment

  1. Collecte des données relatives au temps et aux présences : Les employeurs ont besoin de registres précis sur les heures d'arrivée et de départ de leurs employés, ainsi que sur le nombre d'heures qu'ils travaillent chaque jour. Ces informations peuvent être collectées au moyen de systèmes électroniques de chronométrage, de cartes perforées ou d'autres méthodes.
  2. Calcul de la rémunération brute : Les employeurs doivent calculer le montant gagné par chaque salarié en fonction de son taux horaire ou de son salaire et du nombre d'heures travaillées au cours de la période de paie.
  3. Retenues à la source et déductions : Les employeurs doivent déduire les impôts fédéraux, d'État et locaux, ainsi que d'autres déductions telles que les primes d'assurance maladie, les cotisations au régime de retraite et les saisies sur salaire.
  4. L'émission de chèques de paie ou de dépôts directs : Les employeurs doivent distribuer les paiements des employés en temps voulu et de manière précise. Cela peut se faire par le biais de chèques papier ou de dépôts directs électroniques.
  5. Tenue de registres et déclarations : Les employeurs doivent tenir des registres précis des paiements, des impôts et des déductions effectués par les salariés, et déposer les déclarations d'impôts sur les salaires et autres rapports auprès des agences gouvernementales, comme l'exige la loi.

Qu'est-ce que la comptabilité des salaires ?

La comptabilité des salaires est le processus de gestion de la rémunération des employés, y compris les traitements, les salaires, les primes et les déductions. Cela comprend le calcul et la distribution des paiements aux employés, ainsi que la gestion des retenues fiscales et des déductions pour des avantages tels que l'assurance maladie et les plans de retraite.

La comptabilité des salaires est essentielle pour les entreprises de toutes tailles, car elle permet de s'assurer que les salariés sont payés correctement et à temps, et que l'entreprise est en conformité avec les lois et réglementations fiscales. Elle permet également d'enregistrer la rémunération et les avantages des salariés à des fins de comptabilité et d'information financière.

Comment gérer les salaires ?

La gestion des salaires comporte plusieurs étapes clés. Voici un aperçu général du processus :

  1. Obtenir et vérifier les informations relatives aux salariés : Recueillir et vérifier des informations exactes sur les employés, notamment leur nom complet, leur numéro de sécurité sociale, leur adresse, leur statut fiscal et toutes les déductions auxquelles ils ont droit.
  2. Déterminer la rémunération des employés : Calculer la rémunération des employés en fonction de leur taux horaire ou de leur salaire, ainsi que des heures supplémentaires ou des primes perçues.
  3. Calculer les charges sociales : Déterminer le montant approprié des charges sociales à retenir sur les salaires des employés, y compris les impôts sur le revenu fédéraux, nationaux et locaux, ainsi que les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
  4. Déduire les avantages sociaux : Déduisez tous les avantages sociaux, tels que les primes d'assurance maladie, les cotisations au régime de retraite et autres déductions.
  5. Générer des rapports de paie : Générer et réviser les rapports de paie pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité avec les lois et règlements.
  6. Payer les employés : Distribuer les chèques de paie ou les dépôts directs des employés à la date de paie désignée.
  7. Déclarer les charges sociales : Remplir les déclarations d'impôts sur les salaires et verser les impôts sur les salaires aux organismes gouvernementaux compétents dans les délais impartis.
  8. Tenir à jour les registres de paie : Tenir des registres précis des salaires des employés, des retenues d'impôts et des déductions, ainsi que des déclarations et des paiements d'impôts requis.

Pour gérer efficacement la paie, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de paie afin d'automatiser le processus et de garantir l'exactitude et la conformité. Il est également essentiel de se tenir au courant des lois et réglementations fiscales et de demander conseil à un comptable qualifié ou à un spécialiste de la paie si nécessaire.

Comment calculer les salaires ?

Le calcul de la paie peut comporter plusieurs étapes, en fonction de la complexité de la structure salariale de votre entreprise et du système de traitement de la paie que vous utilisez. Voici toutefois une vue d'ensemble de ces étapes :

  1. Déterminez la période de paie : Elle peut être hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle.
  2. Déterminez le salaire brut du salarié : Il s'agit du montant total gagné par un salarié avant toute déduction ou tout impôt. Il est généralement calculé en fonction du taux horaire ou du salaire de l'employé et du nombre d'heures travaillées au cours de la période de paie.
  3. Calculer les déductions : Les déductions peuvent comprendre les impôts, les cotisations à la sécurité sociale, les cotisations à Medicare et d'autres cotisations salariales telles que les primes d'assurance maladie, les cotisations à un plan de retraite ou les saisies sur salaire.
  4. Calculer le salaire net : Il s'agit du salaire brut du salarié moins les retenues éventuelles.
  5. Émettre des chèques de paie ou effectuer un dépôt direct : Il peut s'agir de chèques papier ou d'un dépôt direct électronique.
  6. Tenez des registres : Il est important de tenir des registres précis des paiements, des impôts et des déductions effectués par les employés, et de déposer les déclarations d'impôts sur les salaires et d'autres rapports auprès des organismes gouvernementaux, comme l'exige la loi.

Notez que le traitement de la paie peut être complexe et prendre du temps, et qu'il peut y avoir des exigences ou des réglementations spécifiques dans votre juridiction que vous devez respecter. De nombreuses organisations utilisent des logiciels de paie ou confient le traitement des salaires à des fournisseurs tiers afin de garantir l'exactitude et la conformité.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

  • Promoteurs
    Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
  • Détracteurs
    Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
  • Passives
    Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

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