The Empuls Glosari

Terma Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Manfaat Pekerja

Pengurusan Ketidakhadiran

‍

Absence management refers to the processes and strategies employed by organizations to manage and mitigate employee absences effectively. It encompasses various activities, including tracking absences, implementing policies, and offering support mechanisms to address absenteeism's impact on employees and the organization.

What is absence management?

Absence management refers to monitoring, controlling, and reducing employee absences. This includes tracking various types of leave, such as sick leave, vacation time, and other authorized time off, and managing the impact of unplanned or excessive absences on productivity and operations.

Apakah maksud pengurusan ketidakhadiran?

Pengurusan ketidakhadiran merujuk kepada pendekatan sistematik yang diambil oleh organisasi untuk memantau, mengawal dan mengurangkan ketidakhadiran pekerja di tempat kerja. Ia melibatkan pelaksanaan dasar, prosedur dan amalan untuk meminimumkan kesan ketidakhadiran terhadap produktiviti dan memastikan pematuhan kepada keperluan undang-undang dan peraturan.

Apakah prosedur pengurusan ketidakhadiran?

Prosedur pengurusan ketidakhadiran ialah satu set garis panduan dan langkah yang diikuti oleh organisasi untuk menguruskan ketidakhadiran pekerja dengan berkesan. Ini biasanya termasuk:

‍

Polisi yang jelas menggariskan jenis cuti yang tersedia untuk pekerja dan prosedur untuk meminta dan meluluskan cuti.
Prosedur untuk mengesan dan memantau ketidakhadiran, termasuk mendokumentasikan sebab ketidakhadiran dan mengenal pasti sebarang corak atau isu.
Garis panduan untuk menguruskan ketidakhadiran yang tidak dirancang atau berlebihan termasuk melaksanakan langkah-langkah tatatertib atau menawarkan sokongan dan penginapan.
Protokol komunikasi untuk memaklumkan pengurus dan HR tentang permintaan cuti dan menyelaraskan perlindungan untuk pekerja yang tidak hadir.

Dengar, kenali, anugerahkan dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Apakah kepentingan pengurusan ketidakhadiran dalam organisasi?

Kepentingan pengurusan ketidakhadiran adalah seperti berikut:

‍

Mengekalkan kesinambungan operasi: Pengurusan ketidakhadiran yang berkesan memastikan fungsi organisasi diteruskan dengan lancar walaupun pekerja tidak hadir, meminimumkan gangguan pada aliran kerja dan projek.
Mengoptimumkan produktiviti: Dengan menangani ketidakhadiran dengan segera dan strategik, organisasi boleh mengekalkan tahap produktiviti yang optimum dan memenuhi tarikh akhir tanpa membebankan kakitangan yang tinggal. ‍
Meningkatkan penglibatan pekerja: Pengurusan ketidakhadiran proaktif menunjukkan sokongan organisasi untuk kesejahteraan pekerja, yang membawa kepada tahap penglibatan, kepuasan kerja dan pengekalan yang lebih tinggi.

‍

Laporan aliran pengiktirafan & ganjaran pekerja

Pengurusan Ketidakhadiran

‍

Apakah objektif pengurusan ketidakhadiran?

Objektif pengurusan ketidakhadiran adalah:

‍

Minimumkan gangguan: Matlamat utama adalah untuk meminimumkan kesan ketidakhadiran pekerja terhadap operasi dan produktiviti organisasi.
Pastikan pematuhan: Pengurusan ketidakhadiran memastikan pematuhan undang-undang buruh yang berkaitan, dasar syarikat dan perjanjian kontrak.
Menggalakkan kesejahteraan pekerja: Pengurusan ketidakhadiran berusaha untuk mempromosikan kesihatan pekerja, keseimbangan kehidupan kerja dan kesejahteraan keseluruhan dengan menyediakan sokongan dan penginapan.

Apakah jenis ketidakhadiran yang berbeza?

Jenis ketidakhadiran yang berbeza adalah:

‍

1. Ketidakhadiran berjadual

Cuti Cuti : Masa cuti yang dirancang untuk berehat, bersantai dan aktiviti peribadi.
Masa cuti yang dirancang: Ketidakhadiran yang telah diatur sebelumnya untuk janji temu, acara keluarga atau sebab peribadi lain.
Cuti : Hari-hari kelepasan yang ditetapkan sempena perayaan umum atau hari kelepasan agama.

‍

2. Ketidakhadiran tidak berjadual

Daun sakit: Tidak hadir kerana sakit atau kecederaan, memerlukan masa rehat untuk pemulihan.
Kecemasan Keluarga: Situasi tidak dijangka yang memerlukan pekerja untuk memenuhi keperluan mendesak ahli keluarga.
Hari peribadi: Hari cuti budi bicara atas sebab peribadi yang tidak dilindungi oleh kategori cuti lain.
Ketidakhadiran yang tidak dirancang: Ketidakhadiran tanpa notis awal atau sebab yang sah, yang berpotensi menunjukkan isu asas.

Apakah strategi untuk pengurusan ketidakhadiran yang berkesan?

Strategi untuk pengurusan ketidakhadiran yang berkesan ialah:

‍

Mewujudkan dasar ketidakhadiran yang jelas : Dasar yang ditakrifkan dengan jelas menyampaikan jangkaan mengenai kehadiran, kelayakan cuti dan prosedur untuk meminta cuti.
Melaksanakan sistem pengesanan ketidakhadiran: Menggunakan teknologi untuk menjejak dan memantau ketidakhadiran pekerja dengan tepat memudahkan campur tangan tepat pada masanya dan membuat keputusan berasaskan data.
Menggalakkan keseimbangan kerja-kehidupan yang sihat: Menggalakkan pekerja untuk mengutamakan penjagaan diri dan kesejahteraan diri memupuk budaya kesihatan dan keseimbangan.
Menggalakkan komunikasi terbuka: Mencipta saluran untuk komunikasi telus membolehkan pekerja membincangkan ketidakhadiran secara terbuka dan mendapatkan sokongan apabila diperlukan.
Menyediakan pengaturan kerja yang fleksibel: Menawarkan pilihan penjadualan yang fleksibel, peluang kerja jauh atau pengaturan kerja alternatif boleh menampung keperluan pekerja yang pelbagai.
Menawarkan program bantuan pekerja (EAP): Menyediakan akses kepada kaunseling, sumber kesihatan dan perkhidmatan sokongan boleh membantu pekerja mengurus cabaran peribadi dan mengurangkan ketidakhadiran. ‍
Latihan silang dan perancangan penggantian: Latihan silang pekerja dan membangunkan pelan penggantian memastikan ketidakhadiran tidak mengganggu fungsi perniagaan kritikal dan memudahkan peralihan yang lancar semasa pertukaran kakitangan.

Apakah cabaran dalam pengurusan ketidakhadiran?

Cabaran dalam pengurusan ketidakhadiran adalah:

‍

Kesan kewangan kepada organisasi: Ketidakhadiran boleh meningkatkan kos disebabkan oleh bayaran lebih masa, kakitangan sementara atau kehilangan produktiviti.
Gangguan operasi: Ketidakhadiran yang tidak dijangka boleh mengganggu aliran kerja, membawa kepada kelewatan, tarikh akhir terlepas dan penurunan kecekapan.
Semangat dan produktiviti pekerja: Ketidakhadiran yang kerap boleh menurunkan semangat dalam kalangan kakitangan yang tinggal dan mengurangkan produktiviti keseluruhan.
Pematuhan undang-undang dan undang-undang pekerjaan: Kegagalan mengurus ketidakhadiran mengikut undang-undang dan peraturan yang berkaitan boleh mendedahkan organisasi kepada risiko dan liabiliti undang-undang.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan ringkas yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini terdiri daripada kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh ditadbir secara berkala (bulanan / mingguan / suku tahunan).

Mesyuarat satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak formal dengan setiap ahli pasukan adalah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Oleh kerana ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik mengenai sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (pekerja skor Net Promoter) adalah salah satu cara yang paling mudah tetapi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda terhadap syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Bagaimana kemungkinan anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja bertindak balas terhadap kaji selidik eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' untuk mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' untuk mengesyorkannya.

Berdasarkan respons, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Promoter
Pekerja yang telah memberi respons positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
Pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Apakah peranan HR dalam pengurusan ketidakhadiran?

HR memainkan peranan penting dalam pengurusan ketidakhadiran dengan:

‍

Membangun dan melaksanakan dasar dan prosedur pengurusan ketidakhadiran.
Memberi bimbingan dan sokongan kepada pengurus dan pekerja mengenai kelayakan, prosedur dan jangkaan cuti.
Memantau dan menganalisis data ketidakhadiran untuk mengenal pasti arah aliran dan bidang untuk penambahbaikan.
Menawarkan sokongan dan penginapan kepada pekerja yang mungkin memerlukan bantuan menguruskan ketidakhadiran mereka kerana masalah kesihatan atau sebab lain.
Memastikan pematuhan keperluan undang-undang dan peraturan berkaitan cuti pekerja.
Memudahkan komunikasi dan kerjasama antara pengurus, pekerja dan pihak berkepentingan lain mengenai isu pengurusan ketidakhadiran.

Bagaimanakah anda menguruskan ketidakhadiran di tempat kerja?

Menguruskan ketidakhadiran di tempat kerja melibatkan beberapa langkah:

‍

Melaksanakan dasar dan prosedur yang jelas mengenai kehadiran dan cuti.
Memberi maklumat kepada pekerja tentang kelayakan dan tanggungjawab mereka mengenai cuti.
Memantau dan menjejaki ketidakhadiran untuk mengenal pasti corak atau isu.
Menangani punca asas kerap tidak hadir, seperti isu kesihatan atau ketidakpuasan di tempat kerja.
Menawarkan sokongan dan penginapan jika sesuai, seperti pengaturan kerja yang fleksibel atau akses kepada program kesihatan.
Mengekalkan komunikasi terbuka antara pengurus dan pekerja mengenai permintaan dan jangkaan cuti.

Bagaimanakah anda memberitahu pengurus tentang cuti?

Pekerja biasanya harus memaklumkan kepada pengurus mereka tentang cuti rehat secepat mungkin, sebaik-baiknya sebelum cuti ditetapkan untuk bermula. Ini boleh dilakukan melalui pelbagai cara, seperti:

‍

Menghantar e-mel atau permintaan bertulis yang menggariskan butiran cuti, termasuk tarikh dan sebab.
Meminta pertemuan dengan pengurus untuk membincangkan cuti secara peribadi.
Mengikuti sebarang prosedur yang digariskan oleh syarikat untuk meminta cuti, seperti mengisi borang permohonan cuti rasmi.

Pautan Pantas

Penyelesaian Penglibatan Pekerja

Blog

Ebook & Panduan

Glosari

Lihat Semua Penyepaduan

Video

Ganjaran

The Empuls Glosari

Pengurusan Ketidakhadiran

What is absence management?

Apakah maksud pengurusan ketidakhadiran?

Apakah prosedur pengurusan ketidakhadiran?

Apakah kepentingan pengurusan ketidakhadiran dalam organisasi?

Pengurusan Ketidakhadiran

Apakah objektif pengurusan ketidakhadiran?

Apakah jenis ketidakhadiran yang berbeza?

Apakah strategi untuk pengurusan ketidakhadiran yang berkesan?