Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Angestelltenbrief

Ein Anschreiben trägt wesentlich dazu bei, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind und ein positives und produktives Arbeitsumfeld geschaffen wird.

Was ist ein Mitarbeiterschreiben?

Ein Anschreiben ist ein Schreiben eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer, das in der Regel dazu dient, wichtige Informationen wie Beförderungen, Stellenangebote, Gehaltsänderungen oder Disziplinarmaßnahmen zu übermitteln. Er dient als offizielles Mittel zur Übermittlung von Einzelheiten zum Beschäftigungsstatus oder zu bestimmten arbeitsbezogenen Angelegenheiten.

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Was ist der Zweck eines Mitarbeiterbriefs?

Ein Mitarbeiterbrief dient verschiedenen Zwecken am Arbeitsplatz, und je nach Art des Briefes wird sein Hauptziel festgelegt. Hier sind einige gängige Zwecke von Anschreiben:

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1. Angebotsschreiben

Zweck: Einem Bewerber förmlich ein Stellenangebot zu unterbreiten.
Einzelheiten: Angabe der Position, des Gehalts, der Sozialleistungen, des Anfangsdatums und etwaiger Beschäftigungsbedingungen.
Wichtigkeit: Legt die Beschäftigungsbedingungen fest und formuliert die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter.

2. Arbeitsvertrag

Zweck: Darstellung der Beschäftigungsbedingungen in einer umfassenderen Weise als in einem Angebotsschreiben.
Einzelheiten: Enthält Klauseln zu den Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz, Kündigungsverfahren, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere rechtliche Aspekte.
Wichtigkeit: Bietet einen rechtlichen Rahmen für das Arbeitsverhältnis und schützt sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer.

3. Ernennungsschreiben

Zweck: Offizielle Bestätigung der Ernennung oder Beförderung eines Mitarbeiters innerhalb der Organisation.
Einzelheiten: Nennen Sie die neue Position, die Verantwortlichkeiten und etwaige Änderungen der Vergütung.
Wichtigkeit: Anerkennung und Würdigung der Leistungen und Beiträge des Mitarbeiters.

4. Rücktrittsschreiben

Zweck: Förmliche Mitteilung der Entscheidung eines Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen.
Einzelheiten: Enthält in der Regel den letzten Arbeitstag und kann Dankbarkeit oder Gründe für das Ausscheiden ausdrücken.
Wichtigkeit: Leiten den Übergangsprozess ein, der es dem Arbeitgeber ermöglicht, einen Ersatz zu planen und eine positive Beziehung zu dem ausscheidenden Mitarbeiter zu pflegen.

4. Anerkennungsschreiben

Zweck: Ausdruck von Dankbarkeit und Anerkennung für die Leistungen eines Mitarbeiters.
Einzelheiten: Hebt besondere Leistungen, Qualitäten oder Bemühungen hervor, die sich positiv auf die Organisation ausgewirkt haben.
Wichtigkeit: Fördert die Moral, verstärkt positives Verhalten und fördert eine Kultur der Anerkennung.

5. Mahnschreiben

Zweck: Ansprechen von Leistungs- oder Verhaltensproblemen und formelle Benachrichtigung eines Mitarbeiters über die Notwendigkeit von Verbesserungen.
Einzelheiten: Umreißt die spezifischen Anliegen, Erwartungen und möglichen Konsequenzen, wenn keine Verbesserung erreicht wird.
Wichtigkeit: Dokumentiert Leistungsprobleme und bietet einen klaren Weg für Verbesserungen oder disziplinarische Maßnahmen.

6. Bestätigungsschreiben

Zweck: Bestätigung von Details im Zusammenhang mit der Beschäftigung, z. B. Gehaltsanpassungen, Beförderungen oder Änderungen der Arbeitsaufgaben.
Einzelheiten: Geben Sie die zu bestätigenden Änderungen und die damit verbundenen Bedingungen klar an.‍
Wichtigkeit: Klärt die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wer ist der vorgesehene Empfänger des Mitarbeiterbriefs?

Als Empfänger des Anschreibens an die Mitarbeiter kommen die folgenden Personen in Frage:

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Arbeitnehmer: Handelt es sich bei dem Schreiben um ein Angebotsschreiben, ein Beurteilungsschreiben oder ein Kündigungsschreiben, so ist der Empfänger der betreffende Arbeitnehmer. Diese Schreiben sind in der Regel direkt an den Arbeitnehmer gerichtet und enthalten Informationen zu seinem Beschäftigungsstatus.
Potenzieller Arbeitgeber: Im Falle eines Empfehlungsschreibens oder eines Referenzschreibens ist der Empfänger ein potenzieller Arbeitgeber. Diese Schreiben dienen dazu, sich für die Fähigkeiten, den Charakter und die Erfahrung des Arbeitnehmers zu verbürgen.
Personalwesen: Briefe, wie z. B. ein Kündigungsschreiben oder ein Beschwerdebrief, sind an die Personalabteilung zu richten. Diese Schreiben werden verwendet, um Entscheidungen oder Probleme im Zusammenhang mit der Arbeitserfahrung des Mitarbeiters formell mitzuteilen.
Verwaltung: Briefe wie ein Vorschlag oder ein Bericht sind häufig an die Geschäftsleitung gerichtet. Diese Briefe werden verwendet, um Ideen, Vorschläge oder Aktualisierungen zu Projekten oder Aufgaben mitzuteilen.

Welche Frist gilt für die Abfassung und den Versand des Anschreibens an den Arbeitnehmer?

Die Frist für die Abfassung und den Versand eines Mitarbeiterbriefs hängt von der Art und Dringlichkeit der Mitteilung ab. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Leitlinien für verschiedene Arten von Mitarbeiterschreiben:

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1. Angebotsschreiben

Frist: In der Regel sollte ein Angebotsschreiben unverzüglich nach der Annahme des Stellenangebots durch den Bewerber verfasst und verschickt werden. Versuchen Sie, es innerhalb einer Woche nach der Annahme des Bewerbers zu versenden, um den Enthusiasmus aufrechtzuerhalten und den Einarbeitungsprozess unverzüglich einzuleiten.

2. Arbeitsvertrag

Frist: Der Arbeitsvertrag sollte vor oder während des ersten Arbeitstages des Arbeitnehmers erstellt und vorgelegt werden. Es ist wichtig, dem Arbeitnehmer genügend Zeit zu geben, um ihn zu prüfen und sich gegebenenfalls rechtlich beraten zu lassen. Es ist üblich, den Vertrag am ersten Tag der Beschäftigung zu unterzeichnen.

3. Ernennungsschreiben

Frist: Ähnlich wie das Angebotsschreiben sollte auch das Ernennungsschreiben zeitnah nach der Entscheidung über die Ernennung oder Beförderung eines Mitarbeiters versandt werden. Bemühen Sie sich, die Entscheidung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens mitzuteilen, um Transparenz und Spannung zu erhalten.

4. Rücktrittsschreiben

Frist: Ein Arbeitnehmer sollte sein Kündigungsschreiben im Idealfall lange vor dem letzten Arbeitstag einreichen. Die Standardkündigungsfrist beträgt häufig zwei Wochen, kann aber je nach Arbeitsvertrag oder Unternehmensrichtlinien variieren.

5. Anerkennungsschreiben

Abgabetermin: Das Ausdrücken von Wertschätzung ist ein fortlaufender Prozess. Wenn das Schreiben jedoch auf eine bestimmte Leistung oder ein bestimmtes Ereignis zurückgeht, sollte es so bald wie möglich nach der Leistung verschickt werden, um seine Wirkung zu maximieren.

6. Warnschreiben

Fristen: Eine rechtzeitige Kommunikation ist entscheidend, wenn Leistungs- oder Verhaltensprobleme angesprochen werden. Abmahnungen sollten sofort nach Bekanntwerden der Probleme ausgesprochen werden, um dem Mitarbeiter ausreichend Zeit und Anleitung zur Verbesserung zu geben.

7. Bestätigungsschreiben

‍Frist: Ähnlich wie ein Angebotsschreiben sollte auch ein Bestätigungsschreiben für Änderungen der Beschäftigungsbedingungen zeitnah nach der Entscheidung versandt werden. Dies sorgt für Klarheit und vermeidet Missverständnisse.

Wie beginne ich einen Brief an einen Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiterbrief kann auf folgende Weise begonnen werden:

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Anrede: Beginnen Sie mit einer förmlichen Begrüßung. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie ihn. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr Sharma" oder "Sehr geehrte Frau Lee". Wenn der Name nicht bekannt ist, können Sie eine allgemeine Begrüßung wie "Sehr geehrtes Teammitglied" verwenden. Die Anrede gibt den Ton für den Rest des Briefes an, daher ist es wichtig, sie sorgfältig zu wählen.
Einleitung: Der erste Absatz sollte den Zweck des Schreibens klar formulieren. Seien Sie klar und prägnant, damit der Empfänger versteht, warum Sie schreiben. Zum Beispiel: "Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren über..." oder "Dieser Brief dient dazu,...". Dies hilft dem Empfänger, den Kontext und die Bedeutung des Briefes zu verstehen.
Hauptteil: Hier geben Sie den wesentlichen Inhalt des Schreibens wieder. Halten Sie den Ton professionell und den Inhalt klar. Verwenden Sie separate Absätze für jeden Punkt oder Gedanken. Das macht das Schreiben leichter lesbar und verständlich. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Details angeben, aber vermeiden Sie unnötigen Jargon oder eine zu komplexe Sprache.
Spezifische Details: Je nach dem Zweck des Schreibens müssen Sie möglicherweise bestimmte Details angeben. Wenn es sich zum Beispiel um ein Beurteilungsschreiben handelt, müssen Sie möglicherweise Einzelheiten über die Leistung des Mitarbeiters, seine Erfolge und verbesserungswürdige Bereiche angeben. Handelt es sich um ein Kündigungsschreiben, müssen Sie möglicherweise den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters angeben.
Tonfall und Sprache: Der Ton und die Sprache des Briefes sollten der Situation angemessen sein. Ein Anerkennungsschreiben würde einen positiven und beglückwünschenden Ton haben, während ein Schreiben, in dem eine Frage oder ein Problem angesprochen wird, einen ernsteren Ton haben würde. Unabhängig von der Situation sollte die Sprache immer respektvoll und professionell sein.
Schlusswort: Beenden Sie das Schreiben mit einem Schlusswort, gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Position. Die Schlussformel könnte etwa lauten: "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" oder "Vielen Dank". Damit wird der Brief förmlich abgeschlossen und es wird ein Platz für Ihre Unterschrift in einem physischen Brief vorgesehen.

Denken Sie daran, dass der Inhalt des Briefes je nach Zweck und Empfänger variieren kann. Achten Sie immer darauf, dass der Brief respektvoll und professionell formuliert ist und vor dem Absenden Korrektur gelesen wird, um Fehler oder Missverständnisse zu vermeiden.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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