The Empuls Glosari

Terma Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Manfaat Pekerja

Surat Penamatan

Surat penamatan berfungsi sebagai rekod rasmi pemecatan. Ia juga boleh memberikan arahan untuk mengembalikan harta syarikat dan menggariskan perjanjian pasca penamatan, seperti klausa tidak mendedahkan atau tidak bersaing.

Siapa yang menulis surat penamatan?

Surat penamatan biasanya ditulis oleh majikan, khususnya oleh seseorang dalam peranan pengurusan atau Sumber Manusia (HR). Orang ini harus mempunyai kuasa untuk membuat atau menyampaikan keputusan pekerjaan.

Penasihat undang-undang juga boleh menyemak surat itu untuk memastikan ia mematuhi semua undang-undang yang berkaitan dan dasar syarikat. Surat itu mesti ditulis secara profesional dan hormat, dengan jelas menyatakan sebab-sebab penamatan dan butiran lain yang berkaitan.

‍

Apakah surat penamatan?

Surat penamatan adalah dokumen yang secara rasmi mengumumkan berakhirnya hubungan pekerjaan. Majikan mengeluarkannya kepada pekerja untuk menamatkan pekerjaan mereka. Dalam surat ini, majikan memberikan butiran penamatan, seperti tarikh kuat kuasa, sebab penamatan, dan apa-apa pampasan atau faedah yang boleh diberikan.

Dengar, kenali, anugerahkan dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Apakah sebab-sebab untuk mengeluarkan surat penamatan?

Sebab-sebab pengeluaran surat penamatan termasuk yang berikut:

Pematuhan undang-undang: Surat penamatan sering digunakan oleh undang-undang untuk melindungi kedua-dua pekerja dan syarikat. Dengan notis penamatan bertulis, sesebuah organisasi tetap mematuhi, sejajar dengan undang-undang dan peraturan pekerjaan. Ini membantu mencegah sebarang tindakan undang-undang atau pertikaian yang mungkin timbul pada masa akan datang.
Dokumentasi dan penyimpanan rekod: Surat penamatan adalah penting untuk mendokumentasikan butiran penamatan pekerja. Ini termasuk sebab penamatan, tarikh, dan maklumat lain yang berkaitan. Surat-surat ini berfungsi sebagai sumber maklumat yang boleh dipercayai, membantu mengekalkan rekod yang tepat untuk tujuan undang-undang dan HR.
Komunikasi yang jelas: Surat penamatan berfungsi sebagai cara komunikasi yang jelas antara pekerja dan syarikat. Mereka memberi pekerja pemahaman yang jelas tentang sebab-sebab di sebalik penamatan mereka dan maklumat mengenai apa-apa faedah atau kelayakan yang mereka mungkin berhak. Kejelasan ini membantu mengurangkan kekeliruan dan salah faham, terutamanya apabila emosi berjalan tinggi.
Profesionalisme: Surat penamatan yang ditulis dengan baik menunjukkan profesionalisme dan menunjukkan amalan perniagaan yang baik. Akibatnya, syarikat itu mengekalkan reputasi positif, menyatakan rasa hormat kepada pekerja yang berlepas dan reputasi perniagaan. Di samping itu, surat penamatan yang ditulis dengan baik dapat meminimumkan potensi tindak balas negatif dan mengelakkan kerosakan reputasi.
Melindungi kepentingan syarikat: Surat penamatan melindungi kepentingan syarikat. Mereka memastikan tidak ada kekaburan atau kekeliruan mengenai tanggungjawab dan harapan pekerja. Dengan jelas menentukan sebab-sebab penamatan, syarikat boleh melindungi terhadap sebarang isu undang-undang yang mungkin timbul pada masa akan datang.
Kewajipan etika: Syarikat perlu bertindak secara beretika dan bertanggungjawab apabila berurusan dengan penamatan pekerja. Surat penamatan membantu memenuhi kewajipan etika ini dengan menyediakan proses yang adil dan telus. Dengan memberi pekerja pemahaman yang jelas mengenai penamatan itu, syarikat itu menegakkan komitmennya terhadap keadilan dan proses yang sewajarnya.

Apakah jenis surat penamatan?

Jenis-jenis surat penamatan adalah:

‍

Punca: Surat jenis ini digunakan apabila pekerja telah terlibat dalam salah laku atau tidak memenuhi standard prestasi yang ditetapkan oleh syarikat. Ia menggariskan sebab-sebab tertentu untuk penamatan dan boleh berfungsi sebagai dokumentasi sekiranya berlaku pertikaian undang-undang. ‍
Surat pemberhentian: Ini digunakan apabila kedudukan pekerja dihapuskan kerana faktor-faktor di luar kawalan mereka, seperti pengurangan saiz atau penstrukturan semula. Ia biasanya termasuk maklumat tentang sebarang pakej pemberhentian atau faedah yang mungkin layak diterima oleh pekerja.
Tidak memperbaharui kontrak: Surat jenis ini biasanya digunakan untuk pekerja yang berada dalam kontrak jangka tetap, seperti kontraktor atau perunding. Ia memberitahu pekerja bahawa kontrak mereka tidak akan diperbaharui dan memberikan butiran mengenai tarikh akhir pekerjaan mereka.
Surat penerimaan jawatan: Surat ini mengesahkan pemberhentian pekerja dan mungkin termasuk maklumat mengenai sebarang tugas atau tanggungjawab tertunggak yang perlu ditangani sebelum hari terakhir mereka.

Bilakah anda perlu menerima surat penamatan?

Pekerja sepatutnya menerima surat penamatan pada atau sebelum tarikh penamatan berkuat kuasa. Ini membolehkan pekerja memahami dengan jelas status pekerjaan mereka dan sebarang langkah seterusnya yang perlu mereka ambil.

Masa boleh berbeza-beza berdasarkan sebab penamatan. Sebagai contoh, surat itu mungkin diberikan pada hari yang sama dalam kes pemecatan segera kerana salah laku yang serius.

Walau bagaimanapun, dalam pemberhentian atau pengurangan, surat itu mungkin diberikan terlebih dahulu untuk membolehkan masa pekerja bersedia untuk langkah seterusnya. Penting untuk diperhatikan bahawa undang-undang dan peraturan tertentu mengenai masa notis penamatan boleh berbeza-beza mengikut lokasi dan terma kontrak, jadi adalah idea yang baik untuk berunding dengan profesional undang-undang atau pakar HR apabila ragu-ragu.

Bagaimana anda menulis surat penamatan?

Cara untuk menulis surat penamatan termasuk yang berikut:

‍

Pilih nada anda dengan tepat: Surat penamatan adalah bahagian penting dalam kitaran hayat pekerja. Sama ada pekerja perlu diberhentikan atau diberhentikan kerana salah laku, kekal profesional dan sopan semasa komunikasi rasmi adalah penting. Ingat bahawa jika penamatan itu tidak dijangka, anda akan mengurangkan pendapatan pekerja, perlindungan kesihatan, dan keperluan hidup lain sambil meletakkannya dalam kedudukan yang tidak menentu.

Walaupun kesejahteraan pekerja akhirnya bukan tindak balas syarikat, anda harus menyedari keadaan ini sebelum anda memulakan perbualan dan menunjukkan belas kasihan jika sesuai. Surat penamatan anda juga harus membantu mengurangkan beberapa ketidakpastian ini dengan menyediakan langkah seterusnya yang jelas dan boleh diambil tindakan jika berkaitan.
Mulakan dengan maklumat asas: Apabila merangka surat penamatan, adalah penting untuk memulakan dengan butiran asas seperti nama dan peranan pekerja dalam syarikat. Bagi organisasi yang lebih besar, mungkin perlu memasukkan butiran tambahan seperti ID pekerja, jabatan dan nama atasan atau pengurus terdekat mereka.

Butiran ini boleh diatur dalam format senarai pada permulaan dokumen. Maklumat tersebut hendaklah mudah dilihat, jelas dan jelas untuk memastikan penerima yang dimaksudkan dikenal pasti.
Beritahu pekerja tentang tarikh penamatan mereka: Tarikh kuat kuasa penamatan adalah maklumat penting. Ini harus disebut awal dalam surat untuk menetapkan parameter yang jelas untuk operasi perniagaan masa depan. Apabila pekerja diberhentikan atas sebab tertentu, tarikh penamatan mungkin pada hari yang sama surat itu dihantar, berkuat kuasa serta-merta.

Walau bagaimanapun, dalam situasi lain - terutamanya semasa pemberhentian pekerja atau apabila tidak ada sebab khusus untuk memecat pekerja - tarikh penamatan yang berkesan mungkin ditetapkan jauh lebih awal (kadang-kadang bahkan bulan), memberikan pekerja masa yang mencukupi untuk membuat pengaturan yang diperlukan.
Nyatakan sebab penamatan: Nyatakan dengan jelas sebab penamatan itu. Jadilah fakta dan elakkan menggunakan bahasa yang terlalu negatif. Sekiranya penamatan itu disebabkan oleh pemberhentian atau penstrukturan semula, sebutkan ini.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan ringkas yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini terdiri daripada kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh ditadbir secara berkala (bulanan / mingguan / suku tahunan).

Mesyuarat satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak formal dengan setiap ahli pasukan adalah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Oleh kerana ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik mengenai sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (pekerja skor Net Promoter) adalah salah satu cara yang paling mudah tetapi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda terhadap syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Bagaimana kemungkinan anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja bertindak balas terhadap kaji selidik eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' untuk mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' untuk mengesyorkannya.

Berdasarkan respons, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Promoter
Pekerja yang telah memberi respons positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
Pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Pautan Pantas

Penyelesaian Penglibatan Pekerja

Blog

Ebook & Panduan

Glosari

Lihat Semua Penyepaduan

Video