Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Offboarding mengacu pada transisi karyawan keluar dari organisasi ketika mereka meninggalkan posisi mereka, baik karena pengunduran diri, pensiun, pemutusan hubungan kerja, atau alasan lain.

Offboarding memastikan bahwa properti, informasi, dan sumber daya perusahaan dikembalikan atau diamankan dengan baik untuk mencegah pelanggaran data atau hilangnya kekayaan intelektual.

Apa yang dimaksud dengan offboarding?

Offboarding adalah mengelola transisi individu atau entitas keluar dari organisasi, baik itu karyawan, kontraktor, atau klien. Hal ini melibatkan penyelesaian tugas-tugas yang diperlukan untuk mengakhiri keterlibatan mereka dengan organisasi secara lancar dan efisien.

Orientasi Karyawan

‍

Apa yang dimaksud dengan orientasi karyawan?

Offboarding karyawan adalah mengelola kepergian karyawan dari sebuah organisasi, termasuk semua tugas administratif, logistik, dan interpersonal yang terlibat dalam memastikan transisi yang lancar.

Apa yang dimaksud dengan offboarding di bidang SDM?

Di bidang SDM, offboarding mengacu pada proses formal untuk mengelola kepergian karyawan dari organisasi, termasuk tugas-tugas seperti melakukan wawancara keluar, mengumpulkan properti perusahaan, memperbarui catatan, dan memfasilitasi transisi bagi karyawan yang keluar dan tim.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa yang dimaksud dengan proses offboarding?

Proses offboarding melibatkan beberapa langkah, termasuk memberi tahu pihak-pihak terkait, melakukan wawancara keluar, mengumpulkan properti perusahaan, memperbarui catatan, berkomunikasi dengan tim, mendukung karyawan yang keluar, dan menyelesaikan tugas administratif yang diperlukan untuk menyelesaikan keterlibatan mereka dengan organisasi.

Apa tujuan dari offboarding?

Tujuan dari offboarding adalah untuk mengelola kepergian individu atau entitas dari organisasi dengan cara yang efisien, profesional, dan penuh rasa hormat sambil meminimalkan gangguan alur kerja dan menjaga hubungan yang positif.

Apa yang dimaksud dengan daftar periksa offboarding?

Daftar periksa offboarding biasanya mencakup tugas-tugas seperti:

‍

Memberitahukan pihak-pihak terkait
Melakukan wawancara akhir (exit interview)
Mengumpulkan properti perusahaan
Memperbarui catatan dan sistem
Memproses pembayaran akhir
Berkomunikasi dengan tim
Memberikan dukungan kepada individu yang meninggal dunia
Menyelesaikan tugas-tugas administratif yang diperlukan
Mendokumentasikan proses offboarding
Menindaklanjuti untuk memastikan transisi yang lancar.

Apa saja komponen utama dari proses offboarding?

Komponen utama dari proses offboarding adalah sebagai berikut:

‍

Wawancara keluar: Melakukan wawancara keluar memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan umpan balik yang berharga dari karyawan yang keluar, mengidentifikasi alasan pergantian karyawan, dan menemukan area yang dapat ditingkatkan.
Pengembalian properti perusahaan: Jelaskan dengan jelas proses pengembalian barang milik perusahaan seperti laptop, perangkat seluler, lencana akses, dan peralatan atau aset lainnya.
Pencabutan akses: Segera cabut akses ke sistem, perangkat lunak, dan tempat fisik perusahaan untuk melindungi informasi sensitif dan mencegah akses yang tidak sah.
Transfer pengetahuan:Memfasilitasi transfer pengetahuan dengan mendokumentasikan tanggung jawab utama, proses, dan kontak yang penting bagi penerus karyawan yang keluar.‍
Perpisahan dan penghargaan: Izinkan rekan kerja untuk mengungkapkan penghargaan atas kontribusi karyawan yang akan pergi melalui pesan perpisahan, pertemuan, atau hadiah.

Apa saja praktik terbaik untuk offboarding?

Praktik terbaik untuk offboarding adalah sebagai berikut:

‍

Buat daftar periksa offboarding: Kembangkan daftar periksa atau alur proses yang terstandardisasi untuk memastikan konsistensi dan ketelitian di semua keberangkatan.
Menetapkan tanggung jawab: Tunjuk individu atau tim tertentu untuk mengawasi proses offboarding dan mengoordinasikan tugas-tugas yang relevan.
Berkomunikasi secara proaktif: Selalu berikan informasi kepada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan mengenai proses orientasi, termasuk jadwal, ekspektasi, dan dokumentasi yang diperlukan.
Menjaga kerahasiaan: Hormati privasi dan kerahasiaan karyawan yang keluar selama masa lepas landas, terutama saat menangani informasi sensitif.
Tawarkan dukungan: Sediakan sumber daya atau bantuan bagi karyawan yang akan meninggalkan perusahaan, seperti konseling karier, lokakarya penulisan resume, atau referensi, untuk mendukung transisi mereka.

Apa saja strategi untuk mengoptimalkan offboarding?

Untuk mengoptimalkan proses orientasi, terapkan strategi berikut:

‍

Otomatisasi: Menerapkan perangkat lunak atau alat bantu offboarding dapat merampingkan tugas-tugas administratif, seperti pencabutan akses dan pelacakan aset sekaligus memastikan kepatuhan dan efisiensi.
Perbaikan berkelanjutan: Meninjau dan memperbarui proses orientasi secara teratur berdasarkan umpan balik, pelajaran yang dipetik, dan peraturan atau perubahan praktik terbaik.
Program alumni: Memupuk hubungan dengan mantan karyawan melalui program atau jaringan alumni, yang dapat berfungsi sebagai sumber rujukan, pengetahuan, dan potensi perekrutan yang berharga.‍
Lingkaran umpan balik: Dorong karyawan yang keluar untuk memberikan umpan balik yang jujur mengenai pengalaman offboarding mereka, sehingga organisasi dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan proses offboarding di masa mendatang.

Mengapa offboarding penting?

Offboarding penting karena alasan berikut:

‍

Menjaga reputasi perusahaan: Pengalaman orientasi yang positif dapat meninggalkan kesan mendalam bagi karyawan yang akan keluar, memengaruhi persepsi mereka terhadap perusahaan dan berpotensi menghasilkan referensi positif dari mulut ke mulut.
Transfer pengetahuan: Offboarding memungkinkan transfer pengetahuan dari karyawan yang keluar kepada penggantinya atau anggota tim, sehingga meminimalkan gangguan pada alur kerja dan produktivitas.
Kepatuhan hukum: Prosedur offboarding yang tepat membantu memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan, sehingga mengurangi risiko potensi tuntutan hukum atau sengketa.

Mengapa offboarding penting?

Offboarding penting untuk beberapa alasan:

‍

Mempertahankan profesionalisme: Memastikan bahwa kepergian seorang karyawan atau klien ditangani secara profesional dan terhormat, yang mencerminkan hal positif bagi organisasi.
Transfer pengetahuan: Memfasilitasi transfer pengetahuan dan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya, meminimalkan gangguan pada alur kerja dan produktivitas.
Melindungi aset perusahaan: Ini membantu untuk mengambil properti perusahaan dan informasi sensitif, mengurangi risiko pelanggaran data atau kehilangan aset.
Mempertahankan hubungan: Hal ini memungkinkan organisasi untuk mempertahankan hubungan positif dengan karyawan, klien, dan pemangku kepentingan yang keluar, yang dapat bermanfaat untuk kolaborasi atau rujukan di masa mendatang.‍
Kepatuhan hukum: Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan, seperti menyelesaikan kontrak kerja atau mengakhiri perjanjian bisnis dengan tepat.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara memberhentikan karyawan?

Memberitahukan pihak-pihak terkait: Memberitahukan departemen SDM, TI, manajemen, dan departemen lain yang diperlukan tentang kepergian karyawan.

Wawancara keluar: Lakukan wawancara keluar untuk mengumpulkan umpan balik dan wawasan dari karyawan yang keluar.
Mengumpulkan properti perusahaan: Ambil semua barang milik perusahaan seperti laptop, kunci, kartu akses, dan peralatan lainnya.
Memperbarui catatan: Perbarui catatan, sistem, dan basis data internal untuk mencerminkan kepergian karyawan.
Pembayaran akhir: Memproses pembayaran akhir, termasuk gaji, tunjangan, dan cuti yang masih harus dibayar.
Berkomunikasi dengan tim: Informasikan kepada tim tentang keberangkatan dan bagikan beban kerja yang sesuai.

Perpisahan: Adakan acara perpisahan atau pemberian tanda mata untuk mengekspresikan apresiasi dan menjaga hubungan yang positif.
Berikan dukungan: Tawarkan sumber daya dukungan seperti layanan penempatan atau referensi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk offboarding?

Durasi proses offboarding dapat bervariasi, tergantung pada faktor-faktor seperti kompleksitas peran, kebijakan organisasi, dan tanggung jawab individu yang keluar. Biasanya, proses offboarding dapat berlangsung selama beberapa hari hingga beberapa minggu.

Bagaimana cara melepas klien?

Untuk melepas klien, Anda perlu melakukan hal berikut:

‍

Memberitahukan klien: Memberitahukan klien mengenai pemutusan hubungan bisnis secara profesional dan terhormat.
Tanggung jawab transisi: Uraikan dengan jelas rencana untuk menyelesaikan pekerjaan yang belum terselesaikan atau mengalihkan tanggung jawab ke penyedia lain.
Menyelesaikan kewajiban kontrak: Pastikan semua kewajiban kontrak terpenuhi, seperti memberikan hasil akhir atau memberikan dukungan selama masa transisi.
Menyelesaikan masalah yang belum terselesaikan: Atasi masalah atau kekhawatiran apa pun untuk memastikan transisi yang lancar dan menjaga hubungan yang positif.
Penutupan: Konfirmasikan penutupan hubungan secara tertulis dan dokumentasikan setiap kesepakatan yang dicapai selama proses offboarding.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda