Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Glosari

Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Syarat Faedah Pekerja

Jadual kandungan

Apakah sistem maklumat sumber manusia?

Ia adalah aplikasi perisian yang digunakan oleh syarikat untuk mengurus dan menyimpan data pekerja, menyelaraskan proses HR, dan memudahkan tugas untuk jabatan HR. Pada asasnya, ia adalah hab digital untuk semua perkara yang berkaitan dengan maklumat pekerja dan fungsi HR.

Sistem Maklumat Sumber Manusia

‍

Apakah ciri-ciri sistem maklumat sumber manusia?

HRIS, atau Sistem Maklumat Sumber Manusia, menawarkan pelbagai ciri untuk menyelaraskan proses HR, mengurus data pekerja dan meningkatkan kecekapan keseluruhan. Berikut adalah beberapa fungsi teras:

1. Pengurusan data pekerja:

Penyimpanan berpusat maklumat pekerja: Ini termasuk butiran peribadi, maklumat hubungan, sejarah pekerjaan, kemahiran dan kelayakan, hubungan kecemasan dan banyak lagi.
Akses mudah dan mendapatkan semula data pekerja: Profesional HR dan kakitangan yang diberi kuasa boleh mengakses dan mengemas kini maklumat pekerja dengan cepat dan cekap.
Ketepatan dan ketekalan data yang dipertingkatkan: HRIS mengurangkan risiko ralat dan ketidakkonsistenan yang sering dikaitkan dengan penyimpanan rekod manual.

2. Fungsi HR teras:

Pemprosesan gaji: Mengautomasikan pengiraan gaji, potongan dan penahanan cukai, memastikan pembayaran pekerja yang tepat dan tepat pada masanya.
Pentadbiran faedah: Memudahkan pentadbiran program faedah, membenarkan pekerja mendaftar, membuat perubahan dan mengakses maklumat pelan secara elektronik.
Penjejakan masa dan kehadiran: Menjejaki waktu kerja pekerja, termasuk waktu biasa, lebih masa, cuti dan cuti sakit. Ini boleh disepadukan dengan sistem jam masa untuk pengumpulan data automatik.

3. Pengurusan bakat:

Sistem penjejakan pemohon (ATS): Menguruskan proses pengambilan, termasuk pengeposan kerja, pemeriksaan pemohon, penjadualan temu duga dan komunikasi calon.
Onboarding: Menyelaraskan proses onboarding untuk pekerja baharu, memberikan mereka maklumat penting, melengkapkan kertas kerja yang diperlukan dan memudahkan penyepaduan yang lancar ke dalam syarikat.
Pengurusan prestasi: Menyediakan alat untuk menetapkan matlamat prestasi, menjalankan semakan prestasi dan menjejak pembangunan pekerja.

4. Layan diri pekerja:

Portal layan diri: Memperkasakan pekerja untuk mengurus maklumat HR mereka sendiri, mengemas kini butiran peribadi, melihat slip gaji, meminta cuti dan menyelesaikan tugas berkaitan HR yang lain. Ini mengurangkan beban profesional HR dan membolehkan pekerja mengawal pengalaman HR mereka.

5. Pelaporan dan analisis:

Penjanaan laporan: HRIS membenarkan penciptaan laporan mengenai pelbagai aspek data HR, seperti demografi tenaga kerja, kadar pusing ganti, penggunaan masa cuti dan arah aliran pampasan.
Analisis data: Menyediakan alat dan fungsi untuk menganalisis data HR, mendapatkan cerapan tentang arah aliran tenaga kerja, mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dan membuat keputusan HR dipacu data.

Dengar, kenali, anugerah dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Bagaimanakah HRIS boleh meningkatkan kecekapan dan produktiviti tenaga kerja?

HRIS (Sistem Maklumat Sumber Manusia) boleh meningkatkan kecekapan dan produktiviti tenaga kerja dengan ketara dalam beberapa cara dengan memperkemas proses, memperkasakan pekerja dan menyediakan cerapan data yang berharga. Begini caranya:

1. Proses diperkemas:

Automasi: HRIS mengautomasikan banyak tugas manual yang memakan masa seperti pemprosesan gaji, pentadbiran faedah dan permintaan cuti. Ini membebaskan profesional HR dan pekerja untuk memberi tumpuan kepada inisiatif yang lebih strategik dan tugas tugas teras.
Aliran kerja yang dipertingkatkan: HRIS mencipta platform terpusat untuk mengurus pelbagai fungsi HR, menghapuskan keperluan untuk hamparan dan kertas kerja yang berselerak. Ini memupuk aliran kerja yang lebih lancar dan mengurangkan ralat.
Pilihan layan diri: Pekerja boleh mengakses maklumat HR mereka sendiri, meminta cuti, mengemas kini butiran peribadi dan menyelesaikan tugas rutin melalui portal layan diri pekerja. Ini mengurangkan beban HR dan memperkasakan pekerja untuk mengambil lebih banyak pemilikan pengalaman HR mereka.

2. Memperkasakan pekerja:

Kebolehcapaian maklumat: Pekerja mempunyai akses mudah kepada paystub, maklumat faedah dan polisi syarikat melalui portal HRIS. Ketelusan ini memupuk kepercayaan dan mengurangkan keperluan untuk mereka sentiasa menghubungi HR untuk mendapatkan maklumat asas.
Komunikasi yang dipertingkatkan: HRIS boleh digunakan untuk menyebarkan berita syarikat, pengumuman dan bahan latihan secara elektronik. Ini memastikan semua orang mempunyai akses kepada maklumat terkini dan menggalakkan tenaga kerja yang lebih termaklum.
Penjejakan pembangunan kemahiran: Pekerja boleh menjejaki kemahiran dan kelayakan mereka dalam HRIS, membolehkan mereka mengenal pasti bidang untuk pembangunan dan memanfaatkan peluang latihan.

3. Membuat keputusan berasaskan data:

Pelaporan dan analitik: HRIS menyediakan data dan cerapan berharga ke dalam pelbagai aspek tenaga kerja, seperti kadar ketidakhadiran, jurang kemahiran dan pusing ganti pekerja. Data ini boleh digunakan untuk mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dan membuat keputusan berdasarkan data berkenaan perjawatan, latihan dan strategi HR keseluruhan.
Pengurusan prestasi: HRIS boleh memudahkan proses pengurusan prestasi dengan menetapkan matlamat, menjejak kemajuan dan memberikan maklum balas. Ini membantu pekerja memahami jangkaan, meningkatkan prestasi mereka dan menyumbang dengan lebih berkesan.
Perancangan tenaga kerja: Dengan menganalisis data tenaga kerja, syarikat boleh mendapatkan cerapan tentang keperluan bakat masa depan dan secara proaktif membangunkan strategi untuk pengambilan, latihan dan perancangan penggantian. Pendekatan proaktif ini meningkatkan kecekapan tenaga kerja dengan memastikan orang yang betul berada dalam peranan yang betul pada masa yang sesuai.

4. Faedah tambahan:

Beban pentadbiran yang dikurangkan: Mengautomatikkan tugas dan memusatkan data mengurangkan beban pentadbiran pada HR, membolehkan mereka menumpukan pada inisiatif yang lebih strategik dan perhubungan pekerja.
Pematuhan yang lebih baik: HRIS membantu memastikan pematuhan undang-undang dan peraturan buruh dengan menyediakan alat untuk mengurus masa rehat, menjejaki latihan yang diperlukan dan mengekalkan rekod pekerja yang tepat.
Pengalaman pekerja yang dipertingkatkan: HRIS yang mesra pengguna boleh meningkatkan pengalaman pekerja dengan menyediakan platform terpusat untuk mengakses maklumat, mengurus keperluan HR mereka dan merasa lebih terlibat dengan syarikat.

Apakah cabaran dalam pelaksanaan HRIS?

Melaksanakan HRIS baharu boleh menjadi satu proses yang kompleks dan terdapat beberapa cabaran yang dihadapi oleh syarikat sepanjang perjalanan. Berikut adalah beberapa halangan yang paling biasa untuk diketahui:

Penghijrahan dan penyepaduan data: Memindahkan data pekerja sedia ada daripada sistem lama ke HRIS baharu boleh menjadi tugas yang memakan masa dan rumit. Format data yang tidak konsisten, entri pendua dan maklumat yang tidak lengkap boleh melambatkan proses dan memerlukan usaha pembersihan data. Mengintegrasikan HRIS dengan sistem sedia ada lain, seperti perisian penggajian atau ketepatan masa, juga boleh menimbulkan cabaran.

Pertimbangan kos: Penyelesaian HRIS boleh berbeza dengan ketara dalam kos bergantung pada ciri, kebolehskalaan dan bilangan pengguna. Pembelian perisian awal, kos pelaksanaan, yuran penyelenggaraan berterusan dan perbelanjaan latihan yang berpotensi semuanya perlu diambil kira dalam belanjawan.

Pengurusan perubahan: Peralihan pekerja kepada HRIS baharu memerlukan strategi pengurusan perubahan yang berkesan. Pekerja mungkin tahan terhadap perubahan dan memerlukan latihan dan sokongan yang sesuai untuk menyesuaikan diri dengan sistem baharu. Komunikasi yang jelas dan menangani kebimbangan pengguna adalah penting untuk penggunaan yang berjaya.

Konfigurasi dan penyesuaian sistem: Sistem HRIS bukan satu saiz untuk semua. Syarikat mungkin perlu mengkonfigurasi sistem untuk menyelaraskan dengan aliran kerja, dasar dan keperluan pelaporan khusus mereka. Penyesuaian yang meluas boleh menjadi mahal dan memakan masa.

Keselamatan dan privasi data: HRIS menyimpan data pekerja yang sensitif, jadi memastikan langkah keselamatan yang teguh dilaksanakan adalah penting. Syarikat perlu mematuhi peraturan privasi data yang berkaitan dan melaksanakan kawalan akses yang sesuai untuk melindungi maklumat pekerja.

Penyelenggaraan dan kemas kini berterusan: Perisian HRIS memerlukan penyelenggaraan dan kemas kini berterusan untuk menangani pepijat, menggabungkan ciri baharu dan memastikan keserasian dengan teknologi yang berkembang. Syarikat perlu mendedikasikan sumber untuk kekal dikemas kini dengan versi sistem terkini.

Bilakah masa yang sesuai untuk beralih kepada sistem HRIS baharu?

Beberapa faktor boleh menunjukkan ia mungkin langkah yang baik untuk syarikat anda. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama:

1. Tanda-tanda HRIS semasa anda memerlukan peningkatan:

Fungsi lapuk: Jika HRIS semasa anda sudah lapuk dan tidak mempunyai ciri untuk menyokong amalan HR moden, seperti modul pengurusan prestasi atau alat pelaporan yang mantap, ini mungkin menghalang keupayaan anda untuk mengurus tenaga kerja anda dengan berkesan.

Ketidakcekapan dan ketidaktepatan: Sistem yang rumit dengan ketidakkonsistenan data atau kesukaran menjana laporan boleh membawa kepada pembaziran masa dan kesilapan. Peningkatan mungkin diperlukan untuk menyelaraskan proses dan meningkatkan ketepatan data.

Isu kebolehskalaan: Jika HRIS semasa anda bergelut untuk mengendalikan tenaga kerja anda yang semakin meningkat atau keperluan data yang semakin meningkat, ia mungkin tidak dapat menyokong rancangan pertumbuhan masa hadapan anda. HRIS berskala boleh menyesuaikan diri untuk menampung pangkalan pekerja yang lebih besar.

Cabaran penyepaduan: Jika HRIS anda tidak disepadukan dengan baik dengan sistem perniagaan penting lain, seperti perisian gaji atau perakaunan, ia boleh mencipta silo data dan menghalang kecekapan keseluruhan. Sistem baharu dengan keupayaan penyepaduan yang lebih baik mungkin menyelaraskan aliran kerja.

Kebimbangan keselamatan: Jika HRIS semasa anda mempunyai langkah keselamatan yang lapuk atau kekurangan ciri untuk mematuhi peraturan privasi data yang berkembang, ia menimbulkan risiko keselamatan. HRIS moden harus mengutamakan keselamatan data dan menawarkan ciri untuk memastikan pematuhan.

Ketidakpuasan hati pekerja: Jika pekerja mendapati HRIS sukar digunakan atau menyusahkan, ia boleh menyebabkan kekecewaan dan menghalang keupayaan mereka untuk mengurus keperluan HR mereka. Sistem yang lebih mesra pengguna boleh meningkatkan pengalaman dan kepuasan pekerja.

2. Sebab strategik untuk mempertimbangkan peningkatan:

Pertumbuhan dan pengembangan: Jika syarikat anda mengalami pertumbuhan pesat atau berkembang ke pasaran baharu, HRIS yang lebih mantap boleh membantu mengurus tenaga kerja yang lebih besar dan mematuhi peraturan di lokasi yang berbeza.

Pengurusan bakat yang dipertingkatkan: HRIS moden boleh menawarkan kefungsian untuk meningkatkan pemerolehan bakat, orientasi, pengurusan prestasi dan pembangunan pekerja, yang membawa kepada tenaga kerja yang lebih terlibat dan produktif.

Pembuatan keputusan berdasarkan data: Keupayaan analisis dan pelaporan lanjutan boleh memberikan pandangan yang berharga untuk menyokong keputusan HR strategik dan mengoptimumkan pengurusan tenaga kerja.

Pengurusan pematuhan dipertingkat: HRIS baharu boleh membantu memastikan pematuhan undang-undang buruh dan peraturan privasi data dengan mengautomasikan tugas dan menyediakan alat pematuhan.

3. Di sebalik faktor ini, berikut adalah beberapa pertimbangan tambahan:

Sumber belanjawan: Melaksanakan HRIS baharu memerlukan pelaburan dalam perisian, kos pelaksanaan dan yuran penyelenggaraan yang berpotensi berterusan. Nilai belanjawan anda dengan teliti untuk memastikan anda mampu melakukan peralihan.

Kesediaan pengurusan perubahan: Peralihan kepada sistem baharu memerlukan pengurusan perubahan yang berkesan. Nilai keupayaan syarikat anda untuk menyesuaikan diri dengan HRIS baharu dan menyediakan latihan serta sokongan kepada pekerja.

Pemilihan vendor: Teliti dan pilih vendor HRIS yang bereputasi baik yang sejajar dengan keperluan khusus syarikat anda dan menawarkan sokongan berterusan dan teknologi kalis masa hadapan.

Apakah peranan yang dimainkan oleh latihan dalam penerimaan HRIS yang berjaya?

Latihan memainkan peranan penting dalam kejayaan penerimaan HRIS atas beberapa sebab. HRIS boleh menjadi alat yang berkuasa, tetapi tanpa latihan yang betul, pekerja mungkin tidak dapat menggunakan potensi sepenuhnya. Begini cara latihan berkesan menyumbang kepada peralihan yang lancar dan memaksimumkan faedah HRIS baharu:

1. Meningkatkan keyakinan dan kecekapan pengguna:

Memahami fungsi: Latihan melengkapkan pekerja dengan pengetahuan dan kemahiran untuk mengemudi HRIS dengan berkesan. Mereka akan memahami fungsi teras, belajar cara menyelesaikan tugas dan berasa yakin menggunakan sistem untuk keperluan HR khusus mereka.
Mengurangkan kesilapan dan kekecewaan: Latihan yang jelas membantu meminimumkan kekeliruan dan kesilapan semasa fasa penerimaan awal. Ini mengurangkan kekecewaan dan meningkatkan keyakinan pengguna dalam menggunakan sistem dengan berkesan.

2. Peningkatan kecekapan dan produktiviti:

Aliran kerja diperkemas: Latihan membiasakan pekerja dengan proses dan aliran kerja baharu dalam HRIS. Ini membolehkan mereka menyelesaikan tugas dengan lebih cekap dan membebaskan masa untuk aktiviti berharga lain.
Mengurangkan pergantungan pada sokongan HR: Dengan memperkasakan pekerja untuk mengurus keperluan HR mereka secara bebas melalui HRIS, beban jabatan HR berkurangan. Profesional HR kemudiannya boleh memberi tumpuan kepada inisiatif yang lebih strategik.

3. Penggunaan dan penerimaan pengguna yang dipertingkatkan:

Rintangan yang Dikurangkan kepada Perubahan: Latihan yang berkesan membantu menangani kebimbangan pengguna dan mengurangkan rintangan terhadap perubahan. Pekerja yang memahami manfaat HRIS lebih berkemungkinan untuk menerima sistem baharu dan mengguna pakainya dengan rela hati.
Peningkatan Kepuasan Pengguna: Apabila pekerja berasa selesa menggunakan HRIS, mereka lebih berkemungkinan mendapati ia berharga dan menghargai fungsinya. Ini membawa kepada pengalaman pengguna yang lebih positif dan kepuasan keseluruhan.

4. Faedah latihan tambahan:

Kualiti Data yang Dipertingkat: Dengan memahami cara memasukkan dan mengurus data dalam HRIS, pekerja boleh membantu memastikan ketepatan dan konsistensi data. Ini membawa kepada data yang lebih dipercayai untuk pelaporan dan membuat keputusan.
Penglibatan pekerja yang dipertingkatkan: HRIS mesra pengguna dengan latihan yang betul boleh memperkasakan pekerja untuk mengambil pemilikan maklumat HR dan pembangunan kerjaya mereka. Ini boleh menyumbang kepada tenaga kerja yang lebih terlibat dan bermotivasi.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan pendek yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini mengandungi kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/suku tahunan).

Pertemuan satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak rasmi dengan setiap ahli pasukan ialah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Memandangkan ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik tentang sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (skor Promoter Bersih pekerja) ialah salah satu cara paling mudah lagi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda tentang syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Sejauh manakah anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja menjawab tinjauan eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' mengesyorkannya.

Berdasarkan maklum balas, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Penganjur
Pekerja yang telah bertindak balas secara positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Terokai bagaimana Empuls boleh membantu organisasi anda