Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Portal Intranet Perusahaan

Portal intranet perusahaan telah menjadi alat yang penting bagi organisasi untuk merampingkan komunikasi, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Hanya 13% karyawan yang menggunakan intranet perusahaan mereka setiap hari. Hal ini menunjukkan bahwa banyak intranet perusahaan yang kurang dimanfaatkan dan gagal melibatkan karyawan.

Portal intranet perusahaan berfungsi sebagai platform terpusat di mana karyawan dapat mengakses informasi penting, berbagi file, dan berinteraksi dengan rekan kerja mereka dengan mudah. Dalam blog ini, mari kita pelajari beberapa contoh intranet perusahaan, fitur-fiturnya, perbedaannya dengan intranet tradisional, dan praktik terbaik intranet perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan portal intranet perusahaan?

Portal intranet perusahaan adalah platform berbasis web internal yang bersifat pribadi dan dirancang khusus untuk karyawan suatu organisasi. Portal ini berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengakses berbagai sumber daya, alat bantu, dan informasi yang diperlukan untuk operasi harian dan komunikasi di dalam perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan portal intranet tim?

Portal intranet tim adalah platform online khusus yang dirancang untuk memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi dalam tim atau departemen tertentu dalam suatu organisasi.

Ini berfungsi sebagai pusat terpusat di mana anggota tim dapat mengakses sumber daya, alat, dan informasi yang relevan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan proyek mereka.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa saja contoh intranet perusahaan yang terbaik?

Untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana intranet perusahaan digunakan, mari kita jelajahi beberapa contoh:
‍

Portal sumber daya karyawan: Lebih dari separuh pembelajar karyawan menemukan peluang di intranet karyawan. Portal perusahaan mengarahkan 56% karyawan pada kesempatan belajar. Banyak intranet perusahaan yang menampilkan portal sumber daya karyawan, yang menyediakan pusat informasi karyawan yang terpusat. Ini termasuk profil karyawan, tunjangan, sumber daya pelatihan, dan peluang pengembangan karier.
Manajemen pengetahuan: Intranet perusahaan bertindak sebagai gudang pengetahuan, yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dan berbagi informasi perusahaan yang berharga. Hal ini dapat mencakup manual, kebijakan, panduan, dan praktik terbaik. Banyaknya volume data yang dihasilkan setiap hari (hingga 3,5 kuintiliun byte) menyoroti pentingnya manajemen pengetahuan yang efektif untuk menghindari kelebihan informasi.
Kolaborasi proyek: Intranet menyediakan platform bagi tim proyek untuk berkolaborasi secara efektif. Mereka dapat berbagi dokumen, melacak pencapaian proyek, dan berkomunikasi secara real-time, memastikan koordinasi yang lancar.
Jejaring sosial: Menurut survei yang dilakukan oleh Inspirehub, 72% karyawan menilai perangkat sosial internal mereka cukup baik hingga buruk, yang mengindikasikan perlunya peningkatan dalam fitur intranet sosial.

‍

Laporan tren pengakuan & penghargaan karyawan

Apa saja fitur-fitur portal intranet perusahaan modern?

Intranet yang dirancang dengan baik bukan lagi sekadar tempat penyimpanan informasi; namun merupakan tempat kerja digital yang dinamis yang mendorong komunikasi, kolaborasi, dan keterlibatan karyawan. Berikut ini adalah rincian fitur-fitur utama yang harus dicari dalam intranet perusahaan modern:
‍

‍Komunikasi menyeluruh: Intranet yang efektif memfasilitasi komunikasi yang lancar di semua tingkat organisasi. Ini termasuk fitur-fitur seperti pengumuman di seluruh perusahaan, pembaruan departemen, obrolan tim, konferensi video, dan pesan instan.
‍‍
Kolaborasi: Menurut sebuah studi dari International Data Corporation (IDC), merek-merek yang menggunakan alat kolaborasi terintegrasi dan intranet mengalami pengurangan waktu proyek sebesar 30%. Pada tahun 2024, tren ini tidak hanya akan mengoptimalkan proses kerja, namun juga menumbuhkan budaya kerja yang kohesif dan kolaboratif. Intranet harus menyediakan alat bantu yang memberdayakan karyawan untuk bekerja sama secara efisien. Hal ini dapat mencakup platform berbagi dokumen, papan manajemen proyek, fitur manajemen tugas, dan kemampuan penyuntingan bersama secara real-time.
‍
‍Kelompokdan komunitas: Intranet modern menumbuhkan rasa kebersamaan dengan memungkinkan karyawan untuk membentuk kelompok-kelompok yang memiliki minat, proyek, atau departemen yang sama. Hal ini memfasilitasi berbagi pengetahuan, dukungan antar rekan kerja, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif.
‍‍
Survei dan umpan balik: Kemampuan untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan melalui survei dan jajak pendapat sangatlah penting. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bersuara dan memberikan wawasan yang berharga untuk meningkatkan pengalaman kerja dan budaya perusahaan.
‍‍
Penghargaan dan pengakuan: Program penghargaan yang dirancang dengan baik dapat secara signifikan meningkatkan semangat dan keterlibatan karyawan. Intranet dapat menjadi platform untuk mengakui prestasi karyawan, merayakan pencapaian, dan mempromosikan budaya penghargaan.
‍‍
Direktori karyawan: Direktori karyawan yang komprehensif dan mudah dicari sangat penting untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi. Direktori ini harus memungkinkan karyawan menemukan rekan kerja berdasarkan nama, departemen, atau keahlian.
‍‍
Pemberdayaan ide dan inovasi: Intranet harus mendorong kreativitas dan inovasi dengan menyediakan alat bantu untuk curah pendapat, berbagi ide, dan
solusi urun daya. Hal ini dapat mengarah pada pengembangan ide-ide baru dan proses bisnis yang lebih baik.
‍
‍Interaksi seperti media sosial: Intranet modern menggabungkan elemen media sosial seperti memberikan komentar, menyukai, dan berbagi konten. Hal ini mendorong pengalaman pengguna yang lebih interaktif dan menarik, mendorong karyawan untuk tetap terhubung dan mendapatkan informasi.
‍‍
Kemampuan multibahasa: Untuk organisasi dengan tenaga kerja global, kemampuan multibahasa sangat penting. Antarmuka dan konten intranet harus tersedia dalam berbagai bahasa untuk memastikan aksesibilitas dan inklusivitas.
‍‍
Manajemen konten: Sistem manajemen konten (CMS) yang mudah digunakan memungkinkan personel yang berwenang untuk dengan mudah membuat, mengedit, dan mempublikasikan konten di intranet. Hal ini memastikan bahwa informasi akurat, terkini, dan mudah diakses oleh karyawan.
‍‍
Kemampuan pencarian yang kuat: Fungsi pencarian yang tangguh sangat penting untuk menavigasi sejumlah besar informasi di intranet. Hal ini memungkinkan karyawan menemukan konten yang mereka butuhkan dengan cepat, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
‍‍
Pendekatan omnichannel: Karyawan harus bisa mengakses intranet dari perangkat apa pun, di mana pun. Desain yang responsif dan aplikasi seluler memastikan bahwa informasi dan sumber daya tersedia, sehingga mendorong lingkungan kerja yang lebih fleksibel.

Apa perbedaan utama antara intranet tradisional dan portal intranet perusahaan modern?

Intranet, yang dulunya merupakan platform sederhana untuk menyimpan dokumen dan kebijakan perusahaan, telah mengalami transformasi yang signifikan. Intranet modern jauh lebih dinamis dan interaktif, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan tempat kerja digital saat ini.
‍

1. Fokus konten

Tradisional: Konten statis mendominasi intranet tradisional. Kebijakan perusahaan, buku panduan, dan informasi dasar departemen merupakan fokus utama. Pembaruan jarang dilakukan, dan kontennya sering kali terasa ketinggalan zaman.

Modern: Intranet modern memprioritaskan konten yang dinamis dan menarik. Pembaruan berita rutin, sorotan karyawan, dan pesan video dari pimpinan menjaga informasi tetap segar dan relevan. Fitur interaktif seperti jajak pendapat dan survei mendorong partisipasi karyawan.
‍

2. Pengalaman pengguna

Tradisional: Intranet tradisional sangat kikuk dan tidak ramah pengguna. Informasi sering terkubur dalam struktur folder yang rumit, sehingga sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Pengalaman pengguna bersifat pasif, dengan opsi terbatas untuk interaksi atau personalisasi.

Modern: Intranet modern memprioritaskan pengalaman pengguna (UX) dengan antarmuka yang intuitif dan navigasi yang jelas. Fungsi pencarian yang kuat dan dasbor yang dipersonalisasi membantu karyawan menemukan informasi dengan cepat. Desain yang mirip media sosial dengan fitur seperti berkomentar dan menyukai mendorong pengalaman pengguna yang lebih menarik.
‍

3. Komunikasi

Tradisional: Komunikasi pada intranet tradisional sebagian besar bersifat satu arah, dengan pengumuman dari atas ke bawah dari manajemen. Umpan balik dari karyawan jarang sekali diminta atau dimasukkan.

Modern: Intranet modern memfasilitasi komunikasi dua arah. Karyawan dapat mengomentari pengumuman, berpartisipasi dalam diskusi, dan mengirimkan saran. Fitur-fitur seperti pesan instan dan konferensi video memungkinkan kolaborasi dan berbagi informasi secara real-time.
‍

4. Kolaborasi:

Tradisional: Kolaborasi pada intranet tradisional masih terbatas. Berbagi file mungkin menjadi pilihan, tetapi alat bantu penyuntingan bersama secara real-time atau manajemen proyek sebagian besar tidak ada.

Modern: Intranet modern menyediakan fitur kolaborasi yang kuat. Platform berbagi dokumen dengan fungsi penyuntingan bersama memungkinkan tim untuk bekerja bersama dengan lancar. Alat bantu manajemen proyek dan papan diskusi merampingkan alur kerja dan memfasilitasi pertukaran informasi.
‍

5. Keterlibatan karyawan

Tradisional: Intranet tradisional tidak banyak membantu meningkatkan keterlibatan karyawan. Mereka dipandang sebagai tugas yang harus dinavigasi dan menawarkan nilai yang terbatas pada hari kerja.

Modern: Intranet modern dirancang agar menarik dan interaktif. Fitur sosial, elemen gamifikasi, dan program penghargaan dapat meningkatkan semangat kerja karyawan dan menciptakan rasa kebersamaan yang lebih kuat di dalam organisasi.
‍

6. Aksesibilitas dan ketersediaan

Tradisional: Intranet tradisional biasanya hanya dapat diakses dari komputer desktop di dalam jaringan perusahaan. Hal ini membatasi kegunaannya bagi karyawan jarak jauh atau mereka yang memiliki jadwal kerja yang fleksibel.

Modern: Intranet modern dapat diakses dari mana saja, di perangkat apa saja. Desain responsif dan aplikasi seluler memastikan informasi dan sumber daya tersedia, melayani tenaga kerja yang mobile saat ini.

Bagaimana portal intranet perusahaan cocok di tempat kerja?

Intranet perusahaan berfungsi sebagai tulang punggung digital organisasi, yang bertindak sebagai pusat komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai bagaimana intranet terintegrasi ke dalam tempat kerja modern:
‍

Komunikasi yang disederhanakan: Intranet menggantikan saluran komunikasi yang tersebar dengan platform pusat untuk pengumuman di seluruh perusahaan, pembaruan departemen, dan diskusi tim. Hal ini memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi terbaru dan mengurangi risiko pesan yang terlewat. Fitur-fitur seperti pesan instan dan konferensi video memungkinkan komunikasi secara real-time, mendorong kolaborasi dan pengambilan keputusan yang lebih cepat. ‍
Kolaborasi yang ditingkatkan: Alat bantu kolaborasi seperti papan manajemen proyek, platform berbagi dokumen dengan fungsi penyuntingan bersama, dan fitur manajemen tugas memberdayakan tim untuk bekerja sama dengan lancar dalam proyek, di mana pun lokasinya. Direktori karyawan dan fungsi grup membantu rekan kerja menemukan keahlian yang mereka butuhkan dan terhubung dengan orang yang tepat untuk tugas-tugas tertentu. ‍
Manajemen pengetahuan yang lebih baik: Intranet bertindak sebagai tempat penyimpanan pusat untuk kebijakan perusahaan, prosedur, praktik terbaik, dan dokumen penting lainnya. Fungsi pencarian yang mudah digunakan memungkinkan karyawan menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien. Wiki dan forum berbagi pengetahuan dapat dibuat untuk menangkap dan berbagi keahlian karyawan, mendorong budaya pembelajaran dan transfer pengetahuan yang berkelanjutan. ‍
Keterlibatan karyawan: Intranet dapat menjadi platform untuk mengakui prestasi karyawan, merayakan pencapaian, dan mempromosikan budaya penghargaan. Program penghargaan dapat diintegrasikan untuk meningkatkan semangat dan keterlibatan karyawan. Fitur sosial seperti jajak pendapat, survei, dan papan diskusi mendorong partisipasi karyawan dan memberikan wawasan yang berharga tentang sentimen karyawan dan budaya perusahaan. ‍
Peningkatan produktivitas: Dengan memusatkan komunikasi, alat kolaborasi, dan manajemen pengetahuan, intranet memberdayakan karyawan untuk menemukan informasi dengan cepat, terhubung dengan rekan kerja secara efisien, dan menyelesaikan tugas dengan lebih efektif. Intranet yang mudah digunakan dan intuitif mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi atau berkutat dengan sistem yang sudah ketinggalan zaman. ‍
Pemberdayaan tenaga kerja mobile: Intranet modern dapat diakses dari perangkat apa pun, di mana pun. Hal ini memenuhi kebutuhan tenaga kerja mobile saat ini, memastikan karyawan memiliki akses ke sumber daya yang mereka butuhkan di mana pun mereka berada. Aplikasi seluler memungkinkan karyawan untuk tetap mendapatkan informasi, berkolaborasi dengan rekan kerja, dan mengakses informasi perusahaan bahkan ketika mereka tidak berada di meja kerja.

Bagaimana cara membuat situs web internal untuk karyawan?

Membuat situs web internal untuk karyawan, yang sering disebut sebagai intranet, melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan situs web tersebut memenuhi kebutuhan organisasi Anda. Berikut adalah panduan terperinci tentang cara membuat intranet yang efektif.

Tentukan tujuan dan sasaran: Mulailah dengan mengklarifikasi tujuan intranet Anda. Hal ini dapat berkisar dari meningkatkan komunikasi internal hingga menyediakan lokasi terpusat untuk sumber daya dan informasi. Tetapkan tujuan yang jelas yang selaras dengan tujuan organisasi Anda, seperti meningkatkan kolaborasi, merampingkan proses, atau membina komunitas di antara para karyawan.

Pilih platform yang tepat: Pilih platform yang sesuai dengan ukuran, anggaran, dan kemampuan teknis organisasi Anda. Pertimbangkan opsi seperti Google Sites, SharePoint, atau perangkat lunak intranet khusus seperti Zoho Connect. Setiap platform memiliki fitur yang berbeda, jadi pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti manajemen dokumen, kontrol akses pengguna, dan kemampuan penyesuaian.

Daftarkan domain dan siapkan hosting: Setelah Anda memilih platform, daftarkan nama domain yang akan digunakan karyawan untuk mengakses intranet. Siapkan hosting untuk platform intranet Anda, pastikan hosting tersebut aman dan dapat diandalkan. Langkah ini sangat penting untuk memastikan bahwa intranet Anda hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang.

Rancang dan sesuaikan: Sesuaikan desain intranet Anda untuk mencerminkan merek perusahaan Anda. Ini termasuk mengatur skema warna, logo, dan tata letak secara keseluruhan. Desain yang ramah pengguna akan meningkatkan keterlibatan karyawan dan mempermudah navigasi. Manfaatkan templat atau tema yang dapat menyederhanakan proses ini.

Menerapkan langkah-langkah keamanan: Pastikan intranet Anda aman dengan menerapkan kontrol akses. Hanya personil yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif. Perbarui protokol keamanan secara teratur untuk melindungi dari pembobolan data dan akses yang tidak sah.

Melatih karyawan dan mengumpulkan umpan balik: Berikan pelatihan bagi karyawan tentang cara menggunakan intranet secara efektif. Hal ini dapat mencakup tutorial dan panduan untuk menavigasi platform dan memanfaatkan fitur-fiturnya. Setelah meluncurkan intranet, kumpulkan umpan balik untuk memahami apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan. Pembaruan dan penyesuaian secara teratur berdasarkan masukan dari pengguna dapat membantu menjaga relevansi dan kegunaannya.

Luncurkan dan promosikan: Setelah semuanya siap, luncurkan intranet Anda dan promosikan di antara para karyawan. Pastikan mereka tahu cara mengaksesnya dan manfaat yang ditawarkan. Dorong penggunaan secara teratur dengan menyoroti konten dan fitur baru.

Bagaimana cara membuat desain situs intranet yang baik?

Membuat desain situs intranet yang baik melibatkan beberapa prinsip utama yang berfokus pada pengalaman pengguna, fungsionalitas, dan estetika. Cara-cara untuk membuat desain situs intranet yang baik adalah:
‍

Pahami audiens dan tujuan Anda: Sebelum masuk ke dalam desain, sangat penting untuk menentukan tujuan intranet dan memahami kebutuhan penggunanya. Hal ini melibatkan identifikasi target audiens, preferensi mereka, dan jenis konten yang mereka butuhkan. Tujuan yang terdefinisi dengan baik akan membantu mengatur konten secara efektif dan memastikan bahwa intranet berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
‍Prioritaskanpengalaman pengguna (UX): Desain intranet yang sukses harus intuitif dan mudah digunakan. Ini berarti menciptakan tata letak yang bersih dan tidak berantakan yang memungkinkan pengguna menemukan informasi dengan cepat. Menerapkan struktur navigasi yang sederhana sangatlah penting; pengguna harus dapat mengakses bagian penting tanpa kebingungan. "Aturan enam, enam" menyarankan untuk membatasi jumlah item dalam menu menjadi enam, dengan tidak lebih dari enam kata per item, untuk meningkatkan kejelasan. ‍
Rancanglah halaman muka yang bersih dan menarik: Halaman beranda sering kali merupakan kesan pertama yang akan dimiliki pengguna terhadap intranet, sehingga harus menarik secara visual dan fungsional. Hindari kekacauan dengan hanya menyertakan informasi dan tautan yang penting. Gunakan elemen visual seperti gambar dan ikon untuk memecah teks dan mengarahkan perhatian pengguna ke pembaruan atau fitur penting. Selain itu, pertimbangkan untuk menempatkan informasi penting di sisi kiri halaman, karena pengguna biasanya memindai dari kiri ke kanan. ‍
Gabungkan fitur personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengalaman mereka dapat meningkatkan keterlibatan secara signifikan. Fitur seperti tautan cepat yang dapat disesuaikan memungkinkan karyawan mengakses sumber daya yang sering digunakan dengan mudah. Personalisasi ini menumbuhkan rasa kepemilikan dan membuat intranet lebih relevan bagi setiap pengguna. ‍
Memastikan daya tanggap seluler: Dengan banyaknya pengguna yang mengakses intranet melalui perangkat seluler, sangat penting untuk menguji desain pada berbagai ukuran layar. Desain yang responsif memastikan bahwa intranet dapat diakses dan berfungsi pada ponsel cerdas dan tablet, memberikan pengalaman yang mulus, apa pun perangkat yang digunakan. ‍
Fokus pada organisasi konten: Mengembangkan peta situs di awal proses desain membantu memvisualisasikan bagaimana konten terstruktur dan terhubung. Mengatur konten secara logis memudahkan pengguna untuk menavigasi dan menemukan apa yang mereka butuhkan. Pertimbangkan untuk menggunakan kategori dan subkategori untuk mengelompokkan informasi terkait. ‍
Menerapkan fungsionalitas pencarian yang efektif: Fitur pencarian yang kuat sangat penting untuk setiap intranet. Pengguna harus bisa menemukan dokumen, kebijakan, dan sumber daya lainnya dengan cepat. Menerapkan opsi pencarian tingkat lanjut dapat meningkatkan kepuasan dan efisiensi pengguna secara signifikan. ‍
Menumbuhkan komunikasi dan kolaborasi: Mengintegrasikan alat bantu untuk komunikasi, seperti fitur obrolan atau forum diskusi, dapat meningkatkan kolaborasi di antara karyawan. Hal ini tidak hanya membuat pengguna tetap terlibat tetapi juga mendorong rasa kebersamaan di dalam organisasi. ‍
Uji coba dan kumpulkan umpan balik: Sebelum meluncurkan intranet, lakukan uji coba dengan sekelompok kecil pengguna. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan umpan balik tentang kegunaan dan fungsionalitas, sehingga memungkinkan untuk mengatasi masalah sebelum peluncuran penuh. Perbaikan berkelanjutan berdasarkan umpan balik dari pengguna adalah kunci untuk mempertahankan intranet yang efektif. ‍
Pertahankan branding yang kuat: Intranet harus mencerminkan merek dan budaya perusahaan. Gunakan warna, logo, dan pesan yang konsisten yang selaras dengan nilai-nilai organisasi. Hal ini membantu menciptakan identitas yang kohesif dan menumbuhkan rasa memiliki di antara karyawan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara memilih solusi intranet perusahaan yang tepat?

Memilih solusi intranet perusahaan yang tepat adalah keputusan penting yang dapat berdampak signifikan terhadap keterlibatan karyawan, komunikasi, dan produktivitas secara keseluruhan. Berikut ini adalah panduan komprehensif tentang cara membuat pilihan terbaik untuk organisasi Anda.
‍

Kaji kebutuhan dan tujuan Anda: Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas kebutuhan dan tujuan spesifik intranet Anda. Pertimbangkan masalah apa yang ingin Anda selesaikan, seperti meningkatkan komunikasi, meningkatkan kolaborasi, atau menyediakan akses yang mudah ke sumber daya. Melibatkan karyawan untuk mengumpulkan masukan mereka bisa memberikan wawasan berharga tentang fitur apa yang menurut mereka paling bermanfaat.

Mengevaluasi Pengalaman Pengguna (UX): Antarmuka yang ramah pengguna sangat penting untuk mendorong adopsi. Carilah solusi yang menawarkan navigasi intuitif dan desain yang bersih. Intranet harus mudah digunakan, hanya membutuhkan pelatihan minimal bagi karyawan untuk memulai. Halaman beranda yang dipersonalisasi yang menampilkan konten yang relevan untuk setiap pengguna dapat meningkatkan keterlibatan.

Pertimbangkan kemampuan integrasi: Intranet Anda harus terintegrasi dengan lancar dengan alat dan sistem yang ada yang digunakan dalam organisasi Anda. Ini termasuk kompatibilitas dengan perangkat lunak seperti Microsoft 365, Google Workspace, atau platform lain yang diandalkan oleh tim Anda. Solusi yang dapat terhubung dengan alat-alat ini akan merampingkan alur kerja dan mengurangi kebutuhan untuk berpindah-pindah aplikasi.

Fokus pada fitur komunikasi: Komunikasi yang efektif adalah fungsi inti dari setiap intranet. Carilah solusi yang menawarkan fitur-fitur seperti umpan berita, pengumuman, dan forum diskusi. Alat-alat ini bisa membantu menjaga karyawan tetap terinformasi dan menumbuhkan rasa kebersamaan di dalam organisasi. Selain itu, pertimbangkan solusi yang memungkinkan pengiriman konten yang ditargetkan berdasarkan peran atau lokasi karyawan untuk memastikan informasi yang relevan menjangkau audiens yang tepat.

Memprioritaskan keamanan dan kepatuhan: Keamanan adalah hal yang paling penting saat menangani informasi sensitif perusahaan. Pastikan bahwa solusi intranet yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang tangguh, termasuk autentikasi pengguna, enkripsi data, dan kepatuhan terhadap peraturan yang relevan. Hal ini terutama penting bagi organisasi dalam industri yang diatur.

Mengevaluasi skalabilitas dan fleksibilitas: Seiring dengan pertumbuhan organisasi Anda, kebutuhan intranet Anda mungkin berubah. Pilihlah solusi yang dapat diskalakan dan fleksibel, sehingga Anda dapat menambahkan fitur atau memperluas fungsionalitas sesuai kebutuhan. Kemampuan beradaptasi ini memastikan bahwa intranet Anda dapat berkembang seiring dengan perkembangan bisnis Anda.

Apa saja contoh halaman intranet?

Ketika mendesain intranet, akan sangat membantu jika Anda melihat contoh-contoh yang menampilkan tata letak, fitur, dan fungsi yang efektif. Berikut adalah beberapa contoh halaman intranet yang dapat menginspirasi desain Anda:
‍

‍Halaman muka yang menarik: Halaman muka intranet yang efektif harus menarik secara visual dan menyediakan akses cepat ke informasi penting. Sebagai contoh, halaman muka dapat menampilkan: berita utama dan pengumuman, tautan cepat, dan elemen visual
‍Papan status: Beberapa intranet menggabungkan papan status yang menyediakan pembaruan secara real-time pada berbagai metrik operasional. Sebagai contoh, sistem Red Amber Green (RAG) dapat menunjukkan status sistem TI atau kemajuan proyek, sehingga karyawan dapat dengan cepat menilai kesehatan inisiatif yang sedang berlangsung. ‍
Umpan media sosial: Mengintegrasikan umpan media sosial di intranet dapat meningkatkan keterlibatan dengan menampilkan percakapan dan kiriman secara real-time dari karyawan atau pelanggan. Fitur ini dapat membantu menumbuhkan rasa kebersamaan dan membuat karyawan tetap terhubung dengan kehadiran sosial perusahaan. ‍
Bagian pengakuan karyawan: Bagian khusus untuk penghargaan karyawan dapat menyoroti pencapaian dan kontribusi dari anggota tim. Hal ini tidak hanya meningkatkan semangat kerja, namun juga mendorong budaya penghargaan di dalam organisasi. Fitur-fiturnya bisa berupa sorakan, penghargaan, atau "Wall of Fame".
‍Perpustakaan sumber daya: Perpustakaan sumber daya yang terorganisir sangat penting untuk memudahkan akses ke dokumen, materi pelatihan, dan kebijakan perusahaan. Bagian ini dapat dikategorikan berdasarkan departemen atau fungsi, sehingga memudahkan karyawan untuk menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa perlu mencari secara ekstensif.
‍Fitur interaktif: Memasukkan elemen interaktif, seperti forum diskusi atau jajak pendapat, dapat mendorong partisipasi dan umpan balik dari karyawan. Misalnya, sebuah forum dapat memungkinkan karyawan untuk berbagi ide atau mendiskusikan proyek, mendorong kolaborasi dan inovasi.
Dasbor yang dipersonalisasi: Beberapa intranet menawarkan dasbor yang dipersonalisasi yang menampilkan informasi yang relevan berdasarkan peran atau preferensi pengguna. Ini dapat mencakup acara, tugas, atau berita yang akan datang yang disesuaikan dengan departemen tertentu, sehingga memastikan bahwa karyawan melihat informasi yang paling relevan terlebih dahulu.
‍Desain yang ramah perangkat seluler: Dengan meningkatnya penggunaan perangkat seluler, memiliki desain yang responsif sangatlah penting. Intranet yang beradaptasi dengan berbagai ukuran layar memastikan bahwa karyawan dapat mengakses informasi dan alat bantu di mana saja, sehingga meningkatkan kegunaan dan keterlibatan.

Apa saja contoh situs intranet SDM terbaik?

Beberapa perusahaan telah berhasil mengimplementasikan situs intranet SDM yang meningkatkan keterlibatan karyawan dan merampingkan proses SDM. Berikut ini beberapa contohnya:

‍

Portal orientasi: Halaman orientasi yang terstruktur dengan baik sangat penting bagi karyawan baru. Halaman ini mencakup sumber daya seperti peta untuk beberapa bulan pertama, tenggat waktu pendaftaran tunjangan, surat selamat datang, dan buku panduan karyawan. Informasi terpusat ini membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat dan mengurangi kebutuhan akan pertanyaan HR yang berulang. ‍
Halaman penggajian dan tunjangan: Ini adalah salah satu bagian yang paling banyak dikunjungi di intranet perusahaan. Halaman ini biasanya menampilkan informasi yang jelas dan terorganisir tentang kompensasi, kebijakan, dan kinerja. Desain yang efektif mencakup tautan ke aplikasi penting untuk pelacakan waktu dan pemesanan liburan, sehingga memudahkan karyawan untuk mengakses slip gaji dan sumber daya tunjangan mereka. ‍
Konten SDM yang dipersonalisasi: Intranet SDM modern memanfaatkan personalisasi untuk memberikan konten yang relevan berdasarkan peran dan lokasi karyawan. Hal ini memastikan bahwa karyawan hanya melihat informasi yang relevan dengan mereka, sehingga meningkatkan navigasi dan pengalaman pengguna. ‍
Fitur keterlibatan sosial: Memasukkan elemen sosial, seperti yel-yel pengakuan karyawan dan kalender acara, dapat meningkatkan keterlibatan secara signifikan. Fitur-fitur ini membantu memanusiakan intranet dan menumbuhkan rasa kebersamaan di antara karyawan. ‍
Pusat sumber daya SDM yang komprehensif: Pusat terpusat yang mencakup akses ke kebijakan, prosedur, dan alat bantu layanan mandiri sangat penting. Pengaturan ini memungkinkan karyawan menemukan dokumen dan informasi yang diperlukan dengan cepat, mengurangi beban staf SDM dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda