Erfolgreiche Kommunikation bei der Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungsprogramms

Wenn Sie schon einmal eine lustige Freitagsaktivität mit Snacks und Spielen geplant haben, zu der nur eine Handvoll Mitarbeiter erschienen ist, dann haben Sie gelernt, wie wichtig Kommunikation ist!

Genauso verhält es sich mit Ihrem Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter. Bringen Sie das Schiff nicht an Land, nur um es dann an den Felsen zerschellen zu sehen! Die monatelange Planung, Budgetierung und Einrichtung des perfekten Instruments wird umsonst sein, wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund mangelnder Kommunikation im Dunkeln tappen.

"Das größte Problem der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat." - George Bernard Shaw

Damit sich Ihre Investition in das Programm (mit einer weit verbreiteten Einführung und Akzeptanz) optimal auszahlt, benötigen Sie einen geeigneten Kommunikationsplan sowie eine Checkliste für die Einführung, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter:

• Weiß über das Programm Bescheid.
• Ist begeistert von der Nutzung.
• ist zufrieden mit dem Angebot an Auszeichnungen und Belohnungen.

Ziel ist es, den Wert Ihres Anerkennungsprogramms bei Ihren Mitarbeitern zu "vermarkten".

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Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Um die Anerkennungskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern und die Gesamtproduktivität zu steigern, haben Sie ein umfassendes Anerkennungsprogramm entwickelt, das Ihre Mitarbeiter in jeder Phase ihrer Unternehmenszugehörigkeit motiviert.

💡 "Die Arbeit gewinnt an Bedeutung, wenn die Menschen wissen, dass ihr Handeln wahrgenommen und gewürdigt wird.(Quelle: McKinsey)

Es reicht jedoch nicht aus, einfach nur in das Programm zu investieren, wenn Ihre Mitarbeiter über dessen Ziele und Vorteile im Unklaren sind.

Damit Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm ein Erfolg wird, müssen Sie Folgendes tun:

• Skizzieren Sie die Ziele und den Ablauf des Programms.
• Geben Sie den Zeitplan für die Einführung bekannt und stellen Sie das Team vor, das das Programm verwaltet.
• Definieren Sie Verhaltensweisen, die für eine Anerkennung in Frage kommen, und deren Vorteile für die Mitarbeiter.

Gewinnen Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, indem Sie durch eine gut geplante Kommunikationskampagne, in deren Mittelpunkt die Einführung steht, für das Programm werben.

Warum

• Sensibilisierung für das Programm und seine Rolle bei der Förderung einer Kultur der Wertschätzung.
• Die Mitarbeiter sollen für das Programm begeistert werden, indem sie vor der Markteinführung auf das Programm aufmerksam gemacht werden.
• Förderung einer breiten Übernahme des Programms nach dem Start, damit die Beiträge aller anerkannt werden.
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Wie

• Stellen Sie ein Budget für die Kommunikationskampagne zur Verfügung und holen Sie sich die Zustimmung der Unternehmensleitung.
• Planen Sie ein Firmenevent rund um die Markteinführung mit vorbereitender Kommunikation.
• Bauen Sie die Dynamik mit E-Mails, Plakaten, Benachrichtigungen und sogar Mundpropaganda auf.
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Wenn

• 1-2 Monate vor der eigentlichen Markteinführung; zu früh, und die Begeisterung wird verpuffen, zu spät, und es wird nicht genug Schwung geben.
• Fahren Sie nach dem eigentlichen Start fort, um die Spannung aufrechtzuerhalten und den ROI zu maximieren.
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Als General Motors für sein neues Anerkennungsprogramm warb, verstärkte das Unternehmen seine Kommunikationsbemühungen, indem es seine Mitarbeiter über mehrere Kanäle ansprach (gezielte E-Mails, Schulungsvideos, Newsletter und Intranetbeiträge). Dies führte schließlich zu einer 97%igen Teilnahme- und Akzeptanzrate für das neue Anerkennungsprogramm.

Ihre Kommunikation auf alle Arten von Teilnehmern zuschneiden

Auch wenn das Programm für reguläre Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen gilt, muss Ihr Kommunikationsplan auf jede Gruppe zugeschnitten sein.

1. Für Arbeitnehmer

Als Zielgruppe des Anerkennungsprogramms sollten sich Ihre Kommunikationsbemühungen auf die Ziele des Programms, die Einzelheiten des Prozesses, die zu verwendenden Instrumente und die kurz- und langfristigen Vorteile des Programms für die Mitarbeiter konzentrieren.

Wenn möglich, wählen Sie einige Schlüsselpersonen aus, die sich für das Programm einsetzen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Besprechungen, Einführungsunterlagen, Intranet, soziale Netzwerke, Notizen am Schwarzen Brett, E-Mails und vieles mehr.

2. Für Manager

Als wichtige Beteiligte am Anerkennungsprogramm müssen Manager und Vorgesetzte mit dem Grundgedanken des Programms vertraut gemacht werden. Da sie für die Initiierung der Anerkennung und die Beantwortung von Fragen ihrer Teams verantwortlich sind, müssen sie den Prozess, die Technologie und die Funktionsweise des Tools/der Plattform verstehen.

Treffen mit Interessenvertretern, Schulungssitzungen, Frage- und Antwortpakete und E-Mails würden dazu beitragen, die Führungskräfte der mittleren Ebene auf den neuesten Stand zu bringen und sie mit dem Programm vertraut zu machen.

Methoden zur Förderung und Einführung Ihres Anerkennungsprogramms für Mitarbeiter

Von Einführungs-E-Mails bis hin zu Plakaten, Kampagnen, Bürgerversammlungen, Intranet-Popups - es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Begeisterung für die Einführung wecken können.

Die Personalabteilung sollte die erste Kommunikation einige Wochen vor dem eigentlichen Start einleiten; so haben die Mitarbeiter Zeit, das Programm, seinen Wert, die angebotenen Belohnungen und die Verbesserung ihrer gesamten beruflichen Entwicklung zu verstehen.

• 📰 Pressemitteilung: Starten Sie die Kommunikation mit einer soliden Pressemitteilungsstrategie, die das Programm vorstellt, seine Ziele umreißt und die Bühne für den Start bereitet.
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• 📧 E mails: Eine einzige Ankündigungs-E-Mail ist nicht genug! Eine E-Mail-Drip-Kampagne mit Teasern vor dem Start, Startankündigungen und Nachfassaktionen nach dem Start wird die Wirkung des Programms maximieren.
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• 📢 Digitales und gedrucktes Marketing: Machen Sie auf Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm aufmerksam. Stellen Sie digitale Schilder und Ständer in den Büroräumen auf, vom Empfangsbereich bis zur Cafeteria, an schwarzen Brettern oder an jedem anderen Ort, an dem Sie die meisten Blicke auf sich ziehen können, um das Programm bekannt zu machen. Gleichzeitig sorgen digitale Werbemaßnahmen wie Bildschirmschoner, Pop-up-Benachrichtigungen und Laufschriften dafür, dass das Programm im Gedächtnis der Mitarbeiter bleibt.
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• 🗣 Intranet und interne soziale Medien: Das Intranet des Unternehmens funktioniert wie ein internes soziales Medium, um die Markteinführung zu besprechen, Informationen bereitzustellen und den Mitarbeitern vor der Markteinführung erste Einblicke zu geben. Nutzen Sie Umfragen und Quizze, um zu Vorschlägen aufzufordern, Feedback zu diskutieren und ein Bannerbild, um die Einführung bekannt zu machen.
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• 👨‍💻 Townhall/Aktivitäten: Bauen Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf, indem Sie die Unternehmens- und Personalleiter die kritischen Aspekte des Programms und seiner Umsetzung während der unternehmensweiten Townhall-Sitzung (vor Ort oder virtuell) hervorheben lassen. Laden Sie zu Diskussionen und Fragen ein , um die Mitarbeiter einzubeziehen, planen Sie unterhaltsame Aktivitäten und verteilen Sie kleine Geschenke, um die Aufmerksamkeit zu wecken.

Real-life R&R Startet mit einem 'Wow'-Faktor

Diese Unternehmen haben sich nicht nur durch ihre Anerkennungsprogramme einen Namen gemacht, sondern auch durch die Art und Weise, wie sie ihr F&R-Programm ins Leben gerufen haben, und durch den Rummel, der darum gemacht wurde.

Heineken hat sein R&R-Programm neu verpackt und mit allem Drum und Dran neu aufgelegt. Im Vorfeld der Einführung wurde eine Omnichannel-Kommunikation mit E-Mails, täglichen Posts in den sozialen Medien, Aufstellern und Postern, SMS an die Mitarbeiter, PC-Bildschirmschonern und vielem mehr durchgeführt.

Cox Communications plante ein einwöchiges Launch-Festival mit umfassenden Aktivitäten rund um seine Spark R&R-Plattform. Daraus wurde ein jährliches Ereignis, das mit einer lustigen, unternehmensweiten Themen-E-Mail beginnt, in der die Spark-Wochenfeierlichkeiten angekündigt werden.

Die Art und Weise, wie den Mitarbeitern mitgeteilt wird, "wer" eine Anerkennung erhält und "warum", hängt von der Kultur der Organisation ab. - SHRM

Eine Checkliste für HR, die ihre R&R einführen wollen

Eine kurze Checkliste hilft Ihnen, Ihre Einführungsstrategie zu festigen und sicherzustellen, dass Ihr Kommunikationsplan für die Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungs- und -belohnungsprogramms einsatzbereit ist.

Do's ✅

• Bereiten Sie eine Kommunikationsstrategie für die Zeit vor der Markteinführung vor und holen Sie die Zustimmung und das Budget der höheren Führungsebene ein.
• Erstellen Sie einen agilen Kampagnenplan, verfolgen Sie die Ergebnisse mithilfe eines Projektplanungstools und ernennen Sie einen Kampagnenleiter, der die ordnungsgemäße Durchführung sicherstellt.
• Entscheiden Sie, worauf Sie sich konzentrieren wollen - auf das F&R-Programm selbst oder auf den Grund für seine Umsetzung und Einführung.
• Testen Sie die Kampagne mit einer kleinen Gruppe, um die richtige Botschaft zu finden, und optimieren Sie sie auf der Grundlage des Feedbacks.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Kommunikation - Plakate, E-Mails, Grafiken, Tonfall und Stil - mit dem Branding des Unternehmens übereinstimmt.
• Gehen Sie am Einführungstag aufs Ganze, um die Spannung zu erhöhen und die Mitarbeiter zum Mitmachen zu bewegen.
• Stellen Sie den Mitarbeitern bei der Einführung den geschäftlichen Nutzen und die Vorteile vor.
• Führen Sie regelmäßig Veranstaltungen durch und werben Sie für die Meilensteine des Programms, um den Schwung auch nach dem Start aufrechtzuerhalten.

Verbote ❌

• Lassen Sie es nicht bis zur letzten Minute auf sich warten, um die Zustimmung und das Budget der Geschäftsleitung einzuholen. Die Kampagne wird nicht rechtzeitig in Gang kommen.
• Verwenden Sie nicht die altmodische Methode mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen. Sie reicht nicht aus, um mit einem dynamischen Kampagnenplan Schritt zu halten und ist fehleranfällig.
• Verteilen Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht auf zu viele Dinge. Das würde von der Bedeutung der Hauptbotschaft ablenken.
• Schicken Sie keine allgemeine Nachricht. Sie wird sich auf die Einführung und Umsetzung Ihres Anerkennungsprogramms auswirken.
• Verwenden Sie keine generischen Farben und Stile, da Ihre Kampagne sonst an Glaubwürdigkeit verlieren oder eine geringere Wirkung auf die Mitarbeiter haben könnte.
• Knausern Sie nicht am Einführungstag. Das Programm wird nicht erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen.
• Konzentrieren Sie sich nicht auf die peripheren Vorteile. Das wird eine breite Nutzung und Annahme verhindern.
• Denken Sie nicht, dass das Programm mit der Einführung beginnt und endet. Fördern Sie die breite Akzeptanz durch Aktivitäten und Kommunikation nach der Einführung.

Was kommt nach dem Start?

Da die Begeisterung leicht verpuffen kann, sollten Sie die Begeisterung mit Follow-up-E-Mails, Umfragen, Quiz und sogar Feedback-Fokusgruppen aufrechterhalten.

Öffnen Sie Ihre Kommunikationskanäle und fördern Sie die unternehmensweite Nutzung, um eine erfolgreiche Implementierung, die Akzeptanz nach der Einführung und ein dauerhaftes Engagement für Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm sicherzustellen.

Vermitteln Sie gleichzeitig die Erfolgskennzahlen des Programms, zu denen Faktoren wie z. B:

• Produktivität
• Umschlagshäufigkeit
• Abwesenheitsquote
• Bewertung der Zufriedenheit
• ENPS(Net Promoter Score für Mitarbeiter)

Sicherstellung regelmäßiger Aktualisierungen über Versionsänderungen, strukturelle Änderungen, Modifikationen und interessante Statistiken für die Interessengruppen und Mitarbeiter des Programms.

Sorgen Sie dafür, dass auch die oberste Führungsebene mitspielt, indem Sie häufig mit ihren Teams kommunizieren und Leistungsträger und Gewinner anerkennen.

Dies schafft Vertrauen und zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen nicht nur in ein Instrument investiert, sondern fest an das Gesamtprogramm glaubt.