Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Ferngesteuertes Team-Management

Remote team management has emerged as a critical skill for leaders aiming to foster productivity, collaboration, and engagement among geographically dispersed teams.

It involves overseeing a team that operates from various locations, often relying on digital tools and platforms to communicate and collaborate effectively. The rise of remote work can be attributed to numerous factors, including the desire for work-life balance, the need for flexible work arrangements, and the ongoing global shift towards technology-driven solutions. As businesses adapt to this new norm, managers face unique challenges and opportunities that require a nuanced approach to leadership.

What is the meaning of remote team management?

Remote team management refers to the process of overseeing and coordinating a group of individuals who work together from different locations, often using digital tools and communication platforms to collaborate and achieve common goals.
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It involves addressing various challenges associated with managing a distributed workforce and implementing effective strategies to ensure productivity, communication, and cohesion within the team.

Warum ist das Management von Remote-Teams wichtig?

Die Gründe, warum Remote Team Management wichtig ist, sind

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‍Klare Erwartungen und Grundregeln festlegen: Beim Management von Remote-Teams ist es wichtig, von Anfang an konkrete Grundregeln und Erwartungen festzulegen. Dazu gehören Dinge wie Kommunikationskanäle, Sitzungspläne, Arbeitszeiten und zu erbringende Leistungen.
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Aufrechterhaltung des Teamzusammenhalts und der Beziehungen: Eine der größten Herausforderungen bei Remote-Teams ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines Gefühls der Kameradschaft und des Teamgeistes. Einige bewährte Praktiken sind: virtuelle Teambildung, jährliche persönliche Rückzugsorte, das Feiern von Erfolgen und die Hervorhebung entfernter Mitarbeiter.
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‍Effektive Zusammenarbeit ermöglichen: Projektmanagement- und Kollaborationstools sind für die reibungslose Zusammenarbeit von Remote-Teams unerlässlich. Ein zentrales Tool ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu koordinieren, Informationen auszutauschen, Fortschritte zu verfolgen und Budgets zu verwalten.
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Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Fernarbeit bietet große Flexibilität, kann aber auch die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verwischen. Als Vorgesetzter ist es wichtig, gesunde Gewohnheiten vorzuleben und zu fördern, z. B. die Einhaltung von Ruhezeiten, die Bereitstellung von Wellness-Ressourcen und die Vorbeugung von Burnout.

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Wie managt man ein Remote-Team?

Die Möglichkeiten zur Verwaltung eines Remote-Teams sind
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‍Kommunikation: Übertreiben Sie es mit der Kommunikation, vor allem wenn es um Aufgaben, Verantwortlichkeiten und gewünschte Ergebnisse geht. Seien Sie in Ihrer Kommunikation sehr klar und detailliert. Nutzen Sie häufig Videokonferenzen, um den persönlichen Kontakt herzustellen, der bei Fernarbeit fehlt. Tools wie Zoom, Google Hangouts und Microsoft Teams ermöglichen dies. Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch, möglicherweise täglich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Fördern Sie die asynchrone Kommunikation und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wann und wie er mit Hilfe von Tools wie Notion, Slack, Google Drive usw. eine hochwertige Dokumentation erstellen kann.
‍Prozesseund Werkzeuge: Erstellen Sie detaillierte Dokumente, die die Abläufe in Ihrem Team beschreiben. Ein gemeinsamer Online-Kalender kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten die gleichen Zeitpläne haben. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um alle Beteiligten über Projekte, Aufgaben und Zuweisungen auf dem Laufenden zu halten. Fügen Sie relevante Gespräche und Details in die Beschreibung jedes Projekts ein. Stellen Sie sicher, dass alle Remote-Mitarbeiter an einem zentralen Online-Speicherort wie SharePoint, Dropbox, Google Docs usw. problemlos auf wichtige Dokumente, Zeitpläne, Zeitvorgaben usw. zugreifen können.
‍Leistungund Produktivität: Setzen Sie klare Erwartungen in Bezug auf Produktivität, Verantwortlichkeit und Teamarbeit, damit die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Geben Sie schnelles, detailliertes Feedback selbst zu kleinen Projektdetails, um die Entwicklung auf Kurs zu halten. Verwenden Sie verlässliche Instrumente und Methoden, um die Produktivität und Leistung von Mitarbeitern an entfernten Standorten zu verfolgen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
‍Teambildung und Engagement: Nehmen Sie sich Zeit für die Teambildung, z. B. durch gemeinsame Spiele, um die Zusammenarbeit zu fördern. Feiern Sie große und kleine Teamerfolge, um die Moral und das Engagement zu steigern. Anerkennung trägt dazu bei, dass sich Fernarbeit weniger eintönig anfühlt. Bieten Sie Schulungen und Ratschläge zu gesunden Gewohnheiten, Verhaltensweisen und Hilfsmitteln an, um in einer entfernten Umgebung erfolgreich zu sein. Beziehen Sie die Mitglieder von Remote-Teams in alle Besprechungen ein und sorgen Sie dafür, dass sie sich als Teil des Teams fühlen, um eine "Wir-gegen-die"-Dynamik zu vermeiden.

Welches sind die besten Unternehmen, die sich durch das Management von Remote-Teams auszeichnen?

Hier sind einige der besten Unternehmen, die für ihre effektiven Strategien zur Verwaltung von Remote-Teams bekannt sind:

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Appen: Appen ist ein weltweit führendes Unternehmen, das hochwertige Datensätze für künstliche Intelligenz erstellt und weltweit Remote-Mitarbeiter beschäftigt. Da das Unternehmen auf Remote-Teams setzt, kann es auf Talente aus 80 Ländern und 150 Sprachen zurückgreifen. Appen nutzt Tools wie Skype für die tägliche Arbeit und führt jährliche Treffen durch, um den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit zwischen den Remote-Mitarbeitern zu verbessern.

American Express: American Express setzt auf Telearbeit, um die persönlichen Beziehungen zu seinem weltweiten Kundenstamm zu fördern. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitsregelungen, einschließlich Teilzeitarbeit und geteilte Schichten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Das Unternehmen pflegt eine intensive Kommunikation durch Online-Meetings und Feedback-Sitzungen und stellt so sicher, dass sich Remote-Mitarbeiter wertgeschätzt und mit der Unternehmenskultur verbunden fühlen.

Trello: Da etwa 50 % der Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten, legt Trello großen Wert auf die Verbindung zwischen seinen Teammitgliedern. Das Unternehmen organisiert "Remote Weeks", bei denen sich die Mitarbeiter zweimal im Jahr treffen, um persönlich zusammenzuarbeiten und ihre Beziehungen zu stärken. Der Ansatz von Trello konzentriert sich darauf, selbstmotivierte Mitarbeiter einzustellen und zu verstehen, dass Produktivität auch außerhalb der traditionellen Bürozeiten gedeihen kann.

Etsy: Etsy hat eine Unternehmenskultur entwickelt, die Mitarbeiter aus entfernten Standorten in ihre Teams integriert und Videokonferenzen und Tools für die Zusammenarbeit wie Slack zur Aufrechterhaltung der Kommunikation einsetzt. Das Unternehmen legt großen Wert auf Inklusion und ermutigt seine Mitarbeiter, sich unabhängig von ihrer Zeitzone aktiv an Diskussionen zu beteiligen. Etsy sucht erfahrene Remote-Mitarbeiter, die einen Beitrag zur Mission des Unternehmens leisten können und sich als integrale Mitglieder des Teams fühlen.

Mozilla: Mozilla, das für sein Engagement für ein offenes Internet bekannt ist, arbeitet mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt. Das Unternehmen fördert ein kollaboratives Umfeld durch verschiedene Kommunikationsmittel und -praktiken, die sicherstellen, dass die Teammitglieder unabhängig von ihrem physischen Standort effektiv zusammenarbeiten können. Die Kultur von Mozilla basiert auf Transparenz und Gemeinschaft, was für das Management von Remote-Teams unerlässlich ist.

Xerox: Xerox kann auf eine lange Tradition der Telearbeit zurückblicken und setzt bei verschiedenen Projekten weiterhin auf verteilte Teams. Das Unternehmen hat effektive Kommunikationskanäle und Managementpraktiken eingeführt, die die Zusammenarbeit per Fernzugriff unterstützen und es ihm ermöglichen, die Produktivität und Innovation seiner weltweiten Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Was sind die Herausforderungen beim Management von Remote-Teams?

Die Verwaltung von Remote-Teams stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, die sich auf die Produktivität, die Kommunikation und den Zusammenhalt des Teams auswirken können. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen beim Management von Remote-Teams konfrontiert sind:
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Kommunikationsbarrieren: Eine wirksame Kommunikation wird in entlegenen Gebieten oft dadurch behindert, dass man nicht von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen kann. Fehlinterpretationen können durch das Fehlen visueller Hinweise entstehen und zu Verwirrung und Missverständnissen führen. Um diese Probleme zu entschärfen, sollten Unternehmen regelmäßige Check-Ins einrichten und Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams und Zoom nutzen, um einen offenen Dialog zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich über Aufgaben und Erwartungen einig sind.

Zeitzonenunterschiede: Die Koordinierung von Zeitplänen über verschiedene Zeitzonen hinweg kann für Remote-Teams eine große Herausforderung darstellen. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Planung von Besprechungen, Verzögerungen im Projektzeitplan und einem Mangel an synchroner Kommunikation führen. Asynchrone Kommunikationsmethoden, wie z. B. gemeinsam genutzte Dokumente und Projektmanagement-Tools, helfen den Teammitgliedern, nach eigenem Gutdünken mitzuarbeiten, und verringern den Druck der Echtzeit-Interaktionen.

Vertrauen und Beziehung aufbauen: Vertrauen ist für Remote-Teams unverzichtbar, aber ohne persönlichen Kontakt kann es schwierig sein, es aufzubauen. Manager müssen sich von traditionellen Aufsichtsmethoden verabschieden und den Mitarbeitern vertrauen, dass sie eigenständig Ergebnisse liefern. Dies erfordert klare Erwartungen, transparente Kommunikation und eine Kultur, die Offenheit und Verantwortlichkeit fördert. Regelmäßige Anerkennung von Einzel- und Teamleistungen kann auch ein Gefühl der Einheit und des Vertrauens unter den Mitarbeitern fördern.

Überwachung und Rechenschaftspflicht: Die Verfolgung von Produktivität und Leistung in einer entfernten Umgebung kann aufgrund der fehlenden direkten Aufsicht schwierig sein. Manager müssen klare Leistungskennzahlen einführen und Projektmanagement-Tools verwenden, um den Fortschritt effektiv zu überwachen. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen und Feedback-Sitzungen sind entscheidend, um Probleme umgehend anzugehen und die Motivation und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter im Außendienst aufrechtzuerhalten.

Aufrechterhaltung des Engagements und der Motivation des Teams: Fernarbeit kann bei den Teammitgliedern zu Gefühlen der Isolation und des Desengagements führen. Der Mangel an sozialer Interaktion kann die Moral und die Motivation beeinträchtigen, weshalb es für Manager wichtig ist, Gelegenheiten zur Teambindung zu schaffen. Die Organisation virtueller teambildender Aktivitäten, das Feiern von Erfolgen und die Förderung informeller Interaktionen können dazu beitragen, eine starke Teamkultur aufrechtzuerhalten und die Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens zu verbinden.

Bewältigung technologischer Herausforderungen: Remote-Teams sind bei der Kommunikation und Zusammenarbeit in hohem Maße auf Technologie angewiesen, was zu Problemen wie Software-Inkompatibilitäten, instabilen Internetverbindungen und Bedrohungen der Cybersicherheit führen kann. Unternehmen sollten Tools und Plattformen standardisieren, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren, und technischen Support und Schulungen anbieten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit der Technologie vertraut sind. Darüber hinaus ist die Implementierung von Cybersicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen und zur Wahrung der Datenintegrität unerlässlich.

Welches ist die beste Software für die Verwaltung von Remote-Teams?

Die effektive Verwaltung eines Remote-Teams erfordert die richtigen Tools, die die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement erleichtern. Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über einige der besten Tools für die Verwaltung von Remote-Teams, die heute verfügbar sind.
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Empuls Empuls bietet eine der besten Social Intranet Software, mit der Arbeitgeber virtuell mit ihren Mitarbeitern in Kontakt treten können. Hier kann ein Unternehmen seine Mitarbeiterkommunikation stärken, indem es wichtige Unternehmensaktualisierungen mitteilt und organische Unterhaltungen über Community-Gruppen fördert.

Slack: Diese Software zur Verwaltung von Remote-Teams ist für die Echtzeitkommunikation zwischen Remote-Teams unerlässlich. Sie ermöglicht organisierte Unterhaltungen über Kanäle und Direktnachrichten und lässt sich mit verschiedenen anderen Tools integrieren, was die Produktivität steigert. Die Verwendung von Emojis und Reaktionen verleiht den Interaktionen ein unterhaltsames Element und macht die Kommunikation noch ansprechender.

Microsoft Teams: Teams ist bekannt für seine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten und ist ein robustes Tool für Videokonferenzen, Chats und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Es unterstützt die Zusammenarbeit durch gemeinsame Dokumente und lässt sich gut in Office 365 integrieren, was es zu einer beliebten Wahl für viele Unternehmen macht.

Zoom: Mit Zoom, einem Grundnahrungsmittel für Videokonferenzen, können Teams virtuelle Meetings, Webinare und sogar gesellschaftliche Zusammenkünfte abhalten. Zu den Funktionen gehören Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Nebenräume, die besonders für größere Teams nützlich sind. ‍

Asana: Dieses Software-Tool für die Verwaltung von Remote-Teams wurde entwickelt, um Teams bei der Organisation, Verfolgung und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen. Mit Asana können Benutzer Aufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt durch Zeitleisten und Kalender visualisieren. Es ist besonders effektiv für Remote-Teams, da es jeden über Aufgabenänderungen und Aktualisierungen auf dem Laufenden hält.

Trello: Trello verwendet ein kartenbasiertes System, um Projekte visuell zu verwalten. Es eignet sich hervorragend für die Verfolgung von Aufgaben und Arbeitsabläufen und ermöglicht es Teams, zu sehen, woran jeder arbeitet. Trello ist benutzerfreundlich und kann mit verschiedenen Boards und Listen angepasst werden.

Basecamp: Dieses Tool kombiniert Funktionen für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit. Es umfasst Aufgabenlisten, Dateifreigabe und Nachrichtenbretter, die es Remote-Teams leicht machen, organisiert zu bleiben und effektiv zu kommunizieren. ‍

Hubstaff: Hubstaff ist ein Zeiterfassungstool, mit dem Teams ihre Produktivität überwachen und Projekte verwalten können. Es enthält Funktionen wie Zeiterfassungsbögen, GPS-Tracking und Projektbudgetierung und ist damit für verschiedene Branchen geeignet.

Toggl: Toggl ist ein weiteres Tool zur Zeiterfassung, mit dem Teams Sprints planen und sehen können, woran alle arbeiten. Es ist besonders nützlich, um die Arbeitsbelastung zu verwalten und sicherzustellen, dass die Projekte auf Kurs bleiben. ‍

Google Drive: Diese Softwarelösung für die Fernverwaltung von Teams ist ideal für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit und macht es Teams leicht, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, ohne am selben Ort zu sein.

Dropbox Business: Ähnlich wie Google Drive bietet Dropbox einen intelligenten Arbeitsbereich für Teams, die gemeinsam an Dateien arbeiten. Es ist besonders nützlich, um große Dateien zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Versionen haben.

Bit.ai: Diese Dokumentenmanagement-Plattform der nächsten Generation ermöglicht es Teams, intelligente Dokumente zu erstellen, die verschiedene Medientypen integrieren. Sie verbessert die Zusammenarbeit, indem sie es Teams ermöglicht, verschiedene Inhaltstypen an einem Ort zu verweben. ‍

Unito: Diese No-Code-Workflow-Automatisierungsplattform ermöglicht die Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen verschiedenen Anwendungen und Tools. Sie vereinfacht die Aufgabenverwaltung, indem sie es Teams ermöglicht, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und ihre Arbeitsabläufe zu organisieren.

Fathom: Dieses KI-gestützte Tool hilft dabei, Meetings zusammenzufassen und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, wodurch Manager und Teammitglieder Zeit sparen. Es lässt sich in gängige Videokonferenz-Tools integrieren und erleichtert so die Nachbereitung von Diskussionen.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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