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Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

Gestion des absences

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La gestion des absences fait référence aux processus et stratégies employés par les organisations pour gérer et atténuer efficacement les absences des employés. Elle englobe diverses activités, notamment le suivi des absences, la mise en œuvre de politiques et la mise en place de mécanismes de soutien pour remédier à l'impact de l'absentéisme sur les employés et l'organisation.

Qu'est-ce que la gestion des absences ?

La gestion des absences consiste à surveiller, contrôler et réduire les absences des employés. Il s'agit notamment de suivre les différents types de congés, tels que les congés de maladie, les vacances et les autres congés autorisés, et de gérer l'impact des absences non planifiées ou excessives sur la productivité et le fonctionnement de l'entreprise.

Que signifie la gestion des absences ?

La gestion des absences désigne l'approche systématique adoptée par les organisations pour surveiller, contrôler et réduire les absences des salariés. Elle implique la mise en œuvre de politiques, de procédures et de pratiques visant à minimiser l'impact des absences sur la productivité et à garantir le respect des exigences légales et réglementaires.

Qu'est-ce qu'une procédure de gestion des absences ?

Une procédure de gestion des absences est un ensemble de lignes directrices et d'étapes qu'une organisation suit pour gérer efficacement les absences de ses employés. Elle comprend généralement

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Des politiques claires décrivant les types de congés disponibles pour les employés et les procédures de demande et d'approbation des congés.
Procédures de suivi et de contrôle des absences, y compris la documentation des motifs d'absence et l'identification de toute tendance ou problème.
Les lignes directrices pour la gestion des absences non planifiées ou excessives comprennent la mise en œuvre de mesures disciplinaires ou l'offre d'un soutien et d'aménagements.
Protocoles de communication pour informer les responsables et les RH des demandes de congé et coordonner la couverture des employés absents.

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Quelle est l'importance de la gestion des absences dans les organisations ?

L'importance de la gestion des absences est la suivante :

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Maintien de la continuité opérationnelle : Une gestion efficace des absences garantit que les fonctions de l'organisation se poursuivent sans heurts même lorsque les employés sont absents, minimisant ainsi les perturbations des flux de travail et des projets.
Optimiser la productivité : En traitant les absences rapidement et stratégiquement, les organisations peuvent maintenir des niveaux de productivité optimaux et respecter les délais sans surcharger le personnel restant.‍
Améliorer l'engagement des employés : La gestion proactive des absences démontre le soutien de l'organisation au bien-être des employés, ce qui se traduit par des niveaux plus élevés d'engagement, de satisfaction au travail et de fidélisation.

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Rapport sur les tendances en matière de reconnaissance et de récompense des salariés

Quels sont les objectifs de la gestion des absences ?

Les objectifs de la gestion des absences sont les suivants

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Minimiser les perturbations : L'objectif principal est de minimiser l'impact des absences des employés sur les opérations et la productivité de l'organisation.
Garantir la conformité : La gestion des absences garantit le respect de la législation du travail, des politiques de l'entreprise et des accords contractuels.
Promouvoir le bien-être des employés : La gestion des absences vise à promouvoir la santé des employés, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bien-être général en offrant un soutien et des aménagements.

Quels sont les différents types d'absences ?

Les différents types d'absences sont les suivants :

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1. Absences programmées

Congés annuels: Temps libre planifié pour le repos, la détente et les activités personnelles.
Congés planifiés : Absences prévues pour des rendez-vous, des événements familiaux ou d'autres raisons personnelles.
Jours fériés: Jours de congé désignés pour observer les fêtes publiques ou religieuses.

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2. Absences non programmées

Congés de maladie : Absences pour cause de maladie ou d'accident, nécessitant un congé de rétablissement.
Urgences familiales : Situations imprévues dans lesquelles les employés doivent répondre aux besoins urgents de membres de leur famille.
Jours personnels : Jours de congé discrétionnaire pour des raisons personnelles non couvertes par d'autres catégories de congé.
Absentéisme non planifié : Absences sans préavis ni raison valable, pouvant indiquer des problèmes sous-jacents.

Quelles sont les stratégies pour une gestion efficace des absences ?

Les stratégies pour une gestion efficace des absences sont les suivantes :

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Établir des politiques claires en matière d'absence: Des politiques clairement définies communiquent les attentes en matière d'assiduité, les droits à congé et les procédures de demande de congé.
Mettre en place des systèmes de suivi des absences : L'utilisation de la technologie pour suivre et contrôler avec précision les absences des employés permet d'intervenir en temps utile et de prendre des décisions fondées sur des données.
Promouvoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Encourager les employés à donner la priorité aux soins personnels et au bien-être personnel favorise une culture de la santé et de l'équilibre.
Encourager une communication ouverte : La création de canaux de communication transparents permet aux employés de discuter ouvertement de leurs absences et de demander de l'aide en cas de besoin.
Proposer des modalités de travail flexibles : Proposer des horaires flexibles, des possibilités de travail à distance ou d'autres formules de travail peut répondre aux besoins divers des employés.
Proposer des programmes d'aide aux employés (PAE) : L'accès à des conseils, à des ressources de bien-être et à des services de soutien peut aider les employés à gérer leurs difficultés personnelles et à réduire l'absentéisme.‍
Formation polyvalente et planification de la relève : La formation croisée des employés et l'élaboration de plans de succession permettent de s'assurer que les absences ne perturbent pas les fonctions essentielles de l'entreprise et facilitent les transitions lors des changements de personnel.

Quels sont les défis à relever en matière de gestion des absences ?

Les défis de la gestion des absences sont les suivants :

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L'impact financier sur l'organisation : L'absentéisme peut entraîner une augmentation des coûts en raison du paiement d'heures supplémentaires, de l'embauche de personnel temporaire ou de la perte de productivité.
Perturbations opérationnelles : Les absences imprévues peuvent perturber les flux de travail, entraînant des retards, des délais non respectés et une diminution de l'efficacité.
Le moral et la productivité des employés : Les absences fréquentes peuvent miner le moral du personnel restant et réduire la productivité globale.
Conformité juridique et droit du travail : Le fait de ne pas gérer les absences conformément aux lois et réglementations en vigueur peut exposer les organisations à des risques juridiques et à des responsabilités.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quel est le rôle des RH dans la gestion des absences ?

Les RH jouent un rôle central dans la gestion des absences :

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Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures de gestion des absences.
Fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne les droits, les procédures et les attentes en matière de congés.
Contrôler et analyser les données relatives aux absences afin d'identifier les tendances et les domaines à améliorer.
Offrir un soutien et des aménagements aux employés qui peuvent avoir besoin d'aide pour gérer leurs absences en raison de problèmes de santé ou pour d'autres raisons.
Veiller au respect des exigences légales et réglementaires relatives aux congés des employés.
Faciliter la communication et la collaboration entre les gestionnaires, les employés et les autres parties prenantes en ce qui concerne les questions de gestion des absences.

Comment gérez-vous les absences sur le lieu de travail ?

La gestion des absences sur le lieu de travail comporte plusieurs étapes :

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Mettre en œuvre des politiques et des procédures claires en matière d'assiduité et de congés.
Fournir aux employés des informations sur leurs droits et responsabilités en matière de congés.
Contrôler et suivre les absences afin d'identifier les tendances ou les problèmes.
S'attaquer aux causes sous-jacentes des absences fréquentes, telles que les problèmes de santé ou l'insatisfaction au travail.
Offrir un soutien et des aménagements lorsque cela s'avère nécessaire, comme des modalités de travail flexibles ou l'accès à des programmes de bien-être.
Maintenir une communication ouverte entre les responsables et les employés en ce qui concerne les demandes de congé et les attentes.

Comment informer le gestionnaire d'un congé ?

En règle générale, les salariés doivent informer leur supérieur hiérarchique de leur congé le plus tôt possible, de préférence avant le début du congé. Cela peut se faire par différents moyens, tels que

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Envoi d'un courriel ou d'une demande écrite précisant les détails du congé, y compris les dates et le motif.
Demander une réunion avec le directeur pour discuter du congé en personne.
Suivre les procédures définies par l'entreprise pour demander un congé, par exemple en remplissant un formulaire officiel de demande de congé.

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