Daftar Istilah Empuls

Glosarium Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketentuan Tunjangan Karyawan

Manajemen Ketidakhadiran

‍

Absence management refers to the processes and strategies employed by organizations to manage and mitigate employee absences effectively. It encompasses various activities, including tracking absences, implementing policies, and offering support mechanisms to address absenteeism's impact on employees and the organization.

What is absence management?

Absence management refers to monitoring, controlling, and reducing employee absences. This includes tracking various types of leave, such as sick leave, vacation time, and other authorized time off, and managing the impact of unplanned or excessive absences on productivity and operations.

Apa yang dimaksud dengan manajemen ketidakhadiran?

Manajemen ketidakhadiran mengacu pada pendekatan sistematis yang dilakukan oleh organisasi untuk memantau, mengendalikan, dan mengurangi ketidakhadiran karyawan dari pekerjaan. Hal ini mencakup penerapan kebijakan, prosedur, dan praktik untuk meminimalkan dampak ketidakhadiran terhadap produktivitas dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan.

Apa yang dimaksud dengan prosedur manajemen ketidakhadiran?

Prosedur manajemen ketidakhadiran adalah seperangkat panduan dan langkah-langkah yang diikuti oleh organisasi untuk mengelola ketidakhadiran karyawan secara efektif. Hal ini biasanya mencakup:

‍

Kebijakan yang jelas yang menguraikan jenis-jenis cuti yang tersedia bagi karyawan dan prosedur untuk meminta dan menyetujui cuti.
Prosedur untuk melacak dan memantau ketidakhadiran, termasuk mendokumentasikan alasan ketidakhadiran dan mengidentifikasi pola atau masalah apa pun.
Panduan untuk mengelola ketidakhadiran yang tidak direncanakan atau berlebihan termasuk menerapkan tindakan disipliner atau menawarkan dukungan dan akomodasi.
Protokol komunikasi untuk menginformasikan manajer dan SDM tentang permintaan cuti dan mengoordinasikan cakupan bagi karyawan yang tidak hadir.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa pentingnya manajemen ketidakhadiran dalam organisasi?

Pentingnya manajemen ketidakhadiran adalah sebagai berikut:

‍

Mempertahankan kesinambungan operasional: Manajemen ketidakhadiran yang efektif memastikan fungsi organisasi tetap berjalan dengan lancar bahkan ketika karyawan tidak hadir, sehingga meminimalkan gangguan pada alur kerja dan proyek.
Mengoptimalkan produktivitas: Dengan menangani ketidakhadiran dengan cepat dan strategis, organisasi dapat mempertahankan tingkat produktivitas yang optimal dan memenuhi tenggat waktu tanpa membebani staf yang tersisa.‍
Meningkatkan keterlibatan karyawan: Manajemen ketidakhadiran yang proaktif menunjukkan dukungan organisasi terhadap kesejahteraan karyawan, yang mengarah pada tingkat keterlibatan, kepuasan kerja, dan retensi yang lebih tinggi.

‍

Laporan tren pengakuan & penghargaan karyawan

Manajemen Ketidakhadiran

‍

Apa saja tujuan manajemen ketidakhadiran?

Tujuan dari manajemen ketidakhadiran adalah:

‍

Meminimalkan gangguan: Tujuan utamanya adalah untuk meminimalkan dampak ketidakhadiran karyawan pada operasi dan produktivitas organisasi.
Memastikan kepatuhan: Manajemen ketidakhadiran memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan yang relevan, kebijakan perusahaan, dan perjanjian kontrak.
Mempromosikan kesejahteraan karyawan: Manajemen ketidakhadiran berupaya untuk meningkatkan kesehatan karyawan, keseimbangan kehidupan kerja, dan kesejahteraan secara keseluruhan dengan memberikan dukungan dan akomodasi.

Apa saja jenis-jenis ketidakhadiran yang berbeda?

Jenis-jenis absen yang berbeda adalah:

‍

1. Ketidakhadiran terjadwal

Cuti Liburan: Waktu cuti yang direncanakan untuk beristirahat, bersantai, dan melakukan aktivitas pribadi.
Waktu cuti yang direncanakan: Ketidakhadiran yang telah diatur sebelumnya untuk janji temu, acara keluarga, atau alasan pribadi lainnya.
Hari libur: Hari libur yang ditetapkan untuk memperingati hari libur umum atau keagamaan.

‍

2. Ketidakhadiran yang tidak terjadwal

Cuti sakit: Ketidakhadiran karena sakit atau cedera, yang membutuhkan waktu cuti untuk pemulihan.
Keadaan Darurat Keluarga: Situasi tak terduga yang mengharuskan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mendesak anggota keluarga.
Hari-hari pribadi: Hari libur diskresioner untuk alasan pribadi yang tidak tercakup dalam kategori cuti lainnya.
Ketidakhadiran yang tidak direncanakan: Ketidakhadiran tanpa pemberitahuan sebelumnya atau alasan yang sah, yang berpotensi mengindikasikan adanya masalah yang mendasarinya.

Apa saja strategi untuk manajemen ketidakhadiran yang efektif?

Strategi untuk manajemen ketidakhadiran yang efektif adalah:

‍

Menetapkan kebijakan ketidakhadiran yang jelas: Kebijakan yang jelas mengomunikasikan ekspektasi terkait kehadiran, hak cuti, dan prosedur untuk meminta cuti.
Menerapkan sistem pelacakan ketidakhadiran: Memanfaatkan teknologi untuk melacak dan memantau ketidakhadiran karyawan secara akurat memfasilitasi intervensi tepat waktu dan pengambilan keputusan berdasarkan data.
Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat: Mendorong karyawan untuk memprioritaskan perawatan diri dan kesejahteraan pribadi akan menumbuhkan budaya kesehatan dan keseimbangan.
Mendorong komunikasi yang terbuka: Menciptakan saluran komunikasi yang transparan memungkinkan karyawan untuk mendiskusikan ketidakhadiran secara terbuka dan mencari dukungan saat dibutuhkan.
Menyediakan pengaturan kerja yang fleksibel: Menawarkan opsi penjadwalan yang fleksibel, peluang kerja jarak jauh, atau pengaturan kerja alternatif dapat mengakomodasi beragam kebutuhan karyawan.
Menawarkan program bantuan karyawan (EAP): Menyediakan akses ke konseling, sumber daya kesehatan, dan layanan dukungan dapat membantu karyawan mengelola tantangan pribadi dan mengurangi ketidakhadiran.‍
Pelatihan silang dan perencanaan suksesi: Pelatihan silang karyawan dan pengembangan rencana suksesi memastikan ketidakhadiran tidak mengganggu fungsi bisnis yang penting dan memfasilitasi transisi yang lancar selama pergantian staf.

Apa saja tantangan dalam manajemen ketidakhadiran?

Tantangan dalam manajemen ketidakhadiran adalah:

‍

Dampak finansial pada organisasi: Ketidakhadiran dapat meningkatkan biaya karena pembayaran lembur, staf sementara, atau hilangnya produktivitas.
Gangguan operasional: Ketidakhadiran yang tidak terduga dapat mengganggu alur kerja, yang menyebabkan penundaan, tenggat waktu yang terlewat, dan penurunan efisiensi.
Semangat dan produktivitas karyawan: Sering absen dapat menurunkan semangat kerja di antara staf yang tersisa dan mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
Kepatuhan hukum dan undang-undang ketenagakerjaan: Kegagalan dalam mengelola ketidakhadiran sesuai dengan hukum dan peraturan yang relevan dapat membuat organisasi terkena risiko dan kewajiban hukum.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat sering dikirim untuk memeriksa pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Ini dapat diberikan secara berkala (bulanan / mingguan / triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan rapat berkala selama satu jam untuk obrolan informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang apa yang terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) adalah salah satu cara paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan Anda tentang perusahaan Anda. Ini termasuk satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS meliputi: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menanggapi survei eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' untuk merekomendasikan perusahaan dan 1 menandakan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' untuk merekomendasikannya.

Berdasarkan tanggapan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori berbeda:

Promotor
Karyawan yang telah merespons positif atau setuju.
Pencela
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang tetap netral dengan tanggapan mereka.

Apa peran SDM dalam manajemen ketidakhadiran?

SDM memainkan peran sentral dalam manajemen ketidakhadiran dengan:

‍

Mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur manajemen ketidakhadiran.
Memberikan panduan dan dukungan kepada para manajer dan karyawan mengenai hak cuti, prosedur, dan ekspektasi.
Memantau dan menganalisis data ketidakhadiran untuk mengidentifikasi tren dan area yang perlu ditingkatkan.
Menawarkan dukungan dan akomodasi kepada karyawan yang mungkin memerlukan bantuan untuk mengelola ketidakhadiran mereka karena masalah kesehatan atau alasan lain.
Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan yang terkait dengan cuti karyawan.
Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara manajer, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya terkait masalah manajemen ketidakhadiran.

Bagaimana Anda mengelola ketidakhadiran di tempat kerja?

Mengelola ketidakhadiran di tempat kerja melibatkan beberapa langkah:

‍

Menerapkan kebijakan dan prosedur yang jelas mengenai kehadiran dan cuti.
Memberikan informasi kepada karyawan tentang hak dan tanggung jawab mereka terkait cuti.
Memantau dan melacak ketidakhadiran untuk mengidentifikasi pola atau masalah.
Mengatasi penyebab yang mendasari seringnya ketidakhadiran, seperti masalah kesehatan atau ketidakpuasan di tempat kerja.
Menawarkan dukungan dan akomodasi yang sesuai, seperti pengaturan kerja yang fleksibel atau akses ke program kesehatan.
Menjaga komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan mengenai permintaan dan harapan cuti.

Bagaimana Anda memberi tahu manajer tentang cuti?

Karyawan biasanya harus memberi tahu manajer mereka tentang cuti sesegera mungkin, sebaiknya sebelum cuti dimulai. Hal ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

‍

Mengirimkan email atau permintaan tertulis yang menguraikan rincian cuti, termasuk tanggal dan alasannya.
Meminta pertemuan dengan manajer untuk mendiskusikan cuti secara langsung.
Mengikuti prosedur yang digariskan perusahaan untuk mengajukan cuti, seperti mengisi formulir permintaan cuti resmi.

Tautan Cepat

Solusi Keterlibatan Karyawan

Blog (dalam bahasa Inggris

Ebook & Panduan

Daftar Istilah

Lihat Semua Integrasi

Video

Imbalan

Daftar Istilah Empuls

Manajemen Ketidakhadiran

What is absence management?

Apa yang dimaksud dengan manajemen ketidakhadiran?

Apa yang dimaksud dengan prosedur manajemen ketidakhadiran?

Apa pentingnya manajemen ketidakhadiran dalam organisasi?

Manajemen Ketidakhadiran

Apa saja tujuan manajemen ketidakhadiran?

Apa saja jenis-jenis ketidakhadiran yang berbeda?

Apa saja strategi untuk manajemen ketidakhadiran yang efektif?