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Glossaire

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Location de personnel

Dans le cadre d'un contrat de location de personnel, le PEO devient l'employeur officiel de certains aspects du personnel de l'entreprise cliente, tandis que cette dernière conserve le contrôle de ses opérations quotidiennes et de ses activités commerciales.

Qu'est-ce que le leasing de salariés ?

La location de personnel, également connue sous le nom de services d'organisation professionnelle d'employeurs (PEO) ou de co-emploi, est un arrangement commercial dans le cadre duquel une entreprise passe un contrat avec une organisation externe pour gérer diverses fonctions liées aux ressources humaines (RH) et aux responsabilités de l'employeur. Des études ont montré que l 'externalisation des ressources humaines auprès d'un PEO aide les entreprises à "croître de 7 à 9 % plus rapidement, à avoir un taux de rotation du personnel de 10 à 14 % inférieur et à être 50 % moins susceptibles de faire faillite". (Source : napeo.org)

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Qui utilise généralement les services de location de personnel ?

Les types d'entreprises qui utilisent généralement les services de location de personnel sont les suivants :

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‍Petiteset moyennes entreprises (PME): Les PME bénéficient souvent des services de location de personnel car elles peuvent manquer de ressources internes et d'expertise pour gérer des fonctions RH complexes, la conformité et l'administration des avantages sociaux.
Les startups : Les startups, en particulier celles qui en sont à leurs débuts, peuvent se tourner vers les services de location d'employés pour rationaliser les processus RH, réduire les charges administratives et accéder à l'expertise sans avoir besoin de constituer une équipe RH interne.
Entreprises disposant d'une infrastructure RH limitée : Les entreprises qui ne disposent pas d'une infrastructure RH bien établie peuvent opter pour la location de personnel afin d'avoir accès à des services RH complets, notamment le traitement des salaires, la gestion des avantages sociaux et l'assistance en matière de conformité.
Les entreprises en phase de croissance rapide : Les entreprises qui connaissent une croissance rapide peuvent éprouver des difficultés à faire évoluer rapidement leurs fonctions RH. Les services de location de personnel offrent une solution pour gérer les demandes accrues de main-d'œuvre sans sacrifier l'efficacité.
Les entreprises des secteurs à forte intensité de conformité : Les secteurs où les exigences de conformité sont complexes et très réglementées, tels que la santé, la finance et l'industrie, se tournent souvent vers les PEO pour obtenir de l'aide afin de naviguer et de garantir la conformité avec des réglementations complexes.
Les entreprises dont les besoins en main-d'œuvre sont variables : Les entreprises dont les besoins en main-d'œuvre fluctuent, comme les industries saisonnières ou celles qui travaillent par projet, peuvent bénéficier de la flexibilité offerte par les services de location de personnel.
Les entreprises en franchise : Les entreprises franchisées peuvent avoir recours à des services de location de personnel pour garantir la cohérence des pratiques et de la conformité en matière de ressources humaines sur plusieurs sites. Les PEO aident à maintenir des processus RH standardisés pour les franchisés.
Les entreprises aux budgets limités : Les entreprises dont les ressources financières sont limitées peuvent trouver dans les services de location de personnel une solution rentable pour accéder à une expertise professionnelle en matière de ressources humaines sans avoir à supporter les dépenses liées à la mise en place d'un service de ressources humaines interne.
Entreprises géographiquement diversifiées : Les entreprises ayant des activités sur plusieurs sites, en particulier dans différents États ou pays, peuvent utiliser les services de location de personnel pour s'adapter aux différentes lois sur l'emploi, aux réglementations fiscales et aux exigences en matière de conformité.
Les entreprises à la recherche de solutions en matière d'avantages sociaux : Les entreprises qui souhaitent offrir des avantages sociaux compétitifs à leurs employés sans avoir à gérer les complexités de l'administration des avantages sociaux se tournent souvent vers les PEO pour avoir accès à des ensembles d'avantages sociaux complets et rentables.
Sociétés de services professionnels : Les sociétés de services professionnels, telles que les cabinets de conseil ou d'avocats, peuvent utiliser les services de location de personnel pour se concentrer sur leurs activités principales tout en confiant les tâches liées aux ressources humaines à des experts.
Entreprises disposant de peu de temps pour la gestion des ressources humaines : Les entreprises dont la direction souhaite se concentrer sur les activités principales et les initiatives stratégiques plutôt que de consacrer du temps aux fonctions RH peuvent opter pour la location de personnel afin de gérer les tâches RH de routine.

Quels sont les inconvénients de la location de personnel ?

Les inconvénients de la location de personnel sont les suivants

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Perte du contrôle total : L'un des principaux inconvénients est que l'entreprise cliente renonce à un certain degré de contrôle sur les fonctions RH au profit du PEO. Bien que le client conserve le contrôle des opérations quotidiennes, certaines décisions en matière de ressources humaines et certains processus administratifs sont gérés par le PEO.
Défis potentiels en matière de communication : Une communication efficace est cruciale dans une relation de co-emploi. Une mauvaise communication ou un manque de coordination entre l'entreprise cliente et le PEO peut entraîner des problèmes liés à la gestion des employés, à la conformité et à l'efficacité globale.
Dépendance à l'égard des performances du PEO : L'efficacité de la location de personnel dépend fortement des performances et des capacités du PEO choisi. Si le PEO ne répond pas aux attentes ou rencontre des difficultés financières, cela peut avoir un impact sur l'entreprise cliente.
Considérations relatives aux coûts : Bien que les économies soient souvent citées comme un avantage, certaines entreprises peuvent trouver que les frais facturés par les PEO peuvent être importants. Il est essentiel d'évaluer soigneusement les coûts associés à la location de personnel et de les comparer aux économies et avantages potentiels.
Personnalisation limitée : Les PEO proposent généralement des solutions RH standardisées. Cela peut ne pas convenir aux entreprises qui ont des politiques de ressources humaines uniques ou des besoins spécifiques qui sortent du cadre de l'offre standard du PEO.
Des accords contractuels complexes : Les contrats de location de personnel peuvent être complexes et comporter des dispositions contractuelles détaillées définissant les responsabilités des deux parties. Il est essentiel pour les entreprises clientes de bien comprendre et négocier ces accords afin de s'assurer qu'ils correspondent à leurs besoins.
Confusion des employés : Les employés peuvent se sentir désorientés ou incertains face aux changements dans les processus RH et à l'introduction d'une entité tierce. Une communication claire est essentielle pour répondre aux inquiétudes et assurer une transition en douceur.
Risque de perturbation pendant la transition : La transition vers un contrat de location de personnel peut impliquer des changements dans les systèmes de ressources humaines, le traitement des salaires et l'administration des avantages sociaux. Si elle n'est pas gérée correctement, cette transition peut entraîner des perturbations temporaires et le mécontentement des salariés.
Influence limitée sur les avantages sociaux : Alors que les PEO proposent souvent un ensemble complet d'avantages, les entreprises clientes peuvent n'avoir qu'une influence limitée sur les avantages spécifiques proposés. Cela peut être un inconvénient pour les entreprises qui ont des préférences particulières en matière d'avantages sociaux.
Désalignement culturel : Les PEO peuvent avoir leur propre culture d'entreprise et leur propre mode de fonctionnement. S'il existe un décalage important entre la culture du PEO et celle de l'entreprise cliente, il peut en résulter des problèmes de collaboration et d'engagement des employés.
Ne convient pas à tous les secteurs d'activité : La location de personnel peut ne pas convenir aux secteurs dont les besoins en main-d'œuvre sont très spécialisés ou dont les modalités d'emploi sont uniques. Chaque secteur d'activité a des exigences différentes et certaines d'entre elles peuvent ne pas correspondre aux services standardisés fournis par les PEO.
Flexibilité limitée : Certaines entreprises clientes peuvent trouver que les processus standardisés d'un PEO limitent leur flexibilité dans la gestion des fonctions RH d'une manière qui s'aligne sur leurs stratégies commerciales spécifiques.

Quels sont les avantages de la location de personnel ?

Voici quelques avantages clés de la location de personnel :

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Expertise en matière de ressources humaines : Les entreprises clientes peuvent tirer parti de l'expertise du PEO en matière de gestion des ressources humaines (RH). Les PEO disposent généralement de professionnels des ressources humaines qui connaissent le droit du travail, la conformité et les meilleures pratiques.
Économies de coûts : La location de personnel peut permettre aux entreprises clientes de réaliser des économies. Les PEO peuvent réaliser des économies d'échelle en consolidant les fonctions RH chez plusieurs clients, ce qui permet de réduire les coûts administratifs.
Accès à des avantages complets : Les PEO proposent souvent un ensemble complet d'avantages, notamment une assurance maladie, des plans de retraite et d'autres avantages. Les entreprises clientes et leurs employés peuvent avoir accès à une gamme d'avantages plus large que celle qu'ils pourraient obtenir par eux-mêmes.
Efficacité du traitement des salaires : Les PEO s'occupent du traitement des salaires, y compris des retenues d'impôts et des tâches de mise en conformité. Cela réduit la charge administrative des entreprises clientes et leur permet de se concentrer sur les fonctions essentielles de l'entreprise.
Gestion des risques : Les PEO partagent certains risques et responsabilités liés à l'emploi. Cet accord de partage des risques permet de répartir la charge de la conformité légale et réglementaire, réduisant ainsi l'impact potentiel sur l'entreprise cliente.
Gain de temps : Les entreprises clientes gagnent du temps en confiant les fonctions RH à un PEO. Elles peuvent ainsi réorienter leurs ressources et leur temps vers leurs activités principales.
Accès à la technologie : Les PEO offrent souvent un accès à des technologies et à des logiciels RH avancés, ce qui permet d'améliorer l'efficacité du suivi des heures et des présences, de l'administration des avantages sociaux et d'autres processus RH.
Amélioration des avantages sociaux : Les employés des entreprises clientes peuvent avoir accès à des avantages sociaux de meilleure qualité et plus rentables, notamment l'assurance maladie, les plans de retraite et d'autres avantages offerts par le PEO.
Respect de la réglementation : Les PEO aident les entreprises clientes à rester en conformité avec les lois locales, nationales et fédérales en matière d'emploi. Cette aide est particulièrement utile pour les petites entreprises qui n'ont pas toujours les ressources ou l'expertise nécessaires pour naviguer dans des environnements réglementaires complexes.
Se concentrer sur le cœur de métier : Les entreprises clientes peuvent se concentrer sur leurs activités principales tandis que le PEO gère les tâches liées aux ressources humaines. Cela permet de se concentrer davantage sur les objectifs stratégiques et la croissance de l'entreprise.
Soutien aux relations avec les employés : Alors que les entreprises clientes conservent le contrôle des opérations quotidiennes et de la gestion du personnel, les PEO peuvent fournir une assistance en matière de relations avec les employés, de résolution des conflits et d'autres questions liées aux ressources humaines.
Évolutivité : La location de personnel est évolutive, ce qui permet aux entreprises clientes de s'adapter plus facilement à l'évolution de leurs effectifs sans avoir à faire face à d'importants défis administratifs.
Amélioration du recrutement et de la fidélisation : L'accès à des avantages sociaux attrayants et à un soutien en matière de ressources humaines peut contribuer à améliorer les efforts de recrutement et de fidélisation du personnel.
Formation et développement des employés : Certains PEO proposent des programmes de formation et de développement pour les employés, contribuant ainsi à l'amélioration des compétences et à l'évolution professionnelle.
Simplification des rapports de conformité : Les PEO se chargent souvent des rapports de conformité, ce qui réduit la charge administrative pour les entreprises clientes et garantit des rapports précis et opportuns.

Quelles sont les caractéristiques du leasing de salariés ?

Les principales caractéristiques de la location de personnel sont les suivantes

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La relation de co-emploi : Dans une relation de co-emploi, l'entreprise cliente et le PEO partagent certaines responsabilités en tant qu'employeurs. Le PEO devient l'employeur attitré pour certaines fonctions liées aux ressources humaines, tandis que l'entreprise cliente reste l'employeur pour les autres aspects de la relation employé-employeur.
Externalisation des fonctions RH : Le PEO prend généralement en charge diverses fonctions RH, notamment le traitement des salaires, l'administration des avantages sociaux, l'indemnisation des travailleurs, la conformité fiscale et d'autres tâches administratives liées aux ressources humaines.
Partage des risques et des responsabilités : Le PEO partage avec l'entreprise cliente certains risques et responsabilités liés à l'emploi, tels que le respect de la législation du travail. Ce partage des responsabilités permet de répartir la charge de la conformité légale et réglementaire.
Gestion des avantages sociaux : Le PEO gère souvent les avantages sociaux des employés, tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et d'autres avantages. Cela permet aux employés de l'entreprise cliente d'avoir accès à un plus large éventail d'avantages.
L'administration des salaires et des impôts : Le traitement des salaires et l'administration fiscale sont généralement pris en charge par le PEO. Il s'agit notamment de retenir et de verser les impôts, d'émettre les chèques de paie et de gérer la conformité liée à la paie.
Efficacité et expertise : La location de personnel permet à l'entreprise cliente de tirer parti de l'expertise du PEO en matière de ressources humaines et d'emploi, ce qui peut se traduire par une efficacité accrue, des économies de coûts et l'accès à des connaissances spécialisées.
Respect de la réglementation : Le PEO aide à garantir la conformité avec les lois et réglementations locales, nationales et fédérales en matière d'emploi. Cela est particulièrement utile pour les petites entreprises qui n'ont pas toujours les ressources ou l'expertise nécessaires pour naviguer dans des environnements réglementaires complexes.
Se concentrer sur les fonctions essentielles de l'entreprise : En confiant les fonctions RH à un PEO, l'entreprise cliente peut se concentrer davantage sur ses activités principales et ses objectifs stratégiques, en laissant les tâches liées aux RH aux experts.
Relations avec les employés : Bien que l'entreprise cliente conserve le contrôle des opérations quotidiennes et de la gestion de son personnel, le PEO peut l'aider à gérer les relations avec les employés, la résolution des conflits et d'autres aspects liés aux ressources humaines.

Comment fonctionne le processus de location de personnel ?

Voici un aperçu des étapes typiques et du processus de location de personnel :

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Engagement et accord : L'entreprise cliente et le PEO entament le processus en concluant un accord. Cet accord définit les conditions de la relation de coemploi, les fonctions RH spécifiques dont le PEO s'occupera et les responsabilités des deux parties.
Établissement d'une relation de co-emploi : La relation de coemploi est établie, l'entreprise cliente et le PEO partageant certaines responsabilités en tant qu'employeur. Le PEO devient l'employeur attitré pour certaines fonctions liées aux ressources humaines, tandis que l'entreprise cliente conserve le contrôle de ses opérations quotidiennes et de ses activités commerciales.
Évaluation et intégration : Le PEO évalue les besoins en ressources humaines de l'entreprise cliente et s'occupe de l'intégration des employés dans la structure de co-emploi. Cela peut impliquer la transition des employés existants vers le système de paie de la PEO.
Transfert des fonctions RH : Le PEO prend en charge diverses fonctions RH, notamment le traitement des salaires, l'administration des avantages sociaux, la conformité fiscale, l'indemnisation des travailleurs et d'autres tâches administratives liées aux ressources humaines. Ce transfert permet à l'entreprise cliente de tirer parti de l'expertise du PEO en matière de gestion des ressources humaines.
L'administration des avantages sociaux : Le PEO gère généralement les avantages sociaux des employés, tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et d'autres avantages. Les salariés peuvent ainsi avoir accès à un plus large éventail d'avantages.
Administration des salaires et des impôts : Le PEO assume la responsabilité du traitement des salaires, de la retenue des impôts et des tâches connexes de mise en conformité. Il s'agit notamment d'émettre les chèques de paie, de gérer les charges sociales et de veiller au respect de la législation du travail en vigueur.
Respect de la législation et de la réglementation : Le PEO aide l'entreprise cliente à se conformer aux lois et réglementations locales, nationales et fédérales en matière d'emploi. Il s'agit notamment de se tenir au courant des modifications de la législation et de conseiller le client sur les questions de conformité.
Soutien aux relations avec les employés : Bien que l'entreprise cliente conserve le contrôle des opérations quotidiennes et de la gestion du personnel, le PEO peut fournir une assistance en matière de relations avec les employés, de résolution des conflits et d'autres questions liées aux ressources humaines.
Partage des risques et des responsabilités : Le PEO et l'entreprise cliente partagent certains risques et responsabilités liés à l'emploi. Cet accord de partage des risques permet de répartir la charge de la conformité légale et réglementaire.
Accès à l'expertise du PEO : L'entreprise cliente bénéficie de l'expertise du PEO en matière de ressources humaines et d'emploi. Cela peut se traduire par une efficacité accrue, des économies de coûts et l'accès à des connaissances spécialisées.
Une communication et un examen continus : Une communication et des examens réguliers entre l'entreprise cliente et le PEO sont essentiels pour garantir le bon fonctionnement de la relation de coemploi. Des ajustements et des perfectionnements peuvent être apportés si nécessaire.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

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