Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Pemantauan Karyawan

Metode dan praktik yang digunakan organisasi untuk mengawasi kinerja dan perilaku karyawan mereka di tempat kerja dikenal sebagai pemantauan karyawan. Hal ini dapat mencakup pelacakan penggunaan internet, meninjau email, merekam panggilan, dan bahkan menggunakan pengawasan video.

Apa yang dimaksud dengan pemantauan karyawan?

Pemantauan karyawan mengacu pada praktik penggunaan berbagai alat, teknologi, atau metode untuk melacak dan mengumpulkan informasi tentang aktivitas karyawan di tempat kerja. Tujuan utama pemantauan karyawan sering kali adalah untuk memastikan produktivitas, keamanan, dan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Siapa yang bertanggung jawab atas pemantauan karyawan?

Pihak-pihak utama yang bertanggung jawab atas pemantauan karyawan meliputi:

‍

Departemen sumber daya manusia(SDM): Departemen SDM sering kali terlibat dalam menetapkan dan menerapkan kebijakan pemantauan karyawan. Mereka dapat mengawasi pengembangan pedoman, mengkomunikasikan kebijakan kepada karyawan, dan menangani masalah atau perselisihan karyawan yang terkait dengan pemantauan.
Departemen TI (teknologi informasi): Departemen TI bertanggung jawab untuk mengimplementasikan dan memelihara teknologi pemantauan, seperti perangkat lunak dan sistem yang melacak penggunaan komputer, aktivitas internet, dan keamanan jaringan. Mereka memastikan bahwa alat pemantauan mematuhi standar privasi dan hukum.
Manajemen dan supervisor: Manajer dan supervisor berperan dalam memantau kinerja dan perilaku karyawan di dalam tim masing-masing. Hal ini dapat mencakup pelacakan kemajuan kerja, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, dan memberikan umpan balik berdasarkan metrik kinerja.
Tim hukum dan kepatuhan: Tim hukum dan kepatuhan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa praktik pemantauan karyawan mematuhi hukum dan peraturan yang relevan. Mereka dapat memberikan panduan tentang implikasi hukum dari pemantauan dan membantu menetapkan kebijakan yang selaras dengan persyaratan hukum.
Kepemimpinan dan eksekutif perusahaan: Pimpinan perusahaan, termasuk para eksekutif dan manajemen puncak, dapat terlibat dalam menentukan keseluruhan nada dan pendekatan terhadap pemantauan karyawan. Mereka dapat membuat keputusan mengenai tingkat pemantauan dan memastikan bahwa hal tersebut selaras dengan nilai dan tujuan organisasi.
Karyawan: Karyawan sendiri memiliki peran dalam memahami dan mematuhi kebijakan pemantauan. Mereka bertanggung jawab untuk mematuhi pedoman perusahaan dan menyadari sejauh mana aktivitas mereka dapat dipantau.
Audit internal atau tim keamanan: Tim audit internal atau tim keamanan dapat dilibatkan dalam pemantauan untuk tujuan kepatuhan dan keamanan. Mereka dapat berfokus untuk mendeteksi dan mencegah akses yang tidak sah ke informasi sensitif dan memastikan integritas sistem organisasi.
Petugas etika dan kepatuhan: Beberapa organisasi memiliki petugas etika dan kepatuhan yang mengawasi praktik-praktik etika di dalam perusahaan. Mereka dapat berperan dalam memastikan bahwa praktik pemantauan selaras dengan standar etika dan kode etik organisasi.

Data apa yang dikumpulkan dalam pemantauan karyawan?

Data yang dikumpulkan dalam pemantauan karyawan adalah

‍

1. Penggunaan komputer dan internet

Kunjungan situs web: Perangkat lunak pemantauan dapat melacak situs web yang dikunjungi karyawan selama jam kerja.
‍Penggunaan aplikasi: Informasi tentang aplikasi dan perangkat lunak yang digunakan karyawan.
‍Emaildan komunikasi: Pemantauan konten email, lampiran, dan komunikasi melalui alat perpesanan.

2. Metrik produktivitas

Waktu yang dihabiskan untuk tugas: Melacak jumlah waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas atau proyek tertentu.
‍Pencatatan penekanan tombol: Memantau jumlah penekanan tombol atau klik mouse untuk mengukur tingkat aktivitas.
Tangkapan layar: Tangkapan layar atau perekaman layar secara berkala untuk mengamati aktivitas kerja.

3. Pemantauan komunikasi

Catatan panggilan: Melacak log dan durasi panggilan telepon untuk karyawan yang menggunakan telepon perusahaan.
‍Pengiriman pesan instan: Memantau pesan yang dikirim melalui platform komunikasi internal.

4. Lokasi fisik

Pelacakan GPS: Untuk karyawan yang bekerja di lapangan atau menggunakan kendaraan milik perusahaan, pelacakan GPS dapat diimplementasikan untuk memantau lokasi fisik mereka.
Pemindaian sidik jariatau jam waktu biometrik: Dalam beberapa kasus, data biometrik dapat dikumpulkan untuk pelacakan waktu dan kehadiran.

5. Metrik kinerja

Indikator kinerja utama (KPI): Metrik yang terkait dengan kinerja pekerjaan, seperti jumlah penjualan, target yang dicapai, atau indikator kinerja lain yang relevan.

6. Kehadiran dan pelacakan waktu

Waktu Masuk/Pulang: Memantau waktu mulai dan berakhirnya shift kerja.
Waktu Istirahat: Melacak durasi dan frekuensi istirahat yang diambil oleh karyawan.

7. Kamera pengintai

Rekaman Video: Kamera pengintai dapat digunakan untuk memantau karyawan di area umum, titik masuk/keluar, atau ruang kerja tertentu.

8. Keamanan jaringan dan sistem

Log akses: Memantau akses karyawan ke jaringan perusahaan, server, dan file rahasia.
Peringatan keamanan: Deteksi aktivitas mencurigakan yang dapat menimbulkan risiko keamanan.

9. Survei dan umpan balik karyawan

Formulir umpan balik: Mengumpulkan umpan balik dari karyawan melalui survei atau evaluasi kinerja.

10. Pemantauan media sosial

‍Aktivitas media sosial: Pemantauan profil media sosial publik karyawan untuk mengetahui adanya potensi pelanggaran kebijakan atau risiko reputasi terhadap perusahaan.

Mengapa penting untuk menjaga privasi dalam pemantauan karyawan?

Berikut ini adalah alasan utama mengapa privasi dalam pemantauan karyawan itu penting:

‍

‍Kepatuhanhukum:Kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan privasi adalah hal yang terpenting. Banyak yurisdiksi memiliki undang-undang khusus yang mengatur pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data karyawan. Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini dapat mengakibatkan konsekuensi hukum, termasuk denda dan tindakan hukum.
Kepercayaan dan moral karyawan: Menghormati privasi menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan membangun kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan. Pemantauan yang berlebihan atau invasif dapat menyebabkan kurangnya kepercayaan, penurunan semangat kerja, dan dampak negatif pada keterlibatan karyawan.
Hak-hak karyawan: Karyawan memiliki hak atas privasi, dan hak ini berlaku di tempat kerja. Menghormati hak privasi karyawan sangat penting untuk menjaga praktik yang etis dan menunjukkan komitmen terhadap kesejahteraan karyawan.
Retensi dan perekrutan: Tempat kerja yang menghargai privasi cenderung menarik dan mempertahankan karyawan yang berbakat. Para pencari kerja dan karyawan saat ini semakin peduli dengan privasi mereka, dan organisasi yang memprioritaskan aspek ini mungkin memiliki keunggulan kompetitif.
Menghindari diskriminasi dan bias: Bias yang tidak diharapkan dapat muncul ketika data pemantauan digunakan secara tidak tepat. Melindungi privasi karyawan membantu mengurangi risiko praktik diskriminasi dan memastikan bahwa keputusan ketenagakerjaan didasarkan pada kriteria yang adil dan objektif.
Mengurangi tanggung jawab hukum: Praktik pemantauan yang invasif dapat meningkatkan risiko sengketa hukum dan keluhan karyawan. Menjaga privasi akan mengurangi kemungkinan tanggung jawab hukum dan membantu organisasi menghindari tantangan hukum yang terkait dengan praktik pemantauan yang tidak tepat.
Berfokus pada hasil dan hubungan berbasis kepercayaan: Pendekatan yang berorientasi pada hasil, di mana karyawan dipercaya untuk memberikan hasil berdasarkan kinerja mereka, menumbuhkan budaya kerja yang lebih positif. Fokus pada hasil dan bukan pada pengawasan yang terus menerus mendorong rasa tanggung jawab dan otonomi.
Meningkatkan produktivitas karyawan: Karyawan lebih mungkin untuk menjadi produktif dan fokus pada pekerjaan mereka ketika mereka merasa privasi mereka dihormati. Pemantauan yang terus menerus dapat menimbulkan kecemasan dan stres, yang berdampak negatif pada produktivitas secara keseluruhan.
Mitigasi resistensi dan penolakan: Pemantauan yang berlebihan dapat menimbulkan penolakan dan penolakan dari karyawan. Dengan menjaga keseimbangan dan menghormati privasi, organisasi dapat mengurangi kemungkinan reaksi negatif dan perlawanan terhadap inisiatif pemantauan.
Kesejahteraan karyawan: Melindungi privasi karyawan merupakan aspek mendasar dalam mendukung kesejahteraan mereka secara keseluruhan. Hal ini berkontribusi pada keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung.
Manajemen reputasi: Pelanggaran privasi dapat merusak reputasi sebuah organisasi. Berita tentang praktik pemantauan yang invasif dapat menyebabkan publisitas negatif dan berdampak pada citra perusahaan di antara pelanggan, klien, dan publik.
Pertimbangan budaya dan etika: Komitmen organisasi terhadap privasi mencerminkan nilai dan standar etikanya. Menunjukkan komitmen untuk menghormati privasi karyawan berkontribusi pada budaya perusahaan yang positif.

Mengapa organisasi menerapkan pemantauan karyawan?

Alasan mengapa organisasi menerapkan pemantauan karyawan adalah:

‍

Pengukuran produktivitas: Pemantauan dapat membantu organisasi memahami bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka selama jam kerja. Hal ini dapat menyoroti inefisiensi dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Hal ini juga dapat membantu manajer mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif.
Evaluasi kinerja: Pemantauan karyawan dapat memberikan data yang objektif untuk evaluasi kinerja. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi karyawan berkinerja tinggi dan mereka yang mungkin memerlukan dukungan atau pelatihan tambahan.
Keamanan dan kepatuhan: Pemantauan dapat membantu mencegah pelanggaran keamanan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri. Misalnya, dalam industri yang berurusan dengan data sensitif, pemantauan dapat membantu memastikan bahwa karyawan mengikuti protokol yang tepat.
Manajemen kerja jarak jauh: Dengan maraknya pekerjaan jarak jauh, alat pemantauan dapat membantu manajer melacak kebiasaan dan produktivitas karyawan jarak jauh. Alat ini juga dapat memastikan bahwa karyawan menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan mereka.
Mencegah pelanggaran: Pemantauan karyawan dapat mencegah perilaku yang tidak pantas dan memberikan bukti jika terjadi perselisihan. Hal ini dapat membantu menjaga lingkungan tempat kerja yang aman dan saling menghormati.
Efisiensi operasional: Dengan memahami bagaimana tugas-tugas dilakukan, organisasi dapat merampingkan proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan layanan pelanggan.

Bagaimana pemantauan karyawan dilakukan?

Cara-cara yang digunakan untuk memantau karyawan adalah:

Pemantauan komputer: Organisasi sering menggunakan perangkat lunak untuk memantau penggunaan komputer karyawan. Hal ini dapat mencakup pelacakan situs web yang dikunjungi, aplikasi yang digunakan, dan waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Beberapa perangkat lunak bahkan dapat menangkap tangkapan layar atau merekam penekanan tombol.
Pemantauan email dan internet: Perusahaan dapat memantau penggunaan email dan internet oleh karyawan untuk memastikan bahwa mereka tidak terlibat dalam perilaku yang tidak pantas atau membuang-buang waktu perusahaan. Hal ini juga dapat membantu mencegah pelanggaran keamanan.

Pemantauan panggilan telepon: Dalam peran layanan pelanggan, panggilan telepon dapat direkam dan dipantau untuk tujuan jaminan kualitas. Hal ini dapat membantu meningkatkan layanan pelanggan dan mengidentifikasi area untuk pelatihan karyawan.
Pengawasan video: Di tempat kerja fisik, kamera video dapat digunakan untuk memantau perilaku karyawan dan memastikan keselamatan dan keamanan.
Pelacakan GPS: Untuk pekerjaan yang melibatkan perjalanan atau pekerjaan lapangan, pemberi kerja dapat menggunakan perangkat GPS untuk melacak lokasi karyawan.
Pelacakan waktu: Perusahaan sering menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk memantau kapan karyawan masuk dan pulang, berapa lama mereka beristirahat, dan waktu yang dihabiskan untuk bekerja.
Pemantauan produktivitas: Hal ini melibatkan pelacakan hasil kerja karyawan. Misalnya, berapa banyak tugas yang diselesaikan karyawan dalam sehari, atau berapa banyak penjualan yang mereka hasilkan.
Pemantauan media sosial: Beberapa perusahaan memantau unggahan media sosial publik karyawan mereka. Hal ini dapat membantu melindungi reputasi perusahaan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.