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Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer
Der Begriff "Employee Self Service" bezieht sich auf Systeme und Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, personalbezogene Aufgaben selbständig zu erledigen und auf Informationen zuzugreifen, wodurch der Verwaltungsaufwand verringert wird.
Employee Self Service (ESS) ist ein technologiegestütztes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, auf ihre eigenen persönlichen und arbeitsbezogenen Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten, ohne direkte Unterstützung durch die Personalabteilung oder Verwaltungsmitarbeiter.
ESS-Portale oder -Plattformen sind in der Regel Teil eines größeren Personalinformationssystems (HRIS) oder Unternehmensressourcenplanungssystems (ERP) und bieten eine breite Palette von Selbstbedienungsfunktionen.
Employее Self-Service (ESS) ist eine Plattform, die es den Mitarbeitern ermöglicht, verschiedene Aspekte ihrer HR-, IT- und sonstigen organisatorischen Anforderungen eigenständig zu bearbeiten.
ESS ist in erster Linie dazu gedacht, alltägliche Aufgaben zu vereinfachen, wie z. B. die Aktualisierung von Personaldaten, die Überprüfung von Unternehmensrichtlinien, die Dokumentation von Lebensläufen, die Verwaltung von Versicherungsleistungen und die Abrechnung von Löhnen, Gehältern und Sozialleistungen.
Wenn ein Auftrag erfüllt ist, ermöglicht eine integrierte Employer-Self-Servicing-Plattform (ESS) die Überprüfung der Dienstleistungsqualität durch Rückmeldeformulare und automatische Überprüfungen, so dass der gesamte Prozess transparent und effizient bleibt.
Die Funktionen des Selbstbedienungssystems für Mitarbeiter:
Employee-Self-Service-Systeme werden in erster Linie von den Arbeitnehmern selbst genutzt. Diese Systeme sollen es dem einzelnen Mitarbeiter ermöglichen, auf seine persönlichen HR- und arbeitsbezogenen Informationen zuzugreifen und sie zu verwalten.
Dazu gehören Aufgaben wie die Aktualisierung persönlicher Daten, die Einsicht in Gehaltsabrechnungen, die Beantragung von Urlaub und der Zugriff auf Informationen über Sozialleistungen. HR-Administratoren und Manager können diese Systeme auch nutzen, um Anträge von Mitarbeitern zu bearbeiten und zu genehmigen.
Employee-Self-Service-Systeme werden in der Regel in der Personalabteilung eines Unternehmens eingesetzt. Sie sind jedoch für Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zugänglich.
Diese Systeme sind häufig webbasiert, so dass sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zugänglich sind. Der Zugriff kann von Desktop-Computern, Laptops, mobilen Geräten und Kiosken am Arbeitsplatz erfolgen.
Das Self-Service-Portal für Mitarbeiter kann auf folgende Weise von Nutzen sein,
Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).
Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.
Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.
Die Selbstbedienung der Mitarbeiter ist am modernen Arbeitsplatz aus mehreren Gründen wichtig. Sie strafft die HR-Prozesse und reduziert den Verwaltungsaufwand und den Papierkram. Die Mitarbeiter werden befähigt, indem sie direkten Zugriff auf ihre eigenen Informationen erhalten und so die Kontrolle über ihre personalbezogenen Aufgaben übernehmen können. Dies wiederum führt zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit der Personalarbeit.
Für Unternehmen bedeutet dies Kosteneinsparungen, höhere Produktivität und eine engagiertere und zufriedenere Belegschaft. Außerdem unterstützt es die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften, da die Daten genauer und leichter zugänglich sind.
Insgesamt verbessert die Mitarbeiter-Selbstbedienung die Erfahrungen der Mitarbeiter und die Gesamteffizienz der Personalfunktionen.
Urlaubsanträge können mit einem einzigen Klick an die Vorgesetzten übermittelt und umgehend genehmigt werden. Dank der Mitarbeiter-Selbstbedienung ist der alte Weg über die Personalabteilung und das Ausdrucken von Urlaubsanträgen nicht mehr nötig.
Die Verfolgung der Arbeitszeiten und die Berechnung der Überstunden ist jetzt ein Kinderspiel. ESS berechnet die Überstunden automatisch auf der Grundlage der tatsächlichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, so dass die Personalabteilung sich nicht mehr um Überstundenanfragen kümmern muss.
Der Hauptnutzen des Employee Self Service besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst verwalten und aktualisieren können. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter Änderungen selbst vornehmen können, was die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringert und die Datengenauigkeit im Unternehmen verbessert.
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