Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Informelle Kommunikation

Die informelle Kommunikation am Arbeitsplatz umfasst den unmittelbaren Austausch von Ideen, Informationen und Nachrichten zwischen den Mitarbeitern. Informelle Kommunikation ist ein natürlicher und wesentlicher Bestandteil jeder Organisation und jedes Arbeitsplatzes, da sie Kameradschaft, soziale Verbindungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit fördert.

Was ist informelle Kommunikation?

Informelle Kommunikation ist eine zwanglose Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Sie ergänzt die formelle Kommunikation und verbessert die Arbeitsbeziehungen innerhalb des Unternehmens und fördert den offenen Dialog, den Austausch von Erkenntnissen und den Aufbau enger Beziehungen.

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Welche Möglichkeiten gibt es für die informelle Kommunikation?

Die informelle Kommunikation am Arbeitsplatz kann unter anderem auf folgende Weise erfolgen:

Gelegenheitsgespräche
Teambuilding-Aktivitäten
Kollaborative Arbeitsbereiche
Gesellschaftliche Ereignisse
Informelle Treffen
Mentoring und Unterstützung durch Gleichaltrige

Gelegenheitsgespräche: Informelle Gespräche finden in den Pausen, vor und nach Besprechungen oder beim Übergang von einer Aufgabe zur nächsten statt, da diese Gespräche den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, auf einer persönlichen Ebene zu kommunizieren und arbeitsbezogene Themen zu besprechen.
Teambildende Aktivitäten: Veranstaltungen und Aktivitätenzur Teambildung bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, in einer entspannten und unterhaltsamen Umgebung zu kommunizieren, da diese Aktivitäten Sportveranstaltungen, Brunch, Teamausflüge oder Aktivitäten umfassen können, die alle eine offene Kommunikation fördern und die Teambindung stärken.
Kollaborative Arbeitsbereiche: Offene Bürolayouts und kollaborative Arbeitsbereiche ermöglichen spontane Interaktionen und informelle Kommunikation zwischen Kollegen. Diese Umgebungen erleichtern die zugängliche Kommunikation und die Zusammenarbeit von Ideen, ohne dass formelle Besprechungen erforderlich sind.
Soziale Veranstaltungen: Von der Arbeit gesponserte gesellschaftliche Veranstaltungen und Zusammenkünfte bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, persönliche Kontakte zu knüpfen und Beziehungen über die Arbeit hinaus zu stärken.
Informelle Treffen: Informelle Besprechungen können spontan oder geplant stattfinden, ohne dass es eine strikte Tagesordnung oder eine formale Struktur gibt. Diese Treffen bieten einen entspannten Rahmen für Brainstorming, Problemlösungen und den Austausch von Neuigkeiten unter den Teammitgliedern.
Mentorenschaft und kollegiale Unterstützung: Informelle Mentoring- und Peer-Support-Beziehungen ermöglichen es den Mitarbeitern, Anleitung, Rat und Feedback von erfahreneren Kollegen einzuholen.

Welche Arten der informellen Kommunikation gibt es?

Die verschiedenen Arten der informellen Kommunikation sind folgende:

Einzelstrang
Wahrscheinlichkeitskette
Klatschkette
Cluster-Kette

Einzelstrang: Beim einsträngigen Kommunikationsmuster werden Informationen von einer Person zur anderen in linearen Sequenzen weitergegeben, die einer Kette ähneln, da dieser einfache Ansatz sicherstellt, dass das Wissen konsistent entlang der Kette einer einzelnen Person weitergegeben wird.
Wahrscheinlichkeitskette: Beim Kommunikationsmuster der Wahrscheinlichkeitskette werden Informationen von einer Person zur anderen auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit übermittelt, dass diese Person interessiert ist.
Klatschkette: Eine Klatschkette beinhaltet die nichtlineare Weitergabe von Informationen von einer Person zur anderen, oft durch Klatsch oder Gerüchte. Dieses Muster kann zu einer schnellen Verbreitung von Daten führen, aber auch zu einer Verzerrung der ursprünglichen Nachricht.‍
Cluster-Kette: Eine Clusterkette entsteht, wenn Informationen innerhalb einer eng miteinander verbundenen Gruppe von Personen, wie einem Team oder einer bestimmten Abteilung, zirkulieren. Dieses Kommunikationsmuster begünstigt einen effizienten Informationsaustausch und den Aufbau von Beziehungen innerhalb der Gruppe, kann aber auch zu einem eingeschränkten Engagement und Gruppendenken führen.

Was sind die Vor- und Nachteile der informellen Kommunikation?

Die Vorteile der informellen Kommunikation:

Schnelle und effektive Kommunikation
Verbessertes Engagement der Mitarbeiter
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Offener Dialog

Schnelle und effektive Kommunikation: Informelle Kommunikationsmethoden wie Instant Messaging erleichtern den schnellen Informationsaustausch und erleichtern es den Mitarbeitern, in Echtzeit nach Klärungen zu suchen, Aktualisierungen auszutauschen und zusammenzuarbeiten.
Verbessertes Engagement der Mitarbeiter: Einebessere Mitarbeiterbindung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich bei der informellen Kommunikation wohler zu fühlen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem günstigeren Arbeitsumfeld führt.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Informelle Kommunikationskanäle sind flexibel und anpassungsfähig an die Bedürfnisse der beteiligten Personen, so dass es einfacher ist, den Kommunikationsstil an den Kontext und die Beziehung anzupassen.
Offener Dialog: Informelle Kommunikation ermutigt zu offenen Diskussionen und freien Gesprächen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ideen, Feedback und Bedenken auszutauschen.

Die Nachteile der informellen Kommunikation:

Mögliche Missverständnisse
Gerüchte und Klatsch
Mangelnde Rechenschaftspflicht

Mögliche Missverständnisse: Informelle Kommunikation kann nicht die Klarheit und das Format formeller Kanäle aufweisen, was zu Missverständnissen, Fehlinterpretationen und der Verbreitung ungenauer Informationen führen kann.
Gerüchte und Klatsch: Informelle Kommunikation, insbesondere Klatsch und Tratsch, kann zu gespaltenen Gerüchten und unbegründeten Informationen führen, die Störungen verursachen und sich negativ auf die Moral auswirken können.

Mangelnde Verantwortlichkeit: Informelle Kommunikation kann dazu führen, dass der Einzelne nicht für die Informationen, die er weitergibt, verantwortlich gemacht wird, was zu unverantwortlichen oder unzuverlässigen Kommunikationspraktiken führen kann.

Warum ist informelle Kommunikation in einer Organisation wichtig?

Die informelle Kommunikation ist in einer Organisation aus mehreren Gründen unerlässlich:

Verbessert das Engagement der Mitarbeiter
Förderung des Teamgeistes
Ermutigt zum offenen Dialog
Unterstützung des Wissensaustauschs
Stärkt die Beziehungen zur Führung
Förderung der Arbeitsmoral

Verbessert das Engagement der Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter sich in der informellen Kommunikation wohlfühlen, nehmen sie eher aktiv an Diskussionen teil, tauschen Ideen aus und tragen zu den Zielen des Unternehmens bei.
Förderung des Teamgeistes: Informelle Kommunikation ermutigt die Mitarbeiter, sich auf einer persönlichen Ebene auszutauschen, wodurch Vertrauen und Kameradschaft innerhalb des Unternehmens entstehen. Dieses Gefühl der Zugehörigkeit fördert ein positives Arbeitsklima und die Teamarbeit.
Ermutigt zu einem offenen Dialog: Die informelle Kommunikation ermöglicht offenere und ehrlichere Diskussionen. Die Mitarbeiter fühlen sich weniger durch Formalitäten und Hierarchien eingeengt, was es ihnen erleichtert, ihre Gedanken und Bedenken zu äußern.
Förderung des Wissensaustauschs: Durch informelle Kommunikation können die Mitarbeiter Wissen und bewährte Verfahren untereinander austauschen. Dieses Lernen von Informationen hilft bei der professionellen Entwicklung des gesamten organisatorischen Verständnisses.
Stärkt die Beziehungen zur Führung: Informelle Kommunikation überbrückt die Kluft zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Wenn Führungskräfte an informellen Gesprächen teilnehmen, schafft dies eine zugänglichere Arbeitskultur.
Steigerung der Arbeitsmoral: Informelle Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, die Arbeitsmoral zu steigern, Erfolge zu feiern, Leistungen anzuerkennen und sich gegenseitig positives Feedback zu geben. Dies stärkt das Vertrauen und schafft ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.

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Wie kann die informelle Kommunikation effektiv genutzt werden?

Informelle Kommunikation kann durch die folgenden Strategien effektiv genutzt werden:

Informelle Kanäle anerkennen und wertschätzen
Gleichgewicht zwischen formeller und informeller Kommunikation
Technologie klug einsetzen
Ermutigung zu persönlicher Interaktion
Setzen Sie klare Erwartungen an die Kommunikation

Erkennen Sie informelle Kanäle an und schätzen Sie sie: Erkennen Sie die Bedeutung der informellen Kommunikation und ihre Rolle beim Aufbau von Beziehungen und bei der Förderung der Zusammenarbeit an. Vermeiden Sie es, den informellen Austausch als irrelevant abzutun, und fördern Sie seine Nutzung, wenn dies angebracht ist.
Halten Sie formelle und informelle Kommunikation im Gleichgewicht: Die informelle Kommunikation ist zwar wertvoll, sollte aber die offizielle Kommunikation ergänzen. Stellen Sie sicher, dass kritische Informationen auch über die offizielle Kommunikation weitergegeben werden, um die Genauigkeit zu wahren.
Setzen Sie die Technologie klug ein: Nutzen Sie die Technologie, um die informelle Kommunikation zu verbessern. Instant-Messaging-Plattformen, Tools für die Zusammenarbeit und Social-Media-Gruppen können die schnelle und effiziente Arbeit der Teammitglieder erleichtern.
Ermutigen Sie zu persönlichen Gesprächen: Technologie ist zwar wertvoll, aber wann immer möglich, sollten Sie den persönlichen Austausch fördern. Persönliche Kommunikation ermöglicht nonverbale Hinweise und Beziehungen.
Legen Sie klare Erwartungen an die Kommunikation fest: Klären Sie die Grenzen der informellen Kommunikation und geben Sie Richtlinien vor, wann es angemessen ist, informelle Kanäle im Gegensatz zu formellen Kanälen zu nutzen.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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