Le glossaire Empuls

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés

Rapport de dépenses de l'employé

Les notes de frais des salariés sont des outils essentiels pour la gestion et le suivi des dépenses de l'entreprise. Elles constituent un moyen structuré pour les employés de documenter et de demander le remboursement des dépenses encourues dans le cadre d'activités professionnelles, telles que les voyages d'affaires, les réunions avec les clients et d'autres tâches liées au travail.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document détaillé que les employés utilisent pour détailler et déclarer toutes les dépenses professionnelles encourues au cours d'une période donnée.

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Qui peut déclarer des dépenses salariales non remboursées ?

Tous les salariés ne sont pas autorisés à déclarer leurs dépenses salariales non remboursées. En règle générale, les personnes suivantes peuvent déclarer ces dépenses :

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Les salariés dont les frais professionnels ne sont pas remboursés: Ceux qui engagent des dépenses nécessaires et ordinaires dans le cadre de leurs fonctions, mais qui ne sont pas remboursés par leur employeur. ‍
Les travailleurs indépendants: Les travailleurs indépendants peuvent également déclarer leurs frais professionnels dans leur déclaration d'impôt, mais ils utilisent des formulaires différents (annexe C ou annexe F). ‍
Employés exerçant des professions spécifiques: Certaines professions, telles que les artistes du spectacle, les fonctionnaires rémunérés et les réservistes, ont des dispositions spécifiques qui permettent de déclarer les dépenses non remboursées.

Pourquoi avons-nous besoin de notes de frais ?

Les notes de frais sont essentielles pour plusieurs raisons, notamment l'exactitude financière, la conformité et la gestion efficace du budget. Ils aident les entreprises à :

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Suivi des dépenses de l'entreprise: En documentant chaque dépense, les entreprises peuvent suivre et contrôler leurs sorties financières, ce qui garantit une utilisation efficace des ressources. ‍
Rembourser les employés: Les notes de frais constituent un moyen structuré de rembourser les employés pour les frais professionnels encourus, ce qui favorise un environnement de travail positif et maintient la satisfaction des employés. ‍
Conformité et audit: Des notes de frais détaillées garantissent la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes, ce qui facilite les audits. ‍
Planification financière: Un suivi précis des dépenses permet d'améliorer la budgétisation et les prévisions financières, ce qui aide les entreprises à planifier leurs dépenses futures.

Quel est le processus de déclaration des dépenses, de la réception au remboursement ?

Le processus de déclaration des frais comporte plusieurs étapes, depuis la collecte des reçus jusqu'au remboursement de l'employé. En voici une description détaillée :

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Collecter les reçus: Les employés rassemblent les reçus de toutes les dépenses professionnelles engagées lors d'activités telles que les voyages d'affaires, les réunions avec les clients et les achats de fournitures de bureau. ‍
Créer une note de frais: À l'aide d'un modèle de note de frais ou d'un logiciel de note de frais, les employés compilent toutes les dépenses en un seul rapport, en les classant par type de dépenses (par exemple, voyages, repas, fournitures de bureau). ‍
Soumettre le rapport: La note de frais remplie, accompagnée des reçus, est soumise à l'équipe financière pour examen. L'automatisation des notes de frais peut rationaliser ce processus et le rendre moins chronophage. ‍
Examen et approbation: L'équipe financière examine le rapport soumis, vérifie la légitimité de chaque dépense et s'assure de sa conformité avec les politiques de l'entreprise. Cette étape peut impliquer l'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses avec précision. ‍
Remboursement: Une fois l'approbation obtenue, l'équipe financière procède au remboursement, en veillant à ce que les employés soient remboursés pour les dépenses encourues. Cela peut se faire par dépôt direct sur le compte bancaire de l'employé ou par l'intermédiaire d'une carte de crédit de l'entreprise.

Que doit contenir une note de frais ?

Les éléments à inclure dans une note de frais :

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1. Informations sur les employés

Nom: Nom complet de l'employé qui soumet le rapport. ‍
ID/Numéro de l'employé: Identifiant unique de l'employé au sein de l'entreprise. ‍
Département/équipe: Département ou équipe auquel l'employé appartient. ‍
Informations de contact: Adresse électronique et numéro de téléphone à des fins de communication.

2. Détail des dépenses

Date: Date(s) à laquelle/auxquelles la/les dépense(s) a/ont été engagée(s). ‍
Description: Brève description de chaque poste de dépense (par exemple, repas avec un client, frais de taxi pour l'aéroport). ‍
Type de dépenses: Catégorisation des dépenses (par exemple, voyages, repas, hébergement, loisirs, fournitures de bureau). ‍
Montant: Coût encouru pour chaque poste de dépense dans la devise locale. ‍
Conversion monétaire (le cas échéant): Pour les dépenses encourues en devises étrangères, indiquer le taux de conversion utilisé à des fins de remboursement.

3. Les recettes

Copies jointes: Copies ou images numérisées des reçus pour chaque poste de dépense. Les reçus doivent être lisibles et indiquer clairement la date, le nom du vendeur, les articles achetés et le montant total payé. ‍
Les reçus originaux: Dans certains cas, les reçus originaux peuvent être exigés à des fins d'audit ou si la politique de l'entreprise le prévoit.

4. Objet de la dépense

Objectif professionnel: explication de la raison pour laquelle la dépense était nécessaire à la conduite des affaires (par exemple, participation à une conférence, rencontre avec un client, achat de fournitures de bureau). ‍
Nom du client/projet (le cas échéant): Précisez si la dépense est liée à un client ou à un projet particulier, ce qui peut être nécessaire pour la facturation au client ou le suivi des coûts du projet.

5. Détails du voyage (le cas échéant)

Destination: Lieu(x) où l'on se rend à des fins professionnelles. ‍
Durée: Dates et durée du voyage d'affaires. ‍
Mode de transport: Précisez si le voyage s'est fait par avion, par train, par voiture de location, etc. ‍
Détails de l'hébergement: Nom et lieu de l'hôtel ou du logement où s'est déroulé le séjour.

6. Montant total demandé

Sous-total: Somme de tous les montants des dépenses individuelles faisant l'objet d'une demande de remboursement. ‍
Devise: Indiquez clairement la devise utilisée pour le montant total demandé.

7. Approbations et signatures

Signature de l'employé: Signature de l'employé certifiant que les informations fournies sont exactes et que les dépenses ont été légitimement engagées à des fins professionnelles. ‍
Approbation du superviseur/responsable: Signature du superviseur ou du responsable de l'employé indiquant l'examen et l'approbation de la note de frais. ‍
Date: Date de soumission et d'approbation de la note de frais.

Quel est l'objectif d'une note de frais pour un employé ?

La note de frais d'un employé remplit plusieurs fonctions essentielles au sein d'une organisation, toutes destinées à maintenir la responsabilité financière, la transparence et l'efficacité :

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1. Suivi des dépenses des entreprises

Documentation des dépenses: Il s'agit d'un registre détaillé de toutes les dépenses professionnelles encourues par les employés, classées par catégories telles que les voyages, les repas, l'hébergement et les fournitures de bureau. ‍
Catégories de dépenses: En classant les dépenses par catégories, les entreprises peuvent suivre l'affectation des fonds et identifier les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être optimisées.

2. Processus de remboursement:

Rembourser les employés: L'objectif principal est de faciliter le remboursement des employés pour les dépenses liées à leurs fonctions, telles que les voyages d'affaires ou les réunions avec les clients. ‍
Respect des politiques: Veille à ce que tous les remboursements soient conformes aux politiques et procédures de l'entreprise, afin d'éviter les dépenses non autorisées ou excessives.

3. Conformité et pistes d'audit:

Assurance de conformité: Fournit une piste d'audit claire à des fins de conformité financière, garantissant que les dépenses sont déclarées et justifiées avec précision. ‍
Déductions fiscales: À des fins fiscales, les notes de frais aident à demander des déductions pour les dépenses liées à l'entreprise, ce qui permet d'établir des déclarations fiscales exactes.

4. Planification financière et gestion budgétaire:

Contrôle budgétaire: aide les équipes financières à surveiller et à contrôler les dépenses de l'entreprise, ce qui permet d'améliorer la planification et les prévisions financières. ‍
Prise de décision: Fournit des données sur les habitudes de dépenses, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources et les stratégies de réduction des coûts.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les employés peuvent être placés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ne sont pas d'accord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quelle est la différence entre une facture et une note de frais ?

Bien que les deux documents impliquent des transactions financières, les factures et les notes de frais ont des objectifs distincts :

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1. La facture

Émission: Une facture est généralement émise par un fournisseur ou un vendeur pour demander le paiement de biens ou de services fournis à une entreprise. ‍
Format: Il comprend des informations détaillées telles que les frais détaillés, les quantités, les prix et les conditions de paiement. ‍
Destinataire: Les factures sont envoyées au service des comptes fournisseurs de l'entreprise pour traitement et paiement.

2. Rapport de dépenses

Origine: Une note de frais est générée par un employé pour demander le remboursement de dépenses professionnelles qu'il a payées de sa poche. ‍
Contenu: Il détaille les dépenses encourues, y compris les dates, les descriptions, les montants et les justificatifs. ‍
Approbation: Les notes de frais doivent être approuvées par les superviseurs ou les gestionnaires avant que le remboursement ne soit traité par l'équipe financière.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de notes de frais ?

Pour rationaliser le processus de déclaration des frais et garantir l'exactitude et la conformité, les organisations peuvent suivre les meilleures pratiques suivantes :

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1. Utilisation d'un logiciel de reporting des dépenses

La mise en place d'un logiciel de gestion des notes de frais automatise la création, la soumission et l'approbation des notes de frais.
Permet un suivi en temps réel des dépenses et garantit la cohérence des normes de reporting.

2. Établir des politiques claires en matière de dépenses

Élaborer et communiquer des lignes directrices claires sur les dépenses remboursables et les conditions dans lesquelles elles le sont.
Informer les employés des mises à jour de la politique et des attentes concernant la documentation et les délais de soumission.

3. Normaliser les modèles de notes de frais

Fournir aux employés des modèles de notes de frais standardisés comprenant des champs obligatoires pour les informations essentielles (par exemple, les dates, les descriptions, les montants, les reçus).
Il garantit l'uniformité et facilite l'examen et le traitement des rapports.

4. Encourager la soumission dans les délais

Fixez des dates limites pour l'envoi des notes de frais peu de temps après que les dépenses ont été engagées, afin d'accélérer le remboursement et de maintenir des dossiers financiers précis.
Réduisez le risque de perdre des reçus ou d'oublier des dépenses en encourageant la documentation immédiate.

5. Veiller à ce que la documentation soit correcte

Exiger des employés qu'ils joignent des copies scannées ou des images numériques des reçus pour chaque dépense déclarée.
Vérifiez que les reçus sont lisibles et qu'ils comportent les informations nécessaires telles que le nom du vendeur, la date et le montant total payé.

6. Mettre en place des flux de travail d'approbation

Établir des flux d'approbation clairs où les notes de frais sont examinées et approuvées par les superviseurs ou les responsables.
Veiller à ce que les approbations soient documentées et conservées à des fins d'audit.

7. Suivre et analyser les habitudes de dépenses

Examiner régulièrement les notes de frais et analyser les schémas de dépenses afin d'identifier les possibilités d'économies ou d'ajustements budgétaires.
Utiliser les informations pour prendre des décisions éclairées sur les politiques de voyage, les négociations avec les fournisseurs et l'affectation des ressources.

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