ما هي ملاحظات الموظفين؟

ملاحظات الموظفين هي نهج لتقديم الملاحظات للموظفين. إنه ينقل ردود الفعل الإيجابية والسلبية حول أداء الموظف وتدريبه وتطويره. يمكن تقديم ملاحظات الموظفين شخصيا أو عبر الهاتف أو عن طريق الاتصال الكتابي.

تساعد التعليقات المنتظمة الموظفين على تحسين أدائهم مع تحسين النتيجة النهائية للشركة. يمكن القيام بذلك من خلال استطلاعات الرأي الرسمية للموظفين والمزيد من المحادثات غير الرسمية.

‍

لماذا تعتبر ملاحظات الموظفين مهمة؟

فيما يلي عدة أسباب تجعل ملاحظات الموظفين مهمة: 

• يحسن إنتاجية الموظفين ورضاهم.
• يمكن استخدامه كأداة للتدريب والتطوير.
• يساعد على تحسين بيئة العمل العامة وثقافة الشركة.
• يساعدك على فهم ما يحفز موظفيك (وكيف يمكنك إبقائهم متحمسين).
• فهو يساعد على بناء علاقات بين المديرين والموظفين ، مما يؤدي إلى مزيد من التواصل المفتوح داخل الفريق.
• إنه يمنح المديرين نظرة ثاقبة حول مدى جودة أداء أعضاء فريقهم يوميا. 
• إنها فرصة للمديرين لتحديد نقاط القوة والضعف في موظفيهم ، حتى يتمكنوا من إجراء تحسينات عند الحاجة.

ملاحظات الموظفين

‍

ما هي أنواع ملاحظات الموظفين؟

هناك أنواع مختلفة من ملاحظات الموظفين:

• التغذية الراجعة الشفهية هي الطريقة التقليدية لإعطاء التغذية الراجعة في مكان العمل. عادة ما تكون غير رسمية وعفوية. يمكن تسليمها أثناء اجتماع أو عبر الهاتف.
• تستخدم المؤسسات استبيانات الموظفين لقياس رضا الموظفين وكيف يشعرون تجاه وظيفتهم والمنظمة.
• غالبا ما يتم إعطاء ملاحظات غير رسمية أثناء محادثة بين شخصين. إنها ليست دائما رسمية ومباشرة ، ولكنها لا تزال فعالة في مساعدة موظفيك على تحسين مهاراتهم ومعارفهم.
• يتم استخدام التعليقات التوجيهية لجعل الموظفين يتخذون إجراءات بشأن شيء يحتاجون إلى إنجازه أو تحسينه. عادة ما يتم تقديم هذا النوع من التعليقات في شكل مكتوب ويتضمن تعليمات محددة حول الطريقة التي تريدها بها لتحسين أدائهم في العمل.
• التعليقات القائمة على الاستثناء هي نوع التعليقات التي تقدمها عندما يحدث خطأ ما ، مثل عندما يتخلف الموظف عن موعد نهائي أو يرتكب خطأ يضر بمشاعر الآخرين (أو مشاعرك).

ما هي أفضل ممارسات التغذية الراجعة للموظفين؟

إليك دليل شامل لضمان فعالية ممارساتك في تقديم الملاحظات:

‍

1. تمهيد الطريق للنجاح: الإعداد هو المفتاح

• حدد الهدف: قبل بدء جلسة الملاحظات، حدد هدفًا واضحًا. هل هي مراجعة للأداء، أو مناقشة تطويرية لصقل مهارات معينة، أو معالجة مشكلة سلوكية حديثة؟ يضمن الهدف المركز أن تظل المحادثة مثمرة وذات صلة بالموضوع.
• اجمع المعلومات: تعال مستعدًا بالمعلومات. راجع تاريخ أداء الموظف، والأهداف المحددة، وأي ملاحظات سابقة تم تقديمها. يسمح لك هذا السياق بتخصيص رؤيتك وربطها برحلة التطوير المستمرة للموظف.
• الخصوصية هي الأساس: لا تعتمد على العموميات الغامضة. اجمع أمثلة ملموسة لسلوك الموظف أو أدائه توضح نقاطك. فهذا يوفر أساسًا واقعيًا لملاحظاتك ويجنبك سوء الفهم.

2. خلق مساحة آمنة للتواصل المفتوح

• السلامة النفسية: تعزيز بيئة مريحة وسرية. يجب أن يشعر الموظفون بالأمان للتعبير عن أنفسهم بصراحة وصدق دون خوف من العواقب. وهذا أمر بالغ الأهمية لتلقي الملاحظات القيمة غير المصفاة.
• نهج متوازن: التغذية الراجعة الفعالة هي طريق ذو اتجاهين. أثناء معالجة المجالات التي تحتاج إلى التحسين، يجب الاعتراف بنقاط قوة الموظف وإنجازاته والاحتفاء بها. هذا التعزيز الإيجابي يحفزهم على مواصلة التفوق.
• عبارات "أنا": صمم ملاحظاتك باستخدام عبارات "أنا". ركز على ملاحظاتك ("لقد لاحظت تراجعًا في...") بدلاً من اللغة الاتهامية ("أنت دائمًا..."). هذا النهج يقلل من الدفاعية ويشجع على إجراء محادثة تعاونية.
• خطوات قابلة للتنفيذ: لا تكتفِ بتحديد أوجه القصور، بل قدم خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ من أجل التحسين. اعمل مع الموظف لوضع أهداف واستراتيجيات قابلة للتحقيق لمعالجة نقاط الضعف.

3. ما بعد الدورة: تعزيز التطوير المستمر

• قم بتوثيق المناقشة: لخص النقاط الرئيسية وخطوات العمل المتفق عليها في رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني أو مستند. يؤدي ذلك إلى إنشاء سجل واضح للمحادثة ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة للمضي قدمًا.
• مسائل المساءلة: جدولة مناقشات المتابعة لتتبع التقدم المحرز في الأهداف المحددة. حمّل الموظف المسؤولية عن اتخاذ الإجراءات اللازمة وقدم له الدعم المستمر طوال عملية التطوير.
• هبة الانتظام: تخلص من عقلية المراجعات السنوية. جلسات الملاحظات المتكررة وغير الرسمية على مدار العام تزيد من التأثير إلى أقصى حد. وهذا يسمح بتصحيح المسار في الوقت الفعلي ويعزز السلوكيات الإيجابية.

4. نصائح إضافية لتقديم التغذية الراجعة الفعالة

• التوقيت المناسب هو المفتاح: تقديم الملاحظات في أقرب وقت ممكن من الحدث لضمان ملاءمتها وفعاليتها. فكلما تلقى الموظف الملاحظات في وقت مبكر، كلما تمكن من تصحيح المسار بشكل أسرع.
• الموضوعية أمر بالغ الأهمية: تجنب التحيزات الشخصية وأسس ملاحظاتك على ملاحظات واقعية وأمثلة ملموسة. وهذا يضمن أن تكون الملاحظات عادلة وبناءة.
• تقديم الملاحظات باحترام: حتى عند معالجة أوجه القصور، ضع ملاحظاتك في إطار من الاحترام للموظف. فالنبرة الإيجابية والمشجعة تعزز بيئة أكثر تقبلاً.
• الاستماع الفعال: التغذية الراجعة الفعالة هي حوار وليس مناجاة. استمع بفاعلية إلى ردود الموظف، واعترف بوجهة نظره، وكن منفتحًا على رؤيته.
• التواصل المخصص: ضع في اعتبارك أسلوب التواصل المفضل لدى الموظف. فبعض الأفراد قد يقدّرون أسلوباً مباشراً أكثر، بينما قد يستجيب آخرون بشكل أفضل للصياغة الأكثر لطفاً.
• التركيز على الحلول: الهدف النهائي هو مساعدة الموظف على التحسن. العمل بشكل تعاوني لتطوير حلول واستراتيجيات للتغلب على التحديات.

‍

كيفية تشجيع ملاحظات الموظفين؟

• كن منفتحا على تلقي التعليقات ، حتى لو لم تكن من النوع الذي تريد سماعه.
• قم بإنشاء ثقافة التغذية الراجعة من خلال جعل الموظفين يشعرون بالراحة في مشاركة أفكارهم وآرائهم معك.
• اشرح أنك تقدر مدخلات الموظف وأنه سيكون أكثر عرضة لتقديم نقد بناء عندما يشعر أنه مسموع.
• اسأل الموظفين عن أفكارهم حول طرق تحسين منتجاتك أو خدماتك ، ثم اسألهم عن كيفية حل المشكلة المطروحة واقتراح الحلول الممكنة.
• استمع بنشاط إلى ما يقولونه ، خاصة إذا كانوا يقدمون نقدا بناء أو اقتراحات للتحسين.
• لا تكن دفاعيا أو دفاعيا عن أفكارك. خذ لحظة قبل الرد للنظر في ما يقوله الموظف وكيف يرتبط بأهداف عملك.

كيفية جمع ملاحظات الموظفين؟

هناك العديد من الطرق لجمع ملاحظات الموظفين. فيما يلي بعض من أكثرها شيوعا:

• مسوح: هذه طريقة رائعة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يمكنك أن تطلب من الموظفين تقييم تجربتهم مع علامتك التجارية أو خدمتك. 
• مجموعات التركيز: هذه طريقة رائعة للحصول على تعليقات حول مواضيع محددة. إنها تسمح لك برؤية ما يفكر فيه الناس حول علامتك التجارية وكيف يمكنك تحسينها.
• أسئلة مفتوحة: لا تخف من طرح أسئلة محددة حول أي شيء ، من شعور شخص ما تجاه وظيفته إلى ما يعجبه في رئيسه أو زملائه في العمل.

‍

كيف يمكن للمديرين تحسين رضا الموظفين عن عملية التغذية الراجعة؟

يمكن للمديرين تحسين رضا الموظفين عن عملية التغذية الراجعة من خلال:

• ضمان وجود تعريف واضح لما يشكل "التغذية الراجعة" ومتى ينبغي تقديمها.
• بما في ذلك ردود الفعل السلبية على تقييمات الأداء حتى يعرف الموظفون ما يحتاجون إلى العمل عليه وكيفية تحسين أدائهم.
• توفير التدريب للمديرين حول كيفية تقديم ملاحظات بناءة لتحسين فعاليتهم كمديرين.
• طرح الأسئلة التي تساعدهم على فهم ما سار بشكل جيد وما كان يمكن القيام به بشكل أفضل. 
• وضع توقعات واضحة وخطة متطورة لإدارة الفريق.
• خذ الوقت الكافي للاستماع إلى موظفيك وسماع ما يقولونه عن أدائهم الوظيفي.