Cuándo empezar a planificar su programa de recompensas y reconocimiento para empleados

¿Cuál es el momento adecuado para poner en marcha su plan de descanso y recuperación para empleados?

Empecemos diciéndole cuándo no debe "empezar" a planificar el programa de descanso y recuperación de sus empleados:

• Cuando sus empleados ya están desenganchados.
• Cuando en la oficina se oyen murmullos de descontento.
• ¡Cuando la empresa pierde dinero!

Por ejemplo, General Motors.

En el escándalo de la llamada a revisión de General Motors de 2014, en el que la consejera delegada de GM, Mary Barra, tuvo que comparecer ante el Congreso para responder por el fracaso de la empresa a la hora de retirar coches defectuosos que provocaron 13 muertes, lo que surgió como una de las causas subyacentes fue el defectuoso proceso de recompensas y castigos de la empresa.

El entorno de GM desalentaba a los individuos (empleados) a expresar sus preocupaciones en lugar de recompensarles por ser concienzudos. Después de esto, el programa de R&R de la empresa se renovó por completo, ¡pero no antes de que el daño ya estuviera hecho!

La mejor forma de conseguir los comportamientos deseados es recompensarlos. - HBR

Su programa de recompensas y reconocimiento debe estar integrado en el tejido de la cultura de su empresa desde el mismo momento en que se concibe.

El 87% de los empleados declara un alto nivel de inclusión en su empresa cuando existe una sólida cultura de reconocimiento. Forbes

Pero hay varios pasos que dar antes de que su plan pase de ser un esbozo en la proverbial mesa de dibujo a una realidad operativa.

Cuándo iniciar un programa R&R: Cronología de los acontecimientos

Si es la primera vez que su empresa pone en marcha un programa de recompensas y reconocimiento, planificarlo puede parecer una tarea ardua.

Los estudios demuestran que la percepción que tienen los empleados de los sistemas de recompensa tiende a degradarse a medida que se desciende en la organización. - HBR

Esto ocurre cuando un programa de recompensas se lanza precipitadamente sin una reflexión y una planificación cuidadosas. Te impulsa el entusiasmo y la pasión por hacer las cosas bien por tus empleados, ¡pero no te lances de cabeza sin un plan!

Desde el día en que conciba el programa hasta el momento de su lanzamiento, un plan de acción bien elaborado y ejecutado con cautela le garantizará un mayor éxito en términos de lanzamiento y participación.
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1. El plan de 6 meses

• Una vez que haya alineado a la organización con la idea de un programa de R&R, asegúrese de poner en marcha su plan al menos un año antes del lanzamiento real.
• Empiece por los objetivos que quiere alcanzar. Evalúe los objetivos de su empresa, las necesidades de sus empleados y cómo alcanzarlos con éxito.
• Prepare una estimación aproximada de los plazos y compruébela constantemente para asegurarse de que el lanzamiento va por buen camino.
• En los meses siguientes, reúna al equipo adecuado para que le ayude a investigar, ejecutar y aplicar el programa.
• Investigue sobre diferentes plataformas o proveedores de reconocimiento de empleados. Examine los incentivos, ventajas y opciones de recompensa que ofrecen. Asegúrese de que todo esté en consonancia con sus objetivos empresariales generales.

2. El hito de los 4 meses

• A los 4 meses, es hora de ponerse en contacto con distintos proveedores para pedir presupuestos. Haz una llamada interna sobre la logística del programa.
• Varios factores desempeñan un papel importante a la hora de evaluar un proveedor o una plataforma de R&R, como las tarifas de las licencias, la selección de funciones y el nivel de personalización.
• Al mismo tiempo, es fundamental fijar un presupuesto y elegir las categorías de recompensas dentro de ese presupuesto.
• Elabore una lista de KPI que puedan ayudarle a medir el éxito del programa. Enumera los objetivos de tus empleados y establece las categorías de recompensa para ayudarles a alinearse con esos objetivos y satisfacer sus necesidades.
• Una vez establecidos los criterios, utilice los próximos meses para realizar un análisis comparativo de los proveedores/plataformas basado en muestras, demostraciones, testimonios, referencias y precios que le ayude a tomar una decisión informada.
• Decida el alcance y el ámbito del programa. ¿Se aplicará en toda la empresa? ¿O estará dirigido a un lugar o departamento concreto? ¿Cómo será la recompensa más alta y la más baja?

3. La marca de los 2 meses

• Con sólo dos meses por delante, es hora de ponerse manos a la obra. Decídete por un proveedor/plataforma en función de tu evaluación y comparte la lista de KPI que quieres integrar en el programa junto con las métricas medibles.
• Proporcione una lista de objetivos, categorías de recompensas y valores del programa, detalles de la marca, directrices, listas de empleados, requisitos de información, etc. Las consultas detalladas con su proveedor le ayudarán a preparar y optimizar la plataforma para su lanzamiento inicial.
• Defina un presupuesto y un plan de comunicación para el lanzamiento. A continuación, es el momento de dar a conocer el programa a los empleados mediante una estrategia doble dirigida tanto al lanzamiento en sí como a las ventajas del programa.

4. 1 mes antes del lanzamiento

• Al cabo de un mes, la plataforma debería estar lista para su previsualización. RRHH y los altos ejecutivos de la empresa deben revisar el programa y probar todas las características y funcionalidades para asegurarse de que la plataforma está totalmente lista antes de su lanzamiento.
• Tómese su tiempo para probar los enlaces. Busque errores en el sistema, compruebe las funciones personalizadas y asegúrese de que existen líneas de comunicación claras con su proveedor para realizar los ajustes finales. Es posible que desee utilizar un rastreador de errores para ahorrar tiempo en esta tarea.
• Mejore sus comunicaciones de lanzamiento y utilice un enfoque multicanal. Utilice correos electrónicos, campañas, carteles, reuniones municipales y ventanas emergentes en la intranet para despertar el interés de los empleados y mostrar el valor del programa.

5. Faltan 2 semanas

• ¡Es la hora de la verdad! A falta de dos semanas, su plataforma ya debería estar en marcha.
• Establezca puntos de contacto periódicos con su proveedor para ajustar la plataforma y validar los datos del programa (incluidos los datos de los empleados).
• Empieza a formar a tus equipos de RRHH y a los mandos intermedios, utiliza paquetes de preguntas y respuestas para que se familiaricen con la herramienta y sus informes.
• Celebre reuniones periódicas con las partes interesadas para resolver los problemas de última hora.
• Siga ofreciendo a sus empleados adelantos del programa con tentadores avances de las recompensas, detalles sobre cómo alcanzar los objetivos y los beneficios del programa para su desarrollo profesional y personal.

6. Queda 1 día

• La víspera del lanzamiento suele amanecer con un suspense de los que muerden las uñas. Es hora de realizar las últimas comprobaciones con el proveedor de la plataforma para asegurarse de que todo está listo.
• Organice una serie de eventos previos al lanzamiento para aumentar la expectación. Podrías organizar una fiesta de prelanzamiento, juegos de formación de equipos, una excursión o cualquier otra cosa que muestre a tus empleados que se trata de un programa de recompensas para los empleados.

7. Día de lanzamiento

• ¡Enhorabuena! Mientras anuncia su programa con una gran fiesta de presentación o un ayuntamiento, es hora de desvelar todo su alcance y características.
• Supervise las interacciones y reacciones iniciales, organice una amplia sesión de preguntas y respuestas para asegurar a sus empleados sus ventajas y beneficios.
• En los días siguientes, haga que su equipo del programa esté disponible para responder a la avalancha de preguntas, que es más probable que surjan, a medida que sus empleados empiecen a utilizar la plataforma. Revise la plataforma y la herramienta a intervalos regulares para seguir el ritmo de los cambios.

Éxito del R&R para las empresas que acertaron en el momento oportuno

Aunque los plazos mencionados pueden tomarse como una media, las empresas que han tenido un éxito notable en sus iniciativas de R&R no sólo han tenido en cuenta el tamaño y la posición en el mercado, sino también la evolución de las necesidades de los empleados.

En pocas palabras, estas empresas han adoptado un enfoque ágil de la R&R, planificando o adaptando su programa en función de las necesidades del momento.

Mida el valor, el coste y el impacto de una recompensa concreta para determinar si debe aumentarla, reducirla o eliminarla por completo. -Gartner

Tomando estas empresas como ejemplo de R&R bien hecho, puede estimar el momento adecuado para que su empresa planifique su programa de R&R para empleados basándose en los siguientes criterios:
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El tiempo es oro.

El tiempo es esencial a la hora de planificar el programa de descanso y recuperación de sus empleados. Aunque es un viaje emocionante desde la visión hasta la puesta en marcha, no termina ahí. La parte más crucial llega después del lanzamiento, cuando es el momento de supervisar la adopción, el uso, el progreso y las tasas de participación y ajustar el programa para que sea el mejor regalo posible para sus empleados y su empresa.

Conseguirá los objetivos empresariales deseados de conservar su mano de obra cualificada, contratar nuevos talentos y acelerar el crecimiento empresarial.

En un mercado laboral tenso, con más puestos vacantes que personas para cubrir, las recompensas desempeñan un papel cada vez más importante a la hora de atraer y retener el talento. - Gartner