✨ Jangan ketinggalan! Daftar untuk Webinar Penghargaan Pekerja kami yang dijadualkan pada 29 Februari. 🎖️
✨ Jangan ketinggalan! Daftar untuk Webinar Penghargaan Pekerja kami yang dijadualkan pada 29 Februari. 🎖️
Daftar sekarang
.svg)
Terma Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Manfaat Pekerja
The primary goal of an employee database is to efficiently and effectively manage all aspects of an organization's workforce-related information. This includes storing, organizing, updating, and retrieving data about employees throughout their employment lifecycle.
Pangkalan data pekerja ialah repositori maklumat berpusat tentang pekerja organisasi. Ia berfungsi sebagai pangkalan data komprehensif yang mengandungi pelbagai jenis data yang berkaitan dengan pekerja, termasuk maklumat peribadi, sejarah pekerjaan, butiran pekerjaan, penilaian prestasi, pampasan dan faedah, rekod latihan dan banyak lagi.
Berikut ialah beberapa cabaran biasa dalam mengekalkan pangkalan data pekerja:
Berikut ialah beberapa garis panduan tentang siapa yang sepatutnya mempunyai akses kepada maklumat dalam pangkalan data pekerja:
Ahli kakitangan HR biasanya bertanggungjawab untuk menguruskan pangkalan data pekerja dan harus mempunyai akses penuh kepada semua maklumat pekerja yang berkaitan. Ini termasuk butiran peribadi, sejarah pekerjaan, penilaian prestasi, pampasan dan faedah, dan data berkaitan HR lain yang diperlukan untuk tujuan pentadbiran dan membuat keputusan.
Pengurus dan penyelia mungkin memerlukan akses kepada maklumat pekerja tertentu yang berkaitan dengan laporan langsung mereka, seperti penilaian prestasi, rekod kehadiran dan sejarah latihan. Walau bagaimanapun, akses hendaklah dihadkan kepada hanya maklumat yang diperlukan untuk mereka memenuhi tugas pengurusan mereka.
Jabatan kewangan dan gaji mungkin memerlukan akses kepada data pekerja yang berkaitan dengan pampasan, penahanan cukai, potongan faedah dan maklumat berkaitan gaji lain yang diperlukan untuk pemprosesan gaji dan pelaporan kewangan.
Pentadbir IT bertanggungjawab mengurus infrastruktur teknikal pangkalan data pekerja, memastikan keselamatan sistem dan menyediakan sokongan teknikal. Mereka mungkin mempunyai akses kepada pangkalan data untuk tujuan penyelenggaraan, penyelesaian masalah dan pentadbiran sistem.
Pegawai undang-undang dan pematuhan mungkin memerlukan akses kepada data pekerja untuk tujuan pematuhan, seperti menyiasat dakwaan salah laku pekerja, menjawab pertanyaan undang-undang atau memastikan pematuhan kepada keperluan kawal selia.
Dalam sesetengah kes, pihak luar seperti juruaudit, perunding atau vendor mungkin memerlukan akses kepada data pekerja tertentu untuk tujuan pengauditan, perundingan atau penyediaan perkhidmatan. Akses hendaklah diberikan atas dasar yang perlu diketahui dan tertakluk kepada perjanjian kerahsiaan yang sesuai.
Pekerja biasanya mempunyai hak untuk mengakses maklumat peribadi mereka sendiri yang disimpan dalam pangkalan data pekerja, seperti butiran hubungan, sejarah pekerjaan dan pendaftaran faedah. Menyediakan pekerja dengan akses layan diri kepada data mereka boleh menggalakkan ketelusan dan memperkasakan mereka untuk mengurus maklumat mereka sendiri.
Keselamatan data adalah penting dalam pangkalan data pekerja atas pelbagai sebab:
Pangkalan data pekerja mengandungi pelbagai maklumat sensitif tentang pekerja, termasuk butiran peribadi, data kewangan, penilaian prestasi dan banyak lagi. Memastikan keselamatan maklumat ini adalah penting untuk mengelakkan akses tanpa kebenaran, kecurian identiti, penipuan dan bentuk penyalahgunaan lain.
Banyak negara dan wilayah telah menggubal undang-undang dan peraturan privasi data yang ketat, seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) di Kesatuan Eropah dan Akta Privasi Pengguna California (CCPA) di Amerika Syarikat. Organisasi yang gagal melindungi data pekerja dengan secukupnya mungkin menghadapi akibat undang-undang, termasuk denda, penalti dan kerosakan reputasi.
Pangkalan data pekerja adalah sasaran utama untuk serangan siber dan pelanggaran data, kerana ia mengandungi maklumat berharga yang boleh dieksploitasi untuk keuntungan kewangan atau tujuan jahat. Pelanggaran pangkalan data pekerja boleh mengakibatkan kerugian kewangan, litigasi, kerosakan pada reputasi dan kehilangan kepercayaan pelanggan.
Pekerja mempercayakan maklumat peribadi mereka kepada majikan mereka, mengharapkan maklumat itu akan dikendalikan dengan berhati-hati dan kerahsiaan. Kegagalan melindungi data pekerja menghakis kepercayaan dan boleh membawa kepada isu moral, penurunan produktiviti dan peningkatan pusing ganti.
Dalam era digital hari ini, keselamatan data merupakan komponen penting dalam operasi perniagaan dan pembeza utama bagi organisasi. Menunjukkan komitmen terhadap keselamatan dan privasi data boleh meningkatkan reputasi organisasi, membina kepercayaan pelanggan dan memberikan kelebihan daya saing dalam pasaran.
Ancaman orang dalam, seperti pekerja atau kontraktor dengan niat jahat atau tingkah laku cuai, menimbulkan risiko besar kepada keselamatan data. Melaksanakan kawalan akses, memantau aktiviti pengguna dan menjalankan latihan keselamatan yang kerap boleh membantu mengurangkan risiko ancaman orang dalam.
Pelanggaran data atau insiden keselamatan dalam pangkalan data pekerja boleh mengganggu operasi perniagaan, menjejaskan produktiviti pekerja dan merosakkan hubungan dengan pelanggan dan rakan kongsi. Dengan melabur dalam langkah keselamatan data, organisasi boleh melindungi kesinambungan perniagaan dan meminimumkan kesan insiden keselamatan.
Berikut ialah beberapa penyelesaian perisian popular dalam kategori ini:
Platform HRIS ialah penyelesaian perisian komprehensif yang direka untuk mengurus pelbagai fungsi HR, termasuk pengurusan data pekerja, pemprosesan gaji, pentadbiran faedah dan penjejakan pematuhan. Contohnya termasuk Hari Kerja, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud dan ADP Workforce Now.
Perisian HRMS menggabungkan keupayaan HRIS dengan modul tambahan untuk pengurusan bakat, pengurusan prestasi, pengambilan dan analisis tenaga kerja. Contohnya termasuk BambooHR, Iaitu, Kronos Workforce Ready, dan Zenefits.
Portal ESS membenarkan pekerja mengakses dan mengemas kini maklumat peribadi mereka sendiri, melihat stub gaji, meminta masa cuti, mendaftar faedah dan menyelesaikan tugas berkaitan HR lain dalam talian. Banyak platform HRIS dan HRMS menyertakan fungsi ESS.
Sistem masa dan kehadiran menjejaki jam kerja pekerja, ketidakhadiran, kerja lebih masa dan corak kehadiran. Mereka mungkin berintegrasi dengan perisian penggajian dan penjadualan untuk menyelaraskan pengurusan tenaga kerja. Contohnya termasuk Masa & Kehadiran ADP, Dimensi Tenaga Kerja Kronos dan Lembaran TS.
Perisian ATS memperkemas proses pengambilan dengan mengautomasikan penyiaran kerja, sumber calon, saringan resume, penjadualan temu duga dan komunikasi pemohon. Contohnya termasuk Rumah Hijau, Tuas, Boleh Kerja dan iCIMS.
Pangkalan data pekerja, apabila diurus dan digunakan dengan berkesan, boleh meningkatkan operasi HR dengan ketara dalam beberapa cara:
Pangkalan data pekerja berfungsi sebagai repositori berpusat untuk semua maklumat berkaitan pekerja, termasuk butiran peribadi, sejarah pekerjaan, penilaian prestasi, pampasan dan faedah. Pendekatan berpusat ini memperkemas pengurusan data, menghapuskan rekod pendua, mengurangkan ralat kemasukan data dan memastikan konsistensi data merentas proses HR.
Dengan menyimpan resume calon, nota temu duga dan dokumen pengambilan pekerja dalam pangkalan data pekerja, profesional HR boleh menyelaraskan proses pengambilan dan penerimaan.
Mereka boleh mengakses profil calon dengan cepat, menjejak status permohonan, menjadualkan temu duga dan menjana surat tawaran, yang membawa kepada keputusan pengambilan pekerja yang lebih pantas dan pengalaman penerimaan yang lebih lancar untuk pekerja baharu.
Pangkalan data pekerja memudahkan penyimpanan elektronik dan mendapatkan semula rekod pekerja, mengurangkan pergantungan pada sistem pemfailan berasaskan kertas.
Profesional HR boleh mengakses dan mengemas kini maklumat pekerja dengan mudah, menjejaki perubahan dari semasa ke semasa, dan menjana laporan mengikut keperluan, meningkatkan kecekapan dan ketepatan penyimpanan rekod.
Banyak sistem pangkalan data pekerja menawarkan keupayaan automasi untuk tugas HR rutin seperti pemprosesan gaji, pentadbiran faedah, penilaian prestasi dan pelaporan pematuhan. Automasi membantu profesional HR menjimatkan masa, meminimumkan ralat manual dan menumpukan pada lebih banyak inisiatif strategik yang menambah nilai kepada organisasi.
Pangkalan data pekerja mungkin termasuk ciri seperti portal layan diri pekerja dan alat komunikasi yang membolehkan pekerja mengakses dan mengemas kini maklumat mereka sendiri, menyerahkan permintaan masa rehat, melihat dasar syarikat dan berkomunikasi dengan kakitangan HR.
Fungsi layan diri ini meningkatkan penglibatan pekerja, memperkasakan pekerja untuk mengurus tugas berkaitan HR mereka sendiri dan mengurangkan overhed pentadbiran untuk kakitangan HR.
Pangkalan data pekerja selalunya termasuk alat pelaporan dan analitik yang membolehkan profesional HR menganalisis data tenaga kerja, mengenal pasti arah aliran dan mendapatkan cerapan tentang bidang seperti pusing ganti pekerja, prestasi dan penglibatan.
Dengan memanfaatkan cerapan terdorong data, HR boleh membuat keputusan yang lebih termaklum, membangunkan strategi yang disasarkan untuk pengurusan dan pengekalan bakat serta memacu peningkatan berterusan dalam amalan HR.
Ini ialah tinjauan ringkas yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini terdiri daripada kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh ditadbir secara berkala (bulanan / mingguan / suku tahunan).
Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak formal dengan setiap ahli pasukan adalah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Oleh kerana ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik mengenai sesuatu isu.
eNPS (pekerja skor Net Promoter) adalah salah satu cara yang paling mudah tetapi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda terhadap syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Bagaimana kemungkinan anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja bertindak balas terhadap kaji selidik eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' untuk mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' untuk mengesyorkannya.
.svg)
.svg)
.svg)