Was ist ein Mitarbeiter-Intranet und warum ist es wichtig?

Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Wer ist für die Verwaltung und Aktualisierung der Inhalte des Mitarbeiter-Intranets zuständig?

Die Verantwortung für die Verwaltung und Aktualisierung von Inhalten im sozialen Intranet liegt in der Regel bei verschiedenen Rollen innerhalb einer Organisation. Dazu können gehören:

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InternesKommunikationsteam: Dieses Team übernimmt oft die Führung bei der Erstellung und Aktualisierung von Inhalten und stellt sicher, dass die Informationen relevant und aktuell sind und mit der internen Kommunikationsstrategie des Unternehmens übereinstimmen.‍
IT-Abteilung: Die IT-Abteilung ist in der Regel für die technischen Aspekte des Intranets zuständig, z. B. für die Sicherstellung der Betriebszeit, die Verwaltung des Benutzerzugangs und die Integration mit anderen Systemen.‍
Abteilungsleiter oder Teamleiter: Leiter verschiedener Abteilungen können für die Aktualisierung von Inhalten verantwortlich sein, die für ihre spezifischen Teams oder Projekte relevant sind.‍
Mitarbeiter: In einigen Unternehmen werden die Mitarbeiter ermutigt, Inhalte zum Intranet beizusteuern, um das Gefühl der Eigenverantwortung und des Engagements zu fördern.
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Was ist ein Intranet für Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiter-Intranet ist ein privates, sicheres digitales Netzwerk, das nur für die Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich ist. Es dient als zentraler Ort, an dem Mitarbeiter auf Unternehmensinformationen zugreifen, Dokumente austauschen, an Projekten zusammenarbeiten, mit Kollegen kommunizieren und sich über interne Neuigkeiten und Aktualisierungen informieren können.

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Welche Funktionen bietet ein Mitarbeiter-Intranet?

Die Merkmale des Intranets für Mitarbeiter sind:

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Communication tools: An employee intranet often includes various communication tools such as instant messaging, discussion forums, and announcement boards. These tools facilitate real-time communication and information sharing across the organization.‍
Document management: The intranet serves as a central repository for all company documents. It allows for easy storage, retrieval, and sharing of documents. Version control features ensure that everyone has access to the most recent version of a document.‍
Collaboration spaces: These are virtual workspaces where teams can collaborate on projects. They may include project management tools, shared calendars, task lists, and more. These spaces can be customized based on the needs of each team.‍
Employee directory: An employee directory is a common feature of intranets. It provides a searchable database of all employees, complete with contact information and other relevant details. This makes it easy to find and connect with colleagues.‍
Knowledge base: This feature allows for the creation, storage, and sharing of knowledge within the organization. It can include FAQs, how-to guides, training materials, and more. A robust search function makes it easy to find relevant information.‍
Personalized content: Many intranets offer personalized content based on the user’s role, department, or interests. This can include personalized news feeds, task lists, and more.‍
Integration with other systems: Modern intranets can integrate with other business systems such as HR systems, CRM systems, and more. This allows for seamless data flow between systems, improving efficiency and accuracy.‍
Analyse und Berichterstattung: Intranets enthalten häufig Analyse- und Berichtstools. Diese Tools geben Aufschluss darüber, wie das Intranet genutzt wird, und helfen dabei, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

Welche Schritte werden unternommen, um das Intranet für Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu verbessern?

Die Verbesserung des Mitarbeiter-Intranets umfasst mehrere Schritte:

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Feedback einholen: Holen Sie regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern über ihre Erfahrungen mit dem Intranet ein. Dies kann durch Umfragen, Fokusgruppen oder Einzelgespräche geschehen.‍
Analysieren Sie Nutzungsdaten: Verwenden Sie Analysen, um zu verstehen, wie die Mitarbeiter das Intranet nutzen. Schauen Sie sich Kennzahlen wie Seitenaufrufe, Verweildauer auf der Website und Suchanfragen an, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.‍
Inhalte regelmäßig aktualisieren: Halten Sie das Intranet frisch und relevant, indem Sie die Inhalte regelmäßig aktualisieren. Dies könnte das Hinzufügen neuer Ressourcen, die Aktualisierung bestehender Informationen oder das Entfernen veralteter Inhalte beinhalten.‍
Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit: Machen Sie das Intranet benutzerfreundlich, indem Sie die Navigation, die Suchfunktionen und die Ladezeiten der Seiten verbessern. Erwägen Sie den Einsatz von Personalisierung, um das Intranet für einzelne Nutzer relevanter zu machen.‍
Werbung für das Intranet: Werben Sie bei den Mitarbeitern regelmäßig für die Vorteile des Intranets. Dies könnte Schulungen, E-Mail-Kampagnen oder Anreize für die aktive Teilnahme umfassen.‍
Iterieren und verbessern: Entwickeln Sie das Intranet auf der Grundlage von Feedback und Nutzungsdaten kontinuierlich weiter. Dies könnte das Hinzufügen neuer Funktionen, die Verbesserung bestehender Funktionen oder das Entfernen von Funktionen, die nicht genutzt werden, beinhalten.

Welche Sicherheitsaspekte sind bei der Nutzung des Mitarbeiter-Intranets zu beachten?

Die Implementierung eines sicheren Mitarbeiter-Intranets ist von entscheidender Bedeutung für den Schutz sensibler Informationen, die Wahrung der Datenintegrität und den Schutz der allgemeinen Integrität des Unternehmens.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Sicherheitsüberlegungen für die Nutzung eines Mitarbeiter-Intranets:

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‍Zugangskontrollen und Authentifizierung: Implementieren Sie strenge Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf das Intranet zugreifen kann. Nutzen Sie robuste Authentifizierungsmechanismen, wie z. B. die Multifaktor-Authentifizierung (MFA), um die Anmeldesicherheit zu erhöhen.
Verschlüsselung: Setzen Sie die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand durch, um Informationen bei der Übertragung über das Netz und der Speicherung auf Servern zu schützen. Für die sichere Kommunikation sollten die Protokolle Secure Sockets Layer (SSL) oder Transport Layer Security (TLS) verwendet werden.
Benutzerberechtigungen und rollenbasierter Zugriff: Zuweisung von Zugriffsberechtigungen auf der Grundlage von Arbeitsrollen und Verantwortlichkeiten. Nutzen Sie die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), um den Benutzerzugriff auf die Informationen und Funktionalitäten zu beschränken, die für die jeweilige Rolle erforderlich sind.
Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Führen Sie regelmäßig Sicherheitsaudits und -bewertungen durch, um Anfälligkeiten und potenzielle Schwachstellen im Intranet-System zu ermitteln. Regelmäßige Aktualisierung und Patching der Software zur Behebung von Sicherheitslücken.
Sichere Datei-Uploads und -Downloads: Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um zu gewährleisten, dass Datei-Uploads und -Downloads sicher sind. Dazu gehören das Scannen hochgeladener Dateien auf Malware und die Durchsetzung von Beschränkungen für Dateitypen und -größen.
Datensicherungen: Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien von Intranetdaten, um Datenverluste im Falle eines Sicherheitsvorfalls oder Systemausfalls zu vermeiden. Testen Sie die Datenwiederherstellungsprozesse regelmäßig, um die Integrität der Sicherungen zu gewährleisten.
Systeme zur Erkennung und Verhinderung von Eindringlingen: Setzen Sie Systeme zur Erkennung und Verhinderung von Eindringlingen ein, um Netzwerk- und Systemaktivitäten auf verdächtiges Verhalten zu überwachen. Diese Systeme können dazu beitragen, potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und zu entschärfen.
Firewall-Schutz: Implementieren Sie Firewalls zur Kontrolle und Überwachung des Netzwerkverkehrs, um unbefugten Zugriff zu verhindern und vor bösartigen Aktivitäten zu schützen. Konfigurieren Sie Firewalls, um den Zugang zum Intranet auf der Grundlage von IP-Adressen und Protokollen zu beschränken.
Sicherer mobiler Zugang: Wenn das Intranet den mobilen Zugriff unterstützt, müssen Sie sicherstellen, dass die mobilen Geräte die Sicherheitsrichtlinien einhalten. Implementieren Sie Lösungen zur Geräteverwaltung, erzwingen Sie sichere Verbindungen und ziehen Sie die Containerisierung in Betracht, um arbeitsbezogene Daten von persönlichen Informationen zu trennen.
Schulung und Sensibilisierung der Benutzer: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über bewährte Sicherheitspraktiken und die potenziellen Risiken, die mit der Nutzung des Intranets verbunden sind. Fördern Sie die Verwendung starker, eindeutiger Passwörter und sensibilisieren Sie für Social-Engineering-Angriffe.
Plan zur Reaktion auf Zwischenfälle: Entwickeln und aktualisieren Sie einen Plan für die Reaktion auf Zwischenfälle, um potenzielle Sicherheitsvorfälle umgehend zu behandeln. Legen Sie Rollen und Zuständigkeiten klar fest und erstellen Sie ein Kommunikationsprotokoll für die Benachrichtigung der betroffenen Parteien im Falle einer Sicherheitsverletzung.
Einhaltung von Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass das Intranet den einschlägigen Vorschriften zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre entspricht. Informieren Sie sich über die rechtlichen Anforderungen und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen.

Why choose Empuls as employee intranet platform?

‍Empuls is a powerful employee intranet platform that helps organizations create a connected, engaged, and productive workforce. Here's how Empuls can be a useful tool for employee intranets:

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‍Social collaboration: Empuls fosters a sense of community and collaboration among employees through its social features. Employees can connect with colleagues, share updates, engage in discussions, and collaborate on projects through the platform's intuitive interface. This helps break down silos and encourages knowledge sharing across the organization. ‍
Communication and transparency: Empuls enables effective communication and transparency within the organization. Employees can stay informed about company news, updates, and announcements through the platform's communication channels. Managers can use Empuls to share important information, gather feedback, and communicate with their teams in a transparent manner. ‍
Employee recognition and rewards: Empuls provides a dedicated module for employee recognition and rewards. Managers and peers can recognize and appreciate outstanding contributions through the platform, fostering a culture of appreciation. Employees can redeem their recognition points for a wide range of rewards, including gift cards, experiences, and merchandise, keeping them motivated and engaged. ‍
Employee surveys and feedback: Empuls offers comprehensive employee survey and feedback capabilities. Organizations can conduct regular pulse surveys, well-being surveys, and employee net promoter score (eNPS) surveys to gauge employee sentiment and identify areas for improvement.The platform's analytics and reporting features provide insights into survey results, enabling data-driven decision making. ‍
Personalization and branding: Empuls allows organizations to personalize the intranet platform with their brand colors, logos, and custom feeds. This helps create a unique and engaging experience for employees, reinforcing the company's brand identity. Employees can customize their profiles, set preferences, and tailor the platform to their needs, making it a more personalized experience.
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Warum ist das Intranet für Mitarbeiter wichtig?

Das Intranet für Mitarbeiter hat sich zu einem wichtigen Instrument in der modernen Unternehmenslandschaft entwickelt. Es dient als digitales Zentrum, das die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb einer Organisation fördert.

Hier sind einige Gründe, warum ein Mitarbeiter-Intranet wichtig ist:

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Verbesserte Kommunikation: Ein Mitarbeiter-Intranet bietet eine Plattform für die effektive Kommunikation der Mitarbeiter. Es ermöglicht Instant Messaging, Gruppendiskussionen und unternehmensweite Bekanntmachungen und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
‍Zusammenarbeitund Teamwork: Das Intranet erleichtert die Zusammenarbeit durch die Bereitstellung von Werkzeugen für Projektmanagement, Dokumentenaustausch und Brainstorming. Dies fördert eine Kultur der Teamarbeit und der gemeinsamen Problemlösung.
‍Wissensmanagement: Das Intranet dient als Speicher für das Wissen des Unternehmens. Die Mitarbeiter können auf wichtige Dokumente, Verfahren und Richtlinien zugreifen und so sicherstellen, dass wertvolle Informationen erhalten bleiben und leicht zugänglich sind.
Engagement der Mitarbeiter: Indem das Intranet eine Plattform für soziale Interaktion und Anerkennung bietet, kann es die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeiter fördern. Funktionen wie Mitarbeiterprofile, Foren und Anerkennungsboards können dazu beitragen, eine starke Gemeinschaft innerhalb des Unternehmens aufzubauen.
‍Effizienzund Produktivität: Das Intranet kann Geschäftsprozesse rationalisieren, indem es Routineaufgaben automatisiert und schnellen Zugang zu Ressourcen bietet. Dies kann zu erheblichen Zeiteinsparungen und höherer Produktivität führen.

Wie greifen Unternehmen auf das Intranet für Mitarbeiter zu?

Unternehmen können auf das Intranet für Mitarbeiter auf folgende Weise zugreifen:

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Anmeldedaten: Die Mitarbeiter verfügen in der Regel über eindeutige Anmeldedaten, z. B. einen Benutzernamen und ein Passwort. Diese Anmeldedaten werden verwendet, um den Benutzer zu authentifizieren und sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf das Intranet zugreifen kann.
Webbasierter Zugang: Die meisten modernen Intranets sind webbasiert, d. h. sie können über einen Webbrowser aufgerufen werden. So können die Mitarbeiter von jedem Gerät mit Internetanschluss auf das Intranet zugreifen, egal ob es sich um einen Desktop-Computer im Büro, einen Laptop zu Hause oder ein mobiles Gerät für unterwegs handelt.
VPN-Zugang: Für zusätzliche Sicherheit verlangen einige Unternehmen von ihren Mitarbeitern, dass sie sich über ein Virtual Private Network (VPN) mit dem Intranet verbinden. Ein VPN stellt eine sichere, verschlüsselte Verbindung zum Intranet her und schützt die Daten vor dem Abhören.
Einmalige Anmeldung (SSO): Einige Unternehmen verwenden Single-Sign-On-Systeme, die es den Mitarbeitern ermöglichen, mit einem einzigen Satz von Anmeldedaten auf mehrere Anwendungen, einschließlich des Intranets, zuzugreifen. Dies vereinfacht den Anmeldeprozess und erhöht die Sicherheit.
Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA): Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, verlangen einige Intranets eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dazu gehört in der Regel die Eingabe eines Kennworts (das der Benutzer kennt) und eines zweiten Faktors, z. B. eines Codes, der an das Telefon des Benutzers gesendet wird (das der Benutzer besitzt).

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

What is CMS intranet?

A CMS intranet, or content management system intranet, refers to a platform used within a company to create a private website accessible only to its employees. This cms empoyee internal network serves as a centralized hub for sharing information, managing business data, and facilitating collaboration and communication among staff members.

A CMS intranet is designed to streamline content creation, publication, and access, ultimately enhancing productivity and efficiency within the organization.

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What is the process of CMS intranet login?

The login process for a CMS intranet is typically similar to logging into any other web-based application.

The steps involved are:
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Access the Intranet URL: You will need the specific URL provided by your organization to access the intranet. This is usually a company-specific domain.
You will be prompted to enter your username and password. These credentials are usually provided by your IT department or HR. ‍
Authentication: The system verifies your credentials against its database. ‍
Access Granted: If the credentials are correct, you will be granted access to the intranet dashboard or homepage. ‍
Additional Security Measures: Some intranets may implement additional security measures like two-factor authentication (2FA) or single sign-on (SSO) for enhanced protection.

What are the benefits of CMS intranet?

A CMS intranet or cms employee intranet offers numerous advantages for organizations of all sizes. Here are some key benefits:

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1. Improved communication and collaboration
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Centralized information hub: Provides a single location for all company-related information, reducing confusion and increasing efficiency. ‍
Enhanced collaboration: Facilitates teamwork and knowledge sharing through features like document sharing, commenting, and project management tools. ‍
Real-time updates: Enables quick dissemination of important announcements and updates.
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2. Increased productivity
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Self-service access: Empowers employees to find information independently, reducing reliance on IT support. ‍
Automated workflows: Streamlines routine tasks and approvals, saving time and resources. ‍
Improved knowledge management: Captures and shares valuable expertise within the organization.

3. Stronger company culture
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Employee engagement: Fosters a sense of community through social features, employee recognition programs, and company news. ‍
Company branding: Reinforces the company's values and mission through consistent messaging and branding. ‍
Employee onboarding: Provides a centralized platform for new hires to access essential information and resources.
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4. Cost savings
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Reduced paper usage: Promotes digital document management, saving on printing and storage costs. ‍
Improved efficiency: Streamlined processes and reduced search time lead to increased productivity and cost savings. ‍
Enhanced decision-making: Faster access to information supports data-driven decisions.
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5. Risk management

Data security: Protects sensitive company information through access controls and encryption. ‍
Compliance: Helps meet regulatory requirements by providing a centralized repository for important documents. ‍
Disaster recovery: Ensures business continuity by backing up critical data.

How to implement a cms intranet?

The ways to implement a cms intranet are:
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‍Identify organizational needs and goals: Before implementation, assess the specific needs of your organization. Determine what problems your team faces regarding content management, communication, and collaboration. Align these needs with the functionalities offered by a CMS intranet. ‍
Define clear objectives: Establish clear goals for the CMS intranet. Objectives may include improving internal communication, enhancing collaboration, streamlining document management, or reducing software maintenance costs. This clarity will guide the selection and configuration of the system. ‍
Choose the right CMS intranet software: Select a CMS that fits your organization’s requirements. Consider factors such as user-friendliness, customization options, scalability, and integration capabilities with existing tools. Popular options include Microsoft SharePoint and Powell Intranet, which enhance SharePoint's functionalities. ‍
Set up the software: Once the CMS is chosen, configure the system, upload initial content, and create user accounts. This setup phase is crucial for ensuring that the platform is tailored to your organizational structure and needs. ‍
Perform a content audit: Conduct a thorough audit of existing content to determine its relevance and quality. Identify outdated or redundant materials and plan for updates or removals. This step helps in maintaining a clean and efficient content repository. ‍
Create a content plan: Develop a structured content plan detailing the types of content to be created, the schedule for publication, and the channels for distribution. This plan is essential for keeping the intranet active and engaging for users. ‍
Train employees: Provide training for employees on how to effectively use the CMS intranet. Consider various training methods, such as webinars, onboarding videos, or hands-on sessions. Ensuring that users are comfortable with the system is vital for adoption and engagement. ‍
Establish governance and roles: Define roles and responsibilities for content creation, approval, and maintenance. A governance model helps maintain content quality and security, ensuring that the intranet remains a reliable resource for all employees. ‍
Monitor performance and gather feedback: After implementation, continuously monitor the system’s performance and gather user feedback. This ongoing evaluation allows for adjustments and improvements, ensuring the CMS intranet remains effective and aligned with user needs. ‍
Foster engagement: Encourage employees to actively participate in the intranet by sharing knowledge, contributing content, and engaging in discussions. A thriving intranet community enhances collaboration and keeps the platform relevant

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