Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Glosari

Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Syarat Faedah Pekerja

Jadual kandungan

Sistem Pengurusan Pekerja

Sistem pengurusan pekerja ialah penyelesaian perisian atau platform yang digunakan oleh organisasi untuk menyelaraskan pelbagai aspek pentadbiran pekerja, termasuk pengambilan, onboarding, penjadualan, penilaian prestasi, senarai gaji, pengurusan faedah dan banyak lagi. Sistem ini biasanya menyediakan pangkalan data berpusat di mana semua maklumat pekerja disimpan dengan selamat dan boleh diakses oleh kakitangan yang diberi kuasa.

Apakah sistem pengurusan pekerja?

Sistem pengurusan pekerja (EMS) ialah penyelesaian perisian komprehensif yang membantu organisasi mengurus dan menyelaraskan operasi sumber manusia mereka. Ia biasanya termasuk ciri untuk menjejak prestasi pekerja, mengurus jadual dan cuti, mengendalikan senarai gaji dan faedah, dan memudahkan komunikasi dan kerjasama.

‍

Apakah alat pengurusan pekerja jauh terbaik?

Alat pengurusan pekerja jauh terbaik termasuk yang berikut
‍

Empuls : Empuls bukan sekadar platform penglibatan pekerja tetapi ia juga merupakan alat pengurusan pekerja yang hebat. Dengan ciri seperti intranet sosial, diskaun pekerja, tinjauan pekerja, Empuls ialah salah satu alat pengurusan pekerja yang dinilai tinggi.
Trello : Trello terkenal dengan antara muka mesra pengguna dan papan yang boleh disesuaikan. Ia membolehkan pasukan mengutamakan tugas dan menggambarkan kemajuan projek melalui kad dan senarai, menjadikan pengurusan projek menarik dan mudah.
Asana : Asana ialah alat pengurusan projek yang berkuasa yang membantu pasukan mengurus tugas dan projek dengan matlamat dan tarikh akhir yang jelas. Ia menyokong pelbagai aliran kerja dan disepadukan dengan pelbagai alatan lain untuk kefungsian yang dipertingkatkan.
Hubstaff : Hubstaff cemerlang dalam penjejakan masa dan pemantauan produktiviti. Ia memberikan cerapan tentang cara pekerja menghabiskan masa mereka, membantu pengurus mencegah keletihan dan mengoptimumkan aliran kerja.
ActivTrak : ActivTrak menawarkan pemantauan masa nyata dan analitik aktiviti pekerja. Ciri pelaporannya yang mantap membantu mengenal pasti aliran produktiviti dan potensi risiko keselamatan.
Connecteam : Connecteam direka untuk kemudahan penggunaan, menjadikannya ideal untuk pasukan yang mempunyai kemahiran teknologi yang berbeza-beza. Ia menawarkan ciri penjadualan, pengurusan tugas dan komunikasi semuanya dalam satu platform.
Paymo : Paymo ialah alat yang mudah tetapi berkesan untuk pasukan kecil, menyediakan ciri penjejakan masa, invois dan pelaporan. Ia amat berguna untuk perniagaan yang perlu mengurus pengebilan bersama pengurusan projek.
Miro : Miro menyediakan kanvas tanpa had untuk sumbang saran dan kerjasama, menjadikannya sesuai untuk pasukan kreatif. Ia membolehkan berbilang pengguna untuk bekerja pada papan yang sama secara serentak, memupuk kerjasama dan perkongsian idea.

Dengar, kenali, anugerah dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Siapa yang biasanya menggunakan sistem pengurusan pekerja dalam organisasi?

Sistem pengurusan pekerja biasanya digunakan oleh pelbagai pihak berkepentingan dalam sesebuah syarikat. Profesional Sumber Manusia (HR) ialah pengguna utama kerana mereka menguruskan pengambilan pekerja, onboarding, semakan prestasi dan tugas berkaitan pekerja lain.
‍

Pengurus dan penyelia juga menggunakan EMS untuk menjejak prestasi pasukan mereka, mengurus jadual dan meluluskan permintaan cuti. Selain itu, pekerja sering mempunyai akses kepada ciri tertentu seperti portal layan diri di mana mereka boleh mengemas kini maklumat peribadi, meminta cuti dan melihat maklumat gaji dan faedah mereka.

Siapa yang harus bertanggungjawab menyelenggara dan mengemaskini Sistem Pengurusan Pekerja?

Tanggungjawab untuk menyelenggara dan mengemas kini Sistem Pengurusan Pekerja biasanya jatuh kepada jabatan HR, selalunya dengan kerjasama jabatan IT. HR bertanggungjawab untuk memastikan sistem digunakan dengan berkesan dan data pekerja adalah tepat dan terkini.

Jabatan IT, sebaliknya, sering mengendalikan aspek teknikal seperti kemas kini perisian, keselamatan sistem dan menyelesaikan masalah teknikal. Dalam sesetengah kes, syarikat juga boleh bekerjasama dengan vendor luar atau perunding untuk penyelenggaraan dan kemas kini sistem.

Apakah ciri-ciri sistem pengurusan pekerja?

Ciri-ciri sistem pengurusan pekerja termasuk yang berikut:
‍

Pengurusan maklumat pekerja: Penyimpanan berpusat data pekerja, termasuk butiran peribadi, maklumat hubungan, sejarah kerja, kelayakan dan metrik prestasi. ‍
Penyertaan pekerja: Alat untuk mengurus proses penyelarasan, termasuk penciptaan dan pengedaran senarai semak penyelarasan, dokumentasi dan automasi tugasan penyelarasan.
Penjejakan masa dan kehadiran: Merekod dan menjejaki waktu bekerja, kehadiran, rehat dan permintaan cuti pekerja. Sesetengah sistem mungkin termasuk ciri jam masuk/jam keluar atau disepadukan dengan ketepatan masa biometrik.
Pengurusan gaji: Automasi proses penggajian, termasuk pengiraan gaji, potongan, penahanan cukai dan deposit langsung. Integrasi dengan sistem kewangan untuk pemprosesan gaji yang tepat dan tepat pada masanya.
Pengurusan prestasi: Alat untuk menetapkan matlamat, menjalankan semakan prestasi dan menjejak prestasi pekerja. Termasuk ciri untuk maklum balas, penilaian prestasi dan perancangan pembangunan.
Latihan dan pembangunan: Pengurusan program latihan pekerja, penjejakan pensijilan dan memantau kemajuan dalam pembangunan profesional. Ini mungkin termasuk modul e-pembelajaran dan pengurusan kursus.
Layan diri pekerja (ESS): Portal atau aplikasi mudah alih yang membolehkan pekerja mengakses dan mengurus maklumat peribadi mereka, meminta masa cuti, melihat stub gaji dan mengambil bahagian dalam penilaian prestasi.
Pentadbiran faedah: Pentadbiran faedah pekerja, termasuk insurans kesihatan, pelan persaraan dan faedah lain. Sistem ini boleh membantu dalam pendaftaran faedah, menjejaki kelayakan dan menguruskan tempoh pendaftaran terbuka.
Pengambilan dan penjejakan pemohon: Alat untuk mengurus proses pengambilan, termasuk penyiaran kerja, penjejakan pemohon, penghuraian resume dan kerjasama antara pasukan pengambilan pekerja. Integrasi dengan laman web kerjaya dan papan kerja.
Analitis dan pelaporan tenaga kerja: Penjanaan laporan dan analitik yang berkaitan dengan demografi tenaga kerja, kadar pusing ganti, metrik prestasi dan penunjuk HR utama yang lain. Alat visualisasi data mungkin disertakan.
Komunikasi pekerja: Ciri memudahkan komunikasi dalam organisasi, termasuk pemesejan dalaman, pengumuman dan sistem pemberitahuan.
Pengurusan pematuhan: Alat untuk memastikan pematuhan undang-undang buruh, peraturan dan piawaian industri. Ini mungkin termasuk semakan dan makluman pematuhan automatik.
Tinjauan dan maklum balas pekerja: Modul untuk menjalankan tinjauan pekerja, mengumpul maklum balas dan mengukur kepuasan pekerja. Alat analitis boleh digunakan untuk menganalisis hasil tinjauan.
Perancangan penggantian: Alat untuk mengenal pasti dan membangunkan bakal pengganti untuk peranan penting dalam organisasi. Ini melibatkan pemetaan bakat, penilaian kemahiran dan perancangan kerjaya.
Pengurusan dokumen: Penyimpanan berpusat dan pengurusan dokumen berkaitan pekerja, seperti kontrak, semakan prestasi dan sijil latihan.
Keupayaan penyepaduan: Penyepaduan dengan sistem perniagaan lain, seperti perisian kewangan dan perakaunan, untuk memastikan aliran data yang lancar dan konsisten di seluruh organisasi.
Kawalan keselamatan dan akses: Ciri keselamatan yang teguh untuk melindungi data pekerja yang sensitif, termasuk kawalan akses dan penyulitan berasaskan peranan.
Kebolehcapaian mudah alih: Antara muka mesra mudah alih atau apl mudah alih khusus yang membolehkan pekerja dan pengurus mengakses ciri utama daripada telefon pintar dan tablet.

Mengapakah penting untuk memastikan sistem pengurusan pekerja dikemas kini?

Mengemas kini Sistem Pengurusan Pekerja adalah penting untuk beberapa sebab. Pertama, ia memastikan bahawa sistem mempunyai data pekerja yang paling terkini dan tepat, yang penting untuk proses HR seperti senarai gaji, pentadbiran faedah dan pengurusan prestasi.

Kedua, kemas kini perisian selalunya termasuk ciri baharu dan penambahbaikan yang boleh meningkatkan kecekapan dan pengalaman pengguna. Akhir sekali, kemas kini sering menangani kelemahan keselamatan, jadi memastikan EMS anda dikemas kini adalah penting untuk melindungi data pekerja yang sensitif.

Bagaimanakah sistem pengurusan pekerja boleh meningkatkan produktiviti dan kecekapan?

Sistem pengurusan pekerja (EMS) boleh meningkatkan produktiviti dan kecekapan dengan ketara dalam beberapa cara:
‍

Memperkemas tugas pentadbiran: EMS mengautomasikan tugas HR rutin seperti penjejakan kehadiran, pemprosesan gaji dan pentadbiran faedah, membebaskan masa untuk kakitangan HR menumpukan pada inisiatif strategik.
Meningkatkan komunikasi: EMS selalunya menyertakan ciri untuk komunikasi dan kerjasama dalaman, menjadikannya lebih mudah bagi pasukan untuk bekerjasama dan sentiasa mendapat maklumat.
Meningkatkan pembuatan keputusan: Dengan menyediakan pengurus dengan data yang terkini dan tepat tentang prestasi pekerja dan metrik lain, EMS menyokong pembuatan keputusan termaklum.
Meningkatkan penglibatan pekerja: Banyak platform EMS termasuk ciri untuk mengiktiraf pencapaian pekerja, mengurus matlamat dan mendapatkan maklum balas, yang kesemuanya boleh meningkatkan penglibatan dan produktiviti pekerja.
Memastikan pematuhan: EMS boleh membantu syarikat mematuhi undang-undang dan peraturan buruh, mengurangkan risiko isu perundangan yang mahal.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan pendek yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini mengandungi kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/suku tahunan).

Pertemuan satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak rasmi dengan setiap ahli pasukan ialah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Memandangkan ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik tentang sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (skor Promoter Bersih pekerja) ialah salah satu cara paling mudah lagi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda tentang syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Sejauh manakah anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja menjawab tinjauan eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' mengesyorkannya.

Berdasarkan maklum balas, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Penganjur
Pekerja yang telah bertindak balas secara positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Apakah sistem pengurusan prestasi pekerja?

Sistem pengurusan prestasi pekerja distrukturkan oleh organisasi untuk mengukur dan meningkatkan prestasi pekerja. Ia melibatkan penetapan jangkaan yang jelas, menyediakan maklum balas yang kerap, dan menyelaraskan matlamat individu dengan objektif organisasi. Sistem ini direka bentuk untuk meningkatkan prestasi individu dan pasukan, akhirnya menyumbang kepada kejayaan keseluruhan organisasi.

Apakah komponen sistem pengurusan prestasi pekerja?

Komponen sistem pengurusan prestasi pekerja termasuk yang berikut
‍

Perancangan prestasi: Ini melibatkan penetapan matlamat yang jelas dan bidang prestasi utama pada permulaan sesi persembahan. Ia adalah usaha bersama antara penilai dan penyemak.
Maklum balas tetap: Sistem ini menekankan kepentingan maklum balas yang tetap, produktif dan penglibatan pekerja. Ia bertujuan untuk memberikan pandangan terperinci tentang tingkah laku dan usaha, menjadikannya sesuai untuk memberi maklum balas terperinci tentang tingkah laku dan memetakan tingkah laku masa hadapan yang diingini.
Penilaian prestasi : Sistem ini digunakan untuk menilai keputusan prestasi individu dan organisasi, mengukuhkan akauntabiliti individu untuk mencapai matlamat dan objektif. Ia mencerminkan perkongsian di mana pengurus berkongsi tanggungjawab untuk membangunkan pekerja mereka untuk membolehkan sumbangan kepada organisasi.
Pelan pembangunan: Pelan pembangunan pekerja adalah sebahagian daripada sistem, bertujuan untuk memupuk budaya pertumbuhan, penglibatan dan kecemerlangan. Teknologi dan perisian HR dimanfaatkan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses pengurusan prestasi.
Pengurusan mengikut objektif (MBO): Pendekatan ini, dicipta oleh perunding pengurusan berpengaruh Peter Drucker, berpusat pada mencipta satu set objektif organisasi, yang kemudiannya digunakan sebagai tiang panduan untuk mewujudkan objektif pekerja individu. Ia menyediakan rangka kerja untuk menilai prestasi pekerja dan menghubungkan tahap prestasi individu dengan strategi organisasi.
Penilaian berpotensi: Komponen ini menjadi asas untuk pergerakan sisi dan menegak pekerja. Ia dilakukan melalui pemetaan kecekapan dan pelbagai teknik penilaian, menyediakan input penting untuk perancangan penggantian dan penggiliran kerja.

Apakah sistem pengurusan kehadiran pekerja?

Sistem pengurusan kehadiran pekerja (AAMS) ialah aplikasi perisian, atau gabungan alatan dan proses yang direka untuk mengesan dan mengurus rekod kehadiran pekerja dengan cekap. Ia mengautomasikan proses manual yang terlibat dalam merekod waktu kerja pekerja, cuti, ketidakhadiran dan lebih masa.
‍

Mengapa sistem pengurusan kehadiran pekerja penting?

Sebab mengapa sistem pengurusan kehadiran pekerja penting ialah
‍

Pengiraan gaji yang tepat : Sistem penjejakan kehadiran mengautomasikan proses merekod waktu kerja pekerja, menghapuskan ralat yang boleh berlaku dengan kaedah manual seperti helaian masa atau kad tebuk. Ini memastikan senarai gaji dikira dengan tepat berdasarkan jam kerja sebenar, lebih masa dan masa rehat.
Produktiviti dan ketepatan masa yang dipertingkatkan : Dengan memantau masa masuk dan jam keluar pekerja, sistem kehadiran membolehkan syarikat mengenal pasti corak kelewatan atau ketidakhadiran. Ini membantu meningkatkan ketepatan masa dan memastikan pekerja memanfaatkan waktu kerja mereka sepenuhnya, meningkatkan produktiviti keseluruhan.
Pengurusan masa cuti yang dipermudahkan : Sistem kehadiran memperkemas proses meminta dan meluluskan masa cuti dengan membenarkan pekerja menyerahkan permintaan secara elektronik. Pengurus boleh menyemak, meluluskan dan menjejaki permintaan waktu rehat, mengelakkan konflik penjadualan sambil mengurangkan beban pentadbiran pada HR.
Pematuhan undang-undang buruh : Mengekalkan rekod kehadiran yang tepat dan boleh diaudit adalah penting untuk mematuhi undang-undang dan peraturan buruh. Sistem kehadiran menyediakan dokumentasi yang boleh dipercayai untuk menunjukkan pematuhan semasa audit dan mengelakkan kemungkinan isu undang-undang atau denda.
Mengurangkan kecurian masa : Ciri seperti jam masa biometrik dan geofencing dalam sistem kehadiran membantu mencegah kecurian masa dengan mengesahkan kehadiran pekerja dan membendung isu seperti tebukan rakan. Ini mengurangkan kos yang tidak perlu dan meningkatkan produktiviti.
‍

Apakah cabaran dalam menguruskan sistem pengurusan kehadiran pekerja?

Cabaran dalam menguruskan sistem pengurusan kehadiran pekerja adalah:
‍

Kejituan dan kejituan: Salah satu cabaran abadi ialah ketepatan dan ketepatan dalam merekodkan waktu bekerja. Penjejakan kehadiran manual boleh menyebabkan ralat dan ketidaktepatan, yang boleh memberi kesan kepada senarai gaji dan kecekapan operasi keseluruhan.
Kekurangan dasar yang dikemas kini: Ramai majikan tidak mempunyai dasar pengurusan kehadiran yang dikemas kini, yang membawa kepada ketidakkonsistenan dan keputusan ad-hoc. Polisi lapuk boleh mengakibatkan isu undang-undang dan pematuhan, serta ketidakkonsistenan dalam mengurus kehadiran. ‍
Kadar kehadiran yang lemah : Menguruskan kadar kehadiran yang lemah adalah cabaran yang penting bagi jabatan HR. Ketidakhadiran yang tidak dijangka, ketibaan lewat dan keluar awal boleh mengganggu operasi dan menjejaskan produktiviti keseluruhan.
Pertimbangan undang-undang: Sistem pengurusan kehadiran mesti mematuhi pertimbangan undang-undang berdasarkan struktur organisasi . Memastikan pematuhan undang-undang dan peraturan buruh menambahkan kerumitan dalam mengurus kehadiran pekerja.
Salah agihan sumber: Penjejakan kehadiran yang tidak tepat boleh menyebabkan salah agihan sumber, di mana organisasi mungkin bergelut untuk mengoptimumkan peruntukan sumber kerana kekurangan keterlihatan kepada ketersediaan pekerja.

Apakah sistem pengurusan cuti pekerja?

Sistem pengurusan cuti pekerja ialah alat komprehensif yang digunakan oleh organisasi untuk menyelaras dan meningkatkan pengurusan cuti pekerja. Ia melaksanakan pelbagai fungsi untuk memudahkan pengurusan cuti pekerja dalam sesebuah organisasi.

‍

Apakah faedah menggunakan sistem pengurusan cuti pekerja?

Berikut ialah beberapa faedah utama menggunakan sistem pengurusan cuti pekerja:
‍

Proses permintaan cuti diperkemas : Membolehkan pekerja menyerahkan permintaan cuti dalam talian dengan mudah melalui antara muka yang mesra pengguna. Mengautomasikan aliran kerja untuk menghalakan permintaan kepada pengurus yang berkaitan untuk kelulusan. Memudahkan proses untuk kedua-dua pekerja dan HR/pengurusan.
Ketelusan dan maklumat terperinci : Memberi pekerja maklumat yang jelas dan terperinci tentang polisi cuti, kelayakan, baki dan sejarah transaksi. Memastikan ketelusan sekitar proses dan faedah cuti. ‍
Penjejakan dan pelaporan yang komprehensif : Membolehkan organisasi menjejaki semua permintaan cuti dan ketidakhadiran pekerja dalam satu sistem terpusat. Menyediakan laporan dan analitik terperinci untuk memberikan pandangan holistik tentang aliran cuti. Membolehkan perancangan tenaga kerja dan pengurusan sumber yang lebih baik. ‍
Pematuhan dan penyesuaian dasar : Memastikan polisi cuti digunakan dan dikuatkuasakan secara konsisten. Mendayakan penyesuaian jenis dan dasar cuti, terutamanya penting untuk organisasi global dengan keperluan berbeza bagi setiap lokasi.
Penyepaduan dengan sistem lain : Boleh disepadukan dengan senarai gaji, helaian masa dan sistem HR yang lain. Mengautomasikan aliran data antara sistem untuk mengelakkan ralat manual dan menjimatkan masa. ‍
Produktiviti yang dipertingkatkan : Membebaskan masa HR yang dibelanjakan untuk menguruskan cuti untuk memberi tumpuan kepada keutamaan yang lebih strategik. Memperkasakan pekerja untuk mengakses maklumat cuti dengan mudah dan membuat permintaan tanpa campur tangan HR manual. Memastikan kakitangan yang mencukupi dengan menyediakan keterlihatan terhadap ketidakhadiran yang akan datang dan dirancang.
Pengalaman pekerja yang dipertingkatkan : Menyediakan cara yang mudah dan telus untuk pekerja melihat dan mengurus cuti mereka. Menunjukkan organisasi mengutamakan kesejahteraan pekerja dan keseimbangan kerja-kehidupan. Menyumbang kepada kepuasan kerja keseluruhan dan budaya syarikat yang positif.
‍

Apakah sistem pengurusan tugas pekerja?

Sistem pengurusan tugas pekerja ialah alat komprehensif yang direka untuk memudahkan organisasi dan menjejaki tugas dalam organisasi. Ia merupakan komponen penting dalam pengurusan projek dan berfungsi sebagai asas untuk aliran kerja yang cekap dalam perniagaan. Sistem ini melibatkan pengurusan setiap tugas penting sebagai keutamaan, mengikut jadual dan kriteria belanjawan, dan memastikan kerjasama pasukan yang berkesan.

‍

Apakah ciri-ciri sistem pengurusan tugas pekerja?

Ciri-ciri sistem pengurusan tugas pekerja ialah:
‍

Aliran kerja yang cekap: Perisian pengurusan tugas berfungsi sebagai asas untuk aliran kerja yang cekap dalam organisasi, menyediakan jadual projek yang terperinci dan terkini serta mengarahkan ahli pasukan untuk menggerakkan projek ke hadapan. ‍
Penyepaduan dan keserasian: Sistem harus menyokong lampiran fail, pengurusan dokumen, pengurusan hak akses, dan inventori rekod pelanggan dan pekerja, dan harus serasi dengan sistem, perisian dan persekitaran lain. ‍
Pengurusan pangkalan data pekerja: Sistem pengurusan tugas pekerja yang berkesan harus disertakan dengan platform pengurusan pangkalan data pekerja yang membenarkan pemusatan data HR untuk setiap jabatan, wilayah dan entiti perniagaan. ‍
Pengurusan masa dan kehadiran: Ia harus memperkemas dan mengautomasikan operasi pengurusan masa, termasuk kehadiran yang mantap dan sistem pengurusan yang membolehkan pekerja menandakan kehadiran mereka dan membuat permintaan cuti dari mana-mana tempat mereka bekerja. ‍
Penugasan dan penjejakan tugas: Sistem ini membenarkan penciptaan, penugasan, keutamaan dan pemantauan tugasan untuk memastikan tugas tersebut disiapkan tepat pada masanya. Ia juga menyediakan paparan masa nyata dan akses mudah kepada semua kandungan dan perbincangan yang berkaitan.

‍

Apakah sistem pengurusan dokumen pekerja?

Sistem pengurusan dokumen pekerja ialah alat komprehensif yang direka untuk menyimpan, menyusun dan mengurus pelbagai jenis dokumen berkaitan pekerja dengan selamat dalam organisasi. Ia memainkan peranan penting dalam memastikan pematuhan terhadap keperluan undang-undang, meningkatkan kecekapan, dan meningkatkan keselamatan.

‍

Bagaimanakah seorang profesional HR menggunakan sistem pengurusan dokumen pekerja organisasi?

Profesional HR menggunakan sistem pengurusan dokumen pekerja (EDMS) organisasi untuk menyelaraskan pengurusan dokumen berkaitan pekerja dan meningkatkan kecekapan keseluruhan. Begini cara mereka biasanya menggunakan sistem sedemikian:
‍

Repositori dokumen berpusat: EDMS membenarkan profesional HR menyimpan semua dokumen pekerja, seperti resume, kontrak, semakan prestasi dan polisi, dalam satu lokasi yang selamat. Pemusatan ini memudahkan akses dan mengurangkan risiko kehilangan dokumen atau salah letak. ‍
Struktur folder: Profesional HR boleh mencipta folder yang dikategorikan untuk fungsi yang berbeza (cth, pengambilan, onboarding, pengurusan prestasi), mencerminkan sistem pemfailan tradisional tetapi dalam format digital. Organisasi ini membantu dalam mencari dokumen dengan cepat apabila diperlukan. ‍
Proses diperkemas: EDMS selalunya termasuk aliran kerja automatik untuk tugasan seperti kelulusan dokumen, proses onboarding dan penilaian prestasi. Ini mengurangkan beban pentadbiran pada pasukan HR dan mempercepatkan proses dengan memastikan bahawa dokumen disalurkan kepada kakitangan yang sesuai untuk semakan dan kelulusan. ‍
Tandatangan elektronik: Banyak platform EDMS menyediakan keupayaan e-tandatangan, membenarkan HR menghantar dokumen untuk ditandatangani tanpa memerlukan percetakan fizikal dan pengeposan. Ini mempercepatkan proses seperti menandatangani kontrak dan pengakuan dasar. ‍
Kawalan capaian: Penyelesaian EDMS biasanya menampilkan langkah keselamatan yang teguh, termasuk kawalan akses berasaskan peranan yang memastikan hanya kakitangan yang diberi kuasa boleh melihat maklumat pekerja yang sensitif. Ini penting untuk mengekalkan kerahsiaan dan pematuhan terhadap peraturan perlindungan data. ‍
Jejak audit: Penyelesaian EDMS yang berkesan mengekalkan log terperinci tentang siapa yang mengakses atau mengubah suai dokumen, yang membantu dalam pematuhan audit dan memastikan akauntabiliti dalam jabatan HR. ‍
Carian dan dapatkan semula : Dengan keupayaan carian lanjutan, profesional HR boleh mencari dokumen tertentu dengan cepat menggunakan kata kunci atau penapis, dengan ketara mengurangkan masa yang dihabiskan untuk carian manual melalui fail fizikal atau folder digital yang tidak teratur. ‍
Persekitaran tanpa kertas: Dengan mendigitalkan dokumen, jabatan HR boleh mengurangkan pergantungan mereka pada kertas, membawa kepada penjimatan kos pada percetakan dan penyimpanan, serta menyumbang kepada usaha kelestarian alam sekitar.