La plupart des dirigeants reconnaissent qu'un programme de récompenses et de reconnaissance (R&R) est l'épine dorsale de l'engagement et de la culture des employés. Mais très peu se préoccupent de l'éléphant dans la pièce - l'identification et le choix de la bonne technologie pour mettre en œuvre et piloter le programme !
Le concept traditionnel d'octroi d'incitations et de récompenses aux employés a désormais évolué pour servir une main-d'œuvre multigénérationnelle. Les entreprises doivent tirer parti de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML), ainsi que d'une technologie basée sur l'analyse, conviviale et riche en fonctionnalités, pour offrir aux employés des expériences de R&R holistiques en temps réel.
Plus facile à dire qu'à faire, étant donné les milliers de systèmes et de logiciels de récompense et de reconnaissance des employés qui se multiplient rapidement sur le marché !
Comment identifier la bonne technologie pour mener à bien vos initiatives en matière de récompenses et de reconnaissance ? En s'assurant qu'elle coche toutes les cases.
"Les programmes de reconnaissance et de récompense vivent et meurent en fonction de leur utilisation, de l'alignement organisationnel et du soutien interne. Les responsables de l'application peuvent éviter des échecs coûteux en se concentrant sur la solution complète..." - Gartner
S'agit-il d'un cas évident de déconnexion avec les sentiments des employés ou du résultat d'un investissement et d'un effort mal orientés ? Quoi qu'il en soit, il est clair que les organisations manquent le coche lorsqu'il s'agit de choisir la bonne technologie de R&R.
Utilisez les critères suivants comme liste de contrôle lorsque vous évaluez une plateforme de récompenses et de reconnaissance des employés, et vous ne pourrez pas vous tromper !
Une personne sage a dit un jour : "La reconnaissance retardée est la reconnaissance refusée !" Une reconnaissance rapide a un impact considérable sur l'engagement des employés et se traduit directement par la productivité. Toute technologie R&R que vous mettez en œuvre doit renforcer les moments qui comptent pour vos employés.
🥇 Reconnaissance des employés - Une simple note de remerciement, une tape dans le dos, des applaudissements sur le sol, des éloges verbaux ou un courriel d'appréciation constituent un excellent début pour exprimer sa gratitude et motiver un employé. Cependant, une solution R&R peut offrir bien plus. Elle peut renforcer les bons comportements en associant le programme aux valeurs de l'entreprise, classer les marques de reconnaissance en différentes catégories (monétaires, non monétaires, ponctuelles et basées sur les nominations) et accroître la participation grâce à des actions de reconnaissance sociale telles que les "high-five", les émojis, les GIF, les images, les vidéos, les commentaires et les +1, encourager la reconnaissance entre pairs et même célébrer les étapes importantes de la carrière telles que l'intégration, l'anniversaire de service, la retraite, etc.
🏆 Récompenses pour les employés - Une récompense opportune et significative pour des performances exceptionnelles, une automatisation des récompenses pour les anniversaires, des récompenses pour la réalisation et le dépassement des objectifs de travail ne sont que quelques-unes des façons de récompenser un employé et de lui montrer que vous vous souciez de lui. Utilisez des scores, des badges et des classements personnalisés pour maintenir une concurrence saine entre pairs ; utilisez un catalogue global personnalisé pour offrir des cadeaux, des expériences et des dons comme options de récompense ; et suivez votre programme de récompenses avec des mesures mesurables et des données en temps réel.
🔊 Communication avec les employés - Une alerte popup ; un flux avec des annonces sur les victoires des clients, les étapes importantes des employés et les récompenses de performance incitant des messages de félicitations de toute l'organisation ; il y a plusieurs façons de créer des liens plus forts entre les employés et de communiquer fréquemment par le biais de la plateforme R&R.
📝 Enquêtes auprès des employés - Les enquêtes sont la marque de fabrique d'un bon outil de R&R. Recherchez un outil qui vous permette de recueillir des commentaires sur vos initiatives de R&R et d'obtenir des informations sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin que vous puissiez améliorer continuellement votre programme en utilisant les contributions des employés.
La reconnaissance ne consiste pas seulement à offrir à votre employé un cadeau générique ou un jeton pour son anniversaire de service. Il s'agit de reconnaître, d'apprécier et de célébrer la contribution et la personnalité uniques de chaque employé et ce qu'il apporte à l'entreprise. Une montre en or ou une plaque gravée, c'est du passé !
💰 Monétaire - Montrez à vos employés que vous vous investissez dans leur réussite et leur évolution de carrière en choisissant une plateforme qui permet des récompenses monétaires comme des cartes-cadeaux, des marchandises, des expériences et plus encore, qui offre un catalogue global, des primes en espèces, des incitations à la vente et des options d'achat d'actions.
🏆 Non-monétaire - Ces récompenses sont tout aussi efficaces que les récompenses monétaires pour motiver et encourager les employés, alors choisissez une plateforme qui permet une reconnaissance non-monétaire par le biais du chat, de l'email, de l'affichage social, des réunions internes et des contributions aux bulletins d'information.
📍 Spot - La plateforme doit permettre l'attribution de récompenses ponctuelles pour une appréciation sur le moment afin que la reconnaissance reste fréquente et significative, car une reconnaissance retardée est une reconnaissance refusée. Les récompenses ponctuelles contribuent à raccourcir le processus de nomination et d'approbation de la reconnaissance et à le maintenir démocratique.
🗳️ Basée sur les nominations - Autoriser la reconnaissance basée sur les nominations aide les organisations à créer un processus cohérent. Certains types de récompenses peuvent nécessiter une supervision de la part de la direction afin de s'assurer qu'elles ont un impact maximal sur tous les membres de l'organisation.
Dans la culture actuelle du lieu de travail, marquée par la gratification instantanée, les plateformes de R&R basées sur le cloud qui intègrent l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et l'analyse prédictive pour offrir des expériences interactives et personnalisées se démarquent des autres.
📧 Notifications par courrier électronique - Un courrier électronique envoyé au bon moment peut être un outil puissant pour transmettre la joie après une étape importante, une appréciation du client ou une note de remerciement personnalisée. Les notifications par courrier électronique peuvent être utilisées pour annoncer, informer ou communiquer des reconnaissances et servir de rappels incitant les individus à faire de la reconnaissance un événement festif plus important.
🤖 Chatbots - Une bonne plateforme devrait disposer d'un chatbot intelligent et intégré pour saisir les commentaires en temps réel des pairs ou des dirigeants, fournir des réponses instantanées aux questions courantes, mettre à jour les progrès ou accélérer le cycle de R&R en s'attaquant à des problèmes complexes.
📈 Informations exploitables (analyse) - Les fonctions d'automatisation doivent permettre aux entreprises de transformer les données des enquêtes auprès des employés en informations exploitables. Les données historiques et les analyses de performance permettent aux RH et aux dirigeants de prendre des décisions éclairées pour améliorer et personnaliser les expériences des employés tout au long du cycle de R&R.
Les données sont au cœur de tout programme de récompense et de reconnaissance. Les analyses, les données historiques et les rapports vous aident à évaluer l'adoption, l'engagement et le succès du programme. Ils fournissent également des informations précieuses sur la manière de concevoir un programme de R&R holistique qui peut évoluer au fil du temps.
📋 Des rapports intelligents - Les rapports administratifs et budgétaires de l'outil/plateforme aident à calculer le retour sur investissement du programme, les niveaux d'adoption et son impact global sur la performance des employés.
📊 Des informations exploitables - Les informations sur l'utilisation et les données historiques peuvent être analysées pour aider l'entreprise à ajuster et à améliorer le programme.
📄 Personnalisation - Les rapports d'enquête, les formulaires de retour d'information et d'autres données peuvent aider l'organisation à adapter les récompenses et la reconnaissance aux préférences individuelles.
La taille de l'entreprise joue un rôle important dans le choix de la solution de R&R - ce qui fonctionne pour une PME de moins de 1 000 employés peut ne pas convenir à une entreprise mondiale de plus de 10 000 employés répartis dans plusieurs pays.
🏢 PME - Une petite ou moyenne entreprise où les récompenses et la motivation ont une plus grande importance peut avoir besoin d'une solution de R&R autonome avec des fonctions moins nombreuses mais plus personnalisables.
🏬 Entreprise - Une grande entreprise avec des équipes internationales et hybrides peut avoir besoin d'un logiciel de récompenses et de reconnaissance riche en fonctionnalités avec des catalogues de récompenses étendus, des fonctions d'automatisation, d'accès et de personnalisation.
Lorsqu'elles investissent dans leurs employés, les organisations doivent comparer soigneusement (la précipitation est synonyme de gaspillage) et choisir la bonne solution de R&R qui répond aux besoins de leur entreprise et s'aligne sur leur vision à long terme. Dans l'idéal, un logiciel de récompenses et de reconnaissance devrait inclure les éléments suivants : récompenses, reconnaissance, enquêtes, fonctions de communication, intégrations, analyses, fonctions système, sécurité et conformité, facturation et assistance.
💸 Plan mensuel - Si vous évaluez/testez différents logiciels de R&R pour trouver celui qui vous convient le mieux, un plan mensuel peut être la solution. Comparez et choisissez la bonne option avec les fonctionnalités dont vous avez besoin, et une fois que vous avez trouvé la meilleure solution de R&R pour votre organisation, passez à un plan à long terme.
💸 Plan annuel - Pour une PME comptant moins d'employés, un plan annuel permet de réaliser de meilleures économies (réduction). Ces économies peuvent être utilisées pour des récompenses monétaires ou pour votre budget de récompenses. Un conseil : comparez les différents sous-plans (de base/pro/prime) pour déterminer celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise et de vos employés.
Le choix du bon outil aura un impact significatif sur le budget de votre programme en termes de catégorisation, d'allocation et de gestion de votre plateforme budgétaire de récompenses et de gratifications. Une approche stratégique de la budgétisation contribuera à simplifier le processus d'attribution des récompenses monétaires et des primes à partir de la plateforme R&R. L'idée est de récompenser vos employés sans vous ruiner !
Budget à usage général - Il s'agit d'un budget par défaut qui est créé automatiquement et qui peut être alloué à l'ensemble du programme ; il peut être utilisé dans le cadre d'initiatives de R&R pour des récompenses ou pour transférer des points vers d'autres budgets au sein du programme. Ce budget est lié à toutes les bourses et n'a généralement pas de limite de validité ou de temps.
✅ Budget personnalisé ou à usage particulier - En revanche, un budget personnalisé peut être retiré du budget général à des fins spécifiques ou être partagé par un autre titulaire de budget. Par exemple, les récompenses et les cadeaux disposeraient d'un budget spécifique - le montant alloué à chaque option serait différent.
Dans un environnement de travail moderne, où les équipes hybrides sont la norme plutôt qu'une anomalie, toute initiative de R&R doit prendre en compte les employés basés sur le terrain, les employés répartis dans des bureaux internationaux et les employés répartis entre des équipes à distance et des équipes au bureau. Reconnaître l'excellence du travail et des performances des équipes distribuées nécessite une approche bien planifiée. L'idée est de favoriser la connectivité par la psychologie plutôt que par des moyens physiques.
💻🖥📽📷 Mettre en place une plateforme numérique - Une plateforme numérique de récompenses et de reconnaissance dotée d'un site web, d'un ordinateur de bureau et d'une application mobile réactifs est le moyen le plus simple de faciliter la connectivité des équipes hybrides. Elle comble le fossé entre les employés sur site et à distance et leur permet de passer d'un appareil à l'autre en déplacement. Un outil indépendant de l'emplacement donne également une visibilité à l'échelle de l'entreprise sur les personnes reconnues et récompensées.
🏅 Permettre la reconnaissance entre pairs - Dans un environnement de travail hybride, la possibilité de remercier, de reconnaître et d'apprécier les collègues de n'importe où dans le monde favorise un sentiment de camaraderie, ce qui est important étant donné que les membres de l'équipe n'ont pas forcément l'occasion de se rencontrer physiquement.
🙌 Reconnaître les étapes importantes de l'équipe et de la vie personnelle - Les équipes qui travaillent dans un environnement hybride (sur site et à distance) peuvent se sentir exclues des événements sociaux organisés au bureau. Il est essentiel de rassembler tout le monde en un seul endroit en ligne et de les impliquer dans des célébrations à l'échelle de l'entreprise pour chaque petite et grande victoire. Vous pouvez impliquer et motiver tout le monde, quel que soit leur emplacement physique, en décernant des prix d'équipe et personnels et en célébrant des anniversaires, des anniversaires de travail et des étapes importantes à l'aide d'une plateforme numérique unique.
Pourquoi faire une distinction entre les cols bleus et les cols blancs dans votre programme de R&R ? Pour s'assurer que la récompense est répartie équitablement entre les deux groupes simultanément, en fonction de l'accomplissement ou de l'occasion. Dans la course au succès, l'entreprise doit veiller à ce que les deux catégories d'employés soient également engagées, reconnues et récompensées - leurs contributions collectives permettent à l'organisation d'atteindre le sommet.
👨💼 Les cols blancs - Les équipes de direction, les échelons supérieurs comprenant les C-suites et les cadres sont ceux qui donnent à l'entreprise une orientation stratégique et la dirigent vers un objectif plus important. Leurs besoins diffèrent de ceux des employés ordinaires - les cols blancs recherchent la sécurité de l'emploi, les relations avec leurs pairs, les rôles de supervision, le statut, l'environnement de travail - une carte-cadeau de 50 dollars n'y suffira pas ! La solution R&R doit tenir compte de ces différences.
👷 Les cols bleus - Les employés ordinaires - les cols bleus qui effectuent un travail pratique - sont souvent mal compris et sous-estimés. Mais cette catégorie doit être comprise et engagée de manière appropriée, car leur contribution affecte directement la productivité, la qualité du travail, la fidélisation et la réussite de l'entreprise. Une bonne solution de R&R doit offrir une multitude d'options personnalisables de récompense et de reconnaissance pour les cols bleus. Mais surtout, elle doit offrir aux cols bleus sans bureau, travaillant à distance ou en déplacement, une chance égale d'accéder et de contribuer au programme de R&R virtuellement, par le biais d'applications web et mobiles. Cela leur permettrait de ne pas manquer les mises à jour, les événements et les annonces importantes en matière de R&R et leur offrirait une plus grande visibilité au sein de l'organisation.
Pour répondre aux besoins d'une main-d'œuvre internationale, multigénérationnelle, issue de différentes zones géographiques et démographiques, les entreprises doivent investir dans des solutions de R&R qui offrent un support multilingue et multidevise.
👨💻 Multilingue - Dans une entreprise internationale, il se peut que des équipes et des personnes travaillant dans différents pays et parlant plusieurs langues utilisent un seul outil de récompense et de reconnaissance à l'échelle de l'entreprise. Sans support multilingue, un outil doté d'une interface spécifique aux Pays-Bas ressemblera à du double néerlandais pour un employé russe !
💴 💵 💷 Multi-devises - Un outil de R&R prenant en charge les devises locales ne conviendra pas à une organisation internationale dont les employés se trouvent dans des lieux différents. Un Espagnol n'aura que faire d'une carte cadeau émise en Australie et chargée en dollars australiens !
Les solutions de R&R qui s'intègrent de manière transparente à un large éventail d'outils de travail permettent aux RH et aux employés de se connecter, de reconnaître, de récompenser, de s'engager et de partager le feedback dans le flux de travail. Une annonce ponctuelle de récompense sur Slack ou MS Teams égaierait la journée de n'importe quel employé !
🗣️ ️Communicationet collaboration (y compris productivité et gestion de projet) - La plupart des organisations utilisent des outils de communication et de collaboration tels que Workspace (GSuite), Zapier, JIRA, Outlook, Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo, etc. pour se connecter, communiquer et collaborer au sein de l'entreprise. L'intégration de la plateforme de récompenses et de reconnaissance à ces outils permet à l'entreprise de proposer plus facilement des enquêtes auprès des employés, de la reconnaissance et des récompenses à partir de ces outils, de suivre les performances et la productivité des employés et de les relier à des initiatives de R&R personnalisées.
➡ Signature unique (y compris les plateformes de médias sociaux) - L'intégration de Google Workspace, Azure AD, Bitium, Okta SSO (Inbound SAML), LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon, etc. permettra à l'entreprise d'activer un accès en un clic via la plateforme R&R.
⌛ SIRH/SGRH (AD, suivi du temps, paie) - Différentes organisations utilisent un ou plusieurs outils comme Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Apploye, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR, etc. pour automatiser et connecter différentes opérations de SIRH/SGRH. Leur intégration à une solution de R&R permettra de centraliser les données des employés et d'améliorer l'engagement à tous les niveaux.
Des applications mobiles et de bureau riches en fonctionnalités permettent aux employés et aux employeurs d'accéder plus facilement aux plateformes de récompenses et de reconnaissance où qu'ils se trouvent (pas nécessairement à partir de l'ordinateur du bureau !) et à tout moment, augmentant ainsi la participation et l'adoption par les utilisateurs. Les sites web qui utilisent des serveurs web sont parfois lents à charger et encombrés de menus, d'onglets et de contenu. En revanche, les applications mobiles et de bureau sont conçues pour être propres, intuitives et faciles à naviguer, offrant aux utilisateurs des fonctionnalités sélectionnées (mais essentielles).
📱 Application mobile - La plupart des solutions R&R s'accompagnent d'une application mobile qui peut être téléchargée à partir d'" app stores " comme iTunes et Google Play. Une interface utilisateur transparente, intuitive et réactive permet aux employés de voir facilement leurs récompenses et alertes de reconnaissance, de reconnaître leurs pairs en temps réel, de rester connectés avec tout le monde et d'échanger des points de récompense et des chèques-cadeaux en déplacement. Certaines applications peuvent même fonctionner hors ligne (fonctions limitées) et offrent l'agilité dont nous avons besoin dans le monde d'aujourd'hui.
💻 Application de bureau - Une application de bureau sur un ordinateur portable ou un PC permet aux employés d'accéder à la plateforme R&R et de l'utiliser sans dépendre de la connectivité Internet. L'argument le plus courant en faveur des applications de bureau est qu'elles sont plus rapides et plus réactives que les applications web, car elles tirent leur vitesse de l'ordinateur portable/PC sur lequel elles se trouvent.
L'emplacement du serveur influe sur la qualité, la vitesse, la flexibilité et l'évolutivité du logiciel R&R et sur le type de programme que vous offrez à vos employés - Doivent-ils être au bureau, sur un réseau officiel pour accéder à la plateforme ? Peuvent-ils utiliser le logiciel en déplacement ? Pour l'entreprise, le choix entre l'informatique dématérialisée et l'informatique sur site se résume à l'efficacité, à la fiabilité et à la rentabilité.
➡ Sur place - Une solution de R&R sur place n'est peut-être pas aussi agile et évolutive qu'une solution basée sur le cloud, mais elle a ses avantages. Un système basé sur le cloud peut ou non offrir les fonctionnalités et personnalisations requises d'une plateforme sur site, à condition que l'entreprise dispose de l'espace et du service informatique nécessaires pour en assurer la maintenance.
☁️ Basée sur le nuage - Une plateforme de R&R à la demande, basée sur le nuage et dotée d'une architecture multi-locataires, permet d'économiser de l'espace et de l'argent et offre un accès à tout moment et en tout lieu ; elle élimine le problème de la perte de données, des frais généraux et de la dépréciation des valeurs matérielles ; elle automatise la saisie des données, peut être étendue ou réduite en fonction des besoins de l'entreprise et garantit des mises à jour en temps réel au fur et à mesure que des changements sont apportés. Les économies réalisées sur les coûts d'infrastructure permettent aux organisations de consacrer ce budget à la mise à niveau et à l'amélioration de leur programme.
Bien qu'il existe de nombreuses solutions de R&R sur le marché, les plus populaires sont agiles, faciles à mettre en place, à configurer et à entretenir. Elles sont accompagnées d'une documentation détaillée et de guides faciles à utiliser pour installer et configurer le logiciel.
🔧 Maintenance - Une plateforme de R&R riche en caractéristiques et en fonctionnalités pourrait perdre de son charme si elle n'est pas facile à utiliser et à maintenir. L'idée est que les RH, les cadres et les employés puissent l'utiliser sans devoir faire appel au service informatique pour chaque changement ou mise à jour !
👨🔧 Configuration - Une installation et une configuration simples, accompagnées d'une documentation guidée, contribuent grandement à la crédibilité et à l'augmentation de la valeur d'une plateforme de R&R sur le marché. Un guide d'installation pour les administrateurs, un démarrage rapide pour les utilisateurs et des guides étape par étape pour la gestion de la plateforme sont des éléments essentiels.
Tout logiciel de R&R met l'accent sur la sécurité et la confidentialité des données, et ce pour une bonne raison ! Le fournisseur d'une plateforme de R&R doit garantir la sécurité et la confidentialité de toutes les données des employés, qu'elles soient financières ou autres, car la moindre faille peut entraîner un désastre coûteux pour le fournisseur de l'outil et pour l'entreprise qui l'utilise.
🔒 Sécurité - Les organisations qui cherchent à acheter un logiciel R&R avec des mesures de sécurité strictes devraient rechercher le plus haut niveau de cryptage pour protéger les données, y compris des services tels que les clés SSH, le certificat SSL, HTTPS, TLS. Cela permet d'éviter les accès non autorisés et de garantir une sécurité maximale sur l'ensemble du réseau et des systèmes.
🔐 Confidentialité des données - Étant donné que la plateforme R&R étiquettera, manipulera, stockera, transmettra, conservera et éliminera des données critiques pour l'entreprise et des informations sur les employés, elle doit suivre une procédure de sécurité et de confidentialité publiée et normalisée afin d'éviter les fuites. Les lois et législations applicables en matière de confidentialité des données comprennent le Règlement général sur la protection des données 2016/679 de l'UE, le California Consumer Privacy Act de 2018 (CCPA), The Privacy Act 1988 (Australie) Data Protection Act 2018 (Royaume-Uni), Information Technology Act 2000 ainsi que les Information Technology (Reasonable Security Practices and Procedures and Sensitive Personal Data or Information) Rules, 2011 (Règles sur les technologies de l'information (pratiques et procédures de sécurité raisonnables et données ou informations personnelles sensibles)).
Selon le pays où l'outil de R&R est utilisé, il doit intégrer les conformités nécessaires et s'aligner sur les meilleures pratiques, les lois fédérales/étatiques/internationales et les lois réglementaires, y compris ISO, GDPR, SOC-2, VAPT, InfoSec, etc.
✔ ISO - L'Organisation internationale de normalisation est une norme mondiale utilisée pour garantir la qualité des données, la confidentialité et les données de référence de l'entreprise. L'exigence actuelle porte sur la norme ISO/IEC 27001:2013, qui protège la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.
✔ VAPT - Vulnerability Assessment and Penetration Testing (VAPT) est un service d'évaluation et de validation de la sécurité essentiellement obligatoire pour identifier les éventuelles vulnérabilités du réseau. Il est utilisé en conjonction avec l'évaluation et le traitement des risques de la norme ISO27001.
✔ SOC-2 Type II - Politique de certification et de conformité pour les procédures d'audit, SOC-2 définit les normes de gestion des données des clients sur la base de la sécurité, de l'intégrité du traitement, de la disponibilité, de la protection de la vie privée et de la confidentialité.
✔ InfoSec - Les politiques de sécurité de l'information garantissent la gestion et l'administration correctes du système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI).
✔ GDPR - Le règlement général sur la protection des données est un règlement relativement récent sur la confidentialité des données visant à protéger et à traiter les données des résidents basés dans l'UE.
✔ Bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis - Applicable principalement aux transferts de données transatlantiques, le bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis vise à protéger les droits légaux des citoyens de l'UE dont les données à caractère personnel sont transférées aux États-Unis.
Si vous souhaitez adopter une approche holistique pour concevoir votre programme de R&R, vous avez besoin d'une plateforme ou d'une technologie de récompense et de reconnaissance dotée d'une sélection de fonctionnalités. Une plateforme qui personnalise les récompenses et la reconnaissance et qui exploite la puissance de la technologie avancée pour offrir des expériences en temps réel aux employés.
65% des entreprises qui font appel à un fournisseur externe ont trouvé une valeur "excellente" à leur programme de reconnaissance.
.svg)
.svg)
.svg)