Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Glosari

Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Syarat Faedah Pekerja

Jadual kandungan

Pemantauan Pekerja

Kaedah dan amalan yang digunakan oleh organisasi untuk mengawasi prestasi dan tingkah laku pekerja mereka di tempat kerja dikenali sebagai pemantauan pekerja. Ini boleh termasuk menjejaki penggunaan internet, menyemak e-mel, merakam panggilan dan juga menggunakan pengawasan video.

Apakah pemantauan pekerja?

Pemantauan pekerja merujuk kepada amalan menggunakan pelbagai alat, teknologi atau kaedah untuk menjejak dan mengumpul maklumat tentang aktiviti pekerja di tempat kerja. Matlamat utama pemantauan pekerja selalunya untuk memastikan produktiviti, keselamatan, dan pematuhan kepada dasar organisasi.

Dengar, kenali, anugerah dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Siapa yang bertanggungjawab untuk pemantauan pekerja?

Pihak utama yang bertanggungjawab untuk pemantauan pekerja termasuk:

‍

Jabatan sumber manusia (HR): Jabatan HR sering terlibat dalam mewujudkan dan melaksanakan dasar pemantauan pekerja. Mereka mungkin mengawasi pembangunan garis panduan, menyampaikan dasar kepada pekerja, dan mengendalikan kebimbangan atau pertikaian pekerja yang berkaitan dengan pemantauan.
Jabatan IT (teknologi maklumat): Jabatan IT bertanggungjawab untuk melaksanakan dan menyelenggara teknologi pemantauan, seperti perisian dan sistem yang menjejaki penggunaan komputer, aktiviti internet dan keselamatan rangkaian. Mereka memastikan alat pemantauan mematuhi piawaian privasi dan undang-undang.
Pengurusan dan penyelia: Pengurus dan penyelia memainkan peranan dalam memantau prestasi dan tingkah laku pekerja dalam pasukan masing-masing. Ini mungkin melibatkan penjejakan kemajuan kerja, memastikan pematuhan kepada dasar dan memberikan maklum balas berdasarkan metrik prestasi.
Pasukan undang-undang dan pematuhan: Pasukan undang-undang dan pematuhan bertanggungjawab untuk memastikan amalan pemantauan pekerja mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan. Mereka mungkin memberikan panduan tentang implikasi undang-undang pemantauan dan membantu dalam mewujudkan dasar yang sejajar dengan keperluan undang-undang.
Kepimpinan dan eksekutif syarikat: Kepimpinan syarikat, termasuk eksekutif dan pengurusan tertinggi, mungkin terlibat dalam menetapkan nada dan pendekatan keseluruhan kepada pemantauan pekerja. Mereka mungkin membuat keputusan mengenai sejauh mana pemantauan dan memastikan ia sejajar dengan nilai dan matlamat organisasi.
Pekerja: Pekerja sendiri mempunyai peranan dalam memahami dan mematuhi dasar pemantauan. Mereka bertanggungjawab untuk mematuhi garis panduan syarikat dan menyedari sejauh mana aktiviti mereka boleh dipantau.
Audit dalaman atau pasukan keselamatan: Audit dalaman atau pasukan keselamatan mungkin terlibat dalam pemantauan untuk tujuan pematuhan dan keselamatan. Mereka mungkin menumpukan pada mengesan dan menghalang akses tanpa kebenaran kepada maklumat sensitif dan memastikan integriti sistem organisasi.
Pegawai etika dan pematuhan: Sesetengah organisasi mempunyai pegawai etika dan pematuhan yang menyelia amalan etika dalam syarikat. Mereka mungkin memainkan peranan dalam memastikan amalan pemantauan sejajar dengan piawaian etika dan kod tingkah laku organisasi.

Apakah data yang dikumpul dalam pemantauan pekerja?

Data yang dikumpul dalam pemantauan pekerja ialah

‍

1. Penggunaan komputer dan internet

Lawatan tapak web : Perisian pemantauan boleh menjejaki tapak web yang dilawati oleh pekerja semasa waktu kerja.
Penggunaan aplikasi : Maklumat tentang aplikasi dan perisian yang digunakan oleh pekerja.
E-mel dan komunikasi: Pemantauan kandungan e-mel, lampiran dan komunikasi melalui alat pemesejan.

2. Metrik produktiviti

Masa yang diluangkan untuk tugasan: Menjejaki jumlah masa yang diluangkan oleh pekerja untuk tugas atau projek tertentu.
Pengelogan ketukan kekunci: Memantau bilangan ketukan kekunci atau klik tetikus untuk mengukur tahap aktiviti.
Tangkapan skrin : Tangkapan skrin berkala atau rakaman skrin untuk memerhati aktiviti kerja.

3. Pemantauan komunikasi

Log panggilan: Menjejaki log panggilan telefon dan tempoh untuk pekerja yang menggunakan telefon syarikat.
Pemesejan segera: Memantau mesej yang dihantar melalui platform komunikasi dalaman.

4. Lokasi fizikal

Penjejakan GPS : Bagi pekerja yang bekerja di lapangan atau menggunakan kenderaan milik syarikat, penjejakan GPS boleh dilaksanakan untuk memantau lokasi fizikal mereka.
Imbasan cap jari atau jam masa biometrik : Dalam sesetengah kes, data biometrik mungkin dikumpul untuk penjejakan masa dan kehadiran.

5. Metrik prestasi

Penunjuk prestasi utama (KPI) : Metrik yang berkaitan dengan prestasi kerja, seperti nombor jualan, sasaran yang dicapai atau penunjuk prestasi lain yang berkaitan.

6. Kehadiran dan pengesanan masa

Masa Jam Masuk/Masuk Keluar : Memantau masa mula dan tamat syif kerja.
Masa Rehat : Menjejaki tempoh dan kekerapan rehat yang diambil oleh pekerja.

7. Kamera pengawasan

Rakaman Video : Kamera pengawasan boleh digunakan untuk memantau pekerja di kawasan umum, pintu masuk/keluar atau ruang kerja tertentu.

8. Keselamatan rangkaian dan sistem

Log akses : Memantau akses pekerja kepada rangkaian syarikat, pelayan dan fail sulit.
Makluman keselamatan : Pengesanan aktiviti mencurigakan yang mungkin menimbulkan risiko keselamatan.

9. Tinjauan dan maklum balas pekerja

Borang maklum balas: Mengumpul maklum balas daripada pekerja melalui tinjauan atau penilaian prestasi.

10. Pemantauan media sosial

Aktiviti media sosial : Pemantauan profil media sosial awam pekerja untuk kemungkinan pelanggaran dasar atau risiko reputasi kepada syarikat.

Mengapakah penting untuk mengekalkan privasi dalam pemantauan pekerja?

Berikut ialah sebab utama mengapa privasi dalam pemantauan pekerja adalah penting:

‍

Pematuhan undang-undang: Pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan privasi adalah yang terpenting. Banyak bidang kuasa mempunyai undang-undang khusus yang mengawal pengumpulan, penyimpanan dan penggunaan data pekerja. Kegagalan mematuhi peraturan ini boleh mengakibatkan akibat undang-undang, termasuk denda dan tindakan undang-undang.
Kepercayaan dan semangat pekerja: Menghormati privasi memupuk persekitaran kerja yang positif dan membina kepercayaan antara majikan dan pekerja. Pemantauan yang berlebihan atau invasif boleh membawa kepada kekurangan kepercayaan, penurunan semangat, dan kesan negatif terhadap penglibatan pekerja.
Hak pekerja: Pekerja mempunyai hak untuk privasi, dan hak ini meluas ke tempat kerja. Menghormati hak privasi pekerja adalah penting untuk mengekalkan amalan beretika dan menunjukkan komitmen terhadap kesejahteraan pekerja.
Pengekalan dan pengambilan: Tempat kerja yang menghargai privasi berkemungkinan menarik dan mengekalkan pekerja berbakat. Pencari kerja dan pekerja semasa semakin mengambil berat tentang privasi mereka, dan organisasi yang mengutamakan aspek ini mungkin mempunyai kelebihan daya saing.
Mengelakkan diskriminasi dan berat sebelah: Kecondongan yang tidak diingini mungkin timbul apabila data pemantauan digunakan secara tidak wajar. Melindungi privasi pekerja membantu mengurangkan risiko amalan diskriminasi dan memastikan bahawa keputusan pekerjaan adalah berdasarkan kriteria yang adil dan objektif.
Liabiliti undang-undang yang dikurangkan: Amalan pemantauan invasif boleh meningkatkan risiko pertikaian undang-undang dan rungutan pekerja. Mengekalkan privasi mengurangkan kemungkinan liabiliti undang-undang dan membantu organisasi mengelakkan cabaran undang-undang yang berkaitan dengan amalan pemantauan yang tidak betul.
Fokus pada hasil dan perhubungan berasaskan kepercayaan: Pendekatan berorientasikan hasil, di mana pekerja dipercayai untuk menyampaikan berdasarkan prestasi mereka, memupuk budaya kerja yang lebih positif. Fokus pada hasil dan bukannya pengawasan berterusan menggalakkan rasa tanggungjawab dan autonomi.
Produktiviti pekerja dipertingkatkan: Pekerja lebih cenderung untuk menjadi produktif dan menumpukan pada kerja mereka apabila mereka merasakan privasi mereka dihormati. Pemantauan berterusan boleh menyebabkan kebimbangan dan tekanan, memberi kesan negatif terhadap produktiviti keseluruhan.
Pengurangan rintangan dan tolak balik: Pemantauan yang berlebihan boleh menyebabkan penentangan dan tolak balik daripada pekerja. Dengan mengekalkan keseimbangan dan menghormati privasi, organisasi boleh mengurangkan kemungkinan tindak balas negatif dan penentangan terhadap inisiatif pemantauan.
Kesejahteraan pekerja: Melindungi privasi pekerja adalah aspek asas untuk menyokong kesejahteraan keseluruhan mereka. Ia menyumbang kepada keseimbangan kerja-kehidupan yang sihat dan membantu mewujudkan persekitaran kerja yang positif dan menyokong.
Pengurusan reputasi: Pelanggaran privasi boleh merosakkan reputasi sesebuah organisasi. Berita tentang amalan pemantauan invasif boleh membawa kepada publisiti negatif dan memberi kesan kepada imej syarikat dalam kalangan pelanggan, pelanggan dan orang ramai.
Pertimbangan budaya dan etika: Komitmen organisasi terhadap privasi mencerminkan nilai dan piawaian etikanya. Menunjukkan komitmen untuk menghormati privasi pekerja menyumbang kepada budaya korporat yang positif.

Mengapa organisasi melaksanakan pemantauan pekerja?

Sebab mengapa organisasi melaksanakan pemantauan pekerja adalah:

‍

Pengukuran produktiviti: Pemantauan boleh membantu organisasi memahami cara pekerja menghabiskan masa mereka semasa waktu kerja. Ini boleh menyerlahkan ketidakcekapan dan mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan. Ia juga boleh membantu pengurus memperuntukkan sumber dengan lebih berkesan.
Penilaian prestasi: Pemantauan pekerja boleh menyediakan data objektif untuk penilaian prestasi. Ia boleh membantu mengenal pasti pekerja berprestasi tinggi dan mereka yang mungkin memerlukan sokongan atau latihan tambahan.
Keselamatan dan pematuhan: Pemantauan boleh membantu mencegah pelanggaran keselamatan dan memastikan pematuhan terhadap peraturan industri. Contohnya, dalam industri yang berurusan dengan data sensitif, pemantauan boleh membantu memastikan pekerja mematuhi protokol yang betul.
Pengurusan kerja jauh: Dengan peningkatan kerja jauh, alat pemantauan boleh membantu pengurus menjejaki tabiat kerja dan produktiviti pekerja jauh. Ia juga boleh memastikan bahawa pekerja mengekalkan keseimbangan kerja-kehidupan yang sihat.
Mencegah salah laku: Pemantauan pekerja boleh menghalang tingkah laku yang tidak sesuai dan memberikan bukti sekiranya berlaku pertikaian. Ia boleh membantu mengekalkan persekitaran tempat kerja yang selamat dan menghormati.
Kecekapan operasi: Dengan memahami cara tugasan dilaksanakan, organisasi boleh menyelaraskan proses, mengurangkan ralat dan meningkatkan perkhidmatan pelanggan.

Bagaimanakah pemantauan pekerja dijalankan?

Cara-cara pemantauan pekerja dijalankan ialah:

Pemantauan komputer: Organisasi sering menggunakan perisian untuk memantau penggunaan komputer pekerja. Ini boleh termasuk menjejak tapak web yang dilawati, aplikasi yang digunakan dan masa yang dihabiskan untuk tugasan yang berbeza. Sesetengah perisian juga boleh menangkap tangkapan skrin atau merekod ketukan kekunci.
Pemantauan e-mel dan internet: Majikan boleh memantau penggunaan e-mel dan internet pekerja untuk memastikan mereka tidak terlibat dalam tingkah laku yang tidak sesuai atau membuang masa syarikat. Ini juga boleh membantu mencegah pelanggaran keselamatan.

Pemantauan panggilan telefon: Dalam peranan perkhidmatan pelanggan, panggilan telefon mungkin dirakam dan dipantau untuk tujuan jaminan kualiti. Ini boleh membantu meningkatkan perkhidmatan pelanggan dan mengenal pasti bidang untuk latihan pekerja.
Pengawasan video: Di tempat kerja fizikal, kamera video boleh digunakan untuk memantau tingkah laku pekerja dan memastikan keselamatan dan keselamatan.
Penjejakan GPS: Untuk peranan yang melibatkan perjalanan atau kerja lapangan, majikan boleh menggunakan peranti GPS untuk menjejak lokasi pekerja.
Penjejakan masa: Majikan sering menggunakan perisian penjejakan masa untuk memantau masa pekerja masuk dan keluar, tempoh masa mereka berehat, dan keseluruhan masa yang dihabiskan untuk bekerja.
Pemantauan produktiviti: Ini melibatkan penjejakan output pekerja. Contohnya, berapa banyak tugas yang diselesaikan oleh pekerja dalam sehari, atau berapa banyak jualan yang mereka buat.
Pemantauan media sosial: Sesetengah majikan memantau siaran media sosial awam pekerja mereka. Ini boleh membantu melindungi reputasi syarikat.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan pendek yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini mengandungi kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/suku tahunan).

Pertemuan satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak rasmi dengan setiap ahli pasukan ialah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Memandangkan ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik tentang sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (skor Promoter Bersih pekerja) ialah salah satu cara paling mudah lagi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda tentang syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Sejauh manakah anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja menjawab tinjauan eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' mengesyorkannya.

Berdasarkan maklum balas, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Penganjur
Pekerja yang telah bertindak balas secara positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Terokai bagaimana Empuls boleh membantu organisasi anda