Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Intranet-Portal für Unternehmen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind effektive Kommunikation und nahtloser Informationsaustausch entscheidend für den Unternehmenserfolg. Ein Unternehmens-Intranet-Portal hat sich als leistungsstarke Lösung für diese Anforderungen erwiesen und revolutioniert die internen Abläufe in Unternehmen.

Was ist ein Intranetportal für Unternehmen?

Ein Unternehmensintranetportal ist eine sichere, zentralisierte digitale Plattform, die als Tor zu den internen Ressourcen, Tools und Informationen eines Unternehmens dient.
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Es wurde entwickelt, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. Im Gegensatz zum öffentlichen Internet ist ein Intranet-Portal nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich, so dass sensible Unternehmensdaten geschützt bleiben.
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Intranetportale für Unternehmen haben sich von einfachen internen Websites zu hochentwickelten, funktionsreichen Plattformen entwickelt, die verschiedene Geschäftsanwendungen, Datenbanken und Kommunikationswerkzeuge integrieren. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um Informationen zu finden, Aufgaben zu erledigen und mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zu kommunizieren.

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Warum ist ein Intranet-Portal für Unternehmen und Mitarbeiter wichtig?

Die Bedeutung eines Intranetportals für Unternehmen kann in der heutigen digitalen Arbeitswelt nicht hoch genug eingeschätzt werden. Hier sind einige wichtige Gründe, warum es sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter entscheidend ist:
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VerbesserteKommunikation: Ein Intranetportal durchbricht Kommunikationssilos, indem es eine zentrale Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, abteilungsspezifische Aktualisierungen und Teamzusammenarbeit bietet. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Rolle, informiert und verbunden bleiben.
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Verbesserte Produktivität: Durch die Zentralisierung von Ressourcen und die Straffung von Prozessen reduziert ein Intranet-Portal die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen oder dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen verbringen, erheblich. Dies führt zu einer höheren Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen.
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Wissensmanagement: Intranetportale dienen als Repositories für das Wissen der Organisation, die es einfach machen, wichtige Dokumente, bewährte Verfahren und institutionelles Know-how zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Dies ist besonders wertvoll für das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Bewahrung des Unternehmensgedächtnisses.
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Engagement der Mitarbeiter: Moderne Intranetportale enthalten häufig soziale Funktionen, die das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Unternehmens fördern. Dies kann das Engagement, die Zufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter verbessern.
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Kosteneinsparungen: Durch die Digitalisierung vieler interner Prozesse und die Verringerung des Bedarfs an physischer Dokumentenablage können Intranetportale zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen.

Was sind die wichtigsten Merkmale eines Intranetportals für Unternehmen?

Ein effektives Intranetportal für Unternehmen kombiniert verschiedene Funktionen, um einen umfassenden digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Schauen wir uns die wichtigsten Komponenten genauer an:

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‍ContentManagement System (CMS): Ein robustes CMS ist das Rückgrat eines jeden Intranetportals. Es sollte Funktionen für die Planung und den Ablauf von Inhalten, Workflow-Management für Genehmigungsprozesse von Inhalten, mehrsprachige Unterstützung für globale Organisationen sowie die Kategorisierung und Kennzeichnung von Inhalten für eine einfache Organisation bieten.
‍Dokumentenverwaltung: Zu den fortschrittlichen Funktionen für die Dokumentenverwaltung gehören: Versionskontrolle zur Verfolgung von Änderungen und zur Pflege des Dokumentenverlaufs, Check-in/Check-out-Funktionen zur Vermeidung widersprüchlicher Bearbeitungen, Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, Volltextsuche in Dokumenten und Integration mit Cloud-Speicherdiensten wie OneDrive oder Google Drive.
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‍Suchfunktionalität: Eine unternehmenstaugliche Suche sollte Folgendes bieten: eine föderierte Suche über alle integrierten Systeme und Datenbanken hinweg, eine facettierte Suche zum Filtern der Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien, automatische Vorschlags- und Rechtschreibkorrekturfunktionen, personalisierte Suchergebnisse auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen sowie Suchanalysen zur Verbesserung der Relevanz im Laufe der Zeit.
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Kollaborationswerkzeuge: Zu den umfassenden Funktionen für die Zusammenarbeit gehören u. a. die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in Echtzeit, virtuelle Besprechungsräume und die Integration von Videokonferenzen, Tools für das Aufgabenmanagement und die Projektverfolgung, Ideationsplattformen für Crowdsourcing-Innovationen und Wikis für den gemeinsamen Wissensaufbau.
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‍Mitarbeiterverzeichnis: Ein fortschrittliches Mitarbeiterverzeichnis sollte Folgendes bieten: detaillierte Profile mit Fähigkeiten, Fachwissen und aktuellen Projekten, Visualisierung von Organigrammen, Integration mit HR-Systemen für automatische Aktualisierungen, die Möglichkeit, nach Fähigkeiten oder Abteilungen zu suchen, und soziale Funktionen wie Empfehlungen oder Anerkennung durch Kollegen.
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‍Integrationsmöglichkeiten: Robuste Integrationsfunktionen ermöglichen: Single Sign-On (SSO) für nahtlosen Zugriff auf mehrere Anwendungen, API-Unterstützung für benutzerdefinierte Integrationen, vorgefertigte Konnektoren für gängige Geschäftsanwendungen, Datensynchronisation zwischen Systemen und die Möglichkeit, externe Anwendungsschnittstellen in das Portal einzubetten.
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‍MobileZugänglichkeit: Zu den mobilen Funktionen sollten gehören: Responsive Design für verschiedene Gerätegrößen, native mobile Apps für iOS und Android, Offline-Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen, Push-Benachrichtigungen für wichtige Aktualisierungen und mobilspezifische Funktionen wie standortbezogene Dienste.
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‍Analytikund Berichterstattung: Umfassende Analysetools bieten: Metriken zur Nutzerbindung (Seitenaufrufe, Verweildauer, beliebte Inhalte), Analyse der Inhaltsleistung, Nutzerakzeptanzraten und Verfolgung aktiver Nutzer, Erstellung individueller Dashboards für verschiedene Interessengruppen und Integration mit externen Analysetools wie Google Analytics.
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Personalisierung: Zu den fortschrittlichen Personalisierungsfunktionen gehören: rollenbasierte Homepages und Navigation, vom Benutzer anpassbare Widgets und Layouts, Inhaltsempfehlungen auf der Grundlage des Benutzerverhaltens, gezielte Kommunikation auf der Grundlage von Benutzerattributen sowie personalisierte Benachrichtigungen und Warnungen.

Wie integrieren Sie ein Intranetportal für Ihr Unternehmen?

Die Integration eines Unternehmens-Intranetportals ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Betrachten wir die einzelnen Schritte im Detail:
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Ermitteln SieIhren Bedarf: Führen Sie Umfragen und Interviews mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen durch, um deren Probleme und Anforderungen zu verstehen. Analysieren Sie die aktuellen Kommunikations- und Kollaborationstools, um Lücken und Redundanzen zu ermitteln. Überprüfen Sie die strategischen Ziele Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass das Intranet mit den langfristigen Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie branchenspezifische Anforderungen und Compliance-Anforderungen.
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‍Wählen Siedie richtige Plattform: Erstellen Sie ein detailliertes Anforderungsdokument auf der Grundlage Ihrer Bedarfsanalyse. Recherchieren Sie verschiedene Anbieter und Lösungen und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Cloud-basierte oder lokale Bereitstellung, Anpassungsmöglichkeiten, Skalierbarkeit und Leistung sowie Gesamtbetriebskosten (einschließlich Lizenzierung, Implementierung und Wartung). Fordern Sie Demos und Testphasen an, um verschiedene Plattformen zu testen. Beraten Sie sich mit den IT-Teams, um die Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur sicherzustellen.
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‍PlanenSie die Struktur und den Inhalt: Entwickeln Sie eine umfassende Informationsarchitektur, die Ihre Organisationsstruktur und Arbeitsabläufe widerspiegelt. Erstellen Sie eine Inhaltsstrategie, die die Arten der einzubeziehenden Inhalte (z. B. Nachrichten, Richtlinien, Projektbereiche), die Modelle für die Eigentümerschaft und die Verwaltung der Inhalte, die Zeitpläne für die Erstellung und Aktualisierung der Inhalte, die Gestaltung einer intuitiven Navigation und von Sitemaps sowie die Planung von Metadaten und Tagging-Strategien zur Verbesserung der Durchsuchbarkeit umreißt.
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‍Anpassenund Marke: Arbeiten Sie mit Ihrem Marketing-Team zusammen, um sicherzustellen, dass das Intranet-Design mit Ihren Markenrichtlinien übereinstimmt. Passen Sie das Erscheinungsbild an, einschließlich Farben, Schriftarten und Bildmaterial. Erstellen Sie gebrandete Vorlagen für gängige Inhaltstypen (z. B. Nachrichtenartikel, Abteilungsseiten). Entwickeln Sie einen eindeutigen Namen für Ihr Intranet, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern.
‍Integrationmit bestehenden Systemen: Identifizieren Sie alle Systeme, die integriert werden müssen (z. B. HR-Systeme, CRM, ERP). Entwickeln Sie eine Integrationsstrategie, die den Datenfluss und den Synchronisationsbedarf berücksichtigt. Implementieren Sie Single Sign-On (SSO), um einen nahtlosen Zugriff über alle integrierten Systeme hinweg zu ermöglichen. Testen Sie die Integrationen gründlich, um Datengenauigkeit und Systemleistung zu gewährleisten.
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Implementierung vonSicherheitsmaßnahmen: Führen Sie eine gründliche Sicherheitsbewertung durch, um potenzielle Schwachstellen zu ermitteln. Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), um Berechtigungen granular zu verwalten. Richten Sie eine mehrstufige Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit ein. Führen Sie Datenverschlüsselungsprotokolle für sensible Informationen ein. Erstellen Sie Prüfpfade, um Benutzeraktivitäten und Inhaltsänderungen zu verfolgen. Entwickeln Sie einen Plan für Disaster Recovery und Business Continuity.
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‍Schulungder Mitarbeiter: Entwickeln Sie ein umfassendes Schulungsprogramm, das sich an verschiedene Benutzergruppen richtet (z. B. Ersteller von Inhalten, Abteilungsleiter, allgemeine Benutzer). Erstellen Sie eine Vielzahl von Schulungsmaterialien, z. B. Video-Tutorials, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, interaktive Online-Kurse und persönliche Schulungen Bauen Sie abteilungsübergreifend ein Netzwerk von "Intranet-Champions" auf, die kontinuierliche Unterstützung und Ermutigung bieten. Einrichtung eines Feedback-Mechanismus für Benutzer, um Probleme zu melden oder Verbesserungen vorzuschlagen.
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Einführenund Feedback einholen: Ziehen Sie eine schrittweise Einführung in Erwägung, beginnend mit einer Pilotgruppe vor der unternehmensweiten Einführung. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan für die Einführung, um Begeisterung zu wecken und die Akzeptanz zu fördern. Veranstalten Sie Einführungsveranstaltungen oder Webinare, um die Funktionen und Vorteile des neuen Intranets zu präsentieren. Implementieren Sie Analysetools, um die Nutzung zu verfolgen und beliebte (und zu wenig genutzte) Funktionen zu identifizieren. Führen Sie regelmäßig Umfragen und Fokusgruppen durch, um qualitatives Feedback zu sammeln.
KontinuierlicheVerbesserung: Richten Sie einen Governance-Ausschuss ein, der die laufende Entwicklung und Pflege des Intranets überwacht. Prüfen Sie regelmäßig Analysen und Nutzerfeedback, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Informieren Sie sich über neue Funktionen und Updates Ihres Intranet-Plattformanbieters. Aktualisieren und verfeinern Sie die Inhalte kontinuierlich, um Relevanz und Genauigkeit zu gewährleisten. Fördern Sie eine Kultur der Innovation am digitalen Arbeitsplatz, indem Sie die Vorschläge und Ideen Ihrer Mitarbeiter unterstützen.

Was sind die besten Praktiken für Intranet-Lösungen in Unternehmen?

Die Implementierung einer effektiven Intranet-Lösung für Unternehmen ist entscheidend für die Verbesserung der Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität in Organisationen. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die durch Fakten und Statistiken untermauert werden, um eine erfolgreiche Intranet-Einführung zu gewährleisten:

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Definieren SieZiele:Die Festlegung klarer Ziele, die mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens übereinstimmen, ist für den Erfolg des Intranets unerlässlich. Laut einer Studie erreichen Unternehmen mit einer klar definierten Intranet-Strategie eher ihre Ziele. 70 % der Befragten gaben an, dass sich das Engagement der Mitarbeiter und die Effektivität der Kommunikation verbessert haben.
Führen Sie eine Mitarbeiterbefragung durch: Es ist wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen. Umfragen und Fokusgruppen können helfen, Schmerzpunkte und gewünschte Funktionen zu ermitteln. Untersuchungen haben ergeben, dass Intranets, die unter Einbeziehung der Benutzer entwickelt wurden, zu höheren Akzeptanzraten führen. Unternehmen können eine Steigerung der Nutzung um bis zu 30 % verzeichnen, wenn die Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess einbezogen werden.
Achten Sie auf ein benutzerfreundliches Design: Eine benutzerfreundliche Schnittstelle ist entscheidend für die regelmäßige Nutzung. Intranets sollten einfach zu navigieren sein, mit klarer Beschriftung und intuitiven Suchfunktionen. Studien zeigen, dass 60 % der Mitarbeiter Intranet-Plattformen aufgrund schlechter Benutzerfreundlichkeit aufgeben.
Halten Sie die Inhalte aktuell und relevant: Eine regelmäßige Aktualisierung der Inhalte ist notwendig, um das Interesse der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Ein Intranet ohne aktuelle Inhalte kann zu Desinteresse führen. Unternehmen, die ihre Intranet-Inhalte auf dem neuesten Stand halten, berichten von einem um 50 % höheren Engagement der Nutzer.
Ermutigen Sie die Mitarbeiter zur Beteiligung: Die Förderung einer Kultur der Beteiligung kann das Engagement erheblich steigern. Wenn Mitarbeiter ermutigt werden, Inhalte beizutragen, Feedback zu geben und an Diskussionen teilzunehmen, kann dies zu einer lebendigeren Intranet-Community führen. Unternehmen, die nutzergenerierte Inhalte fördern, verzeichnen einen 40-prozentigen Anstieg der Engagement-Metriken.
Implementierung robuster Suchfunktionen: Eine wirksame Suchmaschine ist für die Wissenssuche von entscheidender Bedeutung. Intranets mit intelligenten Suchfunktionen können den Mitarbeitern Tausende von Stunden an Produktivität ersparen. Unternehmen, die fortschrittliche Suchfunktionen implementieren, berichten, dass sie bis zu 25 % weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen.
Optimieren Sie den mobilen Zugang: Da Fernarbeit immer häufiger vorkommt, ist die Gewährleistung der mobilen Erreichbarkeit von entscheidender Bedeutung. Ein mobilfreundliches Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern, jederzeit und überall auf Informationen zuzugreifen. Unternehmen, die ihr Intranet für die mobile Nutzung optimieren, verzeichnen eine 40-prozentige Steigerung des Engagements von Außendienstmitarbeitern.
Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an: Das Angebot von Schulungen und fortlaufendem Support trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter bei der Nutzung des Intranets wohl fühlen. Unternehmen, die in Schulungen investieren, verzeichnen einen Anstieg der Nutzerakzeptanz um 50 %.
Messen Sie den Erfolg mit wichtigen Kennzahlen: Die Verfolgung von Metriken wie Nutzerbindung, Inhaltsnutzung und Aufgabenerledigung ist für die Bewertung der Effektivität des Intranets von entscheidender Bedeutung. Die regelmäßige Überprüfung dieser Kennzahlen ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Verbesserungen vorzunehmen, was zu einer Steigerung der Gesamtzufriedenheit um 20 % führt.

Empuls als Intranet-Lösung

Empuls kann als wirksame Intranet-Plattform für Mitarbeiter dienen, die viele dieser bewährten Verfahren enthält:

Benutzerzentriertes Design: Empuls wurde mit dem Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt, um eine einfache Navigation und Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Engagement-Funktionen: Die Plattform umfasst Tools für die soziale Zusammenarbeit, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu vernetzen, auszutauschen und effektiv zusammenzuarbeiten. ‍
Aktualisierungen in Echtzeit: Empuls ermöglicht regelmäßige Aktualisierungen und Ankündigungen, so dass die Inhalte für die Nutzer frisch und relevant bleiben. ‍
Mobile Zugänglichkeit: Mit den verfügbaren mobilen Apps stellt Empuls sicher, dass die Mitarbeiter von überall aus auf das Intranet zugreifen können, was das Engagement von Remote-Teams fördert. ‍
Feedback-Mechanismen: Empuls ermöglicht die kontinuierliche Erfassung von Feedback, so dass Unternehmen die Plattform auf der Grundlage von Mitarbeitereingaben anpassen können.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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