Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Rencana Peningkatan Kinerja

‍
Rencana Peningkatan Kinerja (PIP) adalah program terstruktur dan berorientasi pada tujuan yang dirancang untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja. PIP adalah alat konstruktif yang digunakan oleh pemberi kerja untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan kinerja, produktivitas, atau perilaku karyawan. PIP biasanya menguraikan ekspektasi spesifik, menetapkan tujuan yang dapat dicapai, dan memberikan jadwal yang jelas untuk perbaikan.

Apa yang dimaksud dengan rencana peningkatan kinerja?

Rencana peningkatan kinerja adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai peta jalan bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Rencana ini juga dapat mencakup karyawan yang berkinerja baik yang harus naik jabatan ke posisi baru.

Biasanya, atasan Anda adalah pihak yang menyusun rencana untuk membantu Anda meningkatkan kinerja, dan mereka menyerahkannya kepada departemen SDM. Rencana ini harus memiliki tanggal yang jelas di mana Anda harus mencapai tujuan yang disebutkan di dalamnya dan apa yang akan terjadi jika Anda tidak mencapai standar tersebut.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa saja manfaat dari rencana peningkatan kinerja?

Manfaat dari rencana peningkatan kinerja meliputi hal-hal berikut ini

Mempromosikan budaya yang baik
Mempromosikan kesejahteraan karyawan
Menghemat sumber daya dan waktu

Mempromosikan budaya yang baik: Karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan baik ketika mereka tidak memahami apa yang diharapkan dari mereka dan ketika mereka bertanggung jawab atas kinerja mereka. Rencana peningkatan kinerja sebenarnya dapat membantu menciptakan budaya perusahaan yang positif.

Rencana ini membuat karyawan tahu bahwa mereka akan mendapatkan bantuan jika mereka mengalami masa-masa sulit atau membutuhkan panduan untuk meningkatkan kinerja mereka.
‍
Lebih jauh lagi, rencana ini berfokus pada apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadi lebih baik, bukan hanya menunjukkan apa yang tidak Anda lakukan dengan baik. Pendekatan ini dapat membuat karyawan lebih fokus dan lebih efisien.

Meningkatkan kesejahteraan karyawan: Ketika para manajer berusaha keras untuk menyusun rencana peningkatan kinerja (PIP) yang dengan jelas menjabarkan area-area di mana karyawan dapat berkembang atau apa yang harus mereka lakukan untuk berkembang, hal ini membuat karyawan merasa dihargai dan merasa mendapat dukungan.

Selain itu, PIP menunjukkan bahwa para manajer siap untuk memberikan arahan dan bimbingan langsung, daripada membiarkan karyawan mencari tahu sendiri.
Menghematsumber daya dan waktu: Mempekerjakan dan mendapatkan karyawan baru bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu. Itu sebabnya, dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin lebih memilih untuk memberikan kesempatan kepada karyawan yang sedang berjuang untuk meningkatkan kinerja mereka daripada membiarkan mereka pergi.

Pendekatan ini bisa sangat berguna ketika karyawan memiliki "soft skill" yang baik seperti ramah, sabar, dan memiliki sikap positif, tetapi mereka hanya membutuhkan dukungan untuk mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan, seperti beradaptasi dengan teknologi baru.

Apa saja yang termasuk dalam rencana peningkatan kinerja?

Hal-hal berikut ini termasuk dalam rencana peningkatan kinerja

Evaluasi
Tujuan
Garis waktu
Sumber daya dan pelatihan

Evaluasi: Dalam rencana peningkatan kinerja (PIP), sangat penting untuk mengevaluasi seberapa baik kinerja karyawan saat ini dan membandingkannya dengan kinerja mereka di masa lalu. Hal ini membantu untuk mengetahui kapan dan mengapa kinerja mereka mulai menurun.

Ini juga merupakan momen penting untuk melakukan komunikasi yang terbuka dan jelas, karena mungkin ada solusi sederhana yang dapat mengatasi masalah tersebut.

Tujuan: Cara yang baik untuk memulai adalah dengan mengikuti prinsip SMART saat menetapkan tujuan - membuatnya menjadi Spеcific, Mеasurablе, Achiеvablе, Rеlеvant, dan Timе-bound. Penting untuk mendiskusikan dan menyepakati tujuan-tujuan ini secara bersama-sama.

Sebagai contoh, jika seorang karyawan mengalami kejenuhan, tujuan yang dapat diambil adalah agar mereka menghadiri sesi pelatihan sebulan sekali selama tiga bulan. Jika manajemen waktu adalah masalahnya, tujuan yang bisa diambil adalah untuk secara konsisten masuk tepat waktu setiap hari selama periode PIP.

Jadwal: Tentukan kapan setiap tujuan harus dicapai. Kerangka waktu akan bervariasi berdasarkan tujuan spesifik dan kondisi perusahaan. Namun, Anda dapat mengambil inspirasi dari rencana 30-60-90 hari yang biasanya digunakan saat merekrut karyawan baru.

Ini juga merupakan praktik yang baik untuk memasukkan tonggak-tonggak penting dan titik-titik pengecekan selama periode PIP untuk membantu karyawan tetap berada di jalur yang benar.

Sumber daya dan pelatihan: Pastikan untuk menguraikan sumber daya, pelatihan, atau pelatihan tambahan yang akan Anda sediakan untuk membantu pekerja mencapai tujuan PIP mereka. Penting untuk tidak mengharapkan karyawan untuk menjalani PIP tanpa dukungan ini.

Para pemimpin juga perlu memikirkan dari mana uang untuk sumber daya tersebut akan diperoleh dalam anggaran.

Apa saja cara untuk mengidentifikasi rencana peningkatan kinerja yang efektif?

Berikut ini adalah cara-cara untuk mengidentifikasi rencana peningkatan kinerja yang efektif

Mengidentifikasi masalah
Meningkatkan karyawan dalam rencana peningkatan kinerja
Menetapkan tujuan yang jelas

Identifikasi masalah: Sebelum Anda mulai menyusun rencana peningkatan kinerja, sangat penting untuk memahami akar masalah dari kinerja yang buruk. Apakah perusahaan mengalami kesulitan karena kurangnya pelatihan karyawan? Apakah dinamika di tempat kerja atau masalah pribadi mempengaruhi fokus mereka?

Ingatlah, karyawan mungkin tidak selalu menyampaikan masalah kesehatan atau disabilitas hanya karena takut kehilangan pekerjaan. Jika perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak SDM, analisislah absensi, riwayat pelatihan, dan laporan kinerja.

Carilah tanda-tanda seperti kesempatan pelatihan yang terlewatkan, evaluasi kinerja yang tidak aktif, atau peningkatan jumlah karyawan yang sakit yang dapat mengindikasikan adanya masalah dераr seperti motivasi atau keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Mendapatkan inti permasalahan sangatlah penting. Tanpa masalah tersembunyi yang tidak terungkap, Anda tidak akan dapat memberikan dukungan yang diperlukan atau membuat penyesuaian yang diperlukan, dan perubahan yang nyata tidak mungkin terjadi.

Libatkan karyawan dalam rencana peningkatan kinerja: Sekarang, mari kita bicara tentang melibatkan karyawan dalam rencana peningkatan kinerja. Karyawan akan lebih berkomitmen pada rencana yang mereka miliki untuk membuat rencana tersebut.

Jadi, duduklah bersama karyawan dan lakukanlah pembicaraan yang jujur tentang masalah yang Anda hadapi dan perubahan yang diperlukan.

Jadikanlah ini diskusi dua arah, bukan hanya satu pihak saja. Biarkan mereka berbagi pengalaman mereka dan terbuka terhadap ide-ide mereka tentang apa yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Usahakan pendekatan yang seimbang - pahami dengan jelas area-area di mana mereka mengalami kegagalan namun tetap berkomitmen untuk membantu mereka meningkatkannya dengan cara apa pun yang diperlukan.
‍
Dalam hal pelibatan SDM, pikirkan dengan matang. Mempersiapkan SDM selama konvеrsi pеrforma mungkin akan sedikit merepotkan dan menghambat kinerja. Namun, selalu merupakan praktik yang baik untuk memberi tahu HR tentang konvoi dan tujuannya, bahkan jika mereka tidak hadir secara fisik, sehingga mereka dapat mengatasi potensi masalah.

Tetapkan tujuan yang jelas: Inti dari setiap rencana peningkatan kinerja adalah serangkaian tujuan yang jelas - anggaplah tujuan tersebut sebagai bintang pemandu.

Sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui dengan tepat apa yang Anda harapkan untuk mereka lakukan secara berbeda, kapan mereka harus mencapainya, dan bagaimana Anda akan mengukur kemajuan mereka.

Ketika menetapkan tujuan ini, lakukanlah dengan sungguh-sungguh. Pastikan tujuan tersebut dapat dicapai dan dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang masuk akal.

Ini seperti membuat resep - bagi tujuan ke dalam langkah-langkah kecil dan lakukan pengecekan secara rutin dan informal untuk mengetahui perkembangannya.
‍
Simpan catatan lengkap semua diskusi Anda di perangkat lunak SDM yang terpercaya. Dengan begitu, jika situasi berubah, Anda akan memiliki bukti bahwa Anda telah memberikan kesempatan yang adil kepada karyawan untuk bersinar dan berkembang. Ini seperti memiliki jejak kertas tetapi di era digital.

Apa saja tujuan dari rencana peningkatan kinerja?

Tujuan dari Rencana Peningkatan Kinerja (PIP) adalah sebagai berikut:

Mengidentifikasi kinerja yang kurang baik
Menetapkan harapan yang jelas
Memberikan dukungan dan sumber daya
Buat garis waktu
Dokumentasi
Peluang untuk perbaikan

Mengidentifikasi kinerja yang kurang: PIP bertujuan untuk menunjukkan dan mengatasi area di mana karyawan tidak memenuhi ekspektasi performa kerja, baik yang terkait dengan produktivitas, kualitas pekerjaan, atau perilaku.

Tetapkan ekspektasi yang jelas: Mereka menetapkan tujuan dan ekspektasi kinerja yang jelas dan spesifik yang harus dipenuhi oleh karyawan. Hal ini memastikan bahwa pemberi kerja dan karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diperlukan untuk perbaikan.

Memberikan dukungan dan sumber daya: PIP menawarkan panduan, dukungan, dan sumber daya untuk membantu karyawan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Hal ini dapat mencakup pelatihan, bimbingan, atau sumber daya tambahan untuk membantu mereka mencapai keberhasilan.

Buat garis waktu: PIP mencakup jadwal yang ditentukan untuk perbaikan, yang memungkinkan pemeriksaan dan evaluasi rutin untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan akuntabilitas.

Dokumentasi: Mereka menyediakan proses yang terdokumentasi dan terstruktur untuk menangani masalah kinerja, yang dapat menjadi sangat penting dalam manajemen SDM dan masalah hukum.
‍Kesempatan untukperbaikan: PIP memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memahami kekurangan mereka dan berupaya meningkatkan kinerja mereka, sehingga berpotensi mencegah tindakan disipliner lebih lanjut.

Siapa yang membuat rencana peningkatan kinerja?

Rencana Peningkatan Kinerja (PIP) biasanya dibuat secara kolaboratif oleh para profesional SDM atau manajer/penyelia bersama dengan karyawan yang kinerjanya perlu ditingkatkan.

Pembuatan rencana ini melibatkan diskusi antara karyawan dan orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja mereka. Karyawan dapat memberikan masukan mengenai tujuan, sasaran, dan dukungan yang diperlukan, yang memastikan bahwa rencana tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi spesifik mereka.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara membuat rencana peningkatan kinerja?

Membuat Rencana Peningkatan Kinerja melibatkan beberapa langkah utama:

Mengidentifikasi kinerja
masalah
Tetapkan tujuan yang spesifik
Memberikan umpan balik
Kerjasama
Buat garis besar garis waktu
Menawarkan dukungan
Check-in reguler
Dokumentasi
Meninjau dan menilai

Mengidentifikasi masalahkinerja: Tentukan dengan jelas masalah kinerja atau area yang menjadi perhatian. Hal ini dapat mencakup masalah produktivitas, kualitas, komunikasi, atau perilaku.

Tetapkan tujuan yang spesifik: Tetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART) untuk peningkatan karyawan. Sasaran ini harus berkaitan erat dengan masalah kinerja yang telah diidentifikasi.

Memberikan umpan balik: Diskusikan PIP dengan karyawan, tawarkan umpan balik yang konstruktif atas kinerja mereka dan jelaskan tujuan dan harapan rencana tersebut.

Berkolaborasi: Libatkan diri dalam percakapan kolaboratif dengan karyawan untuk memastikan mereka memahami rencana dan tujuannya. Dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi perspektif.

Buat garis besar garis waktu: Tetapkan garis waktu untuk rencana tersebut, termasuk pencapaian dan tenggat waktu. Hal ini akan membantu dalam melacak kemajuan dan memastikan akuntabilitas.

Tawarkan dukungan: Identifikasi dukungan dan sumber daya yang diperlukan karyawan untuk memenuhi tujuan rencana, seperti pelatihan, pendampingan, atau akses ke alat bantu tertentu.

Check-in rutin: Jadwalkan pertemuan check-in secara teratur untuk meninjau kemajuan dan memberikan umpan balik. Pertemuan ini harus bersifat mendukung dan konstruktif.

Dokumentasi: Menyimpan catatan PIP secara menyeluruh, termasuk perjanjian awal, laporan kemajuan, dan setiap penyesuaian yang dilakukan selama durasi rencana.
Tinjau ulangdan nilai: Di akhir jangka waktu PIP, evaluasi kinerja karyawan. Jika tujuan telah tercapai, akui peningkatannya. Jika belum, pertimbangkan langkah selanjutnya, yang mungkin termasuk pelatihan lebih lanjut, memperpanjang rencana, atau tindakan lain yang diperlukan.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda