Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Desain intranet mengacu pada proses pembuatan jaringan internal pribadi yang memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi di antara karyawan dalam suatu organisasi. Jaringan ini berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengakses sumber daya, alat, dan aplikasi penting yang disesuaikan dengan kebutuhan kerja.

‍

Apa yang dimaksud dengan desain intranet?

Desain intranet melibatkan pengembangan jaringan internal pribadi yang memungkinkan komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi tanpa batas di antara karyawan dalam suatu organisasi.

Jaringan ini bertindak sebagai platform terpusat di mana karyawan dapat mengakses sumber daya, alat, dan aplikasi penting yang spesifik untuk peran mereka. Intranet modern telah berevolusi dari halaman statis sederhana menjadi tempat kerja digital canggih yang mengintegrasikan fitur-fitur seperti manajemen dokumen, alat bantu kolaborasi proyek, direktori karyawan, dan platform komunikasi.

Desain intranet yang efektif memprioritaskan pengalaman pengguna, memastikan bahwa antarmuka intuitif, dan informasi mudah diakses. Selain itu, intranet juga harus mencerminkan budaya dan nilai-nilai organisasi, mendorong keterlibatan dan kolaborasi karyawan sekaligus meningkatkan produktivitas di seluruh departemen.

Desain Intranet

‍

Apa saja komponen utama dari desain intranet yang efektif?

Desain intranet melibatkan pembuatan jaringan internal pribadi yang memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi di antara karyawan dalam sebuah organisasi.Komponen utama dari desain intranet yang efektif meliputi:

‍

Desain yang berpusat pada pengguna: Memprioritaskan kebutuhan, keinginan, dan keterbatasan pengguna di seluruh proses desain untuk menciptakan antarmuka intuitif yang mengoptimalkan cara orang bekerja.

Navigasi yang jelas: Memanfaatkan menu, tab, daftar tarik-turun, dan label deskriptif untuk membuat informasi mudah diakses dan ditemukan.

Personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengalaman mereka dengan memodifikasi halaman profil dan memilih item mana yang akan ditampilkan, membuat intranet lebih menarik.

Pencarian yang efektif: Menyediakan fitur pencarian yang tangguh yang memungkinkan pengguna menemukan dokumen dan halaman web yang relevan dengan cepat dengan menggunakan label dan metadata yang jelas.

Daya tarik visual: Menciptakan desain yang modern dan menarik secara visual yang mencerminkan merek dan budaya perusahaan untuk mendorong adopsi pengguna.

Pengoptimalan seluler: Memastikan desain yang ramah seluler dan responsif untuk mengakomodasi pengguna yang mengakses intranet dari berbagai perangkat.

Tata letak dan taksonomi yang konsisten: Menetapkan panduan yang memberikan pengalaman pengguna yang konsisten dan efisien di seluruh intranet.

Kegunaan: Membuat intranet menjadi sederhana, intuitif dan tidak merepotkan untuk digunakan guna meningkatkan produktivitas dan keterlibatan.

Strategi konten: Mengatur dan memprioritaskan konten untuk memastikan informasi terkini, relevan, dan mudah dicerna oleh pengguna.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa saja tantangan umum yang dihadapi saat mendesain intranet?

Merancang intranet dapat menghadirkan beberapa tantangan umum yang harus dihadapi oleh organisasi untuk memastikan efektivitas dan adopsi pengguna.

‍

Keterlibatan pengguna: Menciptakan intranet yang menarik dan ingin digunakan oleh karyawan bisa jadi sulit. Jika intranet tidak menarik secara visual atau tidak memiliki konten yang relevan, karyawan mungkin tidak akan menggunakannya. Untuk mengatasi hal ini, organisasi harus fokus pada desain yang berpusat pada pengguna, dengan memasukkan umpan balik dari karyawan selama proses pengembangan untuk memastikan bahwa intranet memenuhi kebutuhan mereka.

Manajemen konten: Menjaga agar konten tetap mutakhir dan relevan merupakan tantangan yang signifikan. Informasi yang sudah ketinggalan zaman dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi di antara pengguna. Menetapkan kerangka kerja tata kelola konten dan proses peninjauan rutin dapat membantu menjaga keakuratan dan relevansi informasi yang diberikan.

Navigasi dan organisasi: Intranet yang tidak terorganisir dengan baik dapat menyulitkan pengguna untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan, sehingga menyebabkan penurunan penggunaan. Menerapkan struktur navigasi yang jelas, seperti menu dan fungsi pencarian, sangat penting untuk meningkatkan kegunaan.

Akomodasi untuk pengguna yang beragam: Intranet harus melayani tenaga kerja yang beragam, termasuk karyawan jarak jauh dan mereka yang berada di departemen atau lokasi yang berbeda. Hal ini mungkin memerlukan fitur seperti dukungan multibahasa dan konten yang dipersonalisasi untuk memastikan semua karyawan dapat mengakses informasi yang relevan.

Masalah keamanan: Melindungi informasi sensitif sangatlah penting, karena intranet sering kali berisi data rahasia perusahaan. Organisasi perlu menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk kontrol akses dan enkripsi data, untuk melindungi dari akses yang tidak sah.

Masalah teknis: Masalah teknis dapat muncul selama dan setelah implementasi intranet, yang mempengaruhi kinerja dan kepuasan pengguna. Memiliki tim TI yang berdedikasi untuk mengatasi masalah ini dengan segera sangat penting untuk menjaga pengalaman pengguna yang lancar.

Apa saja tren desain intranet modern?

Beberapa tren desain intranet modern termasuk yang berikut ini:

‍

Widget modular: Memanfaatkan pendekatan widget modular memungkinkan integrasi beberapa item berita dan sumber daya penting secara langsung di beranda. Metode ini memastikan bahwa pengguna segera disajikan dengan informasi yang relevan tanpa membebani mereka dengan konten yang penuh dengan teks. Sebagai contoh, intranet layanan keuangan dapat menggunakan widget untuk menampilkan pembaruan kepatuhan, tautan cepat ke alat bantu penting, dan data waktu nyata seperti nilai saham, sambil tetap mempertahankan tata letak yang bersih dan teratur.

Konten yang dipersonalisasi: Personalisasi sangat penting untuk intranet modern. Dengan menyesuaikan konten untuk kelompok atau peran pengguna tertentu, organisasi dapat meningkatkan keterlibatan. Hal ini mencakup tautan cepat yang ditargetkan, informasi khusus peran, dan salam yang dipersonalisasi. Kustomisasi semacam itu membantu pengguna merasa lebih terhubung dan memastikan bahwa informasi yang mereka lihat relevan dengan kebutuhan mereka.

Korsel berita seperti situs web: Alih-alih dasbor tradisional yang bisa berantakan dan mengganggu, banyak intranet mengadopsi korsel berita seperti situs web. Desain ini memungkinkan penyajian berita dan sumber daya yang lebih bersih, sehingga karyawan dapat fokus pada pembaruan penting tanpa merasa kewalahan.

Pemotongan konten: Untuk meningkatkan keterbacaan dan keterlibatan, konten harus dipecah menjadi bagian-bagian yang mudah dicerna. Hal ini dapat dicapai melalui bagian yang dapat dilipat, poin-poin, dan indikator kemajuan. Misalnya, proses orientasi dapat disederhanakan dengan daftar periksa dan alat bantu visual yang memandu karyawan baru melalui tugas-tugas penting.

Bagaimana organisasi dapat mengukur keberhasilan desain intranet mereka?

Organisasi dapat mengukur keberhasilan desain intranet mereka dengan menggunakan berbagai strategi dan metrik yang mengevaluasi keterlibatan pengguna, kualitas konten, dan efektivitas secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa metode utama:

‍

Analisis keterlibatan pengguna: Lacak metrik seperti frekuensi login, tampilan halaman, waktu yang dihabiskan pada halaman, dan jumlah pengguna unik untuk memahami bagaimana karyawan berinteraksi dengan intranet. Data ini membantu mengidentifikasi fitur mana yang populer dan mana yang perlu ditingkatkan.

Survei dan umpan balik: Lakukan survei secara rutin kepada pengguna untuk mengumpulkan wawasan tentang pengalaman mereka, tingkat kepuasan, dan saran untuk perbaikan. Survei yang singkat dan mudah diisi dapat secara efektif menangkap sentimen pengguna dan mengidentifikasi masalah.

Indikator kinerja utama (KPI): Tetapkan KPI yang selaras dengan tujuan intranet, seperti tingkat adopsi pengguna, tingkat konsumsi konten, dan frekuensi penggunaan fitur. Memantau indikator-indikator ini akan memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja intranet.

Penilaian kualitas konten: Mengevaluasi relevansi, akurasi, dan kegunaan konten yang tersedia di intranet. Menerapkan sistem otomatis untuk menandai konten yang sudah ketinggalan zaman bisa membantu mempertahankan informasi berkualitas tinggi.

Pelacakan perilaku: Menganalisis perilaku pengguna untuk mengidentifikasi pola, seperti halaman yang sering dikunjungi dan area dengan rasio pentalan yang tinggi. Informasi ini dapat memandu penyesuaian untuk meningkatkan pengalaman pengguna.

Dampak pada Platform Lain: Menilai bagaimana intranet mempengaruhi penggunaan alat komunikasi lainnya, seperti email. Penurunan penggunaan email dapat mengindikasikan bahwa karyawan secara efektif memanfaatkan intranet untuk komunikasi dan kolaborasi.

Apa saja manfaat menggunakan desain intranet sederhana untuk bisnis kecil hingga menengah?

Menggunakan desain intranet sederhana menawarkan banyak manfaat untuk bisnis kecil hingga menengah. Salah satu keuntungan utamanya adalah komunikasi yang lebih baik, karena intranet berfungsi sebagai platform terpusat di mana karyawan dapat dengan mudah berbagi informasi dan berkolaborasi, sehingga mengurangi kebingungan dan meningkatkan kerja sama tim. Manfaat menggunakan desain intranet sederhana untuk bisnis kecil hingga menengah meliputi:

‍

Komunikasi yang lebih baik: Platform terpusat bagi karyawan untuk berbagi informasi dan berkolaborasi, mengurangi kebingungan dan meningkatkan kerja sama tim.

Peningkatan produktivitas: Komunikasi yang efisien memungkinkan karyawan mengakses sumber daya yang diperlukan dengan cepat, tanpa memilah-milah email atau memo yang berlebihan.

Berbagi dan mempertahankan pengetahuan: Intranet yang terorganisir dengan baik memfasilitasi berbagi pengetahuan, khususnya yang sangat berharga bagi bisnis yang mengalami pergantian karyawan yang tinggi.

Navigasi yang mudah: Desain yang sederhana meminimalkan kebutuhan untuk pelatihan ekstensif dan mendorong adopsi pengguna sejak awal.

Lingkungan kerja yang efisien: Karyawan dapat dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan, sehingga menumbuhkan budaya kerja yang lebih produktif.

Skalabilitas: Intranet yang sudah mapan dapat beradaptasi dengan kebutuhan baru seiring pertumbuhan bisnis, tanpa memerlukan perombakan total.

Meningkatkan pengalaman karyawan: Desain yang sederhana berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih positif dan menarik.

Kesuksesan organisasi: Mendorong kolaborasi, efisiensi, dan budaya perusahaan yang kohesif, yang berkontribusi pada pertumbuhan jangka panjang.

Apa saja praktik terbaik untuk mempertahankan intranet yang mutakhir?

Pembaruan konten secara teratur, umpan balik dari pengguna dan peningkatan teknis merupakan kunci untuk mempertahankan intranet yang efektif dari waktu ke waktu. Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik untuk mempertahankan intranet yang mutakhir:

‍

1. Manajemen konten

‍

Menetapkan kerangka kerja tata kelola kontendengan peran, tanggung jawab, dan proses yang jelas untuk membuat, meninjau, dan menerbitkan konten.

Memberdayakan admin departemenuntuk mengelola area konten mereka sendiri dan memberikan pelatihan rutin tentang alat manajemen konten.

Menerapkan kontrol versidan proses pengarsipan untuk menjaga agar konten yang diterbitkan tetap terkini dan mudah diakses.

Jadwalkan audit konten secara teraturuntuk mengidentifikasi dan menghapus informasi yang sudah usang atau berlebihan.

Tautkan ke halaman intranetalih-alih melampirkan dokumen dalam email untuk memastikan karyawan selalu mengakses versi terbaru.

‍

2. Keterlibatan pengguna

‍

Buat kalender kontenuntuk merencanakan dan mendelegasikan pembuatan konten secara teratur

Tampilkan berbagai konten barusecara rutin untuk membuat karyawan kembali lagi, seperti blog pemimpin, tanya jawab karyawan, jajak pendapat, dll.

Mengukur metrik penggunaan intranetseperti frekuensi login, tampilan halaman, dan pengunjung unik untuk mengidentifikasi konten populer dan area yang perlu ditingkatkan.

Melakukan survei karyawan tahunanuntuk mengumpulkan umpan balik kualitatif mengenai intranet dan ide-ide untuk peningkatan di masa mendatang.

Rayakan kontribusi penggunadan berikan penghargaan kepada karyawan yang secara aktif terlibat dan berbagi konten.

‍

3. Pemeliharaan teknis

‍

Pastikan intranet ramah selulerdan dapat diakses dari perangkat apa pun.

Menerapkan fungsionalitas pencarian yang kuatuntuk membantu karyawan menemukan informasi yang relevan dengan cepat.

Manfaatkan kemampuan integrasiuntuk secara otomatis mendorong berita dan pembaruan ke intranet tanpa pembaruan manual.

Memantau dan mengatasi masalah teknisyang mungkin berdampak pada pengalaman pengguna secara teratur.

Rencanakan peningkatan intranetdan rilis fitur baru sebagai bagian dari peta jalan pemeliharaan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.