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Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Inhaltsübersicht

Arbeitnehmerüberlassung

Bei einem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag wird der PEO zum eingetragenen Arbeitgeber für bestimmte Aspekte der Belegschaft des Kundenunternehmens, während das Kundenunternehmen die Kontrolle über seine täglichen Abläufe und Geschäftstätigkeiten behält.

Was ist Arbeitnehmerüberlassung?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung, auch bekannt als Professional Employer Organisation (PEO) oder Co-Employment, handelt es sich um eine geschäftliche Vereinbarung, bei der ein Unternehmen einen Vertrag mit einer externen Organisation abschließt, um verschiedene Aufgaben im Bereich der Humanressourcen (HR) und Arbeitgeberpflichten zu übernehmen. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Auslagerung des Personalwesens an eine PEO dazu beiträgt, dass Unternehmen "7 bis 9 Prozent schneller wachsen, eine um 10 bis 14 Prozent geringere Fluktuation haben und um 50 Prozent seltener in Konkurs gehen. (Quelle: napeo.org)

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Wer nutzt typischerweise Arbeitnehmerüberlassung?

Zu den Unternehmen, die in der Regel Arbeitnehmerüberlassung in Anspruch nehmen, gehören:

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Kleineund mittlere Unternehmen (KMU): Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren oft von Personalleasing-Dienstleistungen, da sie nicht über die internen Ressourcen und das Fachwissen verfügen, um komplexe HR-Funktionen, die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Sozialleistungen zu übernehmen.
Start-ups: Startups, insbesondere solche in der Anfangsphase, können sich an Personalleasingdienste wenden, um Personalprozesse zu rationalisieren, den Verwaltungsaufwand zu verringern und auf Fachwissen zuzugreifen, ohne ein eigenes HR-Team aufbauen zu müssen.
Unternehmen mit begrenzter HR-Infrastruktur: Unternehmen, die nicht über eine gut ausgebaute HR-Infrastruktur verfügen, können sich für das Personalleasing entscheiden, um Zugang zu umfassenden HR-Dienstleistungen zu erhalten, einschließlich Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.
Unternehmen in schnellen Wachstumsphasen: Für Unternehmen, die ein schnelles Wachstum erleben, kann es eine Herausforderung sein, ihre Personalfunktionen schnell zu erweitern. Die Arbeitnehmerüberlassung bietet eine Lösung zur Bewältigung des gestiegenen Personalbedarfs, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.
Unternehmen in Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften wichtig ist: Branchen mit komplexen und stark regulierten Compliance-Anforderungen, wie z. B. das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die verarbeitende Industrie, wenden sich häufig an PEOs, um Unterstützung bei der Einhaltung komplizierter Vorschriften zu erhalten.
Unternehmen mit schwankendem Arbeitskräftebedarf: Unternehmen, die einen schwankenden Personalbedarf haben, wie z. B. saisonabhängige Branchen oder Unternehmen, die projektbezogen arbeiten, können von der Flexibilität profitieren, die die Arbeitnehmerüberlassung bietet.
Franchise-Unternehmen: Franchise-Unternehmen können Arbeitnehmerüberlassungsdienste in Anspruch nehmen, um einheitliche HR-Praktiken und die Einhaltung von Vorschriften an mehreren Standorten zu gewährleisten. PEOs helfen dabei, standardisierte HR-Prozesse für Franchisenehmer aufrechtzuerhalten.
Unternehmen mit begrenzten Budgets: Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen können in der Arbeitnehmerüberlassung eine kosteneffiziente Lösung für den Zugriff auf professionelles Personalwissen finden, ohne die Kosten für den Aufbau einer eigenen Personalabteilung aufbringen zu müssen.
Geografisch unterschiedliche Unternehmen: Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, insbesondere in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern, können Personalleasing-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um unterschiedliche Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Compliance-Anforderungen zu bewältigen.
Unternehmen, die Lösungen für die betriebliche Altersversorgung suchen: Unternehmen, die wettbewerbsfähige Sozialleistungen anbieten möchten, ohne sich um die komplexe Verwaltung der Leistungen kümmern zu müssen, wenden sich häufig an PEOs, um Zugang zu umfassenden und kostengünstigen Leistungspaketen zu erhalten.
Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen: Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen, wie z. B. Beratungs- oder Anwaltskanzleien, können Arbeitnehmerüberlassung nutzen, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und Personalaufgaben an Experten auszulagern.
Unternehmen mit begrenzter Zeit für die Personalverwaltung: Unternehmen, in denen sich die Geschäftsleitung auf das Kerngeschäft und strategische Initiativen konzentrieren möchte, anstatt Zeit für die Personalarbeit aufzuwenden, können sich für die Arbeitnehmerüberlassung entscheiden, um Routineaufgaben im Personalwesen zu erledigen.

Was sind die Nachteile der Arbeitnehmerüberlassung?

Die Nachteile der Arbeitnehmerüberlassung sind

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Verlust der vollen Kontrolle: Einer der Hauptnachteile besteht darin, dass das Kundenunternehmen ein gewisses Maß an Kontrolle über die Personalfunktionen an den PEO abgibt. Während der Kunde die Kontrolle über das Tagesgeschäft behält, werden bestimmte HR-Entscheidungen und Verwaltungsprozesse von der PEO verwaltet.
Mögliche Herausforderungen bei der Kommunikation: Eine wirksame Kommunikation ist in einem Arbeitsverhältnis von entscheidender Bedeutung. Fehlkommunikation oder mangelnde Koordination zwischen dem Kundenunternehmen und dem PEO können zu Problemen bei der Mitarbeiterverwaltung, der Einhaltung von Vorschriften und der allgemeinen Effizienz führen.
Abhängigkeit von der Leistung des PEO: Die Effektivität der Arbeitnehmerüberlassung hängt in hohem Maße von der Leistung und den Fähigkeiten des gewählten PEO ab. Bleibt der PEO hinter den Erwartungen zurück oder gerät er in finanzielle Schwierigkeiten, kann sich dies auf das Kundenunternehmen auswirken.
Kostenüberlegungen: Zwar werden Kosteneinsparungen oft als Vorteil genannt, aber manche Unternehmen stellen fest, dass die von PEOs erhobenen Gebühren erheblich sein können. Es ist wichtig, die mit der Arbeitnehmerüberlassung verbundenen Kosten sorgfältig zu prüfen und sie mit den potenziellen Einsparungen und Vorteilen zu vergleichen.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: PEOs bieten in der Regel standardisierte HR-Lösungen an. Dies ist möglicherweise nicht geeignet für Unternehmen mit einzigartigen Personalrichtlinien oder spezifischen Anforderungen, die nicht in das Standardangebot des PEO fallen.
Komplexe vertragliche Vereinbarungen: Arbeitnehmerüberlassungsverträge können komplex sein und detaillierte vertragliche Vereinbarungen enthalten, in denen die Verantwortlichkeiten beider Parteien festgelegt sind. Für Kundenunternehmen ist es entscheidend, diese Verträge genau zu verstehen und auszuhandeln, um sicherzustellen, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechen.
Verwirrung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter können sich verwirrt oder unsicher fühlen angesichts der Änderungen in den HR-Prozessen und der Einführung einer dritten Einheit. Eine klare Kommunikation ist unerlässlich, um alle Bedenken auszuräumen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Mögliche Unterbrechungen während des Übergangs: Der Übergang zu einem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag kann Änderungen bei den HR-Systemen, der Lohnabrechnung und der Verwaltung der Sozialleistungen mit sich bringen. Wird dieser Übergang nicht richtig gehandhabt, kann er zu vorübergehenden Störungen und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen.
Begrenzter Einfluss auf die Leistungspakete: Während PEOs oft umfassende Leistungspakete anbieten, haben die Kundenunternehmen möglicherweise nur begrenzten Einfluss auf die angebotenen spezifischen Leistungen. Dies kann ein Nachteil für Unternehmen mit besonderen Präferenzen bei den Leistungen für die Mitarbeiter sein.
Kulturelle Unausgewogenheit: PEOs können ihre eigene Unternehmenskultur und Arbeitsweise haben. Wenn die Kultur des PEO und die des Kundenunternehmens nicht übereinstimmen, kann dies zu Problemen bei der Zusammenarbeit und dem Engagement der Mitarbeiter führen.
Nicht für alle Branchen geeignet: Die Arbeitnehmerüberlassung eignet sich möglicherweise nicht für Branchen mit hochspezialisiertem Personalbedarf oder für Branchen mit besonderen Beschäftigungsverhältnissen. Jede Branche hat andere Anforderungen, und einige passen möglicherweise nicht gut zu den standardisierten Dienstleistungen von PEOs.
Eingeschränkte Flexibilität: Einige Kundenunternehmen sind der Meinung, dass die standardisierten Prozesse eines PEO ihre Flexibilität bei der Verwaltung von HR-Funktionen auf eine Weise einschränken, die mit ihren spezifischen Geschäftsstrategien übereinstimmt.

Was sind die Vorteile des Personalleasings?

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Personalleasings:

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HR-Fachwissen: Die Kundenunternehmen können das Fachwissen des PEO im Bereich der Personalverwaltung (HR) nutzen. PEOs verfügen in der Regel über Personalfachleute, die sich mit Arbeitsrecht, Compliance und Best Practices auskennen.
Kosteneinsparungen: Die Arbeitnehmerüberlassung kann zu Kosteneinsparungen für die Kundenunternehmen führen. PEOs können Skaleneffekte erzielen, indem sie Personalfunktionen für mehrere Kunden konsolidieren, was zu geringeren Verwaltungskosten führt.
Zugang zu umfassenden Leistungen: PEOs bieten oft ein umfassendes Leistungspaket an, das Krankenversicherungen, Rentenpläne und andere Vergünstigungen umfasst. Die Kundenunternehmen und ihre Mitarbeiter können auf ein breiteres Spektrum an Leistungen zugreifen, als sie es auf eigene Faust tun könnten.
Effiziente Bearbeitung der Gehaltsabrechnung: PEOs übernehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuereinbehaltung und Compliance-Aufgaben. Dadurch verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Kundenunternehmen, so dass sie sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können.
Risikomanagement: PEOs teilen bestimmte mit der Beschäftigung verbundene Risiken und Haftungen. Diese Risikoverteilung trägt dazu bei, die Last der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verteilen und die potenziellen Auswirkungen auf das Kundenunternehmen zu verringern.
Zeitersparnis: Die Kundenunternehmen sparen Zeit, indem sie die Personalverwaltung an eine PEO auslagern. Dadurch können sie ihre Ressourcen und Zeit auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren.
Zugang zu Technologie: PEOs bieten oft Zugang zu fortschrittlicher HR-Technologie und -Software, was die Effizienz bei der Zeiterfassung, der Verwaltung von Sozialleistungen und anderen HR-Prozessen erhöht.
Bessere Leistungen für Mitarbeiter: Die Mitarbeiter der Kundenunternehmen können Zugang zu besseren und kostengünstigeren Sozialleistungen erhalten, darunter Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen, die von der PEO angeboten werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: PEOs unterstützen ihre Kunden bei der Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze. Dies ist vor allem für kleinere Unternehmen von Vorteil, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um sich in einem komplexen rechtlichen Umfeld zurechtzufinden.
Konzentration auf das Kerngeschäft: Die Kundenunternehmen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während der PEO personalbezogene Aufgaben übernimmt. Dies ermöglicht eine stärkere Konzentration auf strategische Ziele und Unternehmenswachstum.
Unterstützung bei den Mitarbeiterbeziehungen: Während die Kundenunternehmen die Kontrolle über das Tagesgeschäft und das Personalmanagement behalten, können PEOs Unterstützung bei den Mitarbeiterbeziehungen, der Konfliktlösung und anderen personalbezogenen Angelegenheiten bieten.
Skalierbarkeit: Die Arbeitnehmerüberlassung ermöglicht eine Skalierbarkeit, die es den Kundenunternehmen erleichtert, sich ohne großen Verwaltungsaufwand an Veränderungen der Mitarbeiterzahl anzupassen.
Verbesserte Personalbeschaffung und -bindung: Der Zugang zu attraktiven Sozialleistungen und die Unterstützung durch die Personalabteilung können zu einer verbesserten Rekrutierung und Mitarbeiterbindung beitragen.
Mitarbeiterschulung und -entwicklung: Einige PEOs bieten Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter an und tragen so zur Verbesserung der Fähigkeiten und zum beruflichen Wachstum bei.
Vereinfachte Compliance-Berichterstattung: PEOs übernehmen häufig die Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften, wodurch der Verwaltungsaufwand für die Kundenunternehmen verringert und eine genaue und rechtzeitige Berichterstattung gewährleistet wird.

Was sind die Merkmale des Personalleasings?

Zu den wichtigsten Merkmalen der Arbeitnehmerüberlassung gehören:

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Ko-Beschäftigungsverhältnis: Bei einem Co-Arbeitsverhältnis teilen sich sowohl das Kundenunternehmen als auch der PEO bestimmte Arbeitgeberpflichten. Der PEO wird zum eingetragenen Arbeitgeber für bestimmte personalbezogene Funktionen, während das Kundenunternehmen der Arbeitgeber für andere Aspekte des Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnisses bleibt.
Auslagerung von HR-Funktionen: Der PEO übernimmt in der Regel verschiedene HR-Funktionen, darunter die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen, die Entschädigung von Arbeitnehmern, die Einhaltung von Steuervorschriften und andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalwesen.
Teilung von Risiko und Haftung: Der PEO teilt bestimmte Risiken und Haftungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung, z. B. die Einhaltung des Arbeitsrechts, mit dem Kundenunternehmen. Diese gemeinsame Verantwortung trägt dazu bei, die Last der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verteilen.
Verwaltung von Mitarbeiterleistungen: Der PEO verwaltet häufig die Sozialleistungen für die Mitarbeiter, z. B. die Krankenversicherung, die Altersvorsorge und andere Vergünstigungen. Dies kann den Mitarbeitern des Kundenunternehmens Zugang zu einer breiteren Palette von Leistungen verschaffen.
Gehaltsabrechnung und Steuerverwaltung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Steuerverwaltung werden in der Regel von der PEO übernommen. Dazu gehören die Einbehaltung und Abführung von Steuern, die Ausstellung von Gehaltsschecks und die Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung.
Effizienz und Fachwissen: Die Arbeitnehmerüberlassung ermöglicht es dem Kundenunternehmen, das Fachwissen des PEO in Personal- und Beschäftigungsfragen zu nutzen, was zu Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und Zugang zu Fachwissen führen kann.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der PEO hilft bei der Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze und -vorschriften. Dies ist vor allem für kleinere Unternehmen von Vorteil, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um sich in einem komplexen rechtlichen Umfeld zurechtzufinden.
Konzentration auf die Kerngeschäftsfunktionen: Durch die Auslagerung von HR-Funktionen an einen PEO kann sich das Kundenunternehmen stärker auf seine Kerngeschäftsfunktionen und strategischen Ziele konzentrieren und die HR-bezogenen Aufgaben den Experten überlassen.
Mitarbeiterbeziehungen: Während das Kundenunternehmen die Kontrolle über das Tagesgeschäft und die Verwaltung der Belegschaft behält, kann der PEO bei den Mitarbeiterbeziehungen, der Konfliktlösung und anderen personalbezogenen Aspekten helfen.

Wie funktioniert der Prozess der Arbeitnehmerüberlassung?

Hier finden Sie einen Überblick über die typischen Schritte und den Ablauf der Arbeitnehmerüberlassung:

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Auftrag und Vereinbarung: Das Kundenunternehmen und der PEO leiten den Prozess ein, indem sie eine Vereinbarung abschließen. In dieser Vereinbarung werden die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, die spezifischen Personalfunktionen, die der PEO übernehmen wird, und die Verantwortlichkeiten beider Parteien festgelegt.
Begründung eines Arbeitsverhältnisses: Es wird ein Arbeitsverhältnis begründet, bei dem sowohl das Kundenunternehmen als auch der PEO bestimmte Arbeitgeberaufgaben gemeinsam wahrnehmen. Der PEO wird zum offiziellen Arbeitgeber für bestimmte personalbezogene Funktionen, während das Kundenunternehmen die Kontrolle über seine täglichen Abläufe und Geschäftstätigkeiten behält.
Bewertung und Eingliederung: Der PEO bewertet den Personalbedarf des Kundenunternehmens und führt die Mitarbeiter in die Struktur der gemeinsamen Beschäftigung ein. Dies kann die Umstellung bestehender Mitarbeiter auf das Gehaltsabrechnungssystem des PEO beinhalten.
Übertragung von HR-Funktionen: Der PEO übernimmt verschiedene HR-Funktionen, z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen, die Einhaltung von Steuervorschriften, die Entschädigung von Arbeitnehmern und andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalwesen. Diese Übertragung ermöglicht es dem Kundenunternehmen, das Fachwissen des PEO im Bereich der Personalverwaltung zu nutzen.
Verwaltung der Mitarbeiterleistungen: Der PEO verwaltet in der Regel die Leistungen für die Mitarbeiter, wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen. Dies kann den Mitarbeitern Zugang zu einer breiteren Palette von Leistungen verschaffen.
Gehaltsabrechnung und Steuerverwaltung: Der PEO übernimmt die Verantwortung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Steuereinbehaltung und die damit verbundenen Compliance-Aufgaben. Dazu gehören die Ausstellung von Gehaltsschecks, die Bearbeitung der Lohnsteuer und die Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Der PEO unterstützt das Kundenunternehmen bei der Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze und -vorschriften. Dazu gehört auch, dass er sich über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden hält und den Kunden in Fragen der Einhaltung berät.
Unterstützung bei den Mitarbeiterbeziehungen: Während das Kundenunternehmen die Kontrolle über das Tagesgeschäft und das Personalmanagement behält, kann der PEO Unterstützung bei den Mitarbeiterbeziehungen, der Konfliktlösung und anderen personalbezogenen Angelegenheiten leisten.
Teilung von Risiko und Haftung: Der PEO und das Kundenunternehmen teilen sich bestimmte Risiken und Haftungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung. Diese Risikoverteilung trägt dazu bei, die Last der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verteilen.
Zugang zum Fachwissen des PEO: Das Kundenunternehmen profitiert von der Expertise des PEO in Personal- und Beschäftigungsfragen. Dies kann zu Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und dem Zugang zu Fachwissen führen.
Kontinuierliche Kommunikation und Überprüfung: Regelmäßige Kommunikation und Überprüfungen zwischen dem Kundenunternehmen und dem PEO sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Arbeitsverhältnis reibungslos funktioniert. Je nach Bedarf können Anpassungen und Verfeinerungen vorgenommen werden.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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