Desain Intranet

‍

Apa saja komponen utama dari desain intranet yang efektif?

Desain intranet melibatkan pembuatan jaringan internal pribadi yang memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi di antara karyawan dalam sebuah organisasi.Komponen utama dari desain intranet yang efektif meliputi:

‍

• Desain yang berpusat pada pengguna: Memprioritaskan kebutuhan, keinginan, dan keterbatasan pengguna di seluruh proses desain untuk menciptakan antarmuka intuitif yang mengoptimalkan cara orang bekerja.

• Navigasi yang jelas: Memanfaatkan menu, tab, daftar tarik-turun, dan label deskriptif untuk membuat informasi mudah diakses dan ditemukan.

• Personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengalaman mereka dengan memodifikasi halaman profil dan memilih item mana yang akan ditampilkan, membuat intranet lebih menarik.

• Pencarian yang efektif: Menyediakan fitur pencarian yang tangguh yang memungkinkan pengguna menemukan dokumen dan halaman web yang relevan dengan cepat dengan menggunakan label dan metadata yang jelas.

• Daya tarik visual: Menciptakan desain yang modern dan menarik secara visual yang mencerminkan merek dan budaya perusahaan untuk mendorong adopsi pengguna.

• Pengoptimalan seluler: Memastikan desain yang ramah seluler dan responsif untuk mengakomodasi pengguna yang mengakses intranet dari berbagai perangkat.

• Tata letak dan taksonomi yang konsisten: Menetapkan panduan yang memberikan pengalaman pengguna yang konsisten dan efisien di seluruh intranet.

• Kegunaan: Membuat intranet menjadi sederhana, intuitif dan tidak merepotkan untuk digunakan guna meningkatkan produktivitas dan keterlibatan.

• Strategi konten: Mengatur dan memprioritaskan konten untuk memastikan informasi terkini, relevan, dan mudah dicerna oleh pengguna.

Apa saja tantangan umum yang dihadapi saat mendesain intranet?

Merancang intranet dapat menghadirkan beberapa tantangan umum yang harus dihadapi oleh organisasi untuk memastikan efektivitas dan adopsi pengguna.

‍

• Keterlibatan pengguna: Menciptakan intranet yang menarik dan ingin digunakan oleh karyawan bisa jadi sulit. Jika intranet tidak menarik secara visual atau tidak memiliki konten yang relevan, karyawan mungkin tidak akan menggunakannya. Untuk mengatasi hal ini, organisasi harus fokus pada desain yang berpusat pada pengguna, dengan memasukkan umpan balik dari karyawan selama proses pengembangan untuk memastikan bahwa intranet memenuhi kebutuhan mereka.

• Manajemen konten: Menjaga agar konten tetap mutakhir dan relevan merupakan tantangan yang signifikan. Informasi yang sudah ketinggalan zaman dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi di antara pengguna. Menetapkan kerangka kerja tata kelola konten dan proses peninjauan rutin dapat membantu menjaga keakuratan dan relevansi informasi yang diberikan.

• Navigasi dan organisasi: Intranet yang tidak terorganisir dengan baik dapat menyulitkan pengguna untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan, sehingga menyebabkan penurunan penggunaan. Menerapkan struktur navigasi yang jelas, seperti menu dan fungsi pencarian, sangat penting untuk meningkatkan kegunaan.

• Akomodasi untuk pengguna yang beragam: Intranet harus melayani tenaga kerja yang beragam, termasuk karyawan jarak jauh dan mereka yang berada di departemen atau lokasi yang berbeda. Hal ini mungkin memerlukan fitur seperti dukungan multibahasa dan konten yang dipersonalisasi untuk memastikan semua karyawan dapat mengakses informasi yang relevan.

• Masalah keamanan: Melindungi informasi sensitif sangatlah penting, karena intranet sering kali berisi data rahasia perusahaan. Organisasi perlu menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk kontrol akses dan enkripsi data, untuk melindungi dari akses yang tidak sah.

• Masalah teknis: Masalah teknis dapat muncul selama dan setelah implementasi intranet, yang mempengaruhi kinerja dan kepuasan pengguna. Memiliki tim TI yang berdedikasi untuk mengatasi masalah ini dengan segera sangat penting untuk menjaga pengalaman pengguna yang lancar.

Apa saja tren desain intranet modern?  

Beberapa tren desain intranet modern termasuk yang berikut ini:

‍

• Widget modular: Memanfaatkan pendekatan widget modular memungkinkan integrasi beberapa item berita dan sumber daya penting secara langsung di beranda. Metode ini memastikan bahwa pengguna segera disajikan dengan informasi yang relevan tanpa membebani mereka dengan konten yang penuh dengan teks. Sebagai contoh, intranet layanan keuangan dapat menggunakan widget untuk menampilkan pembaruan kepatuhan, tautan cepat ke alat bantu penting, dan data waktu nyata seperti nilai saham, sambil tetap mempertahankan tata letak yang bersih dan teratur.

• Konten yang dipersonalisasi: Personalisasi sangat penting untuk intranet modern. Dengan menyesuaikan konten untuk kelompok atau peran pengguna tertentu, organisasi dapat meningkatkan keterlibatan. Hal ini mencakup tautan cepat yang ditargetkan, informasi khusus peran, dan salam yang dipersonalisasi. Kustomisasi semacam itu membantu pengguna merasa lebih terhubung dan memastikan bahwa informasi yang mereka lihat relevan dengan kebutuhan mereka.

• Korsel berita seperti situs web: Alih-alih dasbor tradisional yang bisa berantakan dan mengganggu, banyak intranet mengadopsi korsel berita seperti situs web. Desain ini memungkinkan penyajian berita dan sumber daya yang lebih bersih, sehingga karyawan dapat fokus pada pembaruan penting tanpa merasa kewalahan.

• Pemotongan konten: Untuk meningkatkan keterbacaan dan keterlibatan, konten harus dipecah menjadi bagian-bagian yang mudah dicerna. Hal ini dapat dicapai melalui bagian yang dapat dilipat, poin-poin, dan indikator kemajuan. Misalnya, proses orientasi dapat disederhanakan dengan daftar periksa dan alat bantu visual yang memandu karyawan baru melalui tugas-tugas penting.