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Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Inhaltsübersicht

Überwachung der Mitarbeiter

Die Methoden und Praktiken, die Unternehmen einsetzen, um die Leistung und das Verhalten ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu überwachen, werden als Mitarbeiterüberwachung bezeichnet. Dies kann die Verfolgung der Internetnutzung, die Überprüfung von E-Mails, die Aufzeichnung von Anrufen und sogar den Einsatz von Videoüberwachung umfassen.

Was ist Mitarbeiterüberwachung?

Unter Mitarbeiterüberwachung versteht man die Verwendung verschiedener Tools, Technologien oder Methoden zur Überwachung und Erfassung von Informationen über die Aktivitäten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Das Hauptziel der Mitarbeiterüberwachung besteht häufig darin, die Produktivität, die Sicherheit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

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Wer ist für die Überwachung der Mitarbeiter zuständig?

Zu den Hauptverantwortlichen für die Überwachung der Mitarbeiter gehören:

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Abteilung für Humanressourcen (HR): Die Personalabteilung ist häufig an der Ausarbeitung und Umsetzung von Richtlinien für die Mitarbeiterüberwachung beteiligt. Sie kann die Entwicklung von Richtlinien beaufsichtigen, die Richtlinien an die Mitarbeiter weitergeben und sich um Bedenken oder Streitigkeiten der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Überwachung kümmern.
IT-Abteilung (Informationstechnologie): Die IT-Abteilung ist für die Implementierung und Wartung von Überwachungstechnologien zuständig, z. B. von Software und Systemen zur Überwachung der Computernutzung, der Internetaktivitäten und der Netzsicherheit. Sie stellen sicher, dass die Überwachungstools mit den Datenschutz- und Rechtsstandards übereinstimmen.
Management und Vorgesetzte: Manager und Vorgesetzte spielen eine Rolle bei der Überwachung der Leistung und des Verhaltens der Mitarbeiter in ihren jeweiligen Teams. Dazu kann es gehören, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und Feedback auf der Grundlage von Leistungskennzahlen zu geben.
Rechts- und Compliance-Teams: Die Rechts- und Compliance-Teams sind dafür verantwortlich, dass die Überwachungspraktiken der Mitarbeiter mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Sie können Hinweise zu den rechtlichen Auswirkungen der Überwachung geben und bei der Erstellung von Richtlinien helfen, die mit den rechtlichen Anforderungen übereinstimmen.
Unternehmensleitung und Führungskräfte: Die Unternehmensleitung, einschließlich der Führungskräfte und des Top-Managements, kann an der Festlegung des allgemeinen Tons und der Vorgehensweise bei der Mitarbeiterüberwachung beteiligt sein. Sie können Entscheidungen über den Umfang der Überwachung treffen und sicherstellen, dass diese mit den Werten und Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Mitarbeiter: Die Mitarbeiter selbst sind für das Verständnis und die Einhaltung der Überwachungsmaßnahmen verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, dass sie die Unternehmensrichtlinien einhalten und sich darüber im Klaren sind, inwieweit ihre Aktivitäten überwacht werden können.
Interne Audit- oder Sicherheitsteams: Interne Audit- oder Sicherheitsteams können an der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und der Sicherheit beteiligt sein. Sie können sich darauf konzentrieren, den unbefugten Zugang zu sensiblen Informationen zu erkennen und zu verhindern und die Integrität der Organisationssysteme zu gewährleisten.
Ethik- und Compliance-Beauftragte: Einige Organisationen haben Ethik- und Compliance-Beauftragte, die die ethischen Praktiken im Unternehmen überwachen. Sie können eine Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass die Überwachungspraktiken mit den ethischen Standards und dem Verhaltenskodex der Organisation übereinstimmen.

Welche Daten werden bei der Mitarbeiterüberwachung erfasst?

Die im Rahmen der Mitarbeiterüberwachung erhobenen Daten sind

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1. Computer- und Internetnutzung

Website-Besuche: Überwachungssoftware kann die Websites verfolgen, die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit besuchen.
‍Anwendungsnutzung: Informationen darüber, welche Anwendungen und Software die Mitarbeiter nutzen.
‍E-Mailsund Kommunikation: Überwachung von E-Mail-Inhalten, Anhängen und der Kommunikation über Messaging-Tools.

2. Produktivitätsmetriken

Zeitaufwand für Aufgaben: Verfolgung der Zeit, die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufwenden.
‍Tastaturprotokollierung: Überwachung der Anzahl der Tastenanschläge oder Mausklicks zur Messung des Aktivitätsniveaus.
‍Bildschirmaufnahme: Regelmäßige Screenshots oder Bildschirmaufnahmen zur Beobachtung von Arbeitsaktivitäten.

3. Überwachung der Kommunikation

Anrufprotokolle: Nachverfolgung von Anrufprotokollen und Gesprächsdauern für Mitarbeiter, die Firmentelefone benutzen.
‍InstantMessaging: Überwachung von Nachrichten, die über interne Kommunikationsplattformen gesendet werden.

4. Physischer Standort

GPS-Verfolgung: Für Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind oder firmeneigene Fahrzeuge benutzen, kann eine GPS-Ortung eingeführt werden, um ihren Standort zu überwachen.
Fingerabdruck-Scans oder biometrische Zeiterfassungsgeräte: In einigen Fällen können biometrische Daten für die Zeiterfassung erfasst werden.

5. Leistungsmetriken

Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs): Metriken, die sich auf die Arbeitsleistung beziehen, wie z. B. Verkaufszahlen, erreichte Ziele oder andere relevante Leistungsindikatoren.

6. Anwesenheit und Zeiterfassung

Einlass-/Auslasszeiten: Überwachung der Anfangs- und Endzeiten von Arbeitsschichten.
Pausenzeiten: Verfolgung der Dauer und Häufigkeit der Pausen, die die Mitarbeiter einlegen.

7. Überwachungskameras

Videomaterial: Überwachungskameras können eingesetzt werden, um Mitarbeiter in Gemeinschaftsbereichen, an Ein- und Ausgängen oder in bestimmten Arbeitsbereichen zu überwachen.

8. Netz- und Systemsicherheit

Zugriffsprotokolle: Überwachung des Zugriffs von Mitarbeitern auf Unternehmensnetzwerke, Server und vertrauliche Dateien.
Sicherheitswarnungen: Erkennung von verdächtigen Aktivitäten, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnten.

9. Mitarbeiterbefragungen und Feedback

Feedback-Formulare: Sammeln von Feedback von Mitarbeitern durch Umfragen oder Leistungsbewertungen.

10. Überwachung sozialer Medien

Aktivitäten in den sozialenMedien: Überwachung der öffentlichen Social-Media-Profile von Mitarbeitern im Hinblick auf mögliche Verstöße gegen die Richtlinien oder Reputationsrisiken für das Unternehmen.

Warum ist die Wahrung der Privatsphäre bei der Überwachung von Mitarbeitern so wichtig?

Hier sind die wichtigsten Gründe, warum der Schutz der Privatsphäre bei der Überwachung von Mitarbeitern wichtig ist:

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Einhaltung vonGesetzen:Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften ist von größter Bedeutung. In vielen Ländern gibt es spezifische Gesetze, die die Erhebung, Speicherung und Verwendung von Mitarbeiterdaten regeln. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen und rechtliche Schritte.
Vertrauen und Moral der Mitarbeiter: Die Achtung der Privatsphäre fördert ein positives Arbeitsumfeld und schafft Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Übermäßige oder invasive Überwachung kann zu mangelndem Vertrauen, sinkender Moral und negativen Auswirkungen auf das Engagement der Mitarbeiter führen.
Rechte der Arbeitnehmer: Mitarbeiter haben ein Recht auf Privatsphäre, und dieses Recht gilt auch am Arbeitsplatz. Die Wahrung der Datenschutzrechte der Mitarbeiter ist eine wesentliche Voraussetzung für die Aufrechterhaltung ethischer Praktiken und das Engagement für das Wohlergehen der Mitarbeiter.
Bindung und Rekrutierung: Ein Arbeitsplatz, der Wert auf Datenschutz legt, wird wahrscheinlich talentierte Mitarbeiter anziehen und halten können. Arbeitssuchende und derzeitige Mitarbeiter sind zunehmend um ihre Privatsphäre besorgt, und Unternehmen, die diesem Aspekt Priorität einräumen, haben möglicherweise einen Wettbewerbsvorteil.
Vermeidung von Diskriminierung und Voreingenommenheit: Unbeabsichtigte Voreingenommenheit kann entstehen, wenn Überwachungsdaten missbräuchlich verwendet werden. Der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter trägt dazu bei, das Risiko diskriminierender Praktiken zu mindern, und gewährleistet, dass Beschäftigungsentscheidungen auf fairen und objektiven Kriterien beruhen.
Geringere rechtliche Haftung: Invasive Überwachungspraktiken können das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Beschwerden von Mitarbeitern erhöhen. Die Wahrung der Privatsphäre verringert die Wahrscheinlichkeit einer rechtlichen Haftung und hilft Unternehmen, rechtliche Herausforderungen im Zusammenhang mit unzulässigen Überwachungspraktiken zu vermeiden.
Konzentration auf Ergebnisse und vertrauensvolle Beziehungen: Ein ergebnisorientierter Ansatz, bei dem den Mitarbeitern zugetraut wird, auf der Grundlage ihrer Leistung etwas zu leisten, fördert eine positivere Arbeitskultur. Ergebnisorientierung statt ständiger Überwachung fördert das Verantwortungsbewusstsein und die Selbstständigkeit.
Gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter: Mitarbeiter sind eher produktiv und konzentrieren sich auf ihre Arbeit, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Privatsphäre respektiert wird. Ständige Überwachung kann zu Ängsten und Stress führen und sich negativ auf die Gesamtproduktivität auswirken.
Abschwächung von Widerstand und Zurückweisung: Eine übermäßige Überwachung kann zu Widerstand und Rückschlägen bei den Mitarbeitern führen. Durch die Wahrung eines Gleichgewichts und die Achtung der Privatsphäre können Unternehmen die Wahrscheinlichkeit negativer Reaktionen und des Widerstands gegen Überwachungsinitiativen verringern.
Wohlbefinden der Mitarbeiter: Der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter ist ein grundlegender Aspekt der Förderung ihres allgemeinen Wohlbefindens. Er trägt zu einer gesunden Work-Life-Balance bei und hilft, ein positives und unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Reputationsmanagement: Datenschutzverletzungen können den Ruf eines Unternehmens schädigen. Nachrichten über invasive Überwachungspraktiken können zu negativer Publicity führen und das Image des Unternehmens bei Kunden, Klienten und in der Öffentlichkeit beeinträchtigen.
Kulturelle und ethische Überlegungen: Das Engagement einer Organisation für den Datenschutz spiegelt ihre Werte und ethischen Standards wider. Das Engagement für die Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei.

Warum führen Unternehmen eine Mitarbeiterüberwachung ein?

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen die Überwachung ihrer Mitarbeiter einführen:

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Produktivitätsmessung: Die Überwachung kann Unternehmen dabei helfen zu verstehen, wie Mitarbeiter ihre Zeit während der Arbeitszeit verbringen. Dies kann Ineffizienzen aufzeigen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Außerdem kann es Managern helfen, Ressourcen effizienter zuzuweisen.
Leistungsbewertung: Die Überwachung der Mitarbeiter kann objektive Daten für Leistungsbewertungen liefern. Sie kann dabei helfen, leistungsstarke Mitarbeiter und solche, die zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigen, zu identifizieren.
Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften: Die Überwachung kann dazu beitragen, Sicherheitsverletzungen zu verhindern und die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten. In Branchen, die mit sensiblen Daten zu tun haben, kann die Überwachung beispielsweise sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Protokolle befolgen.
Verwaltung der Fernarbeit: Angesichts der zunehmenden Fernarbeit können Überwachungswerkzeuge den Managern helfen, die Arbeitsgewohnheiten und die Produktivität der Fernmitarbeiter im Auge zu behalten. Sie können auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wahren.
Verhinderung von Fehlverhalten: Die Überwachung von Mitarbeitern kann von unangemessenem Verhalten abschrecken und im Falle von Streitigkeiten Beweise liefern. Sie kann dazu beitragen, ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld zu erhalten.
Betriebliche Effizienz: Wenn Unternehmen verstehen, wie Aufgaben ausgeführt werden, können sie Prozesse rationalisieren, Fehler reduzieren und den Kundenservice verbessern.

Wie wird die Überwachung der Mitarbeiter durchgeführt?

Die Überwachung der Mitarbeiter erfolgt auf folgende Weise:

Computerüberwachung: Unternehmen setzen häufig Software ein, um die Computernutzung ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Dazu kann die Verfolgung der besuchten Websites, der verwendeten Anwendungen und der für verschiedene Aufgaben aufgewendeten Zeit gehören. Manche Software kann sogar Screenshots erstellen oder Tastatureingaben aufzeichnen.
Überwachung von E-Mail und Internet: Arbeitgeber können die E-Mail- und Internet-Nutzung ihrer Mitarbeiter überwachen, um sicherzustellen, dass sie kein unangemessenes Verhalten an den Tag legen oder die Zeit des Unternehmens vergeuden. Dies kann auch dazu beitragen, Sicherheitsverletzungen zu verhindern.

Überwachung von Telefongesprächen: Im Kundendienst können Telefonanrufe aufgezeichnet und zu Qualitätssicherungszwecken überwacht werden. Dies kann dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern und Bereiche für Mitarbeiterschulungen zu identifizieren.
Videoüberwachung: An physischen Arbeitsplätzen können Videokameras eingesetzt werden, um das Verhalten der Mitarbeiter zu überwachen und die Sicherheit zu gewährleisten.
GPS-Ortung: Bei Aufgaben, die mit Reisen oder Außendiensttätigkeiten verbunden sind, können Arbeitgeber GPS-Geräte einsetzen, um den Standort der Mitarbeiter zu verfolgen.
Zeiterfassung: Arbeitgeber verwenden häufig Zeiterfassungssoftware, um zu überwachen, wann Mitarbeiter ein- und ausgehen, wie lange sie Pausen einlegen und wie viel Zeit sie insgesamt für die Arbeit aufwenden.
Produktivitätsüberwachung: Hier geht es darum, die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen. Zum Beispiel, wie viele Aufgaben ein Mitarbeiter an einem Tag erledigt oder wie viele Verkäufe er tätigt.
Überwachung sozialer Medien: Einige Arbeitgeber überwachen die öffentlichen Beiträge ihrer Mitarbeiter in den sozialen Medien. Dies kann dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu schützen.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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