The Empuls Glosari

Terma Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Manfaat Pekerja

Laporan Perbelanjaan Pekerja

Laporan perbelanjaan pekerja ialah alat penting untuk mengurus dan menjejaki perbelanjaan perniagaan. Mereka menyediakan cara berstruktur untuk pekerja mendokumenkan dan meminta pembayaran balik untuk perbelanjaan yang ditanggung semasa aktiviti perniagaan, seperti perjalanan perniagaan, mesyuarat pelanggan dan tugas berkaitan kerja lain.

Apakah laporan perbelanjaan pekerja?

Laporan perbelanjaan pekerja ialah dokumen terperinci yang digunakan oleh pekerja untuk merinci dan melaporkan semua perbelanjaan berkaitan perniagaan yang ditanggung dalam tempoh tertentu.

Dengar, kenali, anugerahkan dan kekalkan pekerja anda dengan perisian penglibatan Pekerja kami

Siapa yang boleh melaporkan perbelanjaan pekerja tanpa dibayar balik?

Tidak semua pekerja layak melaporkan perbelanjaan pekerja yang tidak dibayar balik. Biasanya, yang berikut boleh melaporkan perbelanjaan ini:

‍

Pekerja dengan perbelanjaan perniagaan yang tidak dibayar balik : Mereka yang menanggung perbelanjaan yang perlu dan biasa sebagai sebahagian daripada tugas pekerjaan mereka tetapi tidak dibayar balik oleh majikan mereka. ‍
Individu yang bekerja sendiri : Orang yang bekerja sendiri juga boleh melaporkan perbelanjaan perniagaan pada penyata cukai mereka, walaupun mereka menggunakan bentuk yang berbeza (Jadual C atau Jadual F). ‍
Pekerja dalam pekerjaan tertentu : Pekerjaan tertentu, seperti artis persembahan, pegawai kerajaan berasaskan yuran dan simpanan, mempunyai peruntukan khusus yang membenarkan pelaporan perbelanjaan yang tidak dibayar balik.

Mengapa kita memerlukan laporan perbelanjaan?

Laporan perbelanjaan adalah penting atas beberapa sebab, termasuk ketepatan kewangan, pematuhan dan pengurusan belanjawan yang berkesan. Mereka membantu perniagaan dalam:

‍

Menjejaki perbelanjaan perniagaan : Dengan mendokumentasikan setiap perbelanjaan, syarikat boleh memantau dan mengawal aliran keluar kewangan mereka, memastikan sumber digunakan dengan berkesan. ‍
Membayar balik pekerja : Laporan perbelanjaan menyediakan cara berstruktur untuk membayar balik pekerja untuk kos berkaitan perniagaan yang ditanggung, memupuk persekitaran kerja yang positif dan mengekalkan kepuasan pekerja. ‍
Pematuhan dan audit : Laporan perbelanjaan terperinci memastikan pematuhan dengan dasar dalaman dan peraturan luaran, menjadikan audit lebih mudah dan lebih mudah. ‍
Perancangan kewangan : Penjejakan perbelanjaan yang tepat membolehkan belanjawan dan ramalan kewangan yang lebih baik, membantu perniagaan merancang untuk perbelanjaan masa depan.

Apakah proses pelaporan perbelanjaan daripada penerimaan kepada pembayaran balik?

Proses pelaporan perbelanjaan melibatkan beberapa langkah, daripada mengumpul resit hingga membayar balik pekerja. Berikut ialah pecahan terperinci:

‍

Kumpul resit : Pekerja mengumpul resit untuk semua perbelanjaan perniagaan yang ditanggung semasa aktiviti seperti perjalanan perniagaan, mesyuarat pelanggan dan pembelian bekalan pejabat. ‍
Cipta laporan perbelanjaan : Menggunakan templat laporan perbelanjaan atau perisian pelaporan perbelanjaan, pekerja menyusun semua perbelanjaan ke dalam satu laporan, mengkategorikannya mengikut jenis perbelanjaan (cth, perjalanan, makan, bekalan pejabat). ‍
Serahkan laporan : Laporan perbelanjaan yang lengkap, bersama resit yang dilampirkan, diserahkan kepada pasukan kewangan untuk semakan. Laporan perbelanjaan automatik boleh menyelaraskan proses ini, menjadikannya kurang memakan masa. ‍
Semakan dan kelulusan : Pasukan kewangan menyemak laporan yang diserahkan, mengesahkan kesahihan setiap perbelanjaan dan memastikan pematuhan dengan dasar syarikat. Langkah ini mungkin melibatkan penggunaan perisian perakaunan untuk mengesan perbelanjaan dengan tepat. ‍
Pembayaran balik : Setelah diluluskan, pasukan kewangan memproses pembayaran balik, memastikan pekerja dibayar balik untuk perbelanjaan yang ditanggung. Ini boleh dilakukan melalui deposit terus ke akaun bank pekerja atau melalui kad kredit syarikat.

Apakah yang perlu disertakan dalam laporan perbelanjaan?

Perkara yang perlu disertakan dalam laporan perbelanjaan:

‍

1. Maklumat pekerja

Nama : Nama penuh pekerja yang menghantar laporan. ‍
ID/Nombor Pekerja : Pengecam unik untuk pekerja dalam syarikat. ‍
Jabatan/Pasukan : Jabatan atau pasukan di mana pekerja berada. ‍
Maklumat Hubungan : Alamat e-mel dan nombor telefon untuk tujuan komunikasi.

2. Butiran perbelanjaan

Tarikh : Tarikh perbelanjaan telah/ditanggung. ‍
Penerangan : Penerangan ringkas bagi setiap item perbelanjaan (cth, makan bersama pelanggan, tambang teksi ke lapangan terbang). ‍
Jenis perbelanjaan : Pengkategorian perbelanjaan (cth, perjalanan, makan, penginapan, hiburan, bekalan pejabat). ‍
Amaun : Kos yang ditanggung untuk setiap item perbelanjaan dalam mata wang tempatan. ‍
Penukaran mata wang (jika berkenaan) : Untuk perbelanjaan yang dilakukan dalam mata wang asing, berikan kadar penukaran yang digunakan untuk tujuan pembayaran balik.

3. Resit

Salinan yang dilampirkan : Salinan atau imej imbasan resit untuk setiap item perbelanjaan. Resit hendaklah boleh dibaca dan menunjukkan dengan jelas tarikh, nama vendor, item yang dibeli dan jumlah yang dibayar. ‍
Resit asal : Dalam sesetengah kes, resit asal mungkin diperlukan untuk tujuan audit atau jika dinyatakan oleh polisi syarikat.

4. Tujuan perbelanjaan

Tujuan perniagaan : Penjelasan mengapa perbelanjaan itu perlu untuk menjalankan perniagaan (cth, menghadiri persidangan, bertemu dengan pelanggan, membeli bekalan pejabat). ‍
Nama pelanggan/projek (jika berkenaan) : Tentukan jika perbelanjaan berkaitan dengan pelanggan atau projek tertentu, yang mungkin diperlukan untuk pengebilan bil pelanggan atau penjejakan kos projek.

5. Butiran perjalanan (jika berkenaan)

Destinasi : Lokasi yang dilawati untuk tujuan perniagaan. ‍
Tempoh : Tarikh dan tempoh perjalanan perniagaan. ‍
Cara pengangkutan : Tentukan sama ada perjalanan melalui udara, kereta api, kereta sewa, dsb.
Butiran penginapan : Nama dan lokasi hotel atau penginapan tempat penginapan berlaku.

6. Jumlah amaun yang dituntut

Jumlah kecil : Jumlah semua amaun perbelanjaan individu yang dituntut untuk pembayaran balik. ‍
Mata Wang : Nyatakan dengan jelas mata wang yang digunakan untuk jumlah amaun yang dituntut.

7. Kelulusan dan tandatangan

Tandatangan pekerja : Tandatangan pekerja yang mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan adalah tepat dan perbelanjaan telah ditanggung secara sah untuk tujuan perniagaan. ‍
Kelulusan penyelia/pengurus : Tandatangan penyelia atau pengurus pekerja yang menunjukkan semakan dan kelulusan laporan perbelanjaan. ‍
Tarikh : Tarikh penyerahan dan kelulusan laporan perbelanjaan.

Apakah tujuan laporan perbelanjaan pekerja?

Laporan perbelanjaan pekerja menyediakan beberapa tujuan penting dalam organisasi, semuanya bertujuan untuk mengekalkan akauntabiliti kewangan, ketelusan dan kecekapan:

‍

1. Menjejak perbelanjaan perniagaan

Dokumentasi Perbelanjaan : Ia menyediakan rekod terperinci semua perbelanjaan berkaitan perniagaan yang ditanggung oleh pekerja, mengkategorikannya ke dalam jenis seperti perjalanan, makan, penginapan dan bekalan pejabat. ‍
Kategori Perbelanjaan : Dengan mengkategorikan perbelanjaan, perniagaan boleh menjejaki tempat dana diperuntukkan dan mengenal pasti kawasan di mana perbelanjaan boleh dioptimumkan.

2. Proses Pembayaran Balik :

Membayar balik pekerja : Tujuan utama adalah untuk memudahkan pembayaran balik pekerja untuk perbelanjaan luar saku yang berkaitan dengan tugas kerja mereka, seperti perjalanan perniagaan atau mesyuarat pelanggan. ‍
Pematuhan dasar : Memastikan semua pembayaran balik selari dengan dasar dan prosedur syarikat, mencegah perbelanjaan yang tidak dibenarkan atau berlebihan.

3. Pematuhan dan jejak audit :

Jaminan pematuhan : Menyediakan jejak audit yang jelas untuk tujuan pematuhan kewangan, memastikan perbelanjaan dilaporkan dengan tepat dan wajar. ‍
Potongan cukai : Untuk tujuan cukai, laporan perbelanjaan membantu dalam menuntut potongan untuk perbelanjaan berkaitan perniagaan, menyokong pemfailan cukai yang tepat.

4. Perancangan kewangan dan pengurusan belanjawan :

Kawalan belanjawan : Membantu pasukan kewangan memantau dan mengawal perbelanjaan syarikat, membolehkan perancangan dan ramalan kewangan yang lebih baik. ‍
Membuat keputusan : Menyediakan cerapan data tentang corak perbelanjaan, membolehkan perniagaan membuat keputusan termaklum tentang peruntukan sumber dan strategi penjimatan kos.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan ringkas yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini terdiri daripada kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh ditadbir secara berkala (bulanan / mingguan / suku tahunan).

Mesyuarat satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak formal dengan setiap ahli pasukan adalah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Oleh kerana ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik mengenai sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (pekerja skor Net Promoter) adalah salah satu cara yang paling mudah tetapi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda terhadap syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Bagaimana kemungkinan anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja bertindak balas terhadap kaji selidik eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' untuk mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' untuk mengesyorkannya.

Berdasarkan respons, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Promoter
Pekerja yang telah memberi respons positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
Pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Apakah perbezaan antara invois dan laporan perbelanjaan?

Walaupun kedua-dua dokumen melibatkan transaksi kewangan, invois dan laporan perbelanjaan mempunyai tujuan yang berbeza:

‍

1. Invois

Pengeluaran : Invois biasanya dikeluarkan oleh pembekal atau vendor untuk meminta bayaran bagi barangan atau perkhidmatan yang diberikan kepada syarikat. ‍
Format : Ia termasuk maklumat terperinci seperti caj terperinci, kuantiti, harga dan syarat pembayaran. ‍
Penerima : Invois dihantar ke jabatan akaun belum bayar syarikat untuk pemprosesan dan pembayaran.

2. Laporan perbelanjaan

Asal : Laporan perbelanjaan dijana oleh pekerja untuk meminta pembayaran balik untuk perbelanjaan berkaitan perniagaan yang dibayar daripada poket mereka sendiri. ‍
Kandungan : Ia memperincikan perbelanjaan yang ditanggung, termasuk tarikh, perihalan, jumlah dan resit sokongan. ‍
Kelulusan : Laporan perbelanjaan memerlukan kelulusan daripada penyelia atau pengurus sebelum pembayaran balik diproses oleh pasukan kewangan.

Apakah amalan terbaik laporan perbelanjaan pekerja?

Untuk menyelaraskan proses pelaporan perbelanjaan dan memastikan ketepatan dan pematuhan, organisasi boleh mengikuti amalan terbaik ini:

‍

1. Penggunaan perisian pelaporan perbelanjaan

Melaksanakan perisian pelaporan perbelanjaan mengautomasikan penciptaan, penyerahan dan kelulusan laporan perbelanjaan.
Membolehkan pengesanan masa nyata perbelanjaan dan memastikan ketekalan dalam piawaian pelaporan.

2. Wujudkan dasar perbelanjaan yang jelas

Membangunkan dan menyampaikan garis panduan yang jelas tentang perbelanjaan yang boleh dibayar balik dan dalam keadaan apa.
Mendidik pekerja tentang kemas kini dasar dan jangkaan mengenai dokumentasi dan tarikh akhir penyerahan.

3. Seragamkan templat laporan perbelanjaan

Menyediakan pekerja dengan templat laporan perbelanjaan piawai yang merangkumi medan yang diperlukan untuk maklumat penting (cth, tarikh, perihalan, jumlah, resit).
Memastikan keseragaman dan memudahkan untuk menyemak dan memproses laporan.

4. Galakkan penyerahan tepat pada masanya

Tetapkan tarikh akhir untuk menyerahkan laporan perbelanjaan sejurus selepas perbelanjaan ditanggung untuk mempercepatkan pembayaran balik dan mengekalkan rekod kewangan yang tepat.
Kurangkan risiko kehilangan resit atau perbelanjaan terlupa dengan menggalakkan dokumentasi segera.

5. Pastikan dokumentasi yang betul

Memerlukan pekerja untuk melampirkan salinan imbasan atau imej digital resit untuk setiap item perbelanjaan yang dituntut.
Sahkan bahawa resit boleh dibaca dan masukkan butiran yang diperlukan seperti nama vendor, tarikh dan jumlah amaun yang dibayar.

6. Laksanakan aliran kerja kelulusan

Wujudkan aliran kerja kelulusan yang jelas di mana laporan perbelanjaan disemak dan diluluskan oleh penyelia atau pengurus.
Memastikan bahawa kelulusan didokumenkan dan disimpan untuk tujuan audit.

7. Memantau dan menganalisis corak perbelanjaan

Semak laporan perbelanjaan secara kerap dan analisis corak perbelanjaan untuk mengenal pasti peluang untuk penjimatan kos atau pelarasan belanjawan.
Gunakan cerapan untuk membuat keputusan termaklum tentang dasar perjalanan, rundingan vendor dan peruntukan sumber.

Pautan Pantas

Penyelesaian Penglibatan Pekerja

Blog

Ebook & Panduan

Glosari

Lihat Semua Penyepaduan

Video