Quando iniziare a pianificare il programma di premi e riconoscimenti per i dipendenti

Quando è il momento giusto per avviare un piano di R&R per i dipendenti?

Cominciamo col dirvi quando non è il caso di "iniziare" a pianificare il programma R&R per i dipendenti:

• Quando i vostri dipendenti sono già disimpegnati.
• Quando la voce dell'ufficio ronza di malumori.
• Quando l'azienda è in perdita!

Prendiamo ad esempio General Motors.

Nello scandalo dei richiami di General Motors del 2014, in cui l'amministratore delegato di GM Mary Barra ha dovuto presentarsi al Congresso per rispondere del mancato richiamo di auto difettose che hanno provocato 13 morti, una delle cause principali è emersa nel processo di ricompensa e punizione dell'azienda.

L'ambiente di GM scoraggiava gli individui (i dipendenti) dall'esprimere le loro preoccupazioni, invece di ricompensarli per la loro coscienza. In seguito a ciò, il programma R&R dell'azienda è stato completamente rinnovato, ma non prima che il danno fosse stato fatto!

Il modo migliore per ottenere i comportamenti che si desiderano è fornire ricompense per chi li mette in atto. - HBR

Il vostro programma di premi e riconoscimenti deve essere incorporato nel tessuto della cultura aziendale fin dal momento in cui viene concepito.

L'87% dei dipendenti riferisce un alto livello di inclusione nella propria azienda quando c'è una forte cultura del riconoscimento. Forbes

Ma ci sono diversi passi da compiere prima che il vostro piano si trasformi da uno schizzo sul proverbiale tavolo da disegno a una realtà operativa.

Quando iniziare un programma di R&R: Una cronologia degli eventi

Se è la prima volta che la vostra azienda implementa un programma di premi e riconoscimenti, la sua pianificazione potrebbe sembrare un compito arduo.

Le ricerche dimostrano che la percezione dei sistemi di ricompensa da parte dei dipendenti tende a peggiorare man mano che si scende nell'organizzazione. - HBR

Questo accade quando un programma di ricompense viene lanciato in modo frettoloso senza un'attenta riflessione e pianificazione. Siete spinti dall'entusiasmo e dalla passione di fare le cose per bene con i vostri dipendenti, ma non buttatevi a capofitto senza un piano!

Dal giorno in cui si immagina il programma fino al lancio vero e proprio, un piano d'azione ben strategizzato ed eseguito con cautela garantirà un successo straordinario in termini di lancio e partecipazione.
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1. Il piano di 6 mesi

• Una volta allineata l'organizzazione all'idea di un programma di R&R, assicuratevi di mettere in moto il vostro piano almeno un anno prima del lancio effettivo.
• Partite dagli obiettivi che volete raggiungere. Valutate gli obiettivi aziendali, le esigenze dei vostri dipendenti e come raggiungerli con successo.
• Preparate una stima approssimativa delle tempistiche e controllatela costantemente per assicurarvi che il lancio sia in linea con i tempi.
• Nei mesi successivi, mettete insieme il team giusto per aiutarvi nella ricerca, nell'esecuzione e nell'implementazione del programma.
• Fate una ricerca sulle diverse piattaforme o fornitori di riconoscimenti per i dipendenti. Esaminate gli incentivi, i vantaggi e le opzioni di ricompensa che offrono. Assicuratevi che tutto sia in linea con gli obiettivi aziendali generali.

2. Il traguardo dei 4 mesi

• Al termine dei 4 mesi, è il momento di contattare diversi fornitori per ottenere preventivi. Fate una telefonata interna sulla logistica del programma.
• Nella valutazione di un fornitore o di una piattaforma di R&R giocano un ruolo importante diversi fattori, tra cui i costi di licenza, la selezione delle funzioni e il livello di personalizzazione.
• Allo stesso tempo, è fondamentale stabilire un budget e scegliere le categorie di premi all'interno di tale budget.
• Create un elenco di KPI che vi aiutino a misurare il successo del programma. Elencate gli obiettivi dei vostri dipendenti e stabilite le categorie di ricompensa per aiutare i vostri dipendenti ad allinearsi con tali obiettivi e a soddisfare le loro esigenze.
• Una volta stabiliti i criteri, utilizzate i mesi successivi per un'analisi comparativa dei fornitori/piattaforme basata su campioni, demo, testimonianze, referenze e prezzi per aiutarvi a fare una scelta informata.
• Decidete l'ambito e la portata del programma. Sarà esteso a tutta l'azienda? Oppure sarà mirato a una sede o a un reparto specifico? Quali saranno i premi più alti e quelli più bassi?

3. Il traguardo dei 2 mesi

• Quando mancano solo due mesi, è ora di passare all'implementazione vera e propria. Scegliete un fornitore/piattaforma in base alla vostra valutazione e condividete l'elenco dei KPI che volete incorporare nel programma insieme alle metriche misurabili.
• Fornire un elenco degli obiettivi del programma, delle categorie e dei valori dei premi, dei dettagli del marchio, delle linee guida, degli elenchi dei dipendenti, dei requisiti di reporting, ecc. Le consultazioni dettagliate con il vostro fornitore vi aiuteranno a preparare e ottimizzare la piattaforma per il lancio iniziale.
• Finalizzate un budget e un piano di comunicazione per il lancio. Poi è il momento di commercializzare il programma presso i dipendenti, utilizzando una strategia a due punte, mirata sia al lancio stesso che ai vantaggi del programma.

4. 1 mese prima del lancio

• Entro il termine di un mese, la piattaforma dovrebbe essere pronta per l'anteprima. Le risorse umane e i dirigenti dell'azienda dovrebbero esaminare il programma, testando tutte le caratteristiche e le funzionalità per garantire che la piattaforma sia completamente pronta prima della messa in funzione.
• Prendete tempo per testare i collegamenti. Cercate i bug nel sistema, verificate le funzioni personalizzate e assicuratevi che le linee di comunicazione con il vostro fornitore siano chiare per effettuare le regolazioni finali. Per risparmiare tempo in questo compito, potreste utilizzare un bug tracker.
• Date un'accelerata alle vostre comunicazioni di lancio e utilizzate un approccio multicanale. Sfruttate e-mail, campagne, manifesti, incontri in municipio, popup intranet per suscitare l'interesse dei dipendenti e mostrare il valore del programma.

5. 2 settimane al termine

• È tempo di crisi! A sole due settimane dalla scadenza, la vostra piattaforma dovrebbe essere già operativa.
• Stabilite dei punti di contatto regolari con il vostro fornitore per mettere a punto la piattaforma e convalidare i dati del programma (compresi i dettagli dei dipendenti).
• Iniziate a formare i team delle risorse umane e i manager di medio livello, utilizzando pacchetti di domande e risposte per familiarizzare con lo strumento e i suoi rapporti.
• Organizzate riunioni periodiche con le parti interessate per risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto.
• Continuate a dare ai vostri dipendenti un'anteprima del programma con anticipazioni allettanti sui premi, dettagli su come raggiungere gli obiettivi e sui vantaggi del programma per il loro sviluppo professionale e personale.

6. 1 giorno rimanente

• Il giorno prima del lancio di solito si presenta con una suspense da far tremare le unghie. È il momento di effettuare gli ultimi controlli con il fornitore della piattaforma per assicurarsi che tutto sia pronto a partire!
• Organizzate una serie di eventi pre-lancio per amplificare l'attesa. Potreste organizzare una festa pre-lancio, dei giochi di team-building, un'offsite o qualsiasi altra cosa per dimostrare ai vostri dipendenti che si tratta di un programma di ricompensa per i dipendenti.

7. Giornata di lancio

• Congratulazioni! Dopo aver annunciato il vostro programma con una grande festa di lancio o un municipio, è il momento di svelarne la portata e le caratteristiche.
• Monitorate le interazioni e le reazioni iniziali, organizzate un'ampia sessione di domande e risposte per informare i vostri dipendenti sui vantaggi e sui benefici.
• Nei giorni successivi, mettete a disposizione il vostro team di programma per rispondere alla marea di domande che con ogni probabilità arriveranno quando i vostri dipendenti inizieranno a usare la piattaforma. Rivedete la piattaforma e lo strumento a intervalli regolari per tenere il passo con i cambiamenti.

Il successo di R&R per le aziende che hanno scelto il momento giusto

Sebbene le tempistiche sopra indicate possano essere considerate come una media, le aziende che hanno riscontrato un notevole successo nelle loro iniziative di R&R non solo hanno tenuto conto delle dimensioni e della posizione sul mercato, ma anche delle mutate esigenze dei dipendenti.

In poche parole, queste aziende hanno adottato un approccio agile alla R&R, pianificando o adattando il loro programma in base alle esigenze del momento.

Misurare il valore, il costo e l'impatto di un particolare premio per determinare se aumentarlo o ridurlo o eliminarlo del tutto. -Gartner

Prendendo queste aziende come esempio di R&R fatta bene, potete stimare il momento giusto per la vostra azienda per pianificare il programma di R&R dei dipendenti in base ai seguenti criteri:
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Il tempo è denaro!

Il tempo è fondamentale quando si pianifica il programma R&R per i dipendenti. Anche se il viaggio dalla visione alla messa in funzione è entusiasmante, non finisce qui. La parte più cruciale viene dopo il lancio, quando è il momento di monitorare l'adozione, l'utilizzo, i progressi e i tassi di partecipazione e di modificare il programma per renderlo il miglior regalo possibile ai vostri dipendenti e alla vostra azienda.

Raggiungerete gli obiettivi aziendali desiderati: mantenere la vostra forza lavoro qualificata, assumere nuovi talenti e accelerare la crescita aziendale.

In un mercato del lavoro difficile, in cui ci sono più posti di lavoro aperti che persone da occupare, i compensi giocano un ruolo sempre più importante nell'attrarre e trattenere i talenti. - Gartner