Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Abzüge für Arbeitnehmer

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Employee deductions are amounts withheld from an employee's paycheck by the employer, serving various purposes ranging from compliance with legal obligations to voluntary contributions toward benefits.

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These deductions are an integral part of payroll management and involve careful calculation to ensure accuracy and adherence to both governmental regulations and internal company policies.

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Welche Arten von Arbeitnehmerabzügen gibt es?

Die Arten von Arbeitnehmerabzügen

1. Obligatorische Abzüge: Diese sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen vom Arbeitgeber einbehalten werden.

Einkommenssteuern: Je nach Verdienst und Steuerstatus des Mitarbeiters müssen Bundes-, Landes- und manchmal auch Kommunalsteuern einbehalten werden.

Sozialversicherung und Medicare: In den Vereinigten Staaten wird dies oft als FICA-Steuer (Federal Insurance Contributions Act) bezeichnet. Mit diesen Beiträgen werden die jeweiligen Sozialversicherungs- und Gesundheitsprogramme für Rentner und andere berechtigte Personen finanziert.

Pfändungen: Hierbei handelt es sich um einen gerichtlich angeordneten Abzug, in der Regel für Kindesunterhalt oder zur Begleichung anderer Schulden wie unbezahlte Steuern oder Kredite.

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2 Freiwillige Abzüge: Diese sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern werden vom Arbeitnehmer vereinbart, oft im Rahmen der Anmeldung zu den Leistungen. Sie können umfassen:

Beiträge zur Altersvorsorge: Beiträge zu Altersversorgungsplänen, wie z. B. 401(k), die manchmal vom Arbeitgeber aufgestockt werden können.

Krankenversicherungsprämien: Zahlungen für die vom Arbeitnehmer gewählten Kranken-, Zahn- oder Sehkraftversicherungspläne.

Lebens- oder Invaliditätsversicherungen: Prämien für Lebens- oder Invaliditätsversicherungen.

Vorteile für Pendler: Zuschüsse zu den Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Parkplätze vor Steuern.

Flexible Ausgaben-Konten (FSA) oder Gesundheitssparkonten (HSA): Beiträge zu diesen Konten helfen dabei, medizinische Ausgaben oder Kinderbetreuungskosten steuerlich zu begünstigen.

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Warum sind Arbeitnehmerabzüge wichtig?

Der Arbeitnehmerabzug ist aus mehreren Gründen wichtig und kommt sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern zugute:

1. Für Arbeitnehmer:

Zugang zu wertvollen Leistungen: Die Abzüge ermöglichen es den Arbeitnehmern, für wichtige Leistungen wie Krankenversicherung, Rentensparpläne und Unterstützung bei der Pflege von Angehörigen zu zahlen. Diese Leistungen können ihr allgemeines Wohlbefinden, ihre finanzielle Sicherheit und ihren Seelenfrieden verbessern.

Steuerliche Vorteile: Vorsteuerabzüge wie Krankenversicherungsprämien und Rentenbeiträge senken Ihr zu versteuerndes Einkommen, so dass Sie weniger Steuern zahlen. So haben Sie bei jedem Gehaltsscheck mehr Geld in der Tasche.

Finanzplanung und Sparen: Abzüge für Rentensparpläne wie 401(k)s oder HSAs fördern das Sparen für die Zukunft. Diese Pläne sind oft mit zusätzlichen Beiträgen des Arbeitgebers verbunden, was Ihren Notgroschen für den Ruhestand weiter aufstockt.

Bequemlichkeit und Seelenfrieden: Durch die automatische Abbuchung von Ihrem Gehaltsscheck wird sichergestellt, dass diese wichtigen Rechnungen pünktlich bezahlt werden, so dass Sie potenzielle Säumnisgebühren oder Unterbrechungen des Versicherungsschutzes vermeiden können.

2. Für Arbeitgeber:

Talente anziehen und binden: Das Angebot eines umfassenden Leistungspakets mit verschiedenen Abzügen kann Ihr Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter attraktiver machen. Es zeigt, dass Sie sich für das Wohlergehen und die finanzielle Sicherheit Ihrer Mitarbeiter einsetzen.

Verbesserte Arbeitsmoral und Produktivität: Wenn Mitarbeiter Zugang zu Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen Leistungen haben, sind sie in der Regel zufriedener, gesünder und produktiver bei der Arbeit.

Geringerer Verwaltungsaufwand: Die Automatisierung der Abzüge über die Gehaltsabrechnungssysteme vereinfacht die Verwaltung für die Personalabteilungen. Die Mitarbeiter sind für ihre Beiträge verantwortlich, so dass die Notwendigkeit einer manuellen Nachverfolgung oder der Verfolgung verspäteter Zahlungen entfällt.

Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Steuern und Abgaben wie Sozialversicherung und Medicare einzubehalten. Die Arbeitnehmerabzüge gewährleisten die Einhaltung dieser Vorschriften.

Wer ist für die Berechnung der Arbeitnehmerabzüge zuständig?

Für die Berechnung der Arbeitnehmerabzüge ist in der Regel die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers oder ein externer Dienstleister zuständig. Hier ist eine Aufschlüsselung der beteiligten Personen:

1. Arbeitgeber (oder Lohnbuchhaltung):

Einrichten von Abzugsoptionen: Der Arbeitgeber legt fest, welche Abzugsmöglichkeiten vor und nach Steuern den Mitarbeitern im Rahmen seines Leistungsprogramms angeboten werden.

Steuereinbehalt: Sie sind für die Einbehaltung der obligatorischen Einkommenssteuer auf Bundes- und Landesebene auf der Grundlage der W-4-Formulare der Mitarbeiter und der Steuervorschriften verantwortlich.

Sozialversicherung und Medicare: Die Arbeitgeber behalten auch Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA) zu einem bestimmten Satz von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ein.

Verwaltung von Leistungen: Sie verwalten die von den Mitarbeitern gewählten Leistungen und stellen sicher, dass die entsprechenden Abzüge für die gewählten Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Unterstützung für Angehörige vorgenommen werden.

Gerichtlich angeordnete Einbehaltungen: Falls zutreffend, muss der Arbeitgeber gerichtliche Anordnungen für Pfändungen wie Unterhaltszahlungen für Kinder oder die Rückzahlung von Studiendarlehen befolgen, indem er diese Beträge von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehält.

2. Mitarbeiter:

Wahl der Leistungen: In der Regel wählen die Arbeitnehmer während der Anmeldezeiträume die von ihnen gewünschten Leistungen und Beitragsstufen. Ihre Leistungswahlen bestimmen, welche Abzüge von ihren Gehaltsschecks einbehalten werden.

W-4-Formular: Arbeitnehmer füllen ein W-4-Formular aus, um ihren Steuerstatus und die Anzahl der von ihnen beanspruchten Quellensteuerfreibeträge anzugeben. Diese Informationen werden vom Arbeitgeber zur Berechnung der Einkommensteuereinbehaltung auf Bundesebene verwendet.

3. Gehaltsabrechnungsdienste von Dritten (fakultativ):

Einige Unternehmen lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Drittanbieter aus. Diese Anbieter kümmern sich um alle Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der Berechnung und Einbehaltung von Arbeitnehmerabzügen auf der Grundlage der vom Arbeitgeber bereitgestellten Informationen.

Wie können Arbeitnehmer ihre Abzüge verfolgen?

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Arbeitnehmer ihre Abzüge verfolgen können:

1. Gehaltsabrechnungen:

Dies ist die häufigste Methode. Ihr Arbeitgeber sollte Ihnen mit jedem Gehaltsscheck eine (physische oder elektronische) Lohnabrechnung aushändigen.

Auf der Gehaltsabrechnung sind Ihr Bruttogehalt, alle einbehaltenen Abzüge (vor und nach Steuern) und Ihr Nettogehalt aufgeführt.

Überprüfen Sie sorgfältig den Abschnitt Abzüge, um festzustellen, welche Abzüge vorgenommen wurden und welche Beträge ihnen entsprechen.

2. Online-Gehaltsabrechnungsportale:

Viele Arbeitgeber bieten Online-Gehaltsabrechnungsportale an, über die Sie Ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und andere Gehaltsinformationen abrufen können.

Auf diesen Portalen können Sie eine Übersicht über Ihre Abzüge einsehen und sie für Ihre Unterlagen herunterladen.

3. Portal der Arbeitgeberleistungen:

Einige Unternehmen verfügen über separate Portale, auf denen Sie Ihre Leistungswahlen verwalten und Ihre Beiträge verfolgen können.

Dies kann bei der Überwachung von Vorsteuerabzügen für Leistungen wie Gesundheitssparkonten (HSAs) oder Konten für die Pflege von Angehörigen (Flexible Spending Accounts) hilfreich sein.

4. Persönliche Budgetierungs-Apps oder Tabellenkalkulationen:

Sie können persönliche Budgetierungs-Apps oder Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihre Abzüge manuell zu erfassen.

Geben Sie Ihren Bruttolohn, die Abzüge (aus Ihrer Lohnabrechnung) und den Nettolohn für jeden Lohnzeitraum ein.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, die Abzüge zu kategorisieren und im Laufe der Zeit zu überwachen.

5. Beratung mit Ihrer Personalabteilung:

Wenn Sie Fragen oder Unklarheiten bezüglich Ihrer Abzüge haben, zögern Sie nicht, sich an Ihre Personalabteilung zu wenden.

Sie können Ihnen Ihre spezifischen Abzüge, die Anspruchsvoraussetzungen für bestimmte Leistungen und die Anpassung Ihrer Beiträge bei Bedarf erläutern.

Wie werden die Arbeitnehmerabzüge in der Gehaltsabrechnung berechnet?

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Die Berechnung der Arbeitnehmerabzüge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer ihr genaues Nettogehalt erhalten. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung des Prozesses, der in der Regel von der Gehaltsabrechnungsabteilung des Arbeitgebers oder einem Gehaltsabrechnungsdienstleister durchgeführt wird:

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(A) Sammeln von Informationen:

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1. Einbehaltung von Freibeträgen für Arbeitnehmer: Diese Informationen stammen aus dem W-4-Formular, das von jedem Arbeitnehmer ausgefüllt wird. Es enthält Angaben zu ihrem Steuerstatus und zur Anzahl der von ihnen beanspruchten Quellensteuerfreibeträge, die sich auf die Höhe der von ihrem Gehaltsscheck einbehaltenen Bundeseinkommensteuer auswirken.

2. Wahl der Leistungen: Während der Einschreibungszeiträume wählen die Mitarbeiter die gewünschten Leistungen (Krankenversicherung, Altersvorsorge usw.) und legen die Höhe ihrer Beiträge fest (z. B. Prozentsatz des Gehalts für die Altersvorsorge).

3. Gerichtsbeschlüsse (falls zutreffend): Bei Pfändungen von Unterhaltszahlungen für Kinder oder Studiendarlehen erhält der Arbeitgeber Gerichtsbeschlüsse, in denen der vom Gehalt des Arbeitnehmers einzubehaltende Betrag angegeben ist.

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(B) Klassifizierung und Berechnung der Abzüge:

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1. Vor-Steuer vs. Nach-Steuer: Abzüge fallen in zwei Kategorien:

Vorsteuerabzüge werden vom Bruttolohn eines Arbeitnehmers abgezogen , bevor die Einkommensteuer berechnet wird. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und der Nettolohn kann sich leicht erhöhen. Beispiele hierfür sind:

(a) Krankenversicherungsprämien

(b) FSA-Beiträge für die Pflege von Angehörigen

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2. Abzüge nach Steuern werden vom Bruttolohn nach der Berechnung der Steuern abgezogen und verringern direkt den Nettolohn. Beispiele hierfür sind:

Beiträge zum Gesundheitssparkonto (HSA)
Prämien für Zahn- und Sehkraftversicherung
Lebensversicherungsprämien
Rückzahlung von Rentensparplandarlehen
Käufe von Sparbriefen

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3. Berechnung der spezifischen Abzüge:

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Bundeseinkommenssteuer: Anhand der W-4-Informationen und der Steuertabellen der US-Steuerbehörde IRS ermittelt der Arbeitgeber den Betrag der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer.

Sozialversicherung und Medicare: Die Arbeitgeber behalten einen festen Prozentsatz (derzeit 7,65 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare) sowohl vom Bruttolohn des Arbeitnehmers als auch von ihrem eigenen Beitrag zur Finanzierung dieser Programme ein. Für die Einbehaltung von Sozialversicherungsbeiträgen gibt es eine Einkommenshöchstgrenze.

Staatliche und lokale Steuern: Je nach Standort können in einigen Staaten oder Gemeinden zusätzliche Einkommenssteuern oder andere obligatorische Abzüge von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten werden.

Abzüge von Leistungen: Der Arbeitgeber behält den Vorsteuer- oder Nachsteuerbetrag ein, der sich nach den vom Arbeitnehmer gewählten Leistungen richtet (z. B. Krankenversicherungsprämie, Rentenversicherungsbeitrag).

Pfändungseinbehalte: Der gerichtlich angeordnete Betrag wird vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers für Zwecke wie Kindergeld oder Studentendarlehen einbehalten.

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4. Abschluss der Nettovergütung:

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1. Gesamtabzüge: Sobald alle Abzüge berechnet sind, werden sie addiert, um den Gesamtbetrag der Abzüge zu ermitteln.

2. Berechnung des Nettolohns: Die gesamten Abzüge werden vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen, um das Nettogehalt zu ermitteln. Dies ist der endgültige Betrag, der auf das Bankkonto überwiesen oder als Gehaltsscheck ausgestellt wird.

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5. Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung rationalisiert die meisten dieser Berechnungen und gewährleistet Genauigkeit und Effizienz. Dennoch bleiben die Arbeitgeber dafür verantwortlich:

Einrichtung von Abzugsmöglichkeiten auf der Grundlage ihrer Leistungsangebote.
Einhaltung der Steuervorschriften für die Einbehaltung und Meldung.
Befolgung von gerichtlichen Pfändungsbeschlüssen.

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6. Zusätzliche Punkte:

Für Arbeitnehmer ist es wichtig, den Unterschied zwischen Vorsteuer und Nachsteuer zu verstehen, da er sich auf ihr steuerpflichtiges Einkommen auswirkt.
Die Arbeitnehmer sollten ihre Gehaltsabrechnungen überprüfen, um sicherzustellen, dass die Abzüge mit ihren Auswahlen und steuerlichen Präferenzen übereinstimmen. Sie können die W-4-Zulagen oder Leistungsbeiträge während der Einschreibungszeiträume anpassen.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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