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Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux des employés
L'objectif premier d'une base de données sur les salariés est de gérer efficacement tous les aspects des informations relatives au personnel d'une organisation. Il s'agit notamment de stocker, d'organiser, de mettre à jour et d'extraire les données relatives aux salariés tout au long de leur cycle de vie professionnelle.
Une base de données des employés est un répertoire centralisé d'informations sur les employés d'une organisation. Il s'agit d'une base de données complète contenant divers types de données relatives aux employés, notamment des informations personnelles, l'historique de l'emploi, les détails du poste, les évaluations des performances, la rémunération et les avantages sociaux, les dossiers de formation, etc.
Voici quelques défis courants liés à la gestion d'une base de données sur les employés :
Voici quelques lignes directrices concernant les personnes qui devraient avoir accès aux informations contenues dans une base de données sur les employés :
Les membres du personnel des ressources humaines sont généralement responsables de la gestion de la base de données des employés et doivent avoir un accès complet à toutes les informations pertinentes concernant les employés. Il s'agit notamment des données personnelles, des antécédents professionnels, des évaluations des performances, de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que d'autres données liées aux ressources humaines nécessaires à l'administration et à la prise de décision.
Lescadres et les superviseurs peuvent avoir besoin d'accéder à certaines informations relatives à leurs subordonnés directs, telles que les évaluations des performances, les registres de présence et l'historique des formations. Toutefois, l'accès doit être limité aux seules informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches d'encadrement.
Les services financierset de paie peuvent avoir besoin d'accéder aux données des employés relatives à la rémunération, aux retenues d'impôts, aux déductions d'avantages sociaux et à d'autres informations liées à la paie nécessaires au traitement de la paie et à l'établissement des rapports financiers.
Les administrateurs informatiquessont chargés de gérer l'infrastructure technique de la base de données des employés, de garantir la sécurité du système et de fournir une assistance technique. Ils peuvent avoir accès à la base de données à des fins de maintenance, de dépannage et d'administration du système.
Les juristes et les responsables de la conformité peuvent avoir besoin d'accéder aux données des employés à des fins de conformité, par exemple pour enquêter sur des allégations de mauvaise conduite de la part d'un employé, répondre à des demandes de renseignements juridiques ou garantir le respect des exigences réglementaires.
Danscertains cas, des parties externes telles que des auditeurs, des consultants ou des fournisseurs peuvent avoir besoin d'accéder à certaines données relatives aux employés à des fins d'audit, de conseil ou de prestation de services. L'accès doit être accordé sur la base du besoin de savoir et soumis à des accords de confidentialité appropriés.
Lessalariés ont généralement le droit d'accéder à leurs propres informations personnelles stockées dans la base de données des salariés, telles que les coordonnées, l'historique de l'emploi et l'inscription aux avantages sociaux. Le fait d'offrir aux employés un accès en libre-service à leurs données peut favoriser la transparence et leur permettre de gérer leurs propres informations.
La sécurité des données est importante dans une base de données d'employés pour diverses raisons :
Unebase de données sur les employés contient une multitude d'informations sensibles sur les employés, notamment des données personnelles, des données financières, des évaluations des performances, etc. Il est essentiel de garantir la sécurité de ces informations pour éviter les accès non autorisés, l'usurpation d'identité, la fraude et d'autres formes d'abus.
Denombreux pays et régions ont adopté des lois et réglementations strictes en matière de confidentialité des données, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne et le California Consumer Privacy Act (CCPA) aux États-Unis. Les organisations qui ne parviennent pas à sécuriser les données des employés de manière adéquate peuvent subir des conséquences juridiques, notamment des amendes, des pénalités et des atteintes à la réputation.
Lesbases de données des employés sont des cibles privilégiées pour les cyberattaques et les violations de données, car elles contiennent des informations précieuses qui peuvent être exploitées à des fins financières ou malveillantes. Une violation de la base de données des employés peut entraîner des pertes financières, des litiges, une atteinte à la réputation et une perte de confiance de la part des clients.
Lesemployés confient leurs données personnelles à leur employeur, s'attendant à ce qu'elles soient traitées avec soin et confidentialité. Le fait de ne pas protéger les données des employés érode la confiance et peut entraîner des problèmes de moral, une baisse de la productivité et une augmentation du taux de rotation.
Àl'ère du numérique, la sécurité des données est un élément essentiel des opérations commerciales et un facteur de différenciation clé pour les organisations. La démonstration d'un engagement en faveur de la sécurité et de la confidentialité des données peut améliorer la réputation d'une organisation, renforcer la confiance des clients et lui donner un avantage concurrentiel sur le marché.
Les menaces internes, telles que les employés ou les sous-traitants mal intentionnés ou négligents, représentent un risque important pour la sécurité des données. La mise en place de contrôles d'accès, la surveillance de l'activité des utilisateurs et l'organisation de formations régulières en matière de sécurité peuvent contribuer à atténuer le risque de menaces internes.
Une violation de données ou un incident de sécurité dans la base de données des employés peut perturber les activités de l'entreprise, compromettre la productivité des employés et nuire aux relations avec les clients et les partenaires. En investissant dans des mesures de sécurité des données, les organisations peuvent préserver la continuité de leurs activités et minimiser l'impact des incidents de sécurité.
Voici quelques solutions logicielles populaires dans cette catégorie :
Les plateformes HRISsont des solutions logicielles complètes conçues pour gérer diverses fonctions RH, notamment la gestion des données des employés, le traitement de la paie, l'administration des avantages sociaux et le suivi de la conformité. Parmi les exemples, citons Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud et ADP Workforce Now.
Leslogiciels de gestion des ressources humaines combinent les capacités du SIRH avec des modules supplémentaires pour la gestion des talents, la gestion des performances, le recrutement et l'analyse de la main-d'œuvre. BambooHR, Namely, Kronos Workforce Ready et Zenefits en sont des exemples.
Les portails ESSpermettent aux employés d'accéder à leurs informations personnelles et de les mettre à jour, de consulter leurs fiches de paie, de demander des congés, de s'inscrire à des avantages sociaux et d'effectuer d'autres tâches liées aux ressources humaines en ligne. De nombreux SIRH et SGRH intègrent des fonctionnalités ESS.
Lessystèmes de gestion du temps et des présences assurent le suivi des heures de travail, des absences, des heures supplémentaires et des schémas de présence des employés. Ils peuvent s'intégrer aux logiciels de paie et de planification pour rationaliser la gestion des effectifs. Parmi les exemples, citons ADP Time & Attendance, Kronos Workforce Dimensions et TSheets.
Les logiciels ATSrationalisent le processus de recrutement en automatisant les offres d'emploi, la recherche de candidats, la sélection des CV, la programmation des entretiens et la communication avec les candidats. Greenhouse, Lever, Workable et iCIMS en sont des exemples.
Une base de données des employés, lorsqu'elle est gérée et utilisée de manière efficace, peut améliorer de manière significative les opérations de ressources humaines de plusieurs manières :
Unebase de données des employés sert de répertoire centralisé pour toutes les informations relatives aux employés, y compris les détails personnels, l'historique de l'emploi, les évaluations des performances, la rémunération et les avantages sociaux. Cette approche centralisée permet de rationaliser la gestion des données, d'éliminer les enregistrements en double, de réduire les erreurs de saisie et de garantir la cohérence des données dans l'ensemble des processus RH.
Enstockant les CV des candidats, les notes d'entretien et les documents d'embauche dans la base de données des employés, les professionnels des ressources humaines peuvent rationaliser le processus de recrutement et d'intégration.
Ils peuvent rapidement accéder aux profils des candidats, suivre l'état des candidatures, planifier les entretiens et générer des lettres d'offre, ce qui accélère les décisions d'embauche et facilite l'intégration des nouveaux employés.
Une base de données des employés facilite le stockage et la récupération électroniques des dossiers des employés, réduisant ainsi la dépendance à l'égard des systèmes d'archivage sur papier.
Les professionnels des ressources humaines peuvent facilement accéder aux informations sur les employés et les mettre à jour, suivre les changements au fil du temps et générer des rapports selon les besoins, améliorant ainsi l'efficacité et la précision de la tenue des dossiers.
De nombreux systèmes de bases de données sur les employés offrent des capacités d'automatisation pour les tâches de routine liées aux ressources humaines, telles que le traitement des salaires, l'administration des avantages sociaux, les évaluations des performances et les rapports de conformité. L'automatisation permet aux professionnels des ressources humaines de gagner du temps, de minimiser les erreurs manuelles et de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques qui ajoutent de la valeur à l'organisation.
Unebase de données des employés peut inclure des fonctionnalités telles que des portails en libre-service et des outils de communication qui permettent aux employés d'accéder à leurs propres informations et de les mettre à jour, de soumettre des demandes de congés, de consulter les politiques de l'entreprise et de communiquer avec le personnel des ressources humaines.
Cette fonctionnalité en libre-service améliore l'engagement des employés, leur permet de gérer leurs propres tâches liées aux ressources humaines et réduit les frais administratifs du personnel des ressources humaines.
Lesbases de données sur les salariés comprennent souvent des outils de reporting et d'analyse qui permettent aux professionnels des ressources humaines d'analyser les données relatives au personnel, d'identifier les tendances et d'obtenir des informations sur des domaines tels que le roulement du personnel, les performances et l'engagement.
En s'appuyant sur des données, les RH peuvent prendre des décisions plus éclairées, développer des stratégies ciblées pour la gestion et la rétention des talents, et favoriser l'amélioration continue des pratiques RH.
Il s'agit de courtes enquêtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'une question. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) pour obtenir rapidement les informations. Ils peuvent être administrés à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).
Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour une discussion informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous aide à obtenir de meilleurs détails sur un problème.
L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui évalue la fidélité. Voici un exemple de questions eNPS : Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.
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