Daftar Istilah Empuls

Glosarium Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketentuan Tunjangan Karyawan

Surat Karyawan

An employee letter plays a significant role in ensuring that both the employer and the employee are on the same page, fostering a positive and productive work environment.

Apa yang dimaksud dengan surat karyawan?

Surat karyawan adalah korespondensi tertulis dari pemberi kerja kepada karyawan, biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting seperti promosi, tawaran pekerjaan, perubahan gaji, atau tindakan disipliner. Surat ini berfungsi sebagai sarana resmi untuk menyampaikan rincian mengenai status pekerjaan atau hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa tujuan dari surat karyawan?

Surat karyawan memiliki berbagai tujuan dalam konteks tempat kerja, dan jenis surat tertentu akan menentukan tujuan utamanya. Berikut adalah beberapa tujuan umum surat karyawan:

‍

1. Surat penawaran

Tujuan: Untuk memberikan tawaran pekerjaan secara resmi kepada seorang kandidat.
Detail: Menentukan posisi, gaji, tunjangan, tanggal mulai, dan kondisi kerja.
Penting: Menetapkan persyaratan kerja dan menetapkan ekspektasi untuk karyawan baru.

2. Kontrak kerja

Tujuan: Untuk menguraikan syarat dan ketentuan kerja dengan cara yang lebih komprehensif daripada surat penawaran.
Rincian: Termasuk klausul yang terkait dengan tanggung jawab pekerjaan, prosedur pemutusan hubungan kerja, perjanjian kerahasiaan, dan aspek hukum lainnya.
Pentingnya: Memberikan kerangka hukum untuk hubungan kerja, melindungi pemberi kerja dan karyawan.

3. Surat pengangkatan

Tujuan: Untuk mengonfirmasi secara resmi pengangkatan atau promosi karyawan dalam organisasi.
Rincian: Menyatakan posisi baru, tanggung jawab, dan setiap perubahan kompensasi.
Pentingnya: Mengakui dan merayakan pencapaian dan kontribusi karyawan.

4. Surat pengunduran diri

Tujuan: Untuk mengkomunikasikan secara resmi keputusan karyawan untuk meninggalkan perusahaan.
Detail: Biasanya mencakup hari kerja terakhir dan dapat mengungkapkan rasa terima kasih atau alasan untuk pergi.
Penting: Memulai proses transisi, memungkinkan pemberi kerja untuk merencanakan pengganti dan menjaga hubungan positif dengan karyawan yang keluar.

4. Surat penghargaan

Tujuan: Untuk mengungkapkan rasa terima kasih dan penghargaan atas kontribusi karyawan.
Detail: Menyoroti pencapaian, kualitas, atau upaya tertentu yang berdampak positif pada organisasi.
Pentingnya: Meningkatkan semangat kerja, memperkuat perilaku positif, dan menumbuhkan budaya pengakuan.

5. Surat peringatan

Tujuan: Untuk menangani masalah kinerja atau perilaku dan secara resmi memberitahukan kepada karyawan tentang perlunya perbaikan.
Rincian: Menguraikan kekhawatiran, harapan, dan potensi konsekuensi yang spesifik jika perbaikan tidak tercapai.
Pentingnya: Mendokumentasikan masalah kinerja dan memberikan jalur yang jelas untuk perbaikan atau tindakan disipliner.

6. Surat konfirmasi

Tujuan: Untuk mengonfirmasi detail yang terkait dengan pekerjaan, seperti revisi gaji, promosi, atau perubahan tanggung jawab pekerjaan.
Rincian: Menyatakan dengan jelas perubahan yang sedang dikonfirmasi dan ketentuan terkait.‍
Penting: Memperjelas ketentuan hubungan kerja untuk menghindari kesalahpahaman.

Siapa penerima surat karyawan yang dituju?

Penerima surat karyawan yang dituju dapat berupa persona-persona berikut ini:

‍

Karyawan: Jika surat tersebut adalah surat penawaran, surat penilaian, atau surat pemutusan hubungan kerja, penerimanya adalah karyawan yang bersangkutan. Surat-surat ini biasanya ditujukan langsung kepada karyawan dan berisi informasi yang berkaitan dengan status kepegawaian mereka.
Calon pemberi kerja: Dalam kasus surat rekomendasi atau surat referensi, penerimanya adalah calon pemberi kerja. Surat-surat ini digunakan untuk menjamin keterampilan, karakter, dan pengalaman karyawan.
Sumber daya manusia: Surat-surat seperti surat pengunduran diri atau surat keluhan akan dialamatkan ke departemen sumber daya manusia. Surat-surat ini digunakan untuk mengkomunikasikan secara formal keputusan atau masalah yang terkait dengan pengalaman kerja karyawan.
Manajemen: Surat seperti proposal atau laporan sering kali ditujukan kepada manajemen. Surat-surat ini digunakan untuk mengomunikasikan ide, saran, atau informasi terbaru tentang proyek atau tugas.

Kapan batas waktu pembuatan dan pengiriman surat karyawan?

Tenggat waktu untuk membuat dan mengirim surat karyawan tergantung pada sifat dan urgensi komunikasi. Berikut ini beberapa panduan umum untuk berbagai jenis surat karyawan:

‍

1. Surat penawaran

Batas waktu: Biasanya, surat penawaran harus dibuat dan dikirim segera setelah kandidat menerima tawaran pekerjaan. Usahakan untuk mengirimkannya dalam waktu seminggu setelah penerimaan kandidat untuk menjaga antusiasme dan segera memulai proses orientasi.

2. Kontrak kerja

Batas waktu: Kontrak kerja harus disiapkan dan diberikan sebelum atau pada hari pertama karyawan bekerja. Penting untuk memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk meninjau dan mencari nasihat hukum jika perlu. Biasanya kontrak ditandatangani pada hari pertama kerja.

3. Surat pengangkatan

Batas waktu: Serupa dengan surat penawaran, surat pengangkatan harus dikirim segera setelah keputusan untuk mengangkat atau mempromosikan karyawan dibuat. Usahakan untuk mengkomunikasikan keputusan tersebut dalam jangka waktu yang wajar untuk menjaga transparansi dan kegembiraan.

4. Surat pengunduran diri

Batas waktu: Seorang karyawan idealnya harus menyerahkan surat pengunduran diri jauh sebelum hari kerja terakhir mereka. Periode pemberitahuan standar biasanya dua minggu, tetapi ini dapat bervariasi berdasarkan kontrak kerja atau kebijakan perusahaan.

5. Surat penghargaan

Batas waktu: Mengekspresikan apresiasi adalah sebuah proses yang berkelanjutan. Namun, jika surat tersebut merupakan tanggapan atas pencapaian atau peristiwa tertentu, surat tersebut harus dikirim sesegera mungkin setelah pencapaian tersebut untuk memaksimalkan dampaknya.

6. Surat peringatan

Batas waktu: Komunikasi yang tepat waktu sangat penting ketika menangani masalah kinerja atau perilaku. Surat peringatan harus dikeluarkan segera setelah masalah teridentifikasi, sehingga memberikan waktu dan panduan yang cukup bagi karyawan untuk melakukan perbaikan.

7. Surat konfirmasi

Batas waktu: Sama halnya dengan surat penawaran, surat konfirmasi untuk perubahan persyaratan kerja harus dikirim segera setelah keputusan dibuat. Hal ini untuk memastikan kejelasan dan menghindari kesalahpahaman.

Bagaimana cara memulai surat karyawan?

Surat karyawan dapat dimulai dengan cara berikut:

‍

Salam: Mulailah dengan sapaan formal. Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan nama tersebut. Misalnya, "Yang terhormat Tuan Sharma," atau "Yang terhormat Nona Lee,". Jika namanya tidak diketahui, Anda dapat menggunakan sapaan umum seperti "Anggota Tim yang Terhormat". Salam pembuka menentukan nada untuk seluruh isi surat, jadi penting untuk memilihnya dengan hati-hati.
Pendahuluan: Paragraf pertama harus dengan jelas menyatakan tujuan dari surat tersebut. Buatlah dengan jelas dan ringkas untuk memastikan penerima surat memahami alasan Anda menulis. Misalnya, "Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang..." atau "Surat ini ditujukan untuk...". Hal ini membantu penerima memahami konteks dan pentingnya surat tersebut.
Isi: Di sinilah Anda memberikan isi utama surat. Jaga agar nada tetap profesional dan isinya jelas. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin atau ide. Hal ini membuat surat lebih mudah dibaca dan dipahami. Pastikan untuk memberikan semua detail yang diperlukan, tetapi hindari jargon yang tidak perlu atau bahasa yang terlalu rumit.
Rincian spesifik: Tergantung pada tujuan surat, Anda mungkin perlu menyertakan detail spesifik. Misalnya, jika surat tersebut adalah surat penilaian, Anda mungkin perlu menyertakan detail tentang kinerja, pencapaian, dan area yang perlu ditingkatkan oleh karyawan. Jika surat pengunduran diri, Anda mungkin perlu menyertakan hari terakhir karyawan bekerja.
Nada dan bahasa: Nada dan bahasa surat harus sesuai dengan situasinya. Surat penghargaan akan memiliki nada positif dan ucapan selamat, sementara surat yang membahas suatu isu atau masalah akan memiliki nada yang lebih serius. Terlepas dari situasinya, bahasa yang digunakan harus selalu sopan dan profesional.
Penutup: Akhiri surat dengan pernyataan penutup, diikuti dengan nama dan posisi Anda. Pernyataan penutup dapat berupa "Salam Hormat", "Hormat kami", atau "Terima kasih". Hal ini secara resmi mengakhiri surat dan memberikan ruang untuk tanda tangan Anda dalam surat fisik.

Ingat, spesifikasi surat dapat bervariasi tergantung pada tujuan dan penerimanya. Selalu pastikan bahwa surat tersebut sopan, profesional, dan telah dikoreksi sebelum dikirim untuk menghindari kesalahan atau kesalahpahaman.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat sering dikirim untuk memeriksa pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Ini dapat diberikan secara berkala (bulanan / mingguan / triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan rapat berkala selama satu jam untuk obrolan informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang apa yang terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) adalah salah satu cara paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan Anda tentang perusahaan Anda. Ini termasuk satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS meliputi: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menanggapi survei eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' untuk merekomendasikan perusahaan dan 1 menandakan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' untuk merekomendasikannya.

Berdasarkan tanggapan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori berbeda:

Promotor
Karyawan yang telah merespons positif atau setuju.
Pencela
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang tetap netral dengan tanggapan mereka.

Tautan Cepat

Solusi Keterlibatan Karyawan

Blog (dalam bahasa Inggris

Ebook & Panduan

Daftar Istilah

Lihat Semua Integrasi