Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

Surveillance des employés

Les méthodes et pratiques utilisées par les organisations pour superviser les performances et le comportement de leurs employés sur le lieu de travail sont connues sous le nom de surveillance des employés. Il peut s'agir de suivre l'utilisation d'Internet, d'examiner les courriels, d'enregistrer les appels et même de recourir à la vidéosurveillance.

Qu'est-ce que la surveillance des employés ?

La surveillance des employés fait référence à la pratique consistant à utiliser divers outils, technologies ou méthodes pour suivre et collecter des informations sur les activités des employés sur le lieu de travail. L'objectif premier de la surveillance des employés est souvent de garantir la productivité, la sécurité et le respect des politiques de l'organisation.

Écoutez, reconnaissez, récompensez et fidélisez vos employés grâce à notre logiciel d'engagement des employés.

Qui est responsable du contrôle des employés ?

Les principales parties responsables du suivi des employés sont les suivantes :

‍

‍Département des ressources humaines (RH) : Le service des ressources humaines est souvent impliqué dans l'élaboration et la mise en œuvre des politiques de surveillance des employés. Il peut superviser l'élaboration des lignes directrices, communiquer les politiques aux employés et traiter les préoccupations ou les litiges des employés liés à la surveillance.
Département IT (technologies de l'information) : Le service informatique est responsable de la mise en œuvre et de la maintenance des technologies de surveillance, telles que les logiciels et les systèmes qui suivent l'utilisation de l'ordinateur, les activités sur Internet et la sécurité du réseau. Il veille à ce que les outils de surveillance soient conformes aux normes juridiques et de protection de la vie privée.
Les cadres et les superviseurs : Les cadres et les superviseurs jouent un rôle dans le suivi des performances et du comportement des employés au sein de leurs équipes respectives. Il peut s'agir de suivre l'avancement du travail, de veiller au respect des politiques et de fournir un retour d'information sur la base des mesures de performance.
Les équipes juridiques et de conformité : Les équipes juridiques et de conformité sont chargées de veiller à ce que les pratiques de surveillance des employés soient conformes aux lois et réglementations en vigueur. Elles peuvent fournir des conseils sur les implications juridiques de la surveillance et contribuer à l'élaboration de politiques conformes aux exigences légales.
La direction de l'entreprise et les cadres : Les dirigeants de l'entreprise, y compris les cadres et les cadres supérieurs, peuvent être impliqués dans la définition du ton général et de l'approche du contrôle des employés. Ils peuvent prendre des décisions concernant l'étendue du contrôle et veiller à ce qu'il soit conforme aux valeurs et aux objectifs de l'entreprise.
Les employés : Les employés eux-mêmes ont un rôle à jouer dans la compréhension et l'adhésion aux politiques de surveillance. Il leur incombe de se conformer aux lignes directrices de l'entreprise et d'être conscients de la mesure dans laquelle leurs activités peuvent être surveillées.
Les équipes d'audit interne ou de sécurité : Les équipes d'audit interne ou de sécurité peuvent être impliquées dans la surveillance à des fins de conformité et de sécurité. Elles peuvent se concentrer sur la détection et la prévention de l'accès non autorisé à des informations sensibles et sur la garantie de l'intégrité des systèmes organisationnels.
Responsables de l'éthique et de la conformité : Certaines organisations disposent de responsables de l'éthique et de la conformité qui supervisent les pratiques éthiques au sein de l'entreprise. Ils peuvent jouer un rôle en veillant à ce que les pratiques de contrôle soient conformes aux normes éthiques et au code de conduite de l'organisation.

Quelles sont les données collectées dans le cadre de la surveillance des employés ?

Les données collectées dans le cadre du suivi des employés sont les suivantes

‍

1. Utilisation de l'ordinateur et de l'internet

Visites de sites web: Les logiciels de surveillance peuvent suivre les sites web que les employés visitent pendant les heures de travail.
‍Applicationuse: Informations sur les applications et les logiciels utilisés par les employés.
‍Emailset communication : Surveillance du contenu des courriels, des pièces jointes et des communications par le biais d'outils de messagerie.

2. Mesures de productivité

Temps consacré aux tâches : Suivi du temps que les employés consacrent à des tâches ou à des projets spécifiques.
‍L'enregistrement des frappes : Surveillance du nombre de frappes ou de clics de souris pour mesurer les niveaux d'activité.
‍Capture d'écran : Captures d'écran périodiques ou enregistrement d'écran pour observer les activités professionnelles.

3. Suivi des communications

Journaux d'appels : Suivi des appels téléphoniques et de leur durée pour les employés qui utilisent les téléphones de l'entreprise.
‍Messagerie instantanée: Suivi des messages envoyés par le biais de plateformes de communication internes.

4. Emplacement physique

Le suivi par GPS: Pour les employés qui travaillent sur le terrain ou qui utilisent des véhicules appartenant à l'entreprise, un système de localisation par GPS peut être mis en place pour contrôler leur emplacement physique.
‍Lesscanners d'empreintes digitalesou les pointeuses biométriques: Dans certains cas, des données biométriques peuvent être collectées pour le suivi du temps de travail et des présences.

5. Mesures de performance

Indicateurs clés de performance (ICP): Mesures liées aux performances professionnelles, telles que les chiffres de vente, les objectifs atteints ou d'autres indicateurs de performance pertinents.

6. Présence et suivi du temps de travail

Heures d'arrivée et de départ: Contrôle des heures de début et de fin des équipes de travail.
Temps de pause: Suivi de la durée et de la fréquence des pauses prises par les employés.

7. Caméras de surveillance

Images vidéo: Des caméras de surveillance peuvent être utilisées pour contrôler les employés dans les zones communes, aux points d'entrée et de sortie ou dans des espaces de travail spécifiques.

8. Sécurité des réseaux et des systèmes

Journaux d'accès: Contrôle de l'accès des employés aux réseaux, aux serveurs et aux fichiers confidentiels de l'entreprise.
Alertes de sécurité: Détection d'activités suspectes pouvant présenter un risque pour la sécurité.

9. Enquêtes auprès des salariés et retour d'information

Formulaires de retour d'information : Recueillir les commentaires des employés par le biais d'enquêtes ou d'évaluations des performances.

10. Surveillance des médias sociaux

‍Activité sur les médias sociaux : Surveillance des profils de médias sociaux publics des employés pour détecter d'éventuelles violations de la politique ou des risques pour la réputation de l'entreprise.

Pourquoi est-il important de préserver la vie privée dans le cadre de la surveillance des employés ?

Voici les principales raisons pour lesquelles la protection de la vie privée dans le cadre de la surveillance des employés est importante :

‍

‍Conformitéjuridique:le respect des lois et réglementations en matière de protection de la vie privée est primordial. De nombreuses juridictions disposent de lois spécifiques régissant la collecte, le stockage et l'utilisation des données relatives aux employés. Le non-respect de ces réglementations peut avoir des conséquences juridiques, notamment des amendes et des poursuites judiciaires.
La confiance et le moral des employés : Le respect de la vie privée favorise un environnement de travail positif et instaure la confiance entre employeurs et employés. Une surveillance excessive ou invasive peut entraîner un manque de confiance, une baisse du moral et un impact négatif sur l'engagement des employés.
Droits des salariés : Les salariés ont droit au respect de leur vie privée, et ce droit s'étend au lieu de travail. Le respect du droit à la vie privée des employés est essentiel pour maintenir des pratiques éthiques et démontrer un engagement en faveur du bien-être des employés.
Rétention et recrutement : Un lieu de travail qui accorde de l'importance à la protection de la vie privée est susceptible d'attirer et de retenir des employés talentueux. Les demandeurs d'emploi et les employés actuels sont de plus en plus préoccupés par la protection de leur vie privée, et les organisations qui accordent la priorité à cet aspect peuvent bénéficier d'un avantage concurrentiel.
Éviter la discrimination et les préjugés : Des préjugés involontaires peuvent apparaître lorsque les données de suivi sont utilisées de manière inappropriée. La protection de la vie privée des employés contribue à réduire le risque de pratiques discriminatoires et garantit que les décisions en matière d'emploi sont fondées sur des critères équitables et objectifs.
Réduction de la responsabilité juridique : Les pratiques de surveillance invasives peuvent augmenter le risque de litiges juridiques et de griefs de la part des employés. Le respect de la vie privée réduit la probabilité de responsabilité juridique et aide les organisations à éviter les poursuites judiciaires liées à des pratiques de surveillance inappropriées.
Se concentrer sur les résultats et les relations de confiance : Une approche axée sur les résultats, où l'on fait confiance aux employés pour qu'ils s'acquittent de leurs tâches en fonction de leurs performances, favorise une culture de travail plus positive. L'accent mis sur les résultats plutôt que sur une surveillance constante favorise le sens des responsabilités et l'autonomie.
Amélioration de la productivité des employés : Les employés sont plus enclins à être productifs et à se concentrer sur leur travail lorsqu'ils ont le sentiment que leur vie privée est respectée. Une surveillance constante peut entraîner de l'anxiété et du stress, ce qui a un impact négatif sur la productivité globale.
Atténuation de la résistance et du refoulement : Une surveillance excessive peut susciter des résistances et des réactions négatives de la part des employés. En maintenant un équilibre et en respectant la vie privée, les organisations peuvent réduire la probabilité de réactions négatives et d'opposition aux initiatives de surveillance.
Le bien-être des employés : La protection de la vie privée des employés est un aspect fondamental de leur bien-être général. Elle contribue à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à la création d'un environnement de travail positif et favorable.
Gestion de la réputation : Les atteintes à la vie privée peuvent nuire à la réputation d'une organisation. L'annonce de pratiques de surveillance invasives peut donner lieu à une publicité négative et avoir un impact sur l'image de l'entreprise auprès des clients et du public.
Considérations culturelles et éthiques : L'engagement d'une organisation en matière de protection de la vie privée reflète ses valeurs et ses normes éthiques. La démonstration d'un engagement à respecter la vie privée des employés contribue à une culture d'entreprise positive.

Pourquoi les organisations mettent-elles en place un système de surveillance des employés ?

Les raisons pour lesquelles les organisations mettent en place un suivi des employés sont les suivantes :

‍

Mesure de la productivité : Le suivi peut aider les organisations à comprendre comment les employés utilisent leur temps pendant les heures de travail. Cela permet de mettre en évidence les inefficacités et d'identifier les possibilités d'amélioration. Il peut également aider les responsables à allouer les ressources de manière plus efficace.
L'évaluation des performances : Le suivi des employés peut fournir des données objectives pour l'évaluation des performances. Il permet d'identifier les employés les plus performants et ceux qui pourraient avoir besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire.
Sécurité et conformité : La surveillance peut contribuer à prévenir les failles de sécurité et à garantir le respect des réglementations sectorielles. Par exemple, dans les secteurs qui traitent des données sensibles, la surveillance permet de s'assurer que les employés respectent les protocoles appropriés.
Gestion du travail à distance : Avec l'essor du travail à distance, les outils de contrôle peuvent aider les responsables à suivre les habitudes de travail et la productivité des employés à distance. Ils permettent également de s'assurer que les employés maintiennent un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
Prévenir les comportements répréhensibles : La surveillance des employés peut dissuader les comportements inappropriés et fournir des preuves en cas de litige. Elle peut contribuer à maintenir un environnement de travail sûr et respectueux.
Efficacité opérationnelle : En comprenant comment les tâches sont effectuées, les organisations peuvent rationaliser les processus, réduire les erreurs et améliorer le service à la clientèle.

Comment le contrôle des employés est-il effectué ?

Les méthodes de contrôle des employés sont les suivantes :

Surveillance des ordinateurs : Les organisations utilisent souvent des logiciels pour surveiller l'utilisation de l'ordinateur des employés. Il peut s'agir de suivre les sites web visités, les applications utilisées et le temps consacré à différentes tâches. Certains logiciels peuvent même effectuer des captures d'écran ou enregistrer les frappes au clavier.
Surveillance du courrier électronique et de l'internet : Les employeurs peuvent surveiller l'utilisation du courrier électronique et de l'internet par leurs employés afin de s'assurer qu'ils n'adoptent pas un comportement inapproprié ou qu'ils ne gaspillent pas le temps de l'entreprise. Cela peut également contribuer à prévenir les failles de sécurité.

Surveillance des appels téléphoniques : Dans le cadre du service à la clientèle, les appels téléphoniques peuvent être enregistrés et surveillés à des fins d'assurance qualité. Cela permet d'améliorer le service à la clientèle et d'identifier les domaines nécessitant une formation des employés.
La vidéosurveillance : Dans les lieux de travail physiques, des caméras vidéo peuvent être utilisées pour surveiller le comportement des employés et assurer la sécurité.
Le suivi par GPS : Pour les fonctions qui impliquent des déplacements ou du travail sur le terrain, les employeurs peuvent utiliser des dispositifs GPS pour localiser les employés.
Suivi du temps : Les employeurs utilisent souvent des logiciels de suivi du temps pour contrôler les heures d'arrivée et de départ des employés, la durée de leurs pauses et le temps total consacré au travail.
Le suivi de la productivité : Il s'agit de suivre la production des employés. Par exemple, le nombre de tâches qu'un employé accomplit en une journée ou le nombre de ventes qu'il réalise.
Surveillance des médias sociaux : Certains employeurs surveillent les messages publics de leurs employés sur les médias sociaux. Cela peut contribuer à protéger la réputation de l'entreprise.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Liens rapides

Solutions pour l'engagement des employés

Blog

Ebooks et guides

Glossaires

Voir toutes les intégrations

Vidéos