Apa itu umpan balik karyawan?

Umpan balik karyawan adalah pendekatan untuk memberikan umpan balik kepada karyawan. Ini mengkomunikasikan umpan balik positif dan negatif tentang kinerja, pelatihan, dan pengembangan karyawan. Umpan balik karyawan dapat dilakukan secara langsung, melalui telepon, atau melalui komunikasi tertulis.

Umpan balik reguler membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka sambil juga meningkatkan laba perusahaan. Ini dapat dilakukan melalui survei karyawan formal dan percakapan yang lebih informal.

‍

Mengapa umpan balik karyawan penting?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa umpan balik karyawan penting: 

• Ini meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan.
• Ini dapat digunakan sebagai alat untuk pelatihan dan pengembangan.
• Ini membantu meningkatkan lingkungan kerja dan budaya perusahaan secara keseluruhan.
• Ini membantu Anda memahami apa yang memotivasi karyawan Anda (dan bagaimana Anda dapat membuat mereka tetap termotivasi).
• Ini membantu membangun hubungan antara manajer dan karyawan, yang mengarah pada komunikasi yang lebih terbuka dalam tim.
• Ini memberi manajer wawasan tentang seberapa baik kinerja anggota tim mereka setiap hari. 
• Ini adalah kesempatan bagi manajer untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pada karyawan mereka, sehingga mereka dapat melakukan perbaikan jika diperlukan.

Umpan Balik Karyawan

‍

Apa saja jenis umpan balik karyawan?

Ada berbagai jenis umpan balik karyawan:

• Umpan balik lisan adalah cara tradisional untuk memberikan umpan balik di tempat kerja. Biasanya informal dan spontan. Itu dapat disampaikan selama rapat atau melalui telepon.
• Survei karyawan digunakan oleh organisasi untuk mengukur kepuasan karyawan dan bagaimana perasaan mereka tentang pekerjaan mereka dan organisasi.
• Umpan balik informal sering diberikan selama percakapan antara dua orang. Ini tidak selalu formal dan langsung, tetapi masih efektif dalam membantu karyawan Anda meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
• Umpan balik direktif digunakan untuk membuat karyawan mengambil tindakan atas sesuatu yang perlu mereka capai atau tingkatkan. Jenis umpan balik ini biasanya disajikan dalam bentuk tertulis dan mencakup instruksi khusus tentang bagaimana Anda ingin mereka meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja.
• Umpan balik berbasis pengecualian adalah jenis umpan balik yang Anda berikan ketika terjadi kesalahan, seperti ketika seorang karyawan melewatkan tenggat waktu atau membuat kesalahan yang menyakiti perasaan orang lain (atau milik Anda).

Apa saja praktik-praktik terbaik dalam memberikan umpan balik kepada karyawan?

Berikut ini adalah panduan komprehensif untuk memastikan praktik umpan balik Anda efektif:

‍

1. Menyiapkan panggung untuk sukses: Persiapan adalah kuncinya

• Tentukan tujuan: Sebelum memulai sesi umpan balik, tentukan tujuan yang jelas. Apakah itu tinjauan kinerja, diskusi pengembangan untuk mengasah keterampilan tertentu, atau membahas masalah perilaku terkini? Tujuan yang terfokus akan memastikan percakapan tetap produktif dan relevan.
• Kumpulkan intel: Bersiaplah dengan informasi. Tinjau riwayat kinerja karyawan, sasaran yang telah ditetapkan, dan umpan balik yang diberikan di masa lalu. Konteks ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan wawasan Anda dan menghubungkannya dengan perjalanan pengembangan karyawan yang sedang berlangsung.
• Kekhususan adalah raja: Jangan mengandalkan generalisasi yang tidak jelas. Kumpulkan contoh-contoh konkret dari perilaku atau kinerja karyawan yang menggambarkan poin-poin Anda. Hal ini akan memberikan dasar faktual untuk umpan balik Anda dan menghindari kesalahpahaman.

2. Menciptakan ruang yang aman untuk komunikasi terbuka

• Keamanan psikologis: Menciptakan lingkungan yang nyaman dan rahasia. Karyawan harus merasa aman untuk mengekspresikan diri mereka secara terbuka dan jujur tanpa takut akan dampaknya. Hal ini sangat penting untuk menerima umpan balik yang berharga dan tidak disaring.
• Pendekatan yang seimbang: Umpan balik yang efektif adalah jalan dua arah. Ketika membahas area yang perlu ditingkatkan, akui dan rayakan kekuatan dan pencapaian karyawan. Penguatan positif ini memotivasi mereka untuk terus berprestasi.
• Pernyataan "saya": Susun umpan balik Anda dengan menggunakan pernyataan "saya". Fokuslah pada pengamatan Anda ("Saya melihat adanya penurunan dalam..."), bukan bahasa yang bersifat menuduh ("Anda selalu..."). Pendekatan ini mengurangi sikap defensif dan mendorong percakapan yang kolaboratif.
• Langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti: Jangan hanya mengidentifikasi kekurangan; berikan langkah-langkah yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan. Bekerjalah dengan karyawan untuk menetapkan tujuan dan strategi yang dapat dicapai untuk mengatasi kelemahan.

3. Di luar sesi: Mendorong pengembangan yang berkelanjutan

• Dokumentasikan diskusi: Rangkum poin-poin penting dan langkah-langkah tindakan yang disepakati dalam email atau dokumen tindak lanjut. Hal ini akan menciptakan catatan yang jelas tentang percakapan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama ke depannya.
• Akuntabilitas itu penting: Jadwalkan diskusi tindak lanjut untuk melacak kemajuan pada tujuan yang telah ditetapkan. Minta pertanggungjawaban karyawan untuk mengambil tindakan dan berikan dukungan berkelanjutan selama proses pengembangan.
• Karunia keteraturan: Hilangkan mentalitas tinjauan tahunan. Sesi umpan balik informal yang sering dilakukan sepanjang tahun akan memaksimalkan dampaknya. Hal ini memungkinkan koreksi arah secara real-time dan memperkuat perilaku positif.

4. Kiat tambahan untuk penyampaian umpan balik yang efektif

• Ketepatan waktu adalah kuncinya: Berikan umpan balik sedekat mungkin dengan kejadian untuk memastikan relevansi dan keefektifannya. Semakin cepat karyawan menerima umpan balik, semakin cepat pula mereka dapat memperbaiki diri.
• Objektivitas adalah yang terpenting: Hindari bias pribadi dan dasarkan umpan balik Anda pada pengamatan faktual dan contoh konkret. Hal ini akan memastikan bahwa umpan balik yang diberikan bersifat adil dan konstruktif.
• Penyampaian yang penuh hormat: Bahkan ketika menyampaikan kekurangan, susunlah umpan balik Anda dengan rasa hormat kepada karyawan. Nada yang positif dan membesarkan hati akan menumbuhkan lingkungan yang lebih terbuka.
• Mendengarkan secara aktif: Umpan balik yang efektif adalah sebuah dialog, bukan monolog. Dengarkan secara aktif tanggapan karyawan, akui perspektif mereka, dan bersikaplah terbuka terhadap wawasan mereka.
• Komunikasi yang disesuaikan: Pertimbangkan gaya komunikasi yang disukai karyawan. Beberapa orang mungkin lebih menyukai pendekatan yang lebih langsung, sementara yang lain mungkin merespons dengan lebih baik terhadap ungkapan yang lebih lembut.
• Fokus pada solusi: Tujuan utamanya adalah untuk membantu karyawan berkembang. Bekerja secara kolaboratif untuk mengembangkan solusi dan strategi untuk mengatasi tantangan.

‍

Bagaimana cara mendorong umpan balik karyawan?

• Bersikaplah terbuka untuk menerima umpan balik, bahkan jika itu bukan jenis yang ingin Anda dengar.
• Ciptakan budaya umpan balik dengan membuat karyawan merasa nyaman berbagi ide dan pendapat mereka dengan Anda.
• Jelaskan bahwa Anda menghargai masukan karyawan dan bahwa mereka akan lebih cenderung memberikan kritik konstruktif ketika mereka merasa didengar.
• Mintalah karyawan untuk ide-ide mereka tentang cara-cara untuk meningkatkan produk atau layanan Anda, kemudian tanyakan kepada mereka bagaimana mereka akan memecahkan masalah yang dihadapi dan menyarankan solusi yang mungkin.
• Dengarkan secara aktif apa yang mereka katakan, terutama jika mereka menawarkan kritik atau saran yang membangun untuk perbaikan.
• Jangan bersikap defensif atau defensif terhadap ide-ide Anda; Luangkan waktu sejenak sebelum menanggapi untuk mempertimbangkan apa yang dikatakan karyawan dan bagaimana kaitannya dengan tujuan bisnis Anda.

Bagaimana cara mengumpulkan umpan balik karyawan?

Ada banyak cara untuk mengumpulkan umpan balik karyawan. Berikut adalah beberapa yang paling umum:

• Survei: Ini adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Anda dapat meminta karyawan untuk menilai pengalaman mereka dengan merek atau layanan Anda. 
• Kelompok fokus: Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan umpan balik tentang topik tertentu. Mereka memungkinkan Anda untuk melihat apa yang orang pikirkan tentang merek Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkannya.
• Pertanyaan terbuka: Jangan takut untuk mengajukan pertanyaan spesifik tentang apa pun, mulai dari bagaimana perasaan seseorang tentang pekerjaan mereka hingga apa yang mereka sukai dari atasan atau rekan kerja mereka.

‍

Bagaimana manajer dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan proses umpan balik?

Manajer dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan proses umpan balik dengan:

• Memastikan bahwa ada definisi yang jelas tentang apa yang merupakan "umpan balik" dan kapan itu harus diberikan.
• Termasuk umpan balik negatif pada penilaian kinerja sehingga karyawan tahu apa yang perlu mereka kerjakan dan bagaimana meningkatkan kinerja mereka.
• Memberikan pelatihan bagi manajer tentang cara memberikan umpan balik yang konstruktif untuk meningkatkan efektivitas mereka sebagai manajer.
• Mengajukan pertanyaan yang membantu mereka memahami apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat dilakukan dengan lebih baik. 
• Menetapkan harapan yang jelas dan rencana yang dikembangkan dengan baik untuk mengelola tim.
• Meluangkan waktu untuk mendengarkan karyawan Anda dan mendengar apa yang mereka katakan tentang kinerja pekerjaan mereka.