Daftar Istilah Empuls

Glosarium Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketentuan Tunjangan Karyawan

Aplikasi Intranet Terbaik

Aplikasi intranet terbaik adalah solusi perangkat lunak yang ramah seluler yang menyediakan tempat kerja digital terpusat bagi karyawan, memungkinkan akses aman ke informasi perusahaan, komunikasi, kolaborasi, dan manajemen tugas. Fitur utamanya meliputi sistem manajemen konten, fungsionalitas pencarian yang kuat, sistem masuk tunggal, alat komunikasi (forum, profil, berbagi dokumen), aksesibilitas seluler, langkah-langkah keamanan yang kuat, integrasi pihak ketiga, dan analisis untuk mengukur keterlibatan.

‍

Implementasi yang efektif membutuhkan pemahaman akan kebutuhan organisasi dan pemilihan fitur yang tepat untuk memperkuat budaya perusahaan, meningkatkan interaksi karyawan, dan merampingkan alur kerja.

Apa saja aplikasi intranet terbaik?

Aplikasi intranet terbaik adalah solusi perangkat lunak modern yang meningkatkan komunikasi internal, kolaborasi, dan keterlibatan karyawan dalam organisasi. Aplikasi ini biasanya memiliki fitur penting seperti manajemen dokumen, saluran komunikasi, alat bantu keterlibatan sosial, dan kemampuan alur kerja, yang berfungsi sebagai pusat informasi terpusat.

‍

Fungsionalitas utama sering kali mencakup aksesibilitas seluler, antarmuka pengguna yang dapat disesuaikan, dan integrasi dengan sistem bisnis lainnya, sehingga sangat penting untuk mendorong lingkungan tempat kerja yang terhubung dan produktif. 

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa saja fitur penting yang harus dicari dalam aplikasi intranet terbaik?

Berikut ini adalah beberapa fitur penting yang harus dicari dalam aplikasi intranet terbaik:

‍

1. Alat komunikasi dan kolaborasi:

Forum dan kemampuan berkomentar untuk diskusi berulir dan berbagi ide
Pesan dan obrolan langsung untuk kolaborasi dan berbagi informasi secara real-time
Pemberitahuan untuk mengingatkan pengguna tentang pembaruan, tugas, dan tanggapan penting
Fitur blogging dan interaksi sosial seperti menyukai, berbagi, dan menandai

2. Manajemen konten dan pengetahuan:

Manajemen dokumen terpusat untuk penyimpanan, berbagi, dan pengambilan file dengan mudah.
Direktori karyawan dengan rincian kontak semua anggota staf.
Fungsionalitas membaca yang diperlukan untuk melacak pelatihan dan materi wajib.
Alat bantu ide dan inovasi untuk menangkap dan mengembangkan ide karyawan.
‍

3. Fitur-fitur pengalaman pengguna:

Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan dengan fitur yang dapat diakses dan navigasi yang jelas.
Opsi aplikasi seluler untuk akses saat bepergian dan berbagi informasi.
Desain responsif yang dioptimalkan untuk berbagai perangkat.
Kemampuan pencarian yang terintegrasi untuk menemukan sumber daya dengan mudah di seluruh intranet.
‍

4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi:

Opsi penyesuaian untuk menyesuaikan intranet dengan kebutuhan organisasi.
Ruang dan grup untuk membuat ruang kerja digital berdasarkan departemen.
Integrasi pihak ketiga dengan alat bantu dan aplikasi bisnis yang ada.
Sistem masuk tunggal (SSO) untuk akses yang aman dengan satu kata sandi.
‍

5. Analisis dan pelaporan:

Kemampuan analisis dan pelaporan untuk memantau keterlibatan, tren penggunaan, dan ROI.
Survei pulsa dan mekanisme umpan balik karyawan untuk mengevaluasi sentimen.

Langkah-langkah keamanan apa yang harus dipertimbangkan ketika memilih aplikasi intranet?

Ketika memilih aplikasi intranet, beberapa langkah keamanan harus dipertimbangkan untuk melindungi data sensitif perusahaan dan memastikan akses yang aman bagi karyawan:

‍

Enkripsi data: Pastikan semua data yang dikirimkan melalui intranet dienkripsi untuk melindunginya dari akses yang tidak sah. ‍
Sistem masuk tunggal (SSO): Menerapkan SSO atau metode autentikasi aman lainnya untuk menyederhanakan akses sekaligus meningkatkan keamanan. ‍
Kontrol akses: Gunakan izin tingkat lanjut untuk membatasi akses ke informasi sensitif berdasarkan peran pengguna, untuk memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit konten tertentu. ‍
Audit keamanan rutin: Lakukan audit keamanan rutin dan penilaian kerentanan untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi kelemahan dalam sistem. ‍
Sertifikasi kepatuhan: Verifikasi bahwa aplikasi intranet mematuhi peraturan dan standar perlindungan data yang relevan, seperti GDPR atau HIPAA. ‍
Otentikasi multi-faktor (MFA): Menerapkan MFA untuk menambahkan lapisan keamanan ekstra, yang mengharuskan pengguna memberikan beberapa bentuk verifikasi sebelum mengakses intranet. ‍
Firewall dan perlindungan anti-virus: Memanfaatkan firewall dan perangkat lunak anti-virus untuk melindungi intranet dari serangan eksternal dan malware. ‍
Pemantauan dan pelaporan: Membuat sistem pemantauan untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan dan menghasilkan laporan tentang akses pengguna dan penggunaan data. ‍
Pembaruan dan penambalan rutin: Pastikan perangkat lunak intranet diperbarui secara rutin untuk melindungi dari kerentanan dan ancaman keamanan yang diketahui. ‍
Pelatihan pengguna: Berikan pelatihan bagi karyawan tentang praktik terbaik keamanan untuk meminimalkan risiko kesalahan manusia yang menyebabkan pelanggaran keamanan.

Metrik apa yang harus digunakan organisasi untuk mengevaluasi efektivitas aplikasi intranet mereka?

Untuk mengevaluasi efektivitas aplikasi intranet, organisasi harus mempertimbangkan metrik utama berikut ini:

‍

Perilaku pengguna: Pantau metrik seperti pengguna unik, pengguna aktif, halaman yang dikunjungi, dan waktu yang dihabiskan di intranet untuk memahami keterlibatan pengguna dan mengidentifikasi area konten yang populer. ‍
Keramahan pengguna: Kumpulkan umpan balik melalui survei untuk menilai kepuasan pengguna, kemudahan navigasi, dan apakah intranet dapat mengatasi masalah karyawan. ‍
Penggunaan seluler: Lacak persentase pengguna yang mengakses intranet melalui perangkat seluler untuk memastikan intranet memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang mobile. ‍
Keterlibatan karyawan: Ukur tingkat partisipasi dalam diskusi, komentar, dan berbagi untuk menentukan seberapa aktif karyawan terlibat dengan konten. ‍
Metrik produktivitas: Mengevaluasi tingkat penyelesaian tugas, jadwal penyelesaian proyek, dan indikator produktivitas lainnya untuk menilai dampak intranet terhadap efisiensi. ‍
Rasio pentalan dan halaman keluar: Analisis rasio pentalan dan halaman keluar yang umum untuk mengidentifikasi konten yang mungkin tidak menarik atau tidak relevan bagi pengguna. ‍
Penggunaan konten: Lacak jumlah dokumen yang diunggah dan diunduh, serta frekuensi pembaruan konten, untuk mengukur peran intranet dalam berbagi pengetahuan. ‍
Dampak pada platform lain: Menilai bagaimana intranet mempengaruhi penggunaan alat komunikasi lain, seperti email, untuk menentukan efektivitasnya dalam memusatkan komunikasi.

Tantangan apa yang dihadapi organisasi saat menerapkan aplikasi intranet?

Organisasi menghadapi beberapa tantangan ketika menerapkan aplikasi intranet, termasuk:

‍

Keterlibatan pengguna: Memastikan bahwa karyawan secara aktif menggunakan intranet bisa jadi sulit. Tingkat partisipasi yang rendah dapat menyebabkan konten yang tidak memadai dan efektivitas yang berkurang. ‍
Navigasi dan kegunaan: Merancang antarmuka pengguna yang intuitif sangatlah penting. Jika karyawan merasa intranet sulit untuk dinavigasi, mereka mungkin akan kesulitan untuk menemukan informasi yang diperlukan, yang menyebabkan frustrasi dan ketidakpuasan. ‍
Integrasi dengan sistem yang ada: Mengintegrasikan intranet dengan alat dan aplikasi lain yang digunakan di dalam organisasi dapat menjadi hal yang rumit, yang berpotensi menyebabkan gangguan dalam alur kerja. ‍
Kustomisasi dan personalisasi: Memenuhi beragam kebutuhan karyawan di berbagai departemen dan lokasi membutuhkan opsi penyesuaian yang efektif, yang bisa jadi menantang untuk diterapkan. ‍
Masalah keamanan: Melindungi data internal yang sensitif dari akses yang tidak sah sangatlah penting. Organisasi harus membuat protokol keamanan yang kuat untuk melindungi dari potensi pelanggaran. ‍
Manajemen konten: Menjaga konten tetap segar, relevan, dan terorganisir sangat penting untuk menjaga minat karyawan dan memastikan intranet tetap menjadi sumber daya yang berharga. ‍
Dukungan dan pemeliharaan: Menyediakan dukungan yang memadai bagi pengguna dan memelihara fungsionalitas intranet membutuhkan sumber daya dan komitmen yang berkelanjutan, yang dapat membebani departemen TI. ‍
Resistensi budaya: Karyawan mungkin menolak untuk mengadopsi teknologi baru, terutama jika mereka terbiasa dengan proses yang ada. Mengatasi resistensi ini sering kali membutuhkan strategi manajemen perubahan. ‍
Aksesibilitas mobile: Memastikan bahwa intranet dapat diakses melalui perangkat seluler semakin penting, terutama bagi karyawan yang bekerja di luar kantor atau di lapangan. ‍
Mengukur efektivitas: Menetapkan metrik untuk mengevaluasi kinerja intranet dan dampaknya terhadap komunikasi dan kolaborasi karyawan bisa menjadi tantangan tersendiri.

Bagaimana aplikasi intranet meningkatkan komunikasi karyawan?

Berikut ini adalah aplikasi intranet yang meningkatkan komunikasi karyawan:

‍

Pusat komunikasi terpusat: Menyediakan platform tunggal untuk semua komunikasi internal, sehingga mengurangi silo informasi. ‍
Pembaruan waktu nyata: Memungkinkan berbagi berita, pengumuman, dan pembaruan secara instan agar karyawan tetap mendapatkan informasi. ‍
Manajemen dokumen: Memfasilitasi akses mudah ke dokumen penting, memastikan semua orang memiliki informasi terbaru. ‍
Alat kolaborasi: Menawarkan fitur-fitur seperti manajemen proyek, ruang kerja bersama, dan forum diskusi untuk meningkatkan kerja sama tim. ‍
Fitur sosial: Mendorong keterlibatan karyawan melalui komentar, menyukai, dan berbagi, sehingga menumbuhkan rasa kebersamaan. ‍
Konten yang dipersonalisasi: Memberikan informasi yang disesuaikan berdasarkan peran dan minat karyawan, sehingga meningkatkan relevansi dan keterlibatan. ‍
Aksesibilitas seluler: Memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi dan berkomunikasi di mana saja, mendukung pekerja jarak jauh dan pekerja tanpa meja. ‍
Alur kerja yang efisien: Menyederhanakan proses komunikasi dengan notifikasi otomatis dan integrasi dengan alat bantu bisnis lainnya. ‍
Mekanisme umpan balik: Menyediakan saluran untuk umpan balik dan saran karyawan, mendorong dialog terbuka dan peningkatan berkelanjutan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat sering dikirim untuk memeriksa pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Ini dapat diberikan secara berkala (bulanan / mingguan / triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan rapat berkala selama satu jam untuk obrolan informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang apa yang terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) adalah salah satu cara paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan Anda tentang perusahaan Anda. Ini termasuk satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS meliputi: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menanggapi survei eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' untuk merekomendasikan perusahaan dan 1 menandakan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' untuk merekomendasikannya.