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Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

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Portail intranet d'entreprise

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement, une communication efficace et un partage transparent de l'information sont essentiels à la réussite de l'entreprise. Un portail intranet d'entreprise s'est imposé comme une solution puissante pour répondre à ces besoins, révolutionnant le mode de fonctionnement interne des entreprises.

Qu'est-ce qu'un portail intranet d'entreprise ?  

Un portail intranet d'entreprise est une plateforme numérique sécurisée et centralisée qui sert de passerelle vers les ressources, les outils et les informations internes d'une organisation.

Il est conçu pour faciliter la communication, la collaboration et le partage des connaissances entre les employés d'une entreprise. Contrairement à l'internet public, un portail intranet n'est accessible qu'au personnel autorisé, ce qui garantit la protection des données sensibles de l'entreprise.

Les portails intranet d'entreprise ont évolué, passant de simples sites web internes à des plateformes sophistiquées et riches en fonctionnalités qui intègrent diverses applications professionnelles, bases de données et outils de communication. Ils servent de point d'accès unique aux employés pour trouver des informations, effectuer des tâches et interagir avec des collègues de différents départements et sites.

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Pourquoi un portail intranet d'entreprise est-il important pour les entreprises et les employés ?

L'importance d'un portail intranet d'entreprise ne peut être surestimée dans le monde du travail numérique d'aujourd'hui. Voici quelques raisons pour lesquelles il est crucial pour les entreprises et les employés :

  • ‍Encouragement de lacommunication : Un portail intranet élimine les silos de communication en fournissant une plate-forme centralisée pour les annonces à l'échelle de l'entreprise, les mises à jour des départements et les collaborations entre équipes. Cela garantit que tous les employés, indépendamment de leur emplacement ou de leur rôle, restent informés et connectés.
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  • Amélioration de la productivité : En centralisant les ressources et en rationalisant les processus, un portail intranet d'entreprise réduit considérablement le temps que les employés consacrent à la recherche d'informations ou au passage d'une application à l'autre. Il en résulte une augmentation de la productivité et de l'efficacité dans l'ensemble de l'organisation.
  • Gestion des connaissances : Les portails intranet servent de référentiels pour les connaissances de l'organisation, facilitant le stockage, l'organisation et la récupération des documents importants, des meilleures pratiques et du savoir-faire institutionnel. Cette fonction est particulièrement utile pour l'intégration des nouveaux employés et la préservation de la mémoire de l'entreprise.
  • Engagement des employés : Les portails intranet modernes intègrent souvent des fonctions sociales qui favorisent un sentiment de communauté au sein de l'organisation. Cela peut conduire à une amélioration de l'engagement, de la satisfaction et de la fidélisation des employés.
  • Réduction des coûts : En numérisant de nombreux processus internes et en réduisant le besoin de stockage de documents physiques, les portails intranet d'entreprise peuvent permettre aux entreprises de réaliser d'importantes économies.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un portail intranet d'entreprise ?  

Un portail intranet d'entreprise efficace combine diverses fonctionnalités pour créer un lieu de travail numérique complet. Examinons plus en détail les éléments clés de ce portail :

  • ‍Système de gestion du contenu(SGC) : un SGC robuste est l'épine dorsale de tout portail intranet. Il doit offrir des fonctions de programmation et d'expiration du contenu, une gestion des flux de travail pour les processus d'approbation du contenu, une prise en charge multilingue pour les organisations internationales, ainsi qu'une catégorisation et un étiquetage du contenu pour faciliter l'organisation.
  • ‍Gestion des documents : Les fonctionnalités avancées de gestion des documents comprennent : le contrôle des versions pour suivre les modifications et conserver l'historique des documents, les fonctions d'archivage et d'extraction pour éviter les modifications contradictoires, la gestion du cycle de vie des documents, la recherche en texte intégral dans les documents et l'intégration avec des services de stockage en nuage tels que OneDrive ou Google Drive.
  • ‍Fonctionnalité de recherche: La recherche au niveau de l'entreprise doit offrir une recherche fédérée dans tous les systèmes et bases de données intégrés, une recherche à facettes pour filtrer les résultats selon divers critères, des fonctions de suggestion automatique et de correction orthographique, des résultats de recherche personnalisés en fonction des rôles et des autorisations de l'utilisateur, et des analyses de recherche pour améliorer la pertinence au fil du temps.
  • ‍Outils de collaboration : Des fonctions de collaboration complètes peuvent inclure la co-rédaction de documents en temps réel, des salles de réunion virtuelles et l'intégration de vidéoconférences, des outils de gestion des tâches et de suivi des projets, des plateformes d'idéation pour le crowdsourcing d'innovations, et des wikis pour l'élaboration collaborative de connaissances.
  • ‍Répertoire des employés: Un annuaire d'employés avancé doit offrir des profils détaillés avec les compétences, l'expertise et les projets en cours, la visualisation de l'organigramme, l'intégration avec les systèmes de ressources humaines pour des mises à jour automatiques, la possibilité d'effectuer des recherches par compétences ou départements, et des fonctions sociales telles que les approbations ou la reconnaissance par les pairs.
  • ‍Capacités d'intégration : Les fonctions d'intégration robustes permettent : L'authentification unique (SSO) pour un accès transparent à plusieurs applications, la prise en charge de l'API pour des intégrations personnalisées, des connecteurs préconstruits pour les applications professionnelles les plus courantes, la synchronisation des données entre les systèmes et la possibilité d'intégrer des interfaces d'applications externes au sein du portail.
  • ‍Accessibilité mobile: Les fonctionnalités mobiles devraient inclure : une conception réactive pour différentes tailles d'appareils, des applications mobiles natives pour iOS et Android, un accès hors ligne aux documents et informations clés, des notifications push pour les mises à jour importantes, et des fonctionnalités spécifiques aux mobiles telles que les services de géolocalisation.
  • ‍Analytiqueet rapports : Des outils d'analyse complets offrent : des mesures de l'engagement des utilisateurs (pages vues, temps passé, contenu populaire), une analyse de la performance du contenu, des taux d'adoption par les utilisateurs et un suivi des utilisateurs actifs, la création de tableaux de bord personnalisés pour différentes parties prenantes et l'intégration avec des outils d'analyse externes tels que Google Analytics.
  • Personnalisation : Les fonctions de personnalisation avancées comprennent : des pages d'accueil et une navigation basées sur les rôles, des widgets et des mises en page personnalisables par l'utilisateur, des recommandations de contenu basées sur le comportement de l'utilisateur, une communication ciblée basée sur les attributs de l'utilisateur, ainsi que des notifications et des alertes personnalisées.

Comment intégrer un portail intranet d'entreprise pour votre société ?  

L'intégration d'un portail intranet d'entreprise est un processus complexe qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Examinons chaque étape plus en détail :

  • ‍Évaluezvos besoins : Réalisez des enquêtes et des entretiens avec des employés de différents services pour comprendre leurs difficultés et leurs besoins. Analysez les outils de communication et de collaboration actuels pour identifier les lacunes et les redondances. Passez en revue les objectifs stratégiques de votre entreprise pour vous assurer que l'intranet s'aligne sur les objectifs à long terme. Tenez compte des exigences spécifiques à votre secteur d'activité et des besoins en matière de conformité.
  • ‍Choisirla bonne plateforme : Créez un document détaillé basé sur l'évaluation de vos besoins. Recherchez différents fournisseurs et solutions, en tenant compte de facteurs tels que le déploiement dans le nuage ou sur site, les capacités de personnalisation, l'évolutivité et les performances, le coût total de possession (y compris les licences, la mise en œuvre et la maintenance). Demander des démonstrations et des périodes d'essai pour tester les différentes plateformes. Consulter les équipes informatiques pour s'assurer de la compatibilité avec l'infrastructure existante.
  • ‍Planifierla structure et le contenu : Développez une architecture de l'information complète qui reflète votre structure organisationnelle et vos flux de travail. Créez une stratégie de contenu qui décrit les types de contenu à inclure (par exemple, les nouvelles, les politiques, les espaces de projet), les modèles de propriété et de gouvernance du contenu, les calendriers de création et de mise à jour du contenu, la conception d'une navigation intuitive et de plans de site, et planifiez les métadonnées et les stratégies de marquage pour améliorer les possibilités de recherche.
  • ‍Personnaliseret donner une image de marque : Travaillez avec votre équipe de marketing pour vous assurer que la conception de l'intranet est conforme aux lignes directrices de votre marque. Personnalisez l'aspect et la convivialité, y compris les couleurs, les polices et l'imagerie. Créez des modèles de marque pour les types de contenu courants (par exemple, les articles d'actualité, les pages des services). Développez un nom unique pour votre intranet afin de favoriser un sentiment d'appartenance.

  • ‍Intégrerles systèmes existants : Identifier tous les systèmes qui doivent être intégrés (par exemple, les systèmes de ressources humaines, de gestion de la relation client, d'ERP). Élaborer une stratégie d'intégration, en tenant compte des flux de données et des besoins de synchronisation. Mettre en place une authentification unique (SSO) pour fournir un accès transparent à tous les systèmes intégrés. Tester minutieusement les intégrations pour garantir l'exactitude des données et les performances du système.
  • ‍Mettre en œuvre desmesures de sécurité : Procéder à une évaluation approfondie de la sécurité afin d'identifier les vulnérabilités potentielles. Mettre en place un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) pour gérer les autorisations de manière granulaire. Mettre en place une authentification multifactorielle pour plus de sécurité. Mettre en place des protocoles de cryptage des données pour les informations sensibles. Créer des pistes d'audit pour suivre les activités des utilisateurs et les modifications de contenu. Élaborer un plan de reprise après sinistre et de continuité des activités.
  • ‍Former lesemployés : Développer un programme de formation complet qui s'adresse à différents groupes d'utilisateurs (par exemple, les créateurs de contenu, les responsables de département, les utilisateurs généraux). Créer une variété de matériel de formation, y compris des tutoriels vidéo, des guides étape par étape, des cours interactifs en ligne et des sessions de formation en personne. Établir un réseau de "champions de l'intranet" dans les départements pour fournir un soutien et des encouragements continus. Créer un mécanisme de retour d'information permettant aux utilisateurs de signaler des problèmes ou de suggérer des améliorations.
  • ‍Lanceret recueillir les réactions : Envisager un déploiement progressif, en commençant par un groupe pilote avant de procéder à une mise en œuvre complète à l'échelle de l'organisation. Élaborez un plan de communication pour le lancement afin de susciter l'enthousiasme et de favoriser l'adoption. Organisez des événements de lancement ou des webinaires pour présenter les fonctionnalités et les avantages du nouvel intranet. Mettre en place des outils d'analyse pour suivre l'utilisation et identifier les fonctionnalités populaires (et sous-utilisées). Réaliser régulièrement des enquêtes et des groupes de discussion pour recueillir un retour d'information qualitatif.

  • ‍Améliorer en permanence : Créez un comité de gouvernance pour superviser le développement et la maintenance continus de l'intranet. Examinez régulièrement les analyses et les commentaires des utilisateurs pour identifier les domaines à améliorer. Tenez-vous informé des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour de votre fournisseur de plateforme intranet. Mettez à jour et affinez continuellement le contenu pour en garantir la pertinence et l'exactitude. Favorisez une culture de l'innovation numérique sur le lieu de travail en encourageant les suggestions et les idées des employés.

Quelles sont les meilleures pratiques pour les solutions intranet d'entreprise ?

La mise en œuvre d'une solution intranet d'entreprise efficace est essentielle pour améliorer la communication, la collaboration et la productivité au sein des organisations. Voici quelques bonnes pratiques, étayées par des faits et des statistiques, pour garantir un déploiement réussi de l'intranet :

  • ‍Définir lesbuts et les objectifs :il est essentiel, pour la réussite de l'intranet, de fixer des objectifs clairs, alignés sur la stratégie de l'entreprise. Selon une étude, les organisations ayant une stratégie intranet bien définie sont plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs, 70 % d'entre elles faisant état d'une amélioration de l'engagement des employés et de l'efficacité de la communication.
  • Effectuer des recherches sur les employés : Il est essentiel de comprendre les besoins des employés. Les enquêtes et les groupes de discussion peuvent aider à identifier les points douloureux et les fonctionnalités souhaitées. Les études montrent que les intranets conçus avec la participation des utilisateurs ont un taux d'adoption plus élevé, les entreprises constatant jusqu'à 30 % d'augmentation de l'utilisation lorsque les employés sont impliqués dans le processus de conception.
  • Veiller à une conception conviviale : Une interface conviviale est essentielle pour encourager une utilisation régulière. Les intranets doivent être faciles à parcourir, avec un étiquetage clair et des fonctions de recherche intuitives. Des études montrent que 60 % des employés abandonnent les plateformes intranet en raison d'une mauvaise ergonomie.
  • Maintenir le contenu à jour et pertinent : La mise à jour régulière du contenu est nécessaire pour maintenir l'intérêt des employés. Un intranet dont le contenu n'est pas actualisé peut entraîner un désengagement. Les entreprises qui actualisent le contenu de leur intranet enregistrent une augmentation de 50 % de l'engagement des utilisateurs.
  • Encourager la participation des employés : Favoriser une culture de la participation peut considérablement améliorer l'engagement. Encourager les employés à contribuer au contenu, à donner leur avis et à participer aux discussions peut conduire à une communauté intranet plus dynamique. Les entreprises qui encouragent le contenu généré par les utilisateurs voient leur taux d'engagement augmenter de 40 %.
  • Mettre en place une fonctionnalité de recherche robuste : Un moteur de recherche efficace est essentiel pour la découverte des connaissances. Les intranets dotés de fonctions de recherche intelligentes peuvent permettre aux employés de gagner des milliers d'heures de productivité. Les organisations qui mettent en œuvre des fonctions de recherche avancées font état d'une réduction de 25 % du temps consacré à la recherche d'informations.
  • Optimiser l'accès mobile : Le travail à distance étant de plus en plus répandu, il est essentiel de garantir l'accessibilité mobile. Un intranet adapté à la mobilité permet aux employés d'accéder aux informations à tout moment et en tout lieu. Les entreprises qui optimisent leur intranet pour l'utilisation mobile constatent une augmentation de 40 % de l'engagement des travailleurs à distance.
  • Fournir une formation et un soutien : Offrir une formation et un soutien continu aide les employés à se sentir à l'aise dans l'utilisation de l'intranet. Les organisations qui investissent dans la formation voient leur taux d'adoption augmenter de 50 %.
  • Mesurer le succès à l'aide d'indicateurs clés : Le suivi d'indicateurs tels que l'engagement des utilisateurs, la consommation de contenu et l'achèvement des tâches est essentiel pour évaluer l'efficacité de l'intranet. L'examen régulier de ces mesures permet aux organisations d'apporter des améliorations fondées sur des données, ce qui se traduit par une augmentation de 20 % de la satisfaction globale.

Empuls comme solution intranet

Empuls peut servir de plateforme intranet efficace pour les employés, en intégrant un grand nombre de ces meilleures pratiques :

  • Conception centrée sur l'utilisateur : Empuls est conçu en mettant l'accent sur l'expérience de l'utilisateur, en garantissant une navigation facile et l'accessibilité.
  • Fonctions d'engagement : La plateforme comprend des outils de collaboration sociale, permettant aux employés de se connecter, de partager et de collaborer efficacement.
  • Mises à jour en temps réel : Empuls facilite les mises à jour et les annonces régulières, ce qui permet de conserver un contenu frais et pertinent pour les utilisateurs.
  • Accessibilité mobile : Grâce aux applications mobiles disponibles, Empuls veille à ce que les employés puissent accéder à l'intranet depuis n'importe où, ce qui renforce l'engagement des équipes à distance.
  • Mécanismes de retour d'information : Empuls permet de recueillir des informations en continu, ce qui permet aux organisations d'adapter la plateforme en fonction des commentaires des employés.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

  • Promoteurs
    Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
  • Détracteurs
    Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
  • Passives
    Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

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