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Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Beste Unternehmens-Intranets

Die besten Unternehmensintranets sind interne digitale Plattformen, die die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens erleichtern sollen. Diese Intranets dienen als zentrale Drehscheiben, die einen einfachen Zugang zu wichtigen Ressourcen, Tools und Unternehmensaktualisierungen bieten und so die Produktivität und das Engagement steigern.

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Durch die Förderung einer vernetzten Arbeitsplatzkultur und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen tragen die besten Unternehmens-Intranets erheblich zur Effizienz des Unternehmens und zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Was sind die besten Unternehmensintranets?

Die besten Unternehmensintranets sind interne digitale Plattformen, die die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens verbessern sollen. Diese Intranets dienen als zentrale Drehscheiben, die einen einfachen Zugang zu wichtigen Ressourcen, Tools und Unternehmensaktualisierungen bieten und letztlich die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter steigern.

Darüber hinaus fördern die besten Unternehmens-Intranets ein Gefühl der Gemeinschaft und Zugehörigkeit, unterstützen dezentrale und hybride Arbeitsumgebungen und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Erleichterung des Wissensaustauschs spielen die erfolgreichsten Unternehmensintranets eine wichtige Rolle bei der Förderung des allgemeinen Geschäftserfolgs und der Mitarbeiterzufriedenheit.

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Was sind die wichtigsten Merkmale, die die besten Unternehmensintranets ausmachen?

Zu den wichtigsten Merkmalen, die die besten Unternehmensintranets auszeichnen, gehören:

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Content-Management-System (CMS): Ein benutzerfreundliches CMS ermöglicht die einfache Verwaltung von Inhalten, einschließlich der Bearbeitung, Erstellung und Organisation verschiedener Asset-Typen.
‍RobusteSuchfunktionalität: Eine effektive Suchmaschine ermöglicht es den Mitarbeitern, die benötigten Informationen schnell zu finden, was die Benutzerfreundlichkeit erhöht. ‍
Einmalige Anmeldung (SSO): SSO bietet sicheren Zugang zum Intranet und anderen wichtigen Anwendungen über eine einzige Anmeldung und verbessert so die Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit. ‍
Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit: Zu den wichtigsten Funktionen gehören Foren, Mitarbeiterprofile, Aktivitätsfeeds, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Direktnachrichten und Unternehmensnachrichten, die eine interaktive und kooperative Arbeitsumgebung fördern. ‍
Mobile Zugänglichkeit: Ein mobilfreundliches Design sorgt dafür, dass die Mitarbeiter von ihren Smartphones und Tablets aus auf das Intranet zugreifen können und so unabhängig von ihrem Aufenthaltsort das Engagement aufrechterhalten. ‍
Robuste Sicherheitsfunktionen: Intranets müssen über starke Sicherheitsmaßnahmen verfügen, einschließlich Zugangskontrollen, Datenverschlüsselung und Kontosicherheit, um sensible Informationen zu schützen. ‍
Integrationen mit Drittanbietern: Die Möglichkeit der Integration mit externen Anwendungen (z. B. Personalverwaltungssysteme, Kommunikationstools) steigert die Gesamteffizienz und Produktivität. ‍
Analysen und Berichte: Umfassende Analysen ermöglichen es Unternehmen, das Engagement zu messen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Intranetleistung zu optimieren. ‍
Benutzerprofile und Communities: Dynamische Benutzerprofile und spezielle Communities für bestimmte Abteilungen oder Interessen helfen Mitarbeitern, sich zu vernetzen und effektiver zusammenzuarbeiten. ‍
Onboarding- und Schulungstools: Funktionen, die das Onboarding und die Schulung erleichtern, tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter schnell und effizient eingewöhnen, was die Gesamtzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung erhöht.

Welche bewährten Verfahren gibt es für die Gestaltung eines Unternehmensintranets?

Die Gestaltung eines Unternehmens-Intranets erfordert sorgfältige Überlegungen, um sicherzustellen, dass es die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen fördert. Ein gut strukturiertes Intranet kann als wichtige Ressource für den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit im Team und die Förderung einer starken Unternehmenskultur dienen. Um ein ansprechendes und benutzerfreundliches Intranet zu erstellen, sollten sich Unternehmen an bewährte Verfahren halten, bei denen Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Sicherheit im Vordergrund stehen.

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Im Folgenden finden Sie einige wichtige Best Practices, die Sie bei der Gestaltung eines Unternehmensintranets berücksichtigen sollten:

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Priorisieren Sie die Bedürfnisse der Benutzer: Führen Sie Untersuchungen durch, um die Probleme und Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Intranet mit benutzerorientierten Funktionen gestaltet wird, die die Zugänglichkeit und Navigation verbessern. ‍
Halten Sie die Schnittstelle einfach und übersichtlich: Ein unkompliziertes Design hilft den Mitarbeitern, Informationen schnell zu finden, ohne sich überfordert zu fühlen. Vermeiden Sie Unübersichtlichkeit und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte. ‍
Setzen Sie eine klare und einheitliche Beschriftung ein: Verwenden Sie klare Beschriftungen für Menüs und Abschnitte, um die Navigation zu erleichtern und Verwirrung unter den Nutzern zu vermeiden.
‍Einschließlichrobuster Suchfunktionen: Ein leistungsstarkes Suchwerkzeug ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen effizient zu finden, selbst wenn sie nicht wissen, wo sie gespeichert sind. ‍
Nutzen Sie die mobile Reaktionsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass das Intranet auf verschiedenen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, zugänglich ist, um einer zunehmend mobilen Belegschaft gerecht zu werden. ‍
Fördern Sie die Zusammenarbeit: Integrieren Sie Kommunikationstools wie Chats, Foren und Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern in Echtzeit zu fördern. ‍
Personalisieren Sie das Benutzererlebnis: Passen Sie Inhalte und Dashboards an die einzelnen Rollen und Abteilungen an und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter relevante Informationen sehen, wenn sie sich anmelden. ‍
Integrieren Sie Analyse- und Feedback-Mechanismen: Analysieren Sie regelmäßig die Daten zur Nutzerbeteiligung und sammeln Sie Feedback, um die Funktionen und Inhalte des Intranets kontinuierlich zu verbessern. ‍
Gewährleistung von Sicherheit und Compliance: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Zugangskontrollen und Datenverschlüsselung, um sensible Informationen zu schützen und die einschlägigen Vorschriften einzuhalten. ‍
Skalierbarkeit einplanen: Entwerfen Sie das Intranet mit Blick auf zukünftiges Wachstum, so dass Aktualisierungen und Erweiterungen möglich sind, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens weiterentwickeln.

Was sind die Herausforderungen bei der Einführung eines Unternehmensintranets?

Unternehmen stoßen bei der Einführung eines neuen Intranets häufig auf mehrere gemeinsame Herausforderungen. Diese Herausforderungen können die Wirksamkeit des Intranets beeinträchtigen und sich auf das Engagement der Mitarbeiter auswirken. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

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Unterkunft: Es kann schwierig sein, ein Intranet zu entwerfen, das den Bedürfnissen der verschiedenen Mitarbeiter gerecht wird, einschließlich derer, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten, der Mitarbeiter an entfernten Standorten und der internationalen Mitarbeiter. Eine Lösung besteht darin, ein mehrsprachiges und personalisiertes Intranet zu erstellen, das auf die verschiedenen Bedürfnisse und Standorte der Nutzer eingeht. ‍
Engagement: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Intranet für die Mitarbeiter ansprechend und relevant ist. Wenn die Mitarbeiter das Intranet auf ihren Geräten nicht nützlich oder zugänglich finden, werden sie es möglicherweise nicht nutzen. Das Einholen von Mitarbeiter-Feedback durch Umfragen oder Fokusgruppen kann dabei helfen, das Intranet an ihre Präferenzen anzupassen. ‍
Sicherheit: Der Schutz sensibler Informationen im Intranet ist von entscheidender Bedeutung, da interne Sites immer noch anfällig für Cyber-Bedrohungen sein können. Unternehmen müssen geeignete Zugangskontrollen einrichten und Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und VPNs implementieren, um Daten zu schützen. ‍
Verwaltung der Inhalte: Es ist eine große Herausforderung, den Inhalt des Intranets auf dem neuesten Stand und organisiert zu halten. Ohne eine klare Strategie für die Verwaltung der Inhalte kann das Intranet unübersichtlich und schwer zu navigieren werden. Die Benennung von Inhaltsverantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen kann dazu beitragen, dass die Informationen korrekt und relevant bleiben. ‍
Benutzerfreundlichkeit (UX): Eine schlecht gestaltete Benutzeroberfläche kann zu Frustration und geringerer Produktivität führen. Das Intranet sollte intuitiv und einfach zu navigieren sein, damit die Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden. Regelmäßige Tests und Rückmeldungen von Nutzern können helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. ‍
Technisches Fachwissen: Die Implementierung und Pflege eines Unternehmensintranets erfordert oft spezielle technische Kenntnisse. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, die richtigen Ressourcen oder Plattformen zu finden, die eine einfache Aktualisierung und Verwaltung ermöglichen, ohne auf IT-Unterstützung angewiesen zu sein.

Welche Metriken sind zu verfolgen, um den Erfolg des Unternehmensintranets zu messen?

Um den Erfolg eines Unternehmensintranets zu messen, sollten Unternehmen eine Reihe von Kennzahlen verfolgen, die Aufschluss über die Nutzung, das Engagement und die Zufriedenheit der Benutzer geben. Zu den wichtigsten Metriken, die zu berücksichtigen sind, gehören:

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Engagement der Benutzer: Messen Sie, wie häufig Mitarbeiter das Intranet nutzen und welche Art von Aktivitäten sie durchführen, z. B. Seiten besuchen, an Diskussionen teilnehmen oder auf Ressourcen zugreifen. ‍
Konsum von Inhalten: Verfolgen Sie die Menge und die Art der abgerufenen Inhalte, wie Artikel, Videos und Dokumente, um zu verstehen, welche Informationen für die Mitarbeiter am wertvollsten sind. ‍
Erledigung von Aufgaben: Beurteilen Sie, wie effektiv die Mitarbeiter Aufgaben im Intranet erledigen können, einschließlich der Suche nach Informationen und der Nutzung von Tools, um etwaige Hindernisse für die Benutzer zu ermitteln. ‍
Anmeldezahlen und Nutzungsdauer: Überwachen Sie die Anzahl der einzelnen Anmeldungen und die Dauer der Sitzungen, um das allgemeine Engagement und die Relevanz des Intranets für die Mitarbeiter zu messen. ‍
Mitarbeiterzufriedenheit: Führen Sie Umfragen durch, um Rückmeldungen über die Benutzererfahrung, die Qualität der Inhalte und die allgemeine Zufriedenheit mit dem Intranet zu sammeln und so einen qualitativen Einblick in dessen Wirksamkeit zu gewinnen. ‍
Soziale Interaktionen: Bewerten Sie die Kennzahlen zu Kommentaren, Likes, Shares und der Teilnahme an Foren, um zu verstehen, wie gut das Intranet die Kommunikation und Zusammenarbeit fördert. ‍
Mobile Nutzung: Verfolgen Sie die Zugriffs- und Engagement-Metriken speziell für mobile Nutzer, um sicherzustellen, dass das Intranet für alle Geräte optimiert ist. ‍
Feedback-Mechanismen: Sammeln und analysieren Sie Rückmeldungen von Mitarbeitern zu ihren Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen, die als Grundlage für künftige Verbesserungen dienen können.

Wie kann ein Unternehmensintranet die effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern unterstützen?

Ein Unternehmensintranet kann die effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern auf verschiedene Weise erheblich unterstützen:

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Zentraler Informationsknotenpunkt: Das Intranet dient als zentrale Quelle für wichtige Unternehmensnachrichten, Aktualisierungen und Ressourcen und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den neuesten Informationen haben, was Verwirrung reduziert und die Übersichtlichkeit erhöht. ‍
Mitarbeiterverzeichnisse: Durch die Aufnahme umfassender Mitarbeiterverzeichnisse in das Intranet können die Mitarbeiter leicht Kollegen aus verschiedenen Abteilungen finden und mit ihnen in Kontakt treten, was die Zusammenarbeit fördert und die Kommunikation erleichtert. ‍
Nachrichten und Ankündigungen: Das Intranet kann unternehmensweite Ankündigungen und Aktualisierungen verbreiten und so eine rechtzeitige Kommunikation über organisatorische Veränderungen, Ereignisse und Erfolge sicherstellen, so dass alle Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben. ‍
Soziale Funktionen: Die Einbindung sozialer Elemente wie Mitarbeiterprofile, Kommentare und Newsfeeds fördert den informellen Austausch und die Anerkennung unter den Mitarbeitern und damit das Gemeinschaftsgefühl und das Engagement. ‍
Feedback-Mechanismen: Intranets können Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools erleichtern und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Meinungen und Vorschläge mitzuteilen, was eine Kultur der offenen Kommunikation und der Beteiligung an der Entscheidungsfindung fördert. ‍
Mobile Zugänglichkeit: Ein mobilfreundliches Intranet oder eine spezielle App sorgt dafür, dass die Mitarbeiter von überall aus auf wichtige Informationen zugreifen und kommunizieren können, was die Reaktionsfähigkeit und Konnektivität verbessert. ‍
Integration mit anderen Tools: Die Möglichkeit der Integration mit anderen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, wie z. B. E-Mail- und Messaging-Apps, strafft Arbeitsabläufe und verbessert die Kommunikationseffizienz insgesamt. ‍
Beiträge der Mitarbeiter: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Blogs oder persönliche Geschichten im Intranet zu veröffentlichen, fördert dies den Wissensaustausch und stärkt die Unternehmenskultur, indem unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen aufgezeigt werden.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

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