Comunicare con successo l'avvio del programma di riconoscimento dei dipendenti

Se vi è mai capitato di programmare un'attività divertente per il venerdì, con spuntini e giochi, per poi veder arrivare solo una manciata di dipendenti, avrete imparato l'importanza della comunicazione!

Lo stesso vale per il programma di riconoscimento dei dipendenti. Non portate la nave a riva per poi vederla schiantarsi sugli scogli! Mesi di strategie, budget e creazione dello strumento perfetto non serviranno a nulla se i vostri dipendenti saranno lasciati all'oscuro a causa della mancanza di un'adeguata comunicazione.

"Il più grande problema della comunicazione è l'illusione che sia avvenuta". - George Bernard Shaw

Per ottenere il massimo ritorno dall'investimento nel programma (con un'implementazione e un'adozione diffuse), è necessario un piano di comunicazione adeguato e una lista di controllo per il lancio, per garantire che ogni dipendente sia in grado di gestire il programma:

• Conosce il programma.
• È entusiasta di usarlo.
• È soddisfatto delle offerte di premi e ricompense.

L'obiettivo è "commercializzare" il valore del programma di riconoscimento ai dipendenti.

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La comunicazione è la chiave del successo

Per promuovere una cultura ricca di riconoscimenti nella vostra organizzazione e aumentare la produttività complessiva, avete creato un programma di riconoscimento completo che motiva i vostri dipendenti in ogni fase del loro percorso in azienda.

💡 "Il lavoro diventa più significativo quando le persone sanno che le loro azioni sono notate e apprezzate".(Fonte: McKinsey)

Ma non è sufficiente investire nel programma se i dipendenti sono confusi sugli obiettivi e sui benefici.

Per rendere il programma di riconoscimento dei dipendenti un successo, è necessario:

• Delineare gli obiettivi e il processo del programma.
• Comunicare le tempistiche di lancio ed evidenziare il team che gestisce il programma.
• Definire i comportamenti che possono essere riconosciuti e i relativi benefici per i dipendenti.

Per ottenere l'adesione dei vostri dipendenti, create un'atmosfera di entusiasmo intorno al programma attraverso una campagna di comunicazione ben pianificata che abbia al centro il lancio.

Perché

• Creare consapevolezza sul programma e sul suo ruolo nel promuovere una cultura dell'apprezzamento.
• Ottenere l'adesione dei dipendenti creando un'atmosfera di pre-lancio intorno al programma.
• Incoraggiare l'adozione diffusa del programma dopo il lancio, in modo da riconoscere i contributi di tutti.
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Come

• Accantonate un budget per la campagna di comunicazione e ottenete il consenso della direzione generale.
• Pianificate un evento aziendale intorno al lancio con comunicazioni pre-lancio.
• Create uno slancio con e-mail, manifesti, notifiche e persino con il passaparola.
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Quando

• 1-2 mesi prima del lancio vero e proprio; troppo presto e l'entusiasmo si spegnerà, troppo tardi e non ci sarà abbastanza slancio.
• Continuare anche dopo il lancio vero e proprio per mantenere alta l'eccitazione e massimizzare il ROI.
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Quando General Motors ha promosso il suo nuovo programma di riconoscimento, ha intensificato gli sforzi di comunicazione raggiungendo i dipendenti con un approccio multicanale (e-mail mirate, video di formazione, newsletter e post sulla intranet). Il risultato finale è stato un tasso di partecipazione e di adozione del 97% per il nuovo programma di riconoscimento.

Adattare la comunicazione a tutti i tipi di partecipanti

Sebbene il programma si applichi in egual misura ai dipendenti regolari e a quelli di livello dirigenziale, il piano di comunicazione deve essere adattato a ciascun gruppo.

1. Per i dipendenti

In quanto gruppo target del programma di riconoscimento, gli sforzi di comunicazione devono concentrarsi sugli obiettivi e le finalità del programma, sui dettagli del processo, sugli strumenti da utilizzare e sui benefici a breve e a lungo termine del programma per i dipendenti.

Se possibile, selezionate alcune figure chiave per promuovere il programma. Diffondete la notizia ai vostri dipendenti attraverso riunioni, materiali di onboarding, intranet, post sui social, note in bacheca, e-mail e altro ancora.

2. Per i dirigenti

In quanto parti interessate al programma di riconoscimento, i manager e i supervisori devono essere informati delle motivazioni alla base del programma. In quanto responsabili di avviare il riconoscimento e di rispondere alle domande dei loro team, devono comprendere il processo, la tecnologia e il funzionamento dello strumento/piattaforma.

Riunioni con le parti interessate, sessioni di formazione, pacchetti di domande e risposte e messaggi di posta elettronica possono aiutare i dirigenti di medio livello ad aggiornarsi e a familiarizzare con il programma.

Metodi di promozione e lancio del programma di riconoscimento dei dipendenti

Dalle e-mail di lancio ai manifesti, alle campagne, alle riunioni in municipio, ai popup nelle intranet, ci sono diversi modi per creare entusiasmo intorno al lancio.

Le risorse umane dovrebbero avviare la prima comunicazione alcune settimane prima del lancio effettivo; in questo modo i dipendenti hanno il tempo di comprendere il programma, il suo valore, i premi offerti e il modo in cui migliorerà il loro sviluppo di carriera.

• 📰 Comunicato stampa: Dare il via alla comunicazione con una solida strategia di comunicati stampa che introduca il programma, ne delinei gli obiettivi e ponga le basi per il lancio.
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• 📧 E mail: Una singola e-mail di annuncio non è sufficiente! Una campagna di email a goccia con teaser pre-lancio, annunci di lancio e follow-up post-lancio massimizzerà l'impatto del programma.
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• 📢 Marketing digitale e cartaceo: Creare un'eco sul programma di riconoscimento dei dipendenti. Allestite insegne e cartelli digitali in tutta la sede dell'ufficio, dalla reception alla caffetteria, alle bacheche o in qualsiasi altro luogo in cui sia possibile ottenere il maggior numero di occhi per diffondere la conoscenza del programma. Allo stesso tempo, la promozione digitale attraverso screensaver, notifiche pop-up e ticker scorrevoli manterrà il programma in cima ai loro pensieri.
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• 🗣 Intranet e social media interni: L'intranet aziendale funziona come un social media interno per discutere del lancio, fornire informazioni e anticipare il lancio ai dipendenti. Utilizzate sondaggi e quiz per invitare a dare suggerimenti, discutere i feedback e un'immagine banner per rendere popolare il lancio.
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• 👨‍💻 Townhall/Attività: Costruite fiducia e credibilità chiedendo ai leader aziendali e alle persone di evidenziare gli aspetti critici del programma e della sua implementazione durante l'incontro con l'intera azienda (in loco o virtuale). Invitate discussioni e domande per coinvolgere i dipendenti, pianificate attività divertenti e inviate regali simbolici per creare l'atmosfera.

Lanci di R&R nella vita reale con un fattore "Wow

Queste aziende si sono fatte un nome non solo per i loro programmi di riconoscimento, ma anche per il modo in cui hanno lanciato il loro programma R&R e la fanfara che lo circonda.

Heineken ha riconfezionato e rilanciato il suo programma R&R con tutti i crismi. La fase di lancio ha incluso comunicazioni omnichannel attraverso e-mail, post quotidiani sui social media, poster e standee, SMS ai dipendenti, screensaver per PC e altro ancora.

Cox Communications ha organizzato un festival di lancio della durata di una settimana con attività complete intorno alla piattaforma Spark R&R. L'hanno trasformato in un evento annuale che inizia con una divertente e-mail a tema per tutta l'azienda che annuncia i festeggiamenti della Spark Week.

Il modo in cui comunicare ai dipendenti "chi" riceve il riconoscimento e "perché" dipende dalla cultura dell'organizzazione". - SHRM

Una lista di controllo per le risorse umane che stanno pianificando il lancio del loro R&R

Una rapida lista di controllo vi aiuterà a consolidare la vostra strategia di lancio e a garantire che il vostro piano di comunicazione per il lancio del programma di riconoscimento e ricompensa dei dipendenti sia pronto a partire.

Fare ✅

• Preparate una strategia di comunicazione pre-lancio e ottenete il consenso e il budget dai dirigenti.
• Creare un piano agile per la campagna, tenere traccia dei risultati utilizzando uno strumento di pianificazione del progetto e nominare un leader della campagna per garantirne la corretta esecuzione.
• Decidete su cosa volete concentrarvi: sul programma di R&R in sé o sul motivo della sua implementazione e del suo lancio.
• Per ottenere il messaggio giusto, testate la campagna su un piccolo gruppo e modificatela in base al feedback.
• Assicuratevi che la vostra comunicazione - manifesti, e-mail, grafica, tono dei contenuti e stile - sia in linea con il branding aziendale.
• Il giorno del lancio fate di tutto per aumentare l'entusiasmo e ottenere l'adesione dei dipendenti.
• Evidenziare la proposta di valore aziendale e i vantaggi per i dipendenti durante il lancio.
• Organizzate eventi regolari e promuovete le pietre miliari del programma per mantenere lo slancio dopo il lancio.

Non fare ❌

• Non lasciate che sia l'ultimo minuto per ottenere il giusto consenso e il budget dalla direzione. La campagna non decollerà in tempo.
• Non utilizzate il vecchio approccio carta e penna o il foglio excel. Non è sufficiente per tenere il passo con un piano di campagna dinamico ed è soggetto a errori.
• Non dividete la vostra attenzione su troppe cose. Ciò toglierebbe importanza al messaggio principale.
• Non inviate un messaggio generico. Avrà un impatto sul lancio e sull'attuazione del vostro programma di riconoscimento.
• Non utilizzate colori e stili generici perché la vostra campagna potrebbe perdere credibilità o avere un impatto ridotto sui dipendenti.
• Non lesinate sul giorno del lancio. Il programma non avrà successo senza l'adesione dei dipendenti.
• Non concentratevi sui vantaggi periferici. Ciò scoraggerà l'utilizzo e l'adozione su larga scala.
• Non pensate che il programma inizi e finisca con il lancio. Incoraggiate l'adozione diffusa con attività e comunicazioni successive al lancio.

Cosa succede dopo il lancio?

Poiché è facile che l'entusiasmo si esaurisca, mantenete vivo l'entusiasmo con e-mail di follow-up, sondaggi, quiz e persino focus group di feedback.

Aprite i canali di comunicazione e incoraggiate l'utilizzo a livello aziendale per garantire un'implementazione di successo, un'adozione post-lancio e un impegno duraturo con il vostro programma di riconoscimento dei dipendenti.

Contemporaneamente, comunicare le metriche di successo del programma, che comprendono fattori quali:

• Produttività
• Tasso di turnover
• Tasso di assenteismo
• Punteggio di soddisfazione
• ENPS(Punteggio netto dei promotori dei dipendenti)

Garantire aggiornamenti regolari sui cambiamenti di versione, sulle modifiche strutturali, sulle modifiche e sulle statistiche interessanti degli stakeholder e dei dipendenti del programma.

Assicuratevi che anche il top management sia coinvolto nel gioco, comunicando spesso con i loro team e riconoscendo i risultati e i vincitori.

In questo modo si crea fiducia e si dimostra ai dipendenti che l'azienda non sta solo investendo in uno strumento, ma crede fermamente nel programma complessivo.