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Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer
Mitarbeiterzeitpläne sind die festgelegten Pläne, in denen festgelegt ist, wann die Mitarbeiter arbeiten sollen. In diesen Plänen sind die spezifischen Tage, Uhrzeiten und Dauer der Schichten für die einzelnen Mitarbeiter eines Unternehmens aufgeführt. Eine effektive Personaleinsatzplanung ist entscheidend für die Optimierung der Mitarbeiterproduktivität, die Erfüllung der betrieblichen Anforderungen und die Gewährleistung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Ein Mitarbeiterplan ist ein Plan, der die Arbeitszeiten, Schichten und Aufgaben der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum, z. B. eine Woche oder einen Monat, festlegt. Er hilft dem Arbeitgeber, die Personalressourcen effizient zu verwalten, eine angemessene Abdeckung zu gewährleisten und die betrieblichen Anforderungen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter zu erfüllen.
Welcher Zeitplan für die Arbeitnehmer am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Branche, der Funktion, den Präferenzen der Arbeitnehmer und dem Arbeitsrecht. Im Allgemeinen werden Zeitpläne, die Flexibilität, angemessene Ruhezeiten, eine gerechte Verteilung der Schichten und die Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bieten, von den Arbeitnehmern bevorzugt. Zu den gängigen Arbeitszeitmodellen gehören feste Arbeitszeiten, Wechselschichten, Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten.
Ein 7-Tage-Arbeitszeitplan bezieht sich in der Regel auf einen Zeitplan, bei dem die Mitarbeiter sieben aufeinanderfolgende Tage arbeiten, gefolgt von einer bestimmten Anzahl von freien Tagen. Dieser Zeitplan ist in Branchen üblich, die einen kontinuierlichen Betrieb erfordern, wie z. B. im Gesundheitswesen, bei Rettungsdiensten und in der Fertigung. Es kann verschiedene Schichtmuster beinhalten, einschließlich 7-Tage-Rotation, geteilte Schichten oder komprimierte Arbeitswochen.
Ein normaler Arbeitsplan variiert je nach Branche, Unternehmensrichtlinien und örtlichen Vorschriften. In vielen Ländern besteht ein typischer Arbeitsplan aus Acht-Stunden-Schichten an fünf Tagen in der Woche, also insgesamt 40 Stunden pro Woche. Es gibt jedoch auch andere Formen, z. B. Teilzeitarbeit, komprimierte Wochenarbeitszeiten (bei denen die Mitarbeiter an weniger Tagen mehr Stunden arbeiten) oder Wechselschichten (bei denen die Mitarbeiter in einem bestimmten Turnus verschiedene Schichten arbeiten).
Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist aus mehreren Gründen von großer Bedeutung:
Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeiterzeitplänen:
1. Feste Zeitpläne
2. Flexible Zeitpläne
3. Rotierende Zeitpläne
Mehrere Faktoren beeinflussen die Erstellung von Mitarbeiterzeitplänen:
Die gebräuchlichsten Methoden der Personaleinsatzplanung sind:
1. Manuelle Terminierung
2. Automatisierte Planungssoftware
Um die Personaleinsatzplanung zu optimieren, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices befolgen:
Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).
Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.
Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.
Dies kann als unfaire Arbeitspraxis betrachtet werden, aber ob es illegal ist, hängt von den örtlichen Arbeitsgesetzen und -vorschriften ab. In einigen Ländern kann es gegen Arbeitsgesetze oder vertragliche Vereinbarungen verstoßen, wenn ein Mitarbeiter ohne seine Zustimmung außerhalb seiner Verfügbarkeit eingeteilt wird. Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu respektieren, um die Arbeitsmoral zu erhalten und die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Der Outlook-Kalender kann für die Planung von Mitarbeitern verwendet werden, indem Sie Ereignisse oder Termine erstellen, die Schichten oder Arbeitszeiten entsprechen. Sie können Mitarbeiter zu diesen Ereignissen einladen, die dann in ihren Kalendern erscheinen. Es ist ratsam, verschiedene Arten von Schichten zur besseren Übersichtlichkeit farblich zu kennzeichnen. Außerdem ermöglicht Outlook wiederkehrende Ereignisse, was die Planung sich wiederholender Schichten erleichtert.
Um einen Dienstplan zu erstellen, ermitteln Sie in der Regel zunächst die Schichten, die abgedeckt werden müssen, und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter. Anschließend weisen Sie den Mitarbeitern mithilfe von Planungssoftware oder Vorlagen Schichten zu, die auf deren Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen basieren. Es ist wichtig, bei der Erstellung des Plans Faktoren wie Arbeitsrecht, Verteilung der Arbeitslast und Präferenzen der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Sie können einen Mitarbeiterplan in Excel erstellen, indem Sie ein Arbeitsblatt mit Spalten für Daten, Wochentage und Zeitfenster einrichten. Die Zeilen können Mitarbeiter darstellen, und Sie können die Zellen mit den Schichtzuweisungen ausfüllen. Mit Hilfe von bedingten Formatierungen können Sie Schichten hervorheben oder zur besseren Übersichtlichkeit farblich kennzeichnen. Excel bietet auch Formeln zur Berechnung der Gesamtarbeitsstunden oder zur Verwaltung von Schichtwechseln.
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