Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi sumber daya manusia?

Ini adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan menyimpan data karyawan, merampingkan proses HR, dan menyederhanakan tugas-tugas departemen HR. Pada dasarnya, ini adalah pusat digital untuk semua hal yang berkaitan dengan informasi karyawan dan fungsi SDM.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

‍

Apa saja fitur-fitur sistem informasi sumber daya manusia?

HRIS, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, menawarkan berbagai fitur untuk merampingkan proses SDM, mengelola data karyawan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Berikut ini beberapa fungsi utamanya:

1. Manajemen data karyawan:

Penyimpanan informasi karyawan yang terpusat: Ini termasuk detail pribadi, informasi kontak, riwayat pekerjaan, keterampilan dan kualifikasi, kontak darurat, dan banyak lagi.
Akses dan pengambilan data karyawan yang mudah: Para profesional SDM dan personel yang berwenang dapat mengakses dan memperbarui informasi karyawan dengan cepat dan efisien.
Meningkatkan akurasi dan konsistensi data: HRIS mengurangi risiko kesalahan dan ketidakkonsistenan yang sering terjadi pada pencatatan manual.

2. Fungsi-fungsi SDM inti:

Pemrosesan penggajian: Mengotomatiskan penghitungan gaji, pemotongan, dan pemotongan pajak, memastikan pembayaran karyawan yang akurat dan tepat waktu.
Administrasi tunjangan: Menyederhanakan administrasi program tunjangan, memungkinkan karyawan untuk mendaftarkan diri, membuat perubahan, dan mengakses informasi program secara elektronik.
Pelacakan waktu dan kehadiran: Melacak jam kerja karyawan, termasuk jam kerja reguler, lembur, liburan, dan cuti sakit. Ini dapat diintegrasikan dengan sistem jam kerja untuk pengumpulan data otomatis.

3. Manajemen bakat:

Sistem pelacakan pelamar (ATS): Mengelola proses rekrutmen, termasuk posting lowongan, penyaringan pelamar, penjadwalan wawancara, dan komunikasi kandidat.
Orientasi: Menyederhanakan proses orientasi untuk karyawan baru, memberikan mereka informasi penting, melengkapi dokumen yang diperlukan, dan memfasilitasi integrasi yang lancar ke dalam perusahaan.
Manajemen kinerja: Menyediakan alat bantu untuk menetapkan sasaran kinerja, melakukan tinjauan kinerja, dan melacak perkembangan karyawan.

4. Layanan mandiri karyawan:

Portal layanan mandiri: Memberdayakan karyawan untuk mengelola informasi SDM mereka sendiri, memperbarui informasi pribadi, melihat slip gaji, mengajukan cuti, dan menyelesaikan tugas-tugas terkait SDM lainnya. Hal ini mengurangi beban profesional SDM dan memungkinkan karyawan memiliki kendali yang lebih besar atas pengalaman SDM mereka.

5. Pelaporan dan analisis:

Pembuatan laporan: HRIS memungkinkan pembuatan laporan mengenai berbagai aspek data SDM, seperti demografi tenaga kerja, tingkat turnover, penggunaan cuti, dan tren kompensasi.
Analisis data: Menyediakan alat bantu dan fungsi untuk menganalisis data SDM, mendapatkan wawasan tentang tren tenaga kerja, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan membuat keputusan SDM berdasarkan data.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Bagaimana HRIS dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja?

HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja dengan beberapa cara, yaitu dengan merampingkan proses, memberdayakan karyawan, dan memberikan wawasan data yang berharga. Inilah caranya:

1. Proses yang disederhanakan:

Otomatisasi: HRIS mengotomatiskan banyak tugas manual yang memakan waktu seperti pemrosesan penggajian, administrasi tunjangan, dan permintaan cuti. Hal ini membebaskan para profesional HR dan karyawan untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis dan tugas-tugas pekerjaan inti.
Alur kerja yang lebih baik: HRIS menciptakan platform terpusat untuk mengelola berbagai fungsi HR, sehingga tidak perlu lagi menggunakan spreadsheet dan dokumen yang tersebar. Hal ini mendorong alur kerja yang lebih lancar dan mengurangi kesalahan.
Opsi layanan mandiri: Karyawan dapat mengakses informasi SDM mereka sendiri, mengajukan cuti, memperbarui informasi pribadi, dan menyelesaikan tugas-tugas rutin melalui portal layanan mandiri karyawan. Hal ini mengurangi beban SDM dan memberdayakan karyawan untuk lebih memiliki kepemilikan atas pengalaman SDM mereka.

2. Memberdayakan karyawan:

Aksesibilitas informasi: Karyawan memiliki akses mudah ke slip gaji, informasi tunjangan, dan kebijakan perusahaan melalui portal HRIS. Transparansi ini menumbuhkan kepercayaan dan mengurangi kebutuhan mereka untuk terus-menerus menghubungi bagian SDM untuk mendapatkan informasi dasar.
Komunikasi yang lebih baik: HRIS dapat digunakan untuk menyebarkan berita, pengumuman, dan materi pelatihan perusahaan secara elektronik. Hal ini memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi terbaru dan mendorong tenaga kerja yang lebih terinformasi.
Pelacakan pengembangan keterampilan: Karyawan dapat melacak keterampilan dan kualifikasi mereka dalam HRIS, sehingga mereka dapat mengidentifikasi area pengembangan dan memanfaatkan peluang pelatihan.

3. Pengambilan keputusan berdasarkan data:

Pelaporan dan analisis: HRIS menyediakan data dan wawasan yang berharga tentang berbagai aspek tenaga kerja, seperti tingkat ketidakhadiran, kesenjangan keterampilan, dan pergantian karyawan. Data ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat keputusan berdasarkan data terkait kepegawaian, pelatihan, dan strategi SDM secara keseluruhan.
Manajemen kinerja: HRIS dapat memfasilitasi proses manajemen kinerja dengan menetapkan tujuan, melacak kemajuan, dan memberikan umpan balik. Hal ini membantu karyawan memahami ekspektasi, meningkatkan kinerja mereka, dan berkontribusi secara lebih efektif.
Perencanaan tenaga kerja: Dengan menganalisis data tenaga kerja, perusahaan dapat memperoleh wawasan tentang kebutuhan talenta di masa depan dan secara proaktif mengembangkan strategi untuk perekrutan, pelatihan, dan perencanaan suksesi. Pendekatan proaktif ini meningkatkan efisiensi tenaga kerja dengan memastikan orang yang tepat berada di posisi yang tepat pada waktu yang tepat.

4. Manfaat tambahan:

Mengurangi beban administrasi: Mengotomatiskan tugas dan memusatkan data mengurangi beban administratif SDM, sehingga mereka dapat fokus pada inisiatif yang lebih strategis dan hubungan karyawan.
Peningkatan kepatuhan: HRIS membantu memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan dengan menyediakan alat bantu untuk mengelola cuti, melacak pelatihan yang diperlukan, dan memelihara catatan karyawan yang akurat.
Meningkatkan pengalaman karyawan: HRIS yang mudah digunakan dapat meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyediakan platform terpusat untuk mengakses informasi, mengelola kebutuhan SDM, dan membuat mereka merasa lebih terlibat dengan perusahaan.

Apa saja tantangan dalam implementasi HRIS?

Menerapkan HRIS baru dapat menjadi proses yang kompleks dan ada beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan di sepanjang prosesnya. Berikut ini adalah beberapa rintangan paling umum yang harus diperhatikan:

Migrasi dan integrasi data: Memindahkan data karyawan yang ada dari sistem lama ke HRIS yang baru dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan kompleks. Format data yang tidak konsisten, entri duplikat, dan informasi yang tidak lengkap dapat memperlambat proses dan membutuhkan upaya pembersihan data. Mengintegrasikan HRIS dengan sistem lain yang sudah ada, seperti perangkat lunak penggajian atau pencatatan waktu, juga bisa menjadi tantangan tersendiri.

Pertimbangan biaya: Solusi HRIS dapat bervariasi secara signifikan dalam hal biaya tergantung pada fitur, skalabilitas, dan jumlah pengguna. Pembelian perangkat lunak awal, biaya implementasi, biaya pemeliharaan yang berkelanjutan, dan biaya pelatihan yang potensial, semuanya perlu diperhitungkan dalam anggaran.

Manajemen perubahan: Transisi karyawan ke HRIS baru membutuhkan strategi manajemen perubahan yang efektif. Karyawan mungkin resisten terhadap perubahan dan membutuhkan pelatihan dan dukungan yang tepat untuk beradaptasi dengan sistem yang baru. Komunikasi yang jelas dan mengatasi masalah pengguna sangat penting untuk keberhasilan adopsi.

Konfigurasi dan kustomisasi sistem: Sistem HRIS tidak satu ukuran untuk semua. Perusahaan mungkin perlu mengonfigurasi sistem untuk menyelaraskan dengan alur kerja, kebijakan, dan kebutuhan pelaporan mereka. Kustomisasi yang ekstensif bisa jadi mahal dan memakan waktu.

Keamanan dan privasi data: HRIS menyimpan data karyawan yang sensitif, sehingga memastikan langkah-langkah keamanan yang kuat sangat penting. Perusahaan harus mematuhi peraturan privasi data yang relevan dan menerapkan kontrol akses yang tepat untuk melindungi informasi karyawan.

Pemeliharaan dan pembaruan berkelanjutan: Perangkat lunak HRIS memerlukan pemeliharaan dan pembaruan yang berkelanjutan untuk mengatasi bugs, memasukkan fitur-fitur baru, dan memastikan kompatibilitas dengan teknologi yang terus berkembang. Perusahaan perlu mendedikasikan sumber daya untuk tetap update dengan versi sistem terbaru.

Kapan waktu yang tepat untuk bertransisi ke sistem HRIS yang baru?

Beberapa faktor dapat mengindikasikan bahwa hal ini merupakan langkah yang baik untuk perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama:

1. Tanda-tanda HRIS Anda saat ini membutuhkan peningkatan:

Fungsionalitas yang ketinggalan zaman: Jika HRIS Anda saat ini sudah ketinggalan zaman dan tidak memiliki fitur yang mendukung praktik HR modern, seperti modul manajemen kinerja atau alat pelaporan yang kuat, hal ini dapat menghambat kemampuan Anda untuk mengelola tenaga kerja secara efektif.

Ketidakefisienan dan ketidakakuratan: Sistem yang tidak praktis dengan ketidakkonsistenan data atau kesulitan dalam menghasilkan laporan dapat menyebabkan pemborosan waktu dan kesalahan. Peningkatan mungkin diperlukan untuk merampingkan proses dan meningkatkan akurasi data.

Masalah skalabilitas: Jika HRIS Anda saat ini kesulitan menangani tenaga kerja yang terus bertambah atau kebutuhan data yang terus meningkat, HRIS Anda mungkin tidak akan mampu mendukung rencana pertumbuhan di masa depan. HRIS yang terukur dapat beradaptasi untuk mengakomodasi basis karyawan yang lebih besar.

Tantangan integrasi: Jika HRIS Anda tidak terintegrasi dengan baik dengan sistem bisnis penting lainnya, seperti perangkat lunak penggajian atau akuntansi, maka hal ini dapat menciptakan silo data dan menghambat efisiensi secara keseluruhan. Sistem baru dengan kemampuan integrasi yang lebih baik dapat merampingkan alur kerja.

Masalah keamanan: Jika HRIS Anda saat ini memiliki langkah-langkah keamanan yang sudah ketinggalan zaman atau tidak memiliki fitur untuk mematuhi peraturan privasi data yang terus berkembang, maka hal ini akan menimbulkan risiko keamanan. HRIS modern harus memprioritaskan keamanan data dan menawarkan fitur-fitur untuk memastikan kepatuhan.

Ketidakpuasan karyawan: Jika karyawan merasa HRIS sulit digunakan atau tidak praktis, hal ini dapat menyebabkan frustasi dan menghambat kemampuan mereka dalam mengelola kebutuhan SDM. Sistem yang lebih mudah digunakan dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan karyawan.

2. Alasan strategis untuk mempertimbangkan peningkatan:

Pertumbuhan dan ekspansi: Jika perusahaan Anda mengalami pertumbuhan yang cepat atau berekspansi ke pasar baru, HRIS yang lebih kuat dapat membantu mengelola tenaga kerja yang lebih besar dan mematuhi peraturan di lokasi yang berbeda.

Manajemen talenta yang lebih baik: HRIS modern dapat menawarkan fungsi-fungsi untuk meningkatkan akuisisi talenta, orientasi, manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan, yang mengarah pada tenaga kerja yang lebih terlibat dan produktif.

Pengambilan keputusan berbasis data: Kemampuan analitik dan pelaporan yang canggih dapat memberikan wawasan yang berharga untuk mendukung keputusan SDM strategis dan mengoptimalkan manajemen tenaga kerja.

Manajemen kepatuhan yang ditingkatkan: HRIS baru bisa membantu memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan peraturan privasi data dengan mengotomatiskan tugas dan menyediakan alat bantu kepatuhan.

3. Di luar faktor-faktor ini, berikut adalah beberapa pertimbangan tambahan:

Sumber daya anggaran: Menerapkan HRIS baru membutuhkan investasi dalam perangkat lunak, biaya implementasi, dan biaya pemeliharaan yang berkelanjutan. Evaluasi anggaran Anda dengan hati-hati untuk memastikan Anda mampu melakukan transisi.

Kesiapan manajemen perubahan: Transisi ke sistem baru membutuhkan manajemen perubahan yang efektif. Evaluasi kemampuan perusahaan Anda untuk beradaptasi dengan HRIS baru dan berikan pelatihan dan dukungan kepada karyawan.

Pemilihan vendor: Teliti dan pilih vendor HRIS yang memiliki reputasi baik yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda dan menawarkan dukungan berkelanjutan serta teknologi yang tahan di masa depan.

Apa peran pelatihan dalam keberhasilan adopsi HRIS?

Pelatihan memainkan peran penting dalam keberhasilan adopsi HRIS karena beberapa alasan. HRIS dapat menjadi alat yang ampuh, namun tanpa pelatihan yang tepat, karyawan mungkin tidak dapat memanfaatkan potensi penuhnya. Berikut adalah bagaimana pelatihan yang efektif dapat membantu kelancaran transisi dan memaksimalkan manfaat HRIS baru:

1. Meningkatkan kepercayaan diri dan kompetensi pengguna:

Memahami fungsi: Pelatihan membekali karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan untuk menavigasi HRIS secara efektif. Mereka akan memahami fungsi-fungsi inti, mempelajari cara menyelesaikan tugas, dan merasa percaya diri menggunakan sistem untuk kebutuhan HR mereka yang spesifik.
Mengurangi kesalahan dan frustrasi: Pelatihan yang jelas membantu meminimalkan kebingungan dan kesalahan selama fase adopsi awal. Hal ini mengurangi rasa frustrasi dan meningkatkan kepercayaan diri pengguna dalam memanfaatkan sistem secara efektif.

2. Peningkatan efisiensi dan produktivitas:

Alur kerja yang efisien: Pelatihan membiasakan karyawan dengan proses dan alur kerja baru dalam HRIS. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih efisien dan membebaskan waktu untuk kegiatan berharga lainnya.
Mengurangi ketergantungan pada dukungan SDM: Dengan memberdayakan karyawan untuk mengelola kebutuhan SDM mereka secara mandiri melalui HRIS, beban departemen SDM berkurang. Para profesional SDM kemudian dapat fokus pada inisiatif yang lebih strategis.

3. Meningkatkan adopsi dan penerimaan pengguna:

Mengurangi resistensi terhadap perubahan: Pelatihan yang efektif membantu mengatasi kekhawatiran pengguna dan mengurangi resistensi terhadap perubahan. Karyawan yang memahami manfaat HRIS akan lebih mudah menerima sistem baru dan mengadopsinya dengan sukarela.
Peningkatan Kepuasan Pengguna: Ketika karyawan merasa nyaman menggunakan HRIS, mereka akan lebih cenderung menganggap HRIS tersebut berharga dan menghargai fungsinya. Hal ini akan menghasilkan pengalaman pengguna yang lebih positif dan kepuasan secara keseluruhan.

4. Manfaat pelatihan tambahan:

Peningkatan Kualitas Data: Dengan memahami cara memasukkan dan mengelola data di dalam HRIS, karyawan dapat membantu memastikan akurasi dan konsistensi data. Hal ini akan menghasilkan data yang lebih andal untuk pelaporan dan pengambilan keputusan.
Meningkatkan keterlibatan karyawan: HRIS yang mudah digunakan dengan pelatihan yang tepat dapat memberdayakan karyawan untuk mengambil alih kepemilikan informasi SDM dan pengembangan karier mereka. Hal ini dapat berkontribusi pada tenaga kerja yang lebih terlibat dan termotivasi.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.