Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Manajemen Tim Jarak Jauh

Manajemen tim jarak jauh telah muncul sebagai keterampilan penting bagi para pemimpin yang bertujuan untuk mendorong produktivitas, kolaborasi, dan keterlibatan di antara tim yang tersebar secara geografis.

Hal ini melibatkan pengawasan tim yang beroperasi dari berbagai lokasi, yang sering kali mengandalkan alat dan platform digital untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif. Maraknya pekerjaan jarak jauh dapat dikaitkan dengan berbagai faktor, termasuk keinginan untuk mendapatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, kebutuhan akan pengaturan kerja yang fleksibel, dan pergeseran global yang sedang berlangsung ke arah solusi berbasis teknologi. Ketika bisnis beradaptasi dengan norma baru ini, para manajer menghadapi tantangan dan peluang unik yang membutuhkan pendekatan kepemimpinan yang berbeda.

Apa yang dimaksud dengan manajemen tim jarak jauh?

Manajemen tim jarak jauh mengacu pada proses mengawasi dan mengoordinasikan sekelompok individu yang bekerja bersama dari lokasi yang berbeda, sering kali menggunakan alat bantu digital dan platform komunikasi untuk berkolaborasi dan mencapai tujuan bersama.
‍

Hal ini melibatkan penanganan berbagai tantangan yang terkait dengan pengelolaan tenaga kerja terdistribusi dan penerapan strategi yang efektif untuk memastikan produktivitas, komunikasi, dan kekompakan di dalam tim.

Mengapa manajemen tim jarak jauh penting?

Alasan mengapa manajemen tim jarak jauh penting adalah sebagai berikut

‍

‍Menetapkanekspektasi dan aturan dasar yang jelas: Saat mengelola tim jarak jauh, sangat penting untuk menetapkan aturan dasar dan ekspektasi yang konkret sejak awal. Hal ini mencakup hal-hal seperti saluran komunikasi, jadwal rapat, jam kerja, dan hasil kerja.
‍
Mempertahankan kekompakan dan hubungan tim: Salah satu tantangan terbesar dengan tim jarak jauh adalah membangun dan mempertahankan rasa persahabatan dan semangat tim. Beberapa praktik terbaik meliputi: pembangunan tim virtual, retret tahunan secara langsung, merayakan kemenangan, dan menyoroti karyawan jarak jauh.
‍
‍Memungkinkankolaborasi yang efektif: Alat bantu manajemen proyek dan kolaborasi sangat penting bagi tim jarak jauh untuk bekerja bersama dengan lancar. Alat bantu terpusat memungkinkan Anda mengoordinasikan tugas, berbagi informasi, melacak kemajuan, dan mengelola anggaran.
‍
Mendukung keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi: Pekerjaan jarak jauh menawarkan fleksibilitas yang tinggi namun juga dapat mengaburkan batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Sebagai seorang manajer, penting untuk menjadi teladan dan mendorong kebiasaan sehat seperti menghargai waktu istirahat, menyediakan sumber daya kesehatan, dan mencegah kelelahan.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Bagaimana cara mengelola tim jarak jauh?

Cara mengelola tim jarak jauh adalah
‍

Komunikasi: Terlalu banyak berkomunikasi, terutama dalam hal tugas, tanggung jawab, dan hasil yang diinginkan. Bersikaplah sangat jelas dan terperinci dalam komunikasi Anda. Sering-seringlah menggunakan konferensi video untuk membangun interaksi tatap muka yang kurang dalam pekerjaan jarak jauh. Alat-alat seperti Zoom, Google Hangouts, dan Microsoft Teams memungkinkan hal ini. Lakukan check-in dan rapat secara rutin, mungkin setiap hari, untuk memastikan semua orang selaras. Dorong komunikasi asinkron dan pastikan semua orang memahami kapan dan bagaimana membuat dokumentasi berkualitas tinggi menggunakan alat bantu seperti Notion, Slack, Google Drive, dll.
‍Prosesdan alat: Buat dokumen terperinci yang menguraikan proses tim Anda. Kalender online bersama dapat membantu memastikan semua orang mengetahui jadwal yang sama. Gunakan alat bantu manajemen proyek untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang proyek, tugas, dan penugasan. Masukkan percakapan dan detail yang relevan ke dalam deskripsi setiap proyek. Pastikan semua karyawan jarak jauh dapat dengan mudah mengakses dokumen penting, jadwal, jadwal, dan sebagainya di lokasi online pusat seperti SharePoint, Dropbox, Google Documents, dan sebagainya.
Kinerjadan produktivitas: Tetapkan ekspektasi yang jelas terkait produktivitas, akuntabilitas, dan kerja sama tim sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka. Berikan umpan balik yang cepat dan terperinci tentang detail proyek yang kecil sekalipun untuk menjaga pengembangan tetap pada jalurnya. Gunakan alat dan metode yang dapat diandalkan untuk melacak produktivitas dan kinerja karyawan jarak jauh untuk memastikan akuntabilitas.
‍Pembangunan timdan keterlibatan: Luangkan waktu untuk membangun tim, seperti bermain game yang ramah jarak jauh bersama, untuk mendorong kolaborasi. Rayakan kemenangan tim, baik besar maupun kecil, untuk meningkatkan semangat dan keterlibatan. Pengakuan membantu pekerjaan jarak jauh tidak terasa monoton. Berikan pelatihan dan saran tentang kebiasaan, perilaku, dan alat bantu yang sehat agar dapat berkembang dalam lingkungan kerja jarak jauh. Libatkan anggota tim jarak jauh dalam semua rapat dan pekerjaan agar mereka merasa menjadi bagian dari tim, hindari dinamika "kita vs mereka".

Apa perusahaan terbaik yang unggul dalam manajemen tim jarak jauh?

Berikut ini adalah beberapa perusahaan terbaik yang diakui atas strategi manajemen tim jarak jauh mereka yang efektif:

‍

Appen: Appen adalah pemimpin global dalam menciptakan kumpulan data berkualitas tinggi untuk kecerdasan buatan, yang mempekerjakan pekerja jarak jauh di seluruh dunia. Ketergantungan perusahaan ini pada tim jarak jauh memungkinkannya untuk mengakses talenta di 80 negara dan 150 bahasa. Appen menggunakan alat bantu seperti Skype untuk operasi harian dan mengadakan pertemuan tahunan untuk meningkatkan kohesi tim dan kolaborasi di antara para pekerja jarak jauh.

American Express: American Express telah merangkul pekerjaan jarak jauh untuk membina hubungan pribadi dengan basis pelanggan globalnya. Perusahaan ini menawarkan pengaturan kerja yang fleksibel, termasuk pekerjaan paruh waktu dan shift terpisah, untuk memenuhi kebutuhan karyawan yang beragam. Mereka menjaga komunikasi yang kuat melalui rapat online dan sesi umpan balik, memastikan bahwa pekerja jarak jauh merasa dihargai dan terhubung dengan budaya perusahaan.

Trello: Dengan sekitar 50% tenaga kerjanya beroperasi dari jarak jauh, Trello menekankan pentingnya hubungan di antara anggota timnya. Perusahaan ini menyelenggarakan "Remote Weeks", di mana karyawan berkumpul dua kali setahun untuk berkolaborasi secara langsung dan memperkuat hubungan. Pendekatan Trello berfokus pada perekrutan individu yang memiliki motivasi diri dan memahami bahwa produktivitas dapat berkembang di luar jam kerja tradisional.

Etsy: Etsy telah mengembangkan budaya yang mengintegrasikan pekerja jarak jauh ke dalam timnya, menggunakan konferensi video dan alat kolaboratif seperti Slack untuk menjaga komunikasi. Perusahaan ini memprioritaskan inklusivitas dan mendorong karyawan jarak jauh untuk berpartisipasi aktif dalam diskusi, terlepas dari zona waktu mereka. Etsy mencari pekerja jarak jauh yang berpengalaman yang dapat berkontribusi pada misinya sambil merasa sebagai anggota tim yang tidak terpisahkan.

Mozilla: Mozilla, yang dikenal dengan komitmennya terhadap internet terbuka, beroperasi dengan tenaga kerja jarak jauh yang tersebar di seluruh dunia. Organisasi ini memupuk lingkungan kolaboratif melalui berbagai alat dan praktik komunikasi, memastikan bahwa anggota tim dapat bekerja sama secara efektif, terlepas dari lokasi fisik mereka. Budaya Mozilla dibangun di atas transparansi dan komunitas, yang sangat penting untuk manajemen tim jarak jauh.

Xerox: Xerox memiliki sejarah panjang dalam hal pekerjaan jarak jauh dan terus mengandalkan tim yang terdistribusi untuk berbagai proyek. Perusahaan ini telah membangun saluran komunikasi yang efektif dan praktik manajemen yang mendukung kolaborasi jarak jauh, yang memungkinkannya untuk mempertahankan produktivitas dan inovasi di seluruh tenaga kerjanya di seluruh dunia.

Apa saja tantangan manajemen tim jarak jauh?

Mengelola tim jarak jauh menghadirkan serangkaian tantangan unik yang dapat memengaruhi produktivitas, komunikasi, dan kekompakan tim. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi oleh organisasi dalam manajemen tim jarak jauh:
‍

Hambatan komunikasi: Komunikasi yang efektif sering kali terhambat dalam pengaturan jarak jauh karena kurangnya interaksi tatap muka. Salah tafsir bisa muncul karena tidak adanya isyarat visual, sehingga menimbulkan kebingungan dan kesalahpahaman. Untuk mengurangi masalah ini, organisasi harus melakukan check-in secara rutin dan menggunakan alat bantu kolaboratif seperti Slack, Microsoft Teams, dan Zoom untuk memfasilitasi dialog terbuka dan memastikan semua orang memiliki keselarasan dalam hal tugas dan ekspektasi.

Perbedaan zona waktu: Mengkoordinasikan jadwal di berbagai zona waktu yang berbeda dapat menciptakan tantangan yang signifikan bagi tim jarak jauh. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menjadwalkan rapat, penundaan jadwal proyek, dan kurangnya komunikasi yang sinkron. Menggunakan metode komunikasi asinkron, seperti dokumen bersama dan alat manajemen proyek, dapat membantu anggota tim berkontribusi sesuai keinginan mereka, sehingga mengurangi tekanan interaksi waktu nyata.

Membangun kepercayaan dan hubungan baik: Kepercayaan sangat penting bagi tim jarak jauh, namun hal ini dapat menjadi tantangan untuk dibangun tanpa interaksi langsung. Manajer harus beralih dari metode pengawasan tradisional menjadi mempercayai karyawan untuk memberikan hasil secara mandiri. Hal ini membutuhkan ekspektasi yang jelas, komunikasi yang transparan, dan budaya yang mendorong keterbukaan dan akuntabilitas. Pengakuan secara teratur atas pencapaian individu dan tim juga dapat memupuk rasa persatuan dan kepercayaan di antara karyawan jarak jauh.

Pemantauan dan akuntabilitas: Melacak produktivitas dan kinerja di lingkungan jarak jauh bisa jadi sulit karena kurangnya pengawasan langsung. Manajer perlu menerapkan metrik kinerja yang jelas dan menggunakan alat bantu manajemen proyek untuk memantau kemajuan secara efektif. Tinjauan kinerja dan sesi umpan balik secara berkala sangat penting untuk mengatasi masalah dengan segera dan menjaga agar karyawan jarak jauh tetap termotivasi dan bertanggung jawab.

Mempertahankan keterlibatan dan motivasi tim: Kerja jarak jauh dapat menimbulkan perasaan terisolasi dan tidak terlibat di antara anggota tim. Kurangnya interaksi sosial dapat mengurangi semangat dan motivasi, sehingga penting bagi manajer untuk menciptakan peluang bagi ikatan tim. Mengadakan aktivitas pembangunan tim virtual, merayakan keberhasilan, dan mendorong interaksi informal dapat membantu mempertahankan budaya tim yang kuat dan membuat karyawan tetap terhubung dengan tujuan organisasi.

Mengatasi tantangan teknologi: Tim jarak jauh sangat bergantung pada teknologi untuk komunikasi dan kolaborasi, yang bisa menghadirkan tantangan seperti ketidakcocokan perangkat lunak, koneksi internet yang tidak stabil, dan ancaman keamanan siber. Organisasi harus membakukan alat dan platform untuk menyederhanakan alur kerja dan memberikan dukungan teknis dan pelatihan untuk memastikan semua anggota tim merasa nyaman dengan teknologi tersebut. Selain itu, menerapkan langkah-langkah keamanan siber sangat penting untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga integritas data.

Apa perangkat lunak manajemen tim jarak jauh terbaik?

Mengelola tim jarak jauh secara efektif membutuhkan seperangkat alat yang tepat untuk memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan manajemen proyek. Berikut ini adalah penjelasan rinci tentang beberapa alat bantu manajemen tim jarak jauh terbaik yang tersedia saat ini.
‍

Empuls: Empuls menawarkan salah satu perangkat lunak intranet sosial terbaik di mana perusahaan dapat terhubung dengan tenaga kerja mereka secara virtual. Di sini, sebuah organisasi bisa memperkuat komunikasi karyawannya dengan berbagi informasi penting perusahaan dan mendorong percakapan organik melalui grup komunitas.

Slack: Perangkat lunak manajemen tim jarak jauh ini sangat penting untuk komunikasi waktu nyata di antara tim jarak jauh. Aplikasi ini memungkinkan percakapan yang terorganisir melalui saluran, pesan langsung, dan terintegrasi dengan berbagai alat lainnya, sehingga meningkatkan produktivitas. Penggunaan emoji dan reaksi menambahkan elemen menyenangkan pada interaksi, membuat komunikasi lebih menarik.

Microsoft Teams: Dikenal karena integrasinya yang mulus dengan produk Microsoft lainnya, Teams adalah alat yang tangguh untuk konferensi video, obrolan, dan berbagi file. Alat ini mendukung kolaborasi melalui dokumen bersama dan terintegrasi dengan baik dengan Office 365, menjadikannya pilihan populer bagi banyak organisasi.

Zoom: Sebuah fitur utama untuk konferensi video, Zoom memungkinkan tim untuk mengadakan rapat virtual, webinar, dan bahkan pertemuan sosial. Fitur-fiturnya meliputi berbagi layar, perekaman, dan ruang breakout, yang sangat berguna untuk tim yang lebih besar. ‍

Asana: Alat perangkat lunak manajemen tim jarak jauh ini dirancang untuk membantu tim mengatur, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Asana memungkinkan pengguna untuk membuat tugas, menetapkan tanggung jawab, menetapkan tenggat waktu, dan memvisualisasikan kemajuan melalui jadwal dan kalender. Ini sangat efektif untuk tim jarak jauh karena membuat semua orang mendapat informasi tentang perubahan dan pembaruan tugas.

Trello: Trello menggunakan sistem berbasis kartu untuk mengelola proyek secara visual. Sangat bagus untuk melacak tugas dan alur kerja, sehingga tim dapat melihat apa yang sedang dikerjakan setiap orang. Trello mudah digunakan dan dapat disesuaikan dengan berbagai papan dan daftar.

Basecamp: Alat ini menggabungkan manajemen proyek dan fitur kolaborasi tim. Alat ini mencakup daftar tugas, berbagi file, dan papan pesan, sehingga memudahkan tim jarak jauh untuk tetap terorganisir dan berkomunikasi secara efektif. ‍

Hubstaff: Hubstaff adalah alat pelacakan waktu yang membantu tim memantau produktivitas dan mengelola proyek. Alat ini memiliki fitur-fitur seperti lembar waktu, pelacakan GPS, dan penganggaran proyek, sehingga cocok untuk berbagai industri.

Toggl: Toggl adalah alat pelacakan waktu lain yang memungkinkan tim merencanakan sprint dan melihat apa yang sedang dikerjakan setiap orang. Alat ini sangat berguna untuk mengelola beban kerja dan memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya. ‍

Google Drive: Solusi perangkat lunak manajemen tim jarak jauh ini ideal untuk menyimpan dan berbagi dokumen. Ini memungkinkan kolaborasi file secara real-time, sehingga memudahkan tim untuk bekerja bersama dalam proyek tanpa harus berada di lokasi yang sama.

Dropbox bisnis: Mirip dengan Google Drive, Dropbox menyediakan ruang kerja cerdas bagi tim untuk berkolaborasi pada file. Ini sangat berguna untuk mengelola file berukuran besar dan memastikan bahwa semua anggota tim memiliki akses ke versi terbaru.

Bit.ai: Platform manajemen dokumen generasi berikutnya ini memungkinkan tim untuk membuat dokumen pintar yang mengintegrasikan berbagai jenis media. Platform ini meningkatkan kolaborasi dengan memungkinkan tim untuk menyatukan berbagai jenis konten di satu tempat. ‍

Unito: Platform otomatisasi alur kerja tanpa kode ini memungkinkan sinkronisasi dua arah antara berbagai aplikasi dan alat. Platform ini menyederhanakan manajemen tugas dengan memungkinkan tim mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan menjaga alur kerja mereka tetap teratur.

Fathom: Alat bantu bertenaga AI ini membantu meringkas rapat dan mengekstrak wawasan utama, menghemat waktu bagi manajer dan anggota tim. Alat ini terintegrasi dengan alat konferensi video populer, sehingga lebih mudah untuk menindaklanjuti diskusi.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.