Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

Gérer les employés à distance

La gestion des employés à distance est devenue une compétence cruciale pour les dirigeants. Alors que de plus en plus d'organisations adoptent des modèles de travail à distance et hybrides, la nécessité de gérer et d'impliquer efficacement les membres de l'équipe à distance dans différents lieux et fuseaux horaires n'a jamais été aussi essentielle.

Qu'est-ce que le travail à distance ?

Les employés travaillant à distance sont des personnes qui exercent leurs fonctions en dehors de l'environnement de bureau traditionnel, souvent à partir de leur domicile ou d'autres lieux éloignés. Cet éloignement de l'espace de bureau traditionnel permet une plus grande flexibilité des horaires et du lieu de travail, ce qui permet de répondre aux besoins de ceux qui travaillent dans des fuseaux horaires différents ou qui ont besoin d'un emploi du temps plus adaptable.

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Quels sont les meilleurs outils de gestion du temps pour les employés à distance ?

Pour gérer efficacement les employés à distance, il est essentiel d'utiliser les bons outils. Voici quelques-uns des meilleurs outils pour gérer les équipes distantes et hybrides :

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Slack: Slack est une plateforme de communication qui permet aux équipes distantes de rester connectées par le biais de canaux, de messages directs et d'appels vidéo. Elle est particulièrement utile pour maintenir une communication et une collaboration continues entre les membres d'une équipe distante. ‍
Asana: Asana est un outil de gestion de projet qui aide les responsables à assigner des tâches, à fixer des délais et à suivre l'avancement des projets. C'est un excellent outil pour gérer les équipes virtuelles et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les délais et les livrables du projet. ‍
Zoom: Zoom est un outil de vidéoconférence qui facilite les réunions virtuelles en face à face, ce qui permet aux équipes distantes de collaborer et de communiquer plus facilement. Il est particulièrement utile pour les réunions d'équipe, les entretiens individuels et les activités de renforcement de l'esprit d'équipe. ‍
Espace de travail Google: Google Workspace offre une suite d'outils, dont Gmail, Google Drive et Google Calendar, qui facilitent la collaboration et la productivité. Ces outils permettent aux employés distants de travailler ensemble sur des documents, de planifier des réunions et de partager des fichiers de manière transparente. ‍
Microsoft Teams: Similaire à Slack, Microsoft Teams offre des fonctionnalités de chat, de vidéoconférence et de partage de fichiers. Il s'intègre bien avec d'autres outils Microsoft Office, ce qui en fait un outil puissant pour gérer les équipes à distance, en particulier dans les grandes organisations

Quels sont les outils de récompense, de reconnaissance et d'engagement des employés pour gérer les employés à distance ?

Les récompenses et la reconnaissance des employés sont essentielles pour maintenir la motivation et l'engagement des employés à distance. Voici quelques-uns des meilleurs outils pour gérer les récompenses, la reconnaissance et l'engagement :

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Empuls : Empuls est une plateforme ludique d'engagement des employés. Elle permet à vos employés de reconnaître des activités et de se récompenser les uns les autres en fonction de l'activité. Elle comprend une section de bons à partir desquels les employés peuvent échanger les points et les avantages acquis. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un de reconnaissance, de récompense et d'engagement des employés.
‍Bonusly: Bonusly est une plateforme qui permet aux employés de se reconnaître et de se récompenser mutuellement avec de petites primes qui peuvent être échangées contre des cartes-cadeaux, des dons ou d'autres récompenses. Cet outil permet de maintenir une culture de travail positive en encourageant une reconnaissance régulière entre pairs. ‍
Kazoo: Kazoo combine la reconnaissance des employés, les récompenses et la gestion des performances en une seule plateforme. Elle permet aux managers de reconnaître les réalisations, de fixer des objectifs et de fournir un retour d'information, tout en gardant les employés à distance engagés et motivés. ‍
BambooHR: BambooHR offre une fonction de reconnaissance des employés qui permet aux gestionnaires et aux membres de l'équipe de reconnaître les contributions de chacun. Il comprend également des outils de gestion des données des employés, des évaluations des performances et des enquêtes d'engagement, ce qui en fait un outil de ressources humaines complet pour la gestion des employés à distance.
‍WorkTango: WorkTango se concentre sur l'engagement des employés, en fournissant des outils pour les enquêtes de pouls, le feedback et la reconnaissance. Il aide les organisations à prendre le pouls du moral des employés et des niveaux d'engagement, ce qui est particulièrement important dans les environnements de travail à distance. ‍
TINYpulse: TINYpulse est une plateforme d'engagement qui fournit des outils pour le feedback des employés, la reconnaissance et les enquêtes. Elle aide les responsables à comprendre les besoins et les préoccupations de leurs employés à distance, ce qui leur permet de prendre des mesures proactives pour améliorer l'engagement et la satisfaction.

Quelles sont les meilleures pratiques pour adopter le travail à distance ?

L'adoption du travail à distance nécessite une approche réfléchie qui combine les bonnes pratiques de gestion, les outils et les ajustements culturels nécessaires pour garantir l'épanouissement des employés à distance et de l'organisation. Voici quelques stratégies clés pour intégrer efficacement le travail à distance :

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Cultiver un état d'esprit favorable aux employés à distance: Adopter un état d'esprit "remote-first" signifie concevoir des processus, une communication et des flux de travail qui donnent la priorité aux employés à distance. Cette approche garantit que les membres de l'équipe à distance sont pleinement intégrés dans la culture et les activités de l'entreprise. ‍
Utiliser les bons outils de communication et de collaboration: Une communication efficace est essentielle pour gérer les équipes à distance. Des outils comme Slack, Zoom et Microsoft Teams aident à combler le fossé entre les membres de l'équipe à distance et à garantir le bon déroulement du travail virtuel. Ces outils prennent en charge la communication en temps réel, le partage de fichiers et les réunions virtuelles en face à face, qui sont essentiels pour maintenir des liens d'équipe solides à travers différents fuseaux horaires. ‍
Promouvoir la flexibilité et l'autonomie: L'adoption du travail à distance implique de faire confiance aux employés pour qu'ils gèrent leurs horaires de travail et obtiennent des résultats sans être soumis à une microgestion. Cette flexibilité permet aux employés à distance d'équilibrer leur vie professionnelle et leurs responsabilités personnelles, ce qui favorise un sentiment d'autonomie et de satisfaction au travail. Il est important de fixer des objectifs et des attentes clairs tout en laissant aux employés la liberté de déterminer comment ils atteignent ces objectifs. ‍
Favoriser l'interaction sociale et la cohésion d'équipe: L'un des défis du travail à distance est de maintenir l'interaction sociale et la cohésion de l'équipe. Les responsables doivent créer des opportunités d'événements sociaux virtuels, d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe et de rencontres occasionnelles qui contribuent à établir des relations entre les membres de l'équipe. ‍
Adapter les styles de gestion au travail à distance: Une gestion efficace des équipes distantes et hybrides nécessite une adaptation des styles de gestion traditionnels. Les managers doivent se concentrer sur les résultats plutôt que sur la présence physique, et être sensibles aux différents défis auxquels sont confrontés les employés à distance. Il s'agit notamment de comprendre l'impact du travail dans des fuseaux horaires différents, de répondre aux éventuels sentiments d'isolement et d'apporter le soutien nécessaire pour que les employés à distance ne se sentent pas déconnectés de l'équipe. ‍
Encourager l'apprentissage et le développement continus: Dans un environnement de travail à distance, il est essentiel d'offrir des possibilités de développement professionnel. Encourager les employés à distance à suivre des formations en ligne, à assister à des conférences virtuelles ou à participer à des webinaires permet non seulement d'améliorer leurs compétences, mais aussi de les maintenir engagés et motivés. Il est également important de fournir régulièrement un retour d'information et une reconnaissance, car ce sont des éléments clés de l'engagement et de la satisfaction des employés. ‍
Veiller à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée: Le travail à distance peut brouiller les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui peut conduire à l'épuisement professionnel s'il n'est pas géré correctement. Les employeurs doivent encourager les membres de leur équipe à distance à fixer des limites, à faire des pauses et à se déconnecter après les heures de travail. La promotion d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est essentielle pour la productivité et le bien-être à long terme, et permet aux employés à distance de ne pas se sentir dépassés par leurs responsabilités professionnelles.

Comment gérer les équipes de travail à distance ?

La gestion du temps est un aspect essentiel du travail à distance, en particulier lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires différents. Les outils suivants sont parmi les meilleurs pour gérer efficacement le temps des employés à distance :

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Toggl: Toggl est un outil de suivi du temps qui permet aux membres d'une équipe à distance d'enregistrer leurs heures de travail, ce qui permet aux responsables de contrôler plus facilement la productivité et de s'assurer que les employés ne sont pas surchargés de travail. Il aide également les employés à ne pas perdre de vue leurs tâches, ce qui favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. ‍
Clockify: Clockify est un autre outil populaire de suivi du temps qui permet aux équipes de suivre leurs heures de travail, de gérer les feuilles de temps et de faire des rapports sur la productivité. Cet outil est particulièrement utile pour s'assurer que les employés ne dépassent pas leurs heures de travail et qu'ils maintiennent un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. ‍
Time Doctor: Time Doctor est conçu pour les équipes à distance et offre des fonctionnalités telles que le suivi du temps, le contrôle de l'activité et la gestion de projets. Il aide les managers à superviser les heures de travail et la productivité de leurs employés à distance, facilitant ainsi la gestion d'équipes dispersées sur différents fuseaux horaires.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

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